Na podlagi 4. in 52. člena zakona o računovodstvu (Uradni list RS, št. 23/99) in na podlagi 15. člena statuta Občine Lenart (Uradni list RS, št. 34/99, 113/00 in 17/01) je Občinski svet občine Lenart na 28. seji dne 16. 7. 2002 sprejel
P R A V I L N I K
o računovodstvu
I. SPLOŠNI DOLOČBI
1. člen
Ta pravilnik ureja naloge in organizacijo računovodstva ter pravice in odgovornosti pooblaščenih oseb za razpolaganje z materialnimi in finančnimi sredstvi občine Lenart
Poslovne knjige se vodijo v občini v celoti, kjer se tudi sestavljajo letna poročila za zunanje uporabnike informacij.
V občini se tudi vodijo poslovne knjige in sestavljajo letna poročila za krajevne skupnosti: Lenart, Sv. Jurij, Sv. Trojica in Voličina.
2. člen
Občina vodi poslovne knjige na podlagi zakona o računovodstvu, zakona o javnih financah ter podzakonskih aktov, ki jih izda minister pristojen za finance za pravne osebe javnega prava. Vprašanja, ki niso urejena z zakonom o računovodstvu, podzakonskimi akti na njegovi podlagi, ali s tem pravilnikom, se rešujejo v skladu s z kodeksom računovodskih načel in splošnimi slovenskimi računovodskimi standardi (v nadaljevanju: SRS).
II. ORGANIZIRANOST IN VODENJE RAČUNOVODSTVA
3. člen
Računovodstvo se organizira in vodi na način, ki omogoča:
– zagotavljanje informacij nadzornim organom države (proračunska inšpekcija, Računsko sodišče RS, nadzorni odbor občine) za ocenjevanje namembnosti, gospodarnosti in učinkovitosti porabe sredstev iz javnih financ;
– vpogled zunanjih organov v poslovanje in razpolaganje s sredstvi z namenom ugotavljanja uresničevanja nalog občine, za katere prejemajo sredstva iz sredstev javnih financ;
– vpogled davčnih organov v obračunov davkov in prispevkov ter drugih obveznosti;
– zagotavljanje informacij poslovodstvu občinske uprave in predstavniškemu organu – občinskemu svetu o načrtovanih in uresničenih odhodkih občine, ki naj bi imelo pozitiven vpliv za odgovorno ravnanje z javnimi sredstvi
4. člen
Računovodska opravila opravlja delavec “Svetovalec I. – vodja občinskega proračuna“ in ga je župan določil za pooblaščenega računovodjo. Odgovornost računovodje je urejena s tem pravilnikom, odlokom o organizaciji in delovnem področju Občinske uprave občine Lenart in pravilnikom o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest v Občinski upravi občine Lenart. Pri svojem delu mora računovodja upoštevati strokovno etiko, kodeks računovodskih načel in finančnega poslovanja.
5. člen
Finančno poslovanje vodi računovodja v skladu z zakonom o javnih financah in zakonom o plačilnem prometu in s predpisi in navodili Ministrstva za finance ter po nalogu župana.
Blagajniško poslovanje vodi delavec–delavka, ki opravlja dela finančni referent II.
Pri svojem delu mora upoštevati predpise o blagajniškem maksimumu, ki ga določi pristojni organ občine. Občina praviloma posluje brezgotovinsko, le izjemoma je možno izvajati plačila z gotovino.
6. člen
V računovodstvu se zagotavljajo podatki, ki omogočajo:
– vpogled v stanje in gibanje sredstev in obveznosti do njihovih virov,
– vpogled v porabo proračunskih sredstev po proračunskih uporabnikih in postavkah,
– vpogled v porabo sredstev za materialne stroške po stroškovnih mestih,
– vpogled v porabo sredstev za izobraževanje,
– ugotavljanje prihodkov, odhodkov,
– pripravo finančnih načrtov,
– sestavljanje poročil in analiz in
– drugo na zahtevo pristojnih organov.
7. člen
Podatki iz 6. člena se zagotavljajo:
– v glavni knjigi,
– pomožnih knjigah in
– analitičnih evidencah.
III. POSLOVNE KNJIGE
8. člen
Poslovne knjige zagotavljajo po časovnem zaporedju in sistematsko zajemanje poslovnih dogodkov, o katerih pričajo knjigovodske listine. Po časovnem zaporedju se knjiži v dnevnikih, sistematska evidenca pa se opravi na knjigovodskih kontih v glavni knjigi in pomožnih knjigah.
9. člen
Občina vodi poslovne knjige po načelih dvostavnega knjigovodstva z uporabo kontnega načrta, ki temelji na enotnem kontnem načrtu, ki ga je predpisal minister pristojen za finance (Pravilnik o enotnem kontnem načrtu za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava (Uradni list RS, št. 86/99, 110/99) ter v skladu z odredbo o razčlenjevanju in merjenju prihodkov in odhodkov enotnega kontnega načrta.
Kontni načrt občine je priloga tega pravilnika.
Občina vrednost poslovnih dogodkov knjiži v polni višini v bruto znesku in jih medsebojno ne poračunava.
10. člen
Poslovne knjige se vodijo v računovodstvu občine, računalniško ali ročno. Računalniško vodene poslovne knjige se po potrebi lahko tiskajo ali prikazujejo na zaslonu.
11. člen
Poslovne knjige so:
1. dnevnik,
2. glavna knjiga,
3. pomožne knjige.
Obvezne pomožne knjige so:
– blagajniški dnevniki po vrstah,
– knjiga opredmetenih osnovnih sredstev,
– knjiga opredmetenih osnovnih sredstev, ki je droben inventar,
– knjiga terjatev do kupcev oziroma knjiga izdanih računov in
– knjiga obveznosti do dobaviteljev oziroma knjiga prejetih računov.
