Na podlagi 106. člena zakona o uresničevanju javnega interesa za kulturo (Uradni list RS, št. 96/02) ministrica za kulturo izdaja
P R A V I L N I K
o izvedbi javnega poziva in javnega razpisa
UVODNE DOLOČBE
1. člen
(Vsebina pravilnika)
Ta pravilnik podrobneje ureja:
– način dela ministrstva za kulturo (v nadaljevanju: ministrstvo) v postopkih izbire javnih kulturnih programov in kulturnih projektov (v nadaljevanju: programov oziroma projektov), ki se financirajo na podlagi javnega razpisa oziroma javnega poziva,
– postopek sklepanja pogodb,
– način izvajanja nadzora nad pogodbami.
2. člen
(Izjema)
Ministrstvo financira programe oziroma projekte na podlagi javnega poziva ali javnega razpisa (v nadaljevanju: poziv oziroma razpis), brez pa samo izjemoma pod pogoji iz drugega odstavka 102. člena zakona o uresničevanju javnega interesa za kulturo (v nadaljevanju: ZUJIK).
V primeru iz prejšnjega odstavka mora uslužbenec, pristojen za področje, v katerega sodi program oziroma projekt, ministru/ministrici (v nadaljevanju: minister) podati svoje mnenje.
3. člen
(Razpisno področje)
Vrste programov ali projektov, ki so predmet poziva oziroma razpisa (druga alinea 107. člena oziroma druga alinea 114. člena ZUJIK), se določi z opredelitvijo področja kulture, v katerega sodijo ti programi oziroma projekti (v nadaljevanju: razpisno področje).
V tekočem letu lahko ministrstvo objavi na posameznem razpisnem področju več pozivov in razpisov.
4. člen
(Smiselna uporaba)
Ta pravilnik lahko smiselno uporabljata tudi italijanska in madžarska narodna skupnost, če njim namenjena javna sredstva razdeljujeta svojim kulturnim izvajalcem samostojno.
I. NAČIN DELA MINISTRSTVA
5. člen
(Smiselna uporaba)
Javni skladi, javne agencije, lokalne skupnosti in drugi, ki uporabljajo določbe ZUJIK in tega pravilnika, smiselno uporabljajo tudi določbe, ki se nanašajo na delo ministrstva.
6. člen
(Potek postopka)
Postopek izbire programov oziroma projektov na podlagi javnega poziva oziroma razpisa se izvede po naslednjem zaporedju:
1. Uvedba postopka:
– priprava strokovnih podlag za sprejem sklepa o začetku postopka v zvezi s 104. členom ZUJIK;
– sprejem sklepa iz prejšnje alinee v zvezi s tretjim odstavkom 104. člena ZUJIK;
– objava poziva oziroma razpisa v zvezi s prvim odstavkom 104. člena ZUJIK, pri čemer ministrstvo objavi poziv oziroma razpis za posamezno razpisno področje v zvezi z drugim odstavkom 104. člena ZUJIK.
2. Priprava vlog za obravnavo:
– prispetje in evidentiranje vlog na poziv v zvezi s 110. členom ZUJIK oziroma na razpis v zvezi s 116. členom ZUJIK;
– odpiranje vlog, prispelih na poziv v zvezi s 111. členom ZUJIK, oziroma vlog, prispelih na razpis v zvezi s 117. členom ZUJIK.
3. Izdaja sklepov o zavržbi nepopolnih in nepravočasnih vlog ter vlog, ki jih niso vložile upravičene osebe v zvezi s četrtim odstavkom 111. člena in petim odstavkom 117. člena ZUJIK.
4. Strokovno ocenjevanje vlog v zvezi s 112. in 119. členom ZUJIK.
5. Izdaja odločbe v zvezi s 113. in 120. členom ZUJIK.
1. Uvedba postopka
7. člen
(Priprava strokovnih podlag)
Strokovne podlage za sprejem sklepa o začetku postopka za izbiro programov oziroma projektov so:
– predlog besedila poziva oziroma razpisa, vključno z razpisno dokumentacijo;
– utemeljitev vrste postopka;
– načrt izvedbe poziva oziroma razpisa.
Strokovne podlage za posamezno razpisno področje pripravijo uradne osebe ministrstva, ki jih minister pooblasti za vodenje postopkov poziva oziroma razpisa na posameznem razpisnem področju (v nadaljevanju: pristojni uslužbenec). Pri tem so se dolžni pristojni uslužbenci za posamezna razpisna področja, ki sodijo v širše področje kulture (umetnost, kulturna dediščina, ...), medsebojno usklajevati.
8. člen
(Sprejem sklepa)
Minister sprejme sklep o začetku postopka za izbiro programov oziroma projektov po obravnavi strokovnih podlag na pristojni strokovni komisiji, katere delo ureja poseben pravilnik.
9. člen
(objava poziva oziroma razpisa)
Poziv oziroma razpis se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije in na spletnih straneh ministrstva, najava o objavi pa v najmanj enem od osrednjih javnih glasil po izbiri ministrstva.
V času poziva oziroma razpisa mora biti razpisna dokumentacija dosegljiva vsem zainteresiranim na sedežu ministrstva oziroma organa v sestavi.
Kadar javni razpisi za posamezna razpisna področja sodijo v širše področje kulture, se lahko objavijo skupaj na zbirni način.
2. Priprava vlog za obravnavo
10. člen
(Sprejemanje vlog)
Vloge se sprejemajo v vložišču ministrstva.
Vsaka vloga ter njene dopolnitve se evidentirajo kot ena zadeva.
Vloge evidentirajo uradne