Na podlagi 3. člena zakona o subvencioniranju študentske prehrane (Uradni list RS, št. 85/02) izdaja minister za delo, družino in socialne zadeve

S tem navodilom se predpisuje način izvajanja subvencioniranja študentske prehrane, način obračunavanja in plačevanja subvencije, vodenje evidenc in poročanje ter izvajanje nadzora nad delom Študentske organizacije Slovenije (v nadaljevanju: izvajalec) in ponudnikov subvencionirane študentske prehrane (v nadaljevanju: ponudniki).

Ministrstvo za delo, družino in socialne zadeve (v nadaljevanju: ministrstvo) opravi izbor ponudnikov po postopku v skladu s predpisi za izvrševanje proračuna Republike Slovenije.
Javni razpis za izbiro ponudnikov se izvede na vsaki dve leti, pri čemer ministrstvo opravi odpiranje vlog in izbor ponudnikov vsakih šest mesecev, za čas do konca obdobja javnega razpisa.

Izvajalec in ponudniki s pogodbo uredijo medsebojne pravice, obveznosti in odgovornosti pri izvajanju subvencionirane študentske prehrane.
Za izdajo in prodajo oštevilčenih bonov v imenu in za račun ponudnikov je pooblaščen izvajalec.

Izvajalec prodaja bone upravičencem iz 6. člena zakona o subvencioniranju študentske prehrane (v nadaljevanju: zakon).
Izvajalec najkasneje do petega delovnega dne v mesecu izda posameznemu ponudniku poročilo o številu prodanih bonov v preteklem mesecu.
Izvajalec lahko proda posameznemu upravičencu največ pet bonov na mesec za dostavo na dom.
Pri prodaji bonov je izvajalec dolžan preveriti identiteto upravičencev.

Ponudnik je dolžan od upravičenca zahtevati predložitev dokazila o upravičenosti do subvencioniranja študentske prehrane in evidentirati uporabljeni bon na ustreznem registratorju oziroma na prejetem bonu evidentirati datum uporabe, ki je istoveten datumu prejemka za študentski obrok v ponudnikovi registrski blagajni.
Ponudnik je dolžan do petega delovnega dne v mesecu izvajalcu predložiti v dveh izvodih zahtevek za plačilo vnovčenih bonov za pretekli mesec z ločeno izkazanim številom porabljenih bonov glede na mesec izdaje. Priloga zahtevka je izpis vnovčenih bonov, ki je lahko zapisan kot datoteka na ustreznem mediju.
Ponudnik, ki do petega delovnega dne v mesecu ne izstavi izvajalcu zahtevka iz prejšnjega odstavka, lahko to stori le še do petega delovnega dne v naslednjem mesecu.
Dnevno evidenco porabljenih bonov sta ponudnik in izvajalec dolžna hraniti v skladu s predpisi o hrambi knjigovodskih listin, enako pa je dolžan ponudnik hraniti porabljene bone.

Izvajalec je dolžan preveriti utemeljenost zahtevka za plačilo subvencije in število porabljenih bonov primerjati s številom prodanih bonov za obdobje, na katerega se nanaša.
Izvajalec zavrne zahtevek, če zahtevku ni priložena dnevna evidenca porabljenih bonov, ločeno izkazana glede na mesec izdaje, skupaj s porabljenimi boni oziroma je število vnovčenih bonov višje kot izhaja iz evidence prodanih bonov za ustrezni mesec.
Izvajalec o tem obvesti ministrstvo.

Na podlagi prejetih in preverjenih zahtevkov izvajalec najkasneje do desetega delovnega dne v mesecu posreduje ministrstvu specificiran obračun subvencije za pretekli mesec, skupaj s priloženimi zahtevki ponudnikov.

Izvajalec do zadnjega dne v mesecu predloži ministrstvu zahtevek za nadomestilo stroškov izvajanja subvencionirane študentske prehrane za pretekli mesec v skladu s pogodbo iz 3. člena tega navodila.