Občina vodi še analitične evidence:
– plač in drugih prejemkov delavcev,
– drugih izplačil (sejnine, pogodbe o delu, avtorske in druge pogodbe).
12. člen
Nastale spremembe na sredstvih in obveznostih do virov sredstev se knjižijo po načelih skrbnosti in ažurnosti. Knjigovodstvo je ažurno, če so knjiženja v posameznih poslovnih knjigah opravljena najkasneje v tridesetih dneh od pridobitve izvirne listine.
13. člen
Glavna knjiga se vodi računalniško. Uporabni program glavne knjige omogoča, da je podatek z enim vnosom knjižen v glavni knjigi in saldakontih.
Način vodenja glavne knjige mora zagotavljati, da se lahko med poslovnim letom po potrebi izpišejo, odtisnejo posamezni konti, na koncu obračunskega obdobja, pa se izpiše, odtisne celotna glavna knjiga.
14. člen
Poslovne knjige se odpirajo in zaključujejo vsako poslovno leto. Izjema je analitična evidenca osnovnih sredstev in osnovnih sredstev, ki so drobni inventar, katere odpiranje in zapiranje ni vezano na poslovno leto.
Ta knjiga je odprta in se vodi, dokler se osnovna sredstva uporabljajo. Po vseh knjiženjih za poslovno leto in kontroliranju izkazanih stanj se poslovne knjige zaključijo.
Glavno knjigo in dnevnik, se ob koncu poslovnega leta odtisne, zveže, zaključi in odloži.
Zaključitev glavne knjige podpišeta župan in računovodja.
Prav tako se ob koncu poslovnega leta odtisnejo, zvežejo, zaključijo in odložijo pomožne knjige saldakontov.
Zaključitev pomožnih knjig podpišeta župan in računovodja.
IV. KNJIGOVODSKE LISTINE
15. člen
Vsaka poslovna sprememba pri sredstvih in obveznostih do njihovih virov, odhodkih in prihodkih, stroških se lahko knjiži samo na podlagi knjigovodske listine.
Knjigovodske listine (v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov) morajo izkazovati poslovne dogodke verodostojno in pošteno.
Knjigovodske listine morajo biti take, da nedvoumno kažejo poslovne spremembe in vsebujejo ustrezne podatke za knjiženje.
Izvirna knjigovodska listina se sestavi v trenutku nastanka poslovne spremembe.
16. člen
Besedila in številke v knjigovodskih listinah se ne smejo popravljati tako, da bi postala njihova verodostojnost dvomljiva. Popravljajo se s prečrtovanjem prvotnih besedil oziroma številk ali z metodo storna. Popravek opravi oseba, ki je izdala knjigovodsko listino in ga hkrati vnese na vse izvode knjigovodske listine. Blagajniške in druge listine, ki izpričujejo denarne poslovne dogodke, se sploh ne smejo popravljati, ampak se uničijo in sestavijo nove.
17. člen
Vsaka knjigovodska listina mora vsebovati najmanj naslednje podatke:
– ime in naslov izdajatelja listine,
– naziv listine z označbo zaporednosti listine,
– datum nastanka poslovnega dogodka ter datum izstavitve listine,
– vsebino poslovne spremembe,
– oznake vsebine po funkcionalni klasifikaciji,
– količino, mersko enoto in ceno (ter razčlenitev vezano na davek na dodano vrednost) ter znesek izražen v tolarjih,
– podpise sodelujočih pri poslovnih dogodkih,
– podpis osebe, pooblaščene osebe za sestavitev listine,
– podpis osebe, pooblaščene osebe za kontrolo in likvidacijo listine.
Knjigovodske listine se sistematsko označujejo po potrebi tudi s šifro – kontom po funkcionalni klasifikaciji in zaporedno številko.
Notranje knjigovodske listine
18. člen
Notranje knjigovodske listine so:
– računi za materialna sredstva in storitve,
– naročilnice, izdajnice, prevzemnice, dobavnice,
– blagajniške listine za gotovinska vplačila in izplačila,
– listine o izračunu in izplačilu plač in osebnih prejemkov,
– potni nalogi za službena potovanja in vožnje s službenimi vozili,
– pogodbe za dana posojila in prejeta posojila in druge pogodbe,
– odredbe, odločbe in sklepi za nakazila in izplačila,
– druge listine, s katerimi se odreja evidentiranje poslovnih sprememb na sredstvih v in obveznostih do virov sredstev proračuna občine, kot so začetna bilanca, elaborat o popisu premoženja in listine o usklajevanju terjatev in obveznosti,
– podatki dobljeni preko telekomunikacijskih sredstev. Pošiljatelj je odgovoren, da podatek ob sprejemu za telekomunikacijski prenos temelji na verodostojni listini.
19. člen
Notranje knjigovodske listine izdaja pooblaščeni delavec na predlog župana:
– v računovodstvu – račune, blagajniške listine, plače,
– poslovni sekretar – naročilnice, potne naloge,
– v oddelku za pravne in splošne zadeve – pogodbe, odločbe, sklepe.
Potni nalogi so oštevilčeni, od prvega dne v letu do konca leta.
Potni nalogi za službena vozila: izdajo potnih nalogov opravlja poslovni sekretar in administrativni delavec. Potni nalog podpiše za relacije na območju občine pooblaščeni delavec, za daljše relacije župan ali direktor občinske uprave.
Potne naloge za delavce izstavlja administrativni sodelavec, podpiše pa župan, ali pomočnik župana, direktor občinske uprave oziroma od njega pooblaščen delavec občinske uprave.
Računi se izstavljajo sproti ob nastanku poslovnega dogodka, za stalne storitve pa mesečno za nazaj.
Delavec, ki sestavi knjigovodsko listino s svojim podpisom jamči za resničnost poslovnega dogodka in da listina pošteno prikazuje podatke o poslovnem dogodku.
Sprožanje poslovnih dogodkov
20. člen
Poslovne dogodke sprožajo in listine podpisujejo in sopodpisujejo kot odredbodajalci:
– župan vse izplačilne dokumente,
– direktor uprave za upravne postavke,
– vodja programa – skrbnik za določene postavke oziroma vodja programa in skrbnik, če to ni ista oseba,
– računovodja je sopodpisnik za vse izplačilne dokumente.
21. člen
Pooblaščeni nosilci sredstev prevzemajo naslednjo odgovornost:
– v celoti odgovarjajo za verodostojnost dokumentov, ki so podlaga za nakazilo in izplačila,
– proračunskih sredstev in verodostojnost ostalih dokumentov, ki so podlaga za evidentiranje sprememb na sredstvih in obveznostih do virov sredstev proračuna,
– pri dogovarjanju predplačil v pravnih poslih, ki jih sklepajo, so dolžni upoštevati navodila,
– izvrševanju proračuna v zvezi z zavarovanjem plačil,
– pri dogovarjanju o pogojih za izpolnjevanje obveznosti, ki se poravnavajo iz proračuna,
– morajo upoštevati plačilne roke, ki veljajo za izplačila iz sredstev proračuna, v skladu z
– navodili o izvrševanju proračuna,
– pri oddaji javnih naročil morajo upoštevati postopek izvajanja javnega razpisa, ki ga
– predpisuje zakon o javnih naročilih,
– odgovarjajo za porabo sredstev, ki ni v skladu z dodeljenimi pooblastili in za nenamensko
– porabo proračunskih sredstev.
Gibanje notranjih knjigovodskih listin
22. člen
a) Blagajniški dnevnik z blagajniškimi prejemki in izdatki ter ustreznimi prilogami na dan prometa sestavi blagajnik in ga preda v podpis računovodji.
b) Prevzemnik blaga potrdi s podpisom, da je blago prevzeto v količini napisani na predajnem dokumentu dobavitelja oziroma na prejetem računu.
c) Račune za opravljeno delo izstavi računovodja na podlagi naročilnice naročnika in poročila o opravljenem delu občinske službe.
Izvedene računovodske listine sestavlja računovodja na podlagi izvirnih knjigovodskih listin, podpisuje jih računovodja in župan ali v skladu s pooblastili za posamezna področja dela občinske uprave, direktor uprave ali skrbniki proračunskih postavk.
Zunanje knjigovodske listine
23. člen
Zunanje knjigovodske listine so:
– računi za osnovna sredstva, material, blago in storitve,
– pogodbe o delu, financiranju in druge pogodbe,
– naročilnice za material, blago, storitve,
– dnevni izpiski stanja žiro računa s seznami posameznih prilivov in odlivov denarnih sredstev,
– predračuni, obračuni, ipd.
Gibanje zunanjih knjigovodskih listin
24. člen
Račune za osnovna sredstva, prejeto blago, storitve prejme vložišče, vpiše jih po zaporednem vrstnem redu v knjigo dospelih računov in jih preda direktorju uprave, ki se z njimi seznani in jih preda v računovodstvo, finančni referent na račune odtisne pečat “odredba“ in jih nato razporedi nosilcem proračunskih postavk, ki nato vpišejo postavko, kontrolirajo količino, ceno, vrednost, skladnost s proračunsko postavko ter to potrdijo s podpisom in predajo takoj (v roku 3 dni) računovodji, ki s svojim podpisom na odredbo za plačilo, katero podpiše župan preda v likvidacijo in knjiženje.
Pogodbe za premoženjsko pravne zadeve – prodaja nepremičnin, nakup in prodajo stavbnih zemljišč, zakupne pogodbe za uporabo nezazidanega stavbnega zemljišča za kmetijsko ali drugo rabo, izvaja režijski obrat občine. Svetovalec I. za stanovanjsko dejavnost in stavbna zemljišča dostavi računovodji osnutek pogodbe za prodajo nepremičnine, ki ugotovi, ali je nepremičnina evidentirana v poslovnih knjigah, če ni, jo na podlagi zemljiškoknjižnega izpiska vknjiži po tržni vrednosti, katero je določil cenilec. O pregledu pogodbe in vknjižbi izda računovodja uradni zaznamek, ki mora biti odložen v spisu o prodaji in priložen izvodu pogodbe o prodaji (en izvod originalne pogodbe mora biti odložen v računovodstvu za knjiženje) ki služi računovodstvu za knjiženje prodaje nepremičnine.
Pogodbe v zvezi s premoženjem občine in zakupne pogodbe za poslovne prostore, pripravi svetovalec predstojnika za premoženjske in splošno pravne zadeve in v primeri prodaje ravna enako, kot je navedeno v prejšnjem odstavku.
Kontrola knjigovodskih listin
25. člen
Pooblaščeni delavec za kontrolo knjigovodskih listin in za likvidacijo s svojim podpisom potrdi pravilnost, točnost in zakonitost knjigovodske listine kot dokumenta, ki dokazuje poslovno spremembo.