Ministrstvo preveri skladnost prejetih obračunov subvencije in zahtevkov za nadomestilo stroškov izvajanja subvencionirane študentske prehrane.
Če se pri preverjanju ugotovi neskladnost med prejetimi obračuni subvencije in zahtevki za nadomestilo stroškov, ministrstvo o tem obvesti izvajalca in opravi poračun ob naslednjem zahtevku.
Ministrstvo nakaže obračunano subvencijo izvajalcu v roku 60 dni od prejema popolnega obračuna.
V enakem roku poravna ministrstvo izvajalcu tudi zahtevek za nadomestilo stroškov pri izvajanju subvencionirane študentske prehrane.

Izvajalec v roku treh dni od nakazila sredstev s strani ministrstva nakaže obračunano subvencijo posameznim ponudnikom v skladu z njihovimi zahtevki.

Študentski bon je veljaven dva meseca od meseca nakupa.
Izvajalec zagotavlja zamenjavo študentskega bona mesec dni po preteku veljavnosti študentskega bona.

Poleg knjigovodskih evidenc in računovodskih izkazov, določenih s predpisi, vodijo posamezni ponudniki še evidence v skladu s tem navodilom.

Ponudnik vodi:
1. mesečno evidenco vnovčenih bonov po mesecu nakupa.
2. dnevno evidenco vnovčenih bonov.

Izvajalec vodi:
1. Evidenco upravičencev do subvencionirane študentske prehrane za tekoče študijsko leto, ki obsega:
– ime in priimek upravičenca, vpisno številko, redni ali izredni študij, število bonov do katerih je mesečno upravičen in število kupljenih bonov posameznih ponudnikov za tekoči mesec.
2. Evidenco ponudnikov, ki obsega:
– firmo ponudnika, njegov naslov, ime, priimek odgovorne osebe pri ponudniku, število prodanih bonov, število porabljenih bonov, višino prejetih zahtevkov in zneski subvencije za tekoči mesec,
3. Evidenco izdanih obračunov subvencije in izdanih zahtevkov za stroške izvajanja.
4. Evidenco opravljenih kontrolnih pregledov pri ponudnikih; oceno skladnosti ponudbe v skladu z merili iz javnega razpisa in krajše opombe, glede na ugotovitve iz priloženih kopij zapisnikov.
5. Evidenco izrečenih ukrepov zoper ponudnike.

Ministrstvo vodi evidenco prejetih obračunov subvencije z izkazanimi zahtevki ponudnikov in računi izvajalcev za tekoči mesec, trimesečno in kumulativno od 1. januarja tekočega leta, vse v skladu z določbami predpisov o knjigovodstvu in predpisov o porabi proračunskih sredstev.

Nadzor nad izvajanjem subvencionirane študentske prehrane izvaja ministrstvo, ki za posamezna dejanja nadzora lahko pooblasti drugo fizično ali pravno osebo.
Nadzor obsega kontrolo izvajanja določb zakona, izvajanja določb tega navodila pri ponudnikih in skladnost ponudbe s ponudbo, izbrano na javnem razpisu, kakor tudi kontrolo izvajanja določb drugih predpisov, zlasti pa zakonitost, namembnost in racionalnost razpolaganja s proračunskimi sredstvi.

Nadzor nad delom ponudnikov izvaja izvajalec s kontrolnimi pregledi.
Izvajalec imenuje komisijo za opravljanje kontrolnih pregledov. Komisija deluje po poslovniku, ki ga sprejme izvajalec in h kateremu poda ministrstvo predhodno soglasje.

Če izvajalec na podlagi zapisnika komisije iz prejšnjega člena pri ponudniku ugotovi nepravilnosti zahteva njihovo odpravo in:
– izreče pisni opomin,
– za obdobje najmanj 1 meseca in največ 6 mesecev ustavi prodajo bonov,
– odstopi od pogodbe za določen čas, ki ne more biti krajši od 1 meseca in ne daljši od 6 mesecev,
– predlaga ministrstvu odpoved pogodbenega razmerja.
O ukrepih iz prejšnjega odstavka izvajalec takoj oziroma najkasneje v treh delovnih dneh od ugotovljene nepravilnosti pisno obvesti ministrstvo.

Do izbora ponudnikov v skladu z 2. členom tega navodila izvajajo študentsko prehrano ponudniki, izbrani za leti 2001 in 2002.

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.