Kontrolira predvsem:
– ali je listina formalno računsko pravilna – skrbnik postavke,
– ali so listini priloženi vsi dokumenti, ki dokazujejo nastanek poslovnega dogodka,
– (naročilnica, dobavnica, situacija, izjava, da je nabava v skladu z zakonom o javnih naročilih in pravilnikom o naročilih majhne vrednosti) – skrbnik postavke,
– ali je poslovna sprememba nastala v obliki in obsegu, kot je navedeno v dokumentu – skrbnik postavke,
– ali so cene v knjigovodski listini pravilne in v skladu z dogovorom oziroma pogodbo – skrbnik postavke,
– ali je davek na dodano vrednost pravilno obračunan – računovodja,
– ali je rok plačila, naveden v listini, istoveten z dogovorjenim rokom – skrbnik postavke,
– ali so na knjigovodski listini zaračunani kakšni stroški, ki so v nasprotju z dogovorom – skrbnik postavke.
V. USKLAJEVANJE POSLOVNIH KNJIG TER POPIS
SREDSTEV IN OBVEZNOSTI
26. člen
Stanje v pomožnih knjigah oziroma analitičnih evidencah se usklajuje s stanjem v glavni knjigi vsak mesec po stanju zadnjega dne v mesecu.
Delavec, ki vodi analitične evidence predloži stanje iz analitičnih evidenc računovodji najkasneje v desetih dneh po preteku obdobja za katero se opravlja usklajevanje. Razlike v stanju je potrebno razčistiti oziroma stanje uskladiti najkasneje v petih dneh po preteku obdobja usklajevanja.
27. člen
Usklajevanje prometa in stanja glavne knjige z dnevnikom ter pomožnih knjig z glavno knjigo se prav tako opravi, preden se sestavi obračun za obračunsko obdobje.
28. člen
Knjigovodsko stanje sredstev, terjatev in obveznosti se najmanj enkrat na leto uskladi z dejanskim stanjem, ki se ugotavlja s popisom.
Za popis terjatev in obveznosti občine se imenuje posebna popisna komisija. Terjatve in obveznosti popiše popisna komisija po stanju v računovodskih evidencah na dan 31. decembra, preveri realnost izkazanih zneskov in pojasni razloge za nepravočasno izterjavo, oziroma izplačilo. Terjatve in obveznosti, za katere ni pravilne, oziroma popolne dokumentacije, izkaže popisna komisija v posebnih popisnih listih. Neizterljive in zastarane terjatev izkaže v popisnem poročilu posebej.
Posebej se pripravi tudi poročilo o usklajevanju terjatev za sredstva, ki jih imajo v upravljanju javni zavodi, javna podjetja, gospodarski javni zavodi ter o vložkih občine v gospodarske družbe.
Popis sredstev, terjatev ter obveznosti do virov sredstev se opravi vsako leto po stanju na dan 31. decembra.
Župan lahko po potrebi določi tudi še druge roke med letom za popis sredstev, terjatev in obveznosti do virov sredstev.
Župan z odločbo imenuje predsednika in člane popisnih komisij, in sicer:
– centralne komisije za popis;
– komisije za popis osnovnih sredstev, drobnega inventarja, knjig in strokovne knjižnice;
– komisije za popis terjatev in obveznosti, gotovine in vrednostnih papirjev
– komisije za popis sredstev in opreme CZ in reševanja.
Župan določi člane popisnih komisij najmanj petnajst dni pred začetkom popisa.
V popisni komisiji ne morejo biti delavci, ki so materialno zadolženi za posamezna sredstva, ki se popisujejo in vodja proračuna.
Računovodja izda petnajst dni pred rokom za popis navodila za popis.
29. člen
Člani popisnih komisij so odgovorni za:
– pravilno ugotovitev dejanskega stanja sredstev, terjatev in obveznosti,
– natančno in pravilno sestavljanje in izpolnjevanje popisnih listov,
– pravočasno izvršitev nalog popisa,
– pravočasno in pravilno sestavo poročila o popisu.
30. člen
Osebe, ki so materialno odgovorne za sredstva, ki se popisujejo, morajo najkasneje do dneva, določenega za začetek popisa, razvrstiti, zaznamovati in urediti sredstva, da bi se laže, hitreje in pravilno popisala.
31. člen
Podatki iz knjigovodstva oziroma iz ustreznih evidenc o količinah se ne smejo dajati popisnim komisijam pred vpisom dejanskega stanja v popisne liste.
32. člen
Predsednik popisne komisije je odgovoren za pravočasno in pravilno sestavo poročila o popisu, ki ga predloži županu.
33. člen
Župan obravnava poročilo ob navzočnosti predsednika komisije in računovodje ter odloči:
1. o načinu knjiženja in likvidacije ugotovljenih razlik,
2. o neposrednem odpisu s popravkom vrednosti materialnih vrednosti, terjatev in obveznosti,
3. o odpisu dotrajanih in neuporabnih sredstev,
4. o materialni odgovornosti posameznih delavcev za ugotovljeni primanjkljaj ob popisu,
5. o drugem v zvezi s popisom.
V primeru večjih presežkov oziroma primanjkljajev ter odpisov terjatev župan poročilo o popisu s predlogi sklepov posreduje občinskemu svetu v sprejem oziroma potrditev.
VI. HRANJENJE KNJIGOVODSKIH LISTIN, POSLOVNIH
KNJIG, RAČUNOVODSKIH IZKAZOV IN POSLOVNIH
POROČIL
34. člen
Poslovne knjige in knjigovodske listine se hranijo v prostorih računovodstva in v arhivu.
Knjigovodske listine in poslovne knjige je treba hraniti tako, da ne pride od fizičnega poškodovanja ali uničenja in da niso dostopne nepoklicanim.
35. člen
Za sprotno hrambo poslovnih knjig in knjigovodskih listin, ki se hranijo v prostorih računovodstva, je odgovoren računovodja.
Za hrambo poslovnih knjig in knjigovodskih listin v arhivu je odgovoren delavec, ki vodi arhiv.
36. člen
Poslovne knjige in knjigovodske listine se hranijo v skladu s predpisi, vendar najmanj v teh rokih:
– letni računovodski izkazi in končni obračun plač ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov, trajno;
– knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži in zakonom ali drugimi predpisi predpisane listine, pet let,
– prodajni in kontrolni bloki, pomožni obračuni in podobne knjigovodske listine, dve leti,
– listine v zvezi z obračunom davkov v skladu z davčnimi predpisi.
Odvisno od časa hranjenja knjigovodskih listin je treba pri računalniškem obravnavanju podatkov hraniti programsko dokumentacijo (uporabniške programe). Odvisno od vrste računalniškega obravnavanja podatkov je občina dolžna hraniti tako programsko dokumentacijo, da bo strokovnjaku omogočala poznejše preverjanje.
37. člen
Listine in knjige se izločajo iz arhiva vsako leto sproti. Predlog za izločitev pripravi računovodja.
VII. VREDNOTENJE POSTAVK V RAČUNOVODSKIH
IZKAZIH
38. člen
Pri izkazovanju in vrednotenju postavk se neposredno uporablja zakon o računovodstvu ter splošni slovenski računovodski standardi (SRS) kakor podzakonski predpisi izdani na podlagi zakona o računovodstvu ter ta pravilnik.
Osnovna sredstva
39. člen
Osnovna sredstva so zgradbe, poslovni prostori, oprema in pripadajoči nadomestni deli in drobni inventar, katerega doba uporabnosti je daljša od enega leta.
40. člen
Za drobni inventar, ki se všteva med osnovna sredstva, se štejejo predmeti za urejanje prostorov, priročno orodje in naprave ter vsa druga oprema in trajna oziroma vračljiva embalaža z dobo uporabe daljše od enega leta, katerih posamične nabavne vrednosti po obračunih dobaviteljev ne presegajo tolarskih protivrednosti 500 EUR v času nabave.
Za drobni inventar, ki se všteva med osnovna sredstva se vodi evidenca do roka, ki je določen, kot rok trajanja osnovnega sredstva, čeprav je bil ob predaji v uporabo v celoti odpisan.
41. člen
Drobni inventar, ki ne spada med osnovna sredstva, se odpisuje z enkratnim odpisom ob izdaji v uporabo. Strošek odpisa bremeni vire sredstev iz katerih je drobni inventar bil nabavljen.
Občina vodi o drobnem inventarju iz prejšnjega odstavka količinsko evidenco po delavcih, ki imajo ta drobni inventar v uporabi.
42. člen
Osnovna sredstva, do katerih ima občina pravico iz finančnega najema, se vodijo v posebni analitični evidenci, njihova nabavna vrednost pa je enaka njihovi pošteni vrednosti ali sedanji vrednosti najmanjše vsote najemnin – tisti, ki je manjša. Obresti po amortizacijskem načrtu za finančni najem bremenijo stroške financiranja poslovnega leta, v katerem je vzeto osnovno sredstvo v finančni najem.
Odpis osnovnih sredstev
43. člen
Odpis osnovnih sredstev je reden in izreden.
Reden odpis se opravlja v skladu z zakonom o računovodstvu, navodilom o načinu in stopnjah rednega odpisa neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev (Uradni list RS, št. 86/99), SRS 36 in SRS.
Izreden odpis se opravi v primeru odtujitve ali uničenja opredmetenega osnovnega sredstev, trajne izločitve iz uporabe.
44. člen
Odpis opredmetenih osnovnih sredstev v upravljanju, se opravlja posamično in se praviloma izkaže kot popravek nabavne vrednosti v breme virov teh sredstev.
45. člen
Odpis osnovnih sredstev pridobljenih z donacijami se v višini obračunane amortizacije opravi v breme oblikovanih dolgoročnih rezervacij.
46. člen
Osnovna sredstva se ob koncu poslovnega leta prevrednotijo v skladu s SRS.
Učinki prevrednotenja sredstev zaradi njihove okrepitve povečujejo obveznost do virov sredstev.
Prevrednotenje zaradi oslabitve se opravlja v skladu s SRS.
Neopredmetena dolgoročna sredstva
47. člen
Za neopredmetena dolgoročna sredstva veljajo enake določbe kot za opredmetena osnovna sredstva.
Dolgoročne finančne naložbe
48. člen
Dolgoročne finančne naložbe so dolgoročne kapitalske naložbe, dolgoročna dana posojila in depoziti.
Dolgoročne finančne naložbe se v začetku izkazujejo po nabavni vrednosti, ki ji ustrezajo naložena denarna ali druga sredstva, dolgoročne terjatve pa z zneski, ki izhajajo iz ustreznih listin.
Obračunane realne obresti in drugi donosi dolgoročnih finančnih naložb in terjatev povečujejo vrednost teh dolgoročnih naložb in terjatev.
Donosi dolgoročnih finančnih naložb in terjatev se priznajo kot prihodki ob vnovčenju.
49. člen
Kapitalske naložbe v gospodarske družbe in druge pravne osebe, ki vodijo poslovne knjige po določbah zakona o gospodarskih družbah in zakona o gospodarskih javnih službah, se prevrednotijo ob koncu poslovnega leta tako kot določajo SRS.
Učinek prevrednotenja povečuje lastne vire sredstev.
50. člen
Dolgoročno finančno naložbo, ki zaradi spremenjenega statusa dolžnika (stečaj, likvidacija) preneha biti dolgoročna, je treba izkazati kot kratkoročno.
51. člen
Računovodja mora najmanj enkrat letno, in sicer pred sestavitvijo letnega obračuna poslovanja, preveriti ustreznost izkazane velikosti posamezne dolgoročne finančne naložbe.
Terjatve
52. člen
Terjatve se izkazujejo ločeno po vrstah. Ločeno se izkazujejo predujmi za osnovna sredstva ter sredstva, ki so sestavni del gibljivih sredstev bilance stanja.
Pri terjatvah iz gibljivih sredstev je treba ločeno izkazovati dolgoročne (nad eno leto) in kratkoročne (do enega leta).
Terjatve se nadalje ločujejo in izkazujejo kot terjatve:
– terjatve do kupcev,
– dani predujmi in varščine,
– terjatve v zvezi s prihodki od financiranja ter
– druge terjatve.
Ločeno se izkazujejo terjatve do pravnih oseb ali fizičnih oseb v državi in tujini.
53. člen
Za pravočasno izterjavo terjatev, predlaganje njihovega prenosa na sporne terjatve, če se predvideva, da ne bodo poravnane v roku ali niso poravnane v roku, skrbi finančni referent, ki spremlja poravnavo računov glede na plačilne roke in jih po preteku 10 dni od določenega plačilnega roka pošlje dolžniku opomin, po preteku 30 dni opomin pred tožbo. Če račun še vedno ni poravnan, izterjavo dolga prevzame na podlagi dokumentacije (račun z opomini) pravna služba.
Za kasnejše odpise terjatev so potrebne ustrezne dokazne listine, zavrnitev stanj terjatev, sodne odločbe, sklep o prisilni poravnavi, sklep stečajnega postopka in druge ustrezne listine.
Najmanj enkrat letno, in sicer pred sestavitvijo letnega obračuna, računovodja preveri ustreznost velikosti posamezne vrste terjatve (uskladitev).
54. člen
Odpis terjatve odobri župan, oziroma v skladu s 34. členom občinski svet.
Kratkoročne finančne naložbe
55. člen
Občasne viške denarnih sredstev, občina nalaga v kratkoročne depozite v skladu s predpisi ministra, pristojnega za finance.
Med kratkoročnimi finančnimi naložbami se vodijo tudi tisti deli dolgoročnih finančnih naložb, ki zapadejo v plačilo najkasneje v letu dni od datuma bilance stanja.
Zneski obračunanih obresti za kratkoročne depozite povečujejo prihodke od tolarskih vezanih depozitov.
Denarna sredstva
56. člen
Kot denarna sredstva se izkazujejo denarna sredstva v blagajni ter dobroimetja na računih v bankah in drugih finančnih organizacijah v skladu predpisi, ki urejajo poslovanje z denarnimi sredstvi iz sredstev javnih financ.
Druge vrednotnice – znamke, koleki in drugo, se vodijo na časovnih razmejitvah kot kratkoročno odloženi stroški.
57. člen
Kot denarna sredstva – gotovina, se obravnavajo tudi akceptni nalogi, čeki.
Knjigovodska evidenca čekov, akceptnih nalogov je predpisana z enotnim kontnim načrtom in se vodi na kontu 114 – druga denarna sredstva.
58. člen
Blagajniški maksimum se določi v višini, ki je glede na izkušnje iz preteklih let in predvidevanja, primerna.
Blagajniški maksimum v skladu s predpisi določi župan.
Dolgoročne obveznosti
59. člen
Dolgoročne obveznosti so izkazane v skladu SRS, in sicer so to obveznosti, ki zapadejo v plačilo v roku, daljšem od leta dni.
V računovodstvu mora biti zagotovljena dosledna evidenca vseh dolgoročnih obveznosti in izkazovanje ločeno za dolgoročno dobljena finančna posojila, dolgoročne dobljene kredite, dolgoročne obveznosti iz poslovanja.
60. člen
Prevrednotenje dolgoročnih obveznosti, razen obveznosti, ki se nanašajo na sredstva v upravljanju, se obravnava kot obrestovanje in bremeni odhodke financiranja.
Kratkoročne obveznosti
61. člen
V skladu SRS se med kratkoročne obveznosti vključujejo obveznosti, ki zapadejo v plačilo v letu dni, ali prej, in tisti del dolgoročnih obveznosti, ki zapade v plačilo najkasneje v letu dni po datumu bilance stanja.
62. člen
Kratkoročne obveznosti se v začetku izkazujejo z dejanskimi zneski, ki izhajajo iz ustreznih knjigovodskih listin.
Kratkoročne finančne naložbe v depozite se obrestujejo v skladu s pogoji, dogovorjenimi v posameznih pogodbah z bankami.
Obračun obresti se opravi tudi ob letnem obračunu za tiste kratkoročne finančne naložbe v depozite, ki zapadejo šele v naslednjem letu, in sicer za obdobje od dneva nakazila do konca obračunskega leta.
Zneski obračunanih obresti za kratkoročne depozite povečujejo prihodke od financiranja, ko so obresti plačane oziroma ob prilivu.
Kratkoročne časovne razmejitve
63. člen
Občina v skladu s predpisi in SRS po potrebi vzpostavlja kratkoročno časovno razmejevanje, in sicer:
– aktivne časovne razmejitve za potrebe razmejevanja kratkoročno odloženih stroškov oziroma odhodkov in prehodno nezaračunanih prihodkov;
– pasivne kratkoročne časovne razmejitve za razmejevanje vnaprej vračunanih stroškov oziroma odhodkov in kratkoročno odloženih prihodkov.
Promet in stanje posameznih kontov kratkoročnih časovnih razmejitev se mesečno analizira.
Zaloge
64. člen
Material se takoj ob nabavi prenese v uporabo in istočasno bremeni stroške po nabavni vrednosti zato občina praviloma ne izkazuje stanja zalog materiala
Odhodki
65. člen
Odhodki zavoda se merijo in razčlenjujejo v skladu z zakonom o računovodstvu, predpisi izdanimi na podlagi zakona in SRS.
66. člen
Odhodki se priznavajo po računovodskem načelu denarnega toka. To pomeni, da se odhodek prizna:
– če je poslovni dogodek, ki ima za posledice izkazovanja odhodka, dejansko nastal in
– če je dejansko prišlo do izplačila denarja oziroma njegovega ekvivalenta.
Odhodki se razčlenjujejo na tekoče odhodke, odhodke tekočih transferov, investicijske odhodke in odhodke investicijskih transferov.
67. člen
Tekoči odhodki so odhodki, ki zajemajo plačila, za katera plačniki v povračilo ne prejmejo materiala ali opravljene storitve. Uporaba teh sredstev mora biti pri prejemniku tekoče ali splošne narave in ne kapitalske.
68. člen
Investicijski odhodki so plačila, namenjena pridobitvi ali nakupu opredmetenih in neopredmetenih sredstev, premoženja, opreme, napeljav, vozil, kot tudi plačila za načrte, novogradnje, investicijsko vzdrževanje in obnove zgradb ter drugih pomembnih naprav.
69. člen
Odhodki investicijskih transferov so prenesena denarna nepovratna sredstva, namenjena plačilu investicijskih odhodkov prejemnikov sredstev, to je z nakup ali gradnjo njihovih osnovnih sredstev, nakup opreme ali drugih opredmetenih in neopredmetenih sredstev, za investicijsko vzdrževanje, obnovo, ipd.
Investicijski transferi so lahko tudi plačila za namene iz prvega odstavka tega člena, za katera se pri prejemniku sredstev vzpostavi obveznost iz naslova sredstev, prejetih v upravljanje.
70. člen
Odhodki so razčlenjeni tako, da omogočajo vpogled v strukturo stroškov po njihovih naravnih vrstah, ki so: stroški dela, stroški materiala, stroški storitev in drugi stroški.
V okviru skupin naravnih vrst stroškov se posamezne vrste stroškov knjigovodsko evidentirajo na analitičnih kontih, določenih v skladu s potrebami občine na osnovi enotnega kontnega načrta.
71. člen
Vsak analitični konto stroškov ima v evidenci tudi pripadajočo šifro iz funkcionalne klasifikacije, ki je proračunska postavka iz finančnega načrta.
Stroškovna mesta predstavljajo organizacijske enote, po katerih se spremljajo stroški.
Stroški se razporejajo na uporabnike proračuna s knjiženjem na podlagi knjigovodskih listin.
Prihodki
72. člen
Prihodki občine se priznavajo po računovodskem načelu denarnega toka (plačana realizacija).
Prihodki se razčlenjujejo v skladu z določbami zakona o računovodstvu, podzakonskimi akti na podlagi zakona ter SRS.
Prihodki se razčlenjujejo na davčne prihodke, nedavčne prihodke, kapitalske prihodke, prejete donacije in transferne prihodke.
VIII. RAČUNOVODSKO PREDRAČUNAVANJE
IN PRIPRAVA FINANČNIH NAČRTOV
73. člen
Občina v skladu z zakonom o javnih financah ter predpisi izdanimi na podlagi zakona ter navodili ministrstva za finance v računovodstvu zagotavlja podatke, ki so potrebni za pripravo večletnih in letnih finančnih načrtov – proračuna občine. Za pripravo letnega in večletnega finančnega načrta – proračuna občine, občina zahteva finančne načrte posrednih uporabnikov občinskega proračuna. Vodja občinskega proračuna posreduje izhodišča za sestavo letnega ali večletnega proračuna oddelku za družbene dejavnosti in plan, katere le-ta posreduje posrednim uporabnikom občinskega proračuna.
Računovodja posreduje ista izhodišča tudi drugim uporabnikom občinskega proračuna, ki izvajajo naloge iz pristojnosti občine znotraj ali izven občine.
Spremljanje poslovanja posrednih uporabnikov proračuna in nadziranje namenske porabe javnih sredstev iz proračuna občine izvaja oddelek za družbene dejavnosti, tako da pregleda letna poročila posrednih uporabnikov in posreduje poročilo županu do 31. 3. tekočega leta za preteklo leto. Župan lahko poročilo s predlogi sklepov posreduje občinskemu svetu v obravnavo, kolikor je poslovanje posrednih uporabnikov občinskega poročila negativno ali je zaradi materialnega stanja ogroženo opravljanje dejavnosti za katero so ustanovljeni.
IX. RAČUNOVODSKI IZKAZI IN LETNO POROČILO
74. člen
Letno poročilo obsega:
– bilanco stanja,
– izkaz prihodkov in odhodkov,
– pojasnila k izkazom in
– poslovno poročilo.
Računovodski izkazi morajo prikazovati resnično in pošteno stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev, prihodkov, odhodkov ter presežek in primanjkljaj.
Računovodski izkazi in letno poročilo se sestavljajo za potrebe občinske uprave, občinskega sveta, pristojnega ministrstva, po potrebi pa tudi za druge zunanje uporabnike.
75. člen
Župan pripravi predlog zaključnega računa občinskega proračuna za preteklo leto in ga predloži ministrstvu, pristojnemu za finance, do 31. marca tekočega leta.
Župan predloži predlog zaključnega računa občinskega proračuna in letnega poročila občinskemu svetu v sprejem.
76. člen
Letno poročilo pripravita župan, direktor uprave in računovodja občine.
77. člen
Letno poročilo se sestavi za poslovno leto, ki je enako koledarskemu letu kakor tudi ob statusnih spremembah, ob prenehanju in v drugih primerih določenih z zakonom.
78. člen
Računovodski izkazi se pripravijo na zadnji dan obračunskega obdobja v skladu s pravilnikom o vsebini, členitvi in obliki računovodskih izkazov ter pojasnilih k izkazom za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava, ki ga izda mininister, pristojen za finance.
79. člen
Z odredbo o poročanju občin o prihodkih in odhodkih, računu finančnih terjatev in naložb ter računu financiranja (Uradni list RS, št. 23/01) je določeno, da morajo občine posredovati podatke, ki jih določata poročilo o prihodkih in odhodkih, računu finančnih terjatev in naložb ter računu financiranja (obrazec P) in poročilo o odhodkih po funkcionalnih dejavnostih (obrazec P1), ki sta sestavni del odredbe. Občine morajo navedene podatke posredovati ministrstvu, pristojnemu za finance, do 15. dne v mesecu za obdobje od 1. 1. tekočega leta do konca preteklega meseca. Za pripravo poročil je odgovoren računovodja.
X. RAČUNOVODSKA KONTROLA IN NOTRANJE
REVIDIRANJE
80. člen
Računovodska kontrola zajema sprotne aktivnosti ugotavljanja pravilnosti in odpravljanje teh v vseh delih računovodskih postopkov.
Kontrola knjigovodskih listin se opravlja tako kot je določena v tem pravilniku.
Odgovornost posameznih delavcev v računovodstvu in drugih za opravljanje kontrole je opredeljena v tem pravilniku, v pravilniku o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest v Občinski upravi občine Lenart.
V poslovne knjige se ne smejo vnašati nobeni podatki iz knjigovodskih listin, dokler ni opravljena kontrola. Računovodski obračuni in posamezni računovodski predračuni se ne smejo sestavljati na podlagi podatkov iz poslovnih knjig, dokler podatki niso kontrolirani.
Računovodsko kontroliranje knjigovodskih listin in poslovnih knjig zagotavlja, da se ugotavlja tudi morebitno neupoštevanje predpisov in internih aktov in računovodskih standardov, zlorabe, poneverbe ter jih tako preprečuje.
Računovodsko kontroliranje podatkov je preverjanje ali so poslovni dogodki nesporni, ali so jih odobrile pooblaščene osebe, ali so vsi poslovni dogodki tudi knjiženi, ali so knjiženi pravočasno, v pravilnih zneskih, na ustreznih kontih in ustreznih stroškovnih mestih.
81. člen
Računovodsko revidiranje kot preverjanje in ocenjevanje organiziranosti in delovanja računovodskega kontroliranja ter način sestavljanja računovodskih obračunov in predračunov, ki predstavlja notranji nadzor javnih financ, se bo opravljal v skladu z navodilom o oblikah in izvajanja notranjega finančnega nadzora v občinah.
Revidiranje bo občina zagotovila tako, da bo:
– poverila notranje revidiranje zunanjemu izvajalcu
– poverila notranje revidiranje ministrstvu za finance.
XI. POOBLASTILA IN ODGOVORNOST
V RAČUNOVODSTVU
82. člen
Za organizacijo in vodenje računovodstva je odgovoren računovodja. Računovodja je odgovoren, da se pravilno uporabljajo materialno finančni predpisi in SRS.
Odgovoren je za:
– organizacijo, koordinacijo in nadzor dela na področju računovodstva,
– pravilno in ažurno vodenje poslovnih knjig,
– usklajevanje analitičnih evidenc s knjigovodstvom glavne knjige,
– pravočasno sestavo letnega poročila,
– pravočasno posredovanje podatkov za sestavo poročil pravočasno pripravo podatkov in poročil za župana, občinski svet ter nadzorni odbor,
– pravočasno zaključevanje poslovnih knjig,
– pravočasno dopolnjevanje pravilnika o računovodstvu in drugih aktov s področja računovodstva,
– pravočasno dopolnitev kontnega načrta v skladu s predpisi,
– strokovno izpopolnjevanje računovodskih delavcev,
– organizacijo pravilne hrambe poslovnih knjig in knjigovodskih listin.
Disciplinska in odškodninska odgovornost delavcev se ugotavlja v skladu z zakonom o delovnih razmerjih.
83. člen
Za pravilno in ažurno vodenje poslovnih knjig v skladu s predpisi in tem pravilnikom so odgovorni tudi delavci v skladu s svojo pogodbo o delu, ki opravljajo knjigovodska dela, če je knjigovodstvo nepravilno in neažurno vodeno, ker so bile knjigovodske listine nepravilne in neažurno sestavljene, kontrolirane in prepozno poslane vodji knjigovodstva, so odgovorni delavci, ki so določeni za to delo.
Prav tako odgovarjajo tudi delavci, ki opravljajo računalniško obdelavo podatkov, če je knjigovodstvo nepravilno vodeno in neažurno po njihovi krivdi.
XII. KONČNA DOLOČBA
84. člen
Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Z dnem začetka uporabe tega pravilnika, prenehata veljati pravilnik o knjigovodstvu in pravilnik o načinu in rokih za popis in usklajevanje knjigovodskega stanja z dejanskim stanjem (inventura) z dne 7. 4. 1998.
Št. 41001-1/2002
Lenart, dne 16. julija 2002.
Župan
Občine Lenart
mag. Ivan Vogrin, univ. dipl. inž. l. r.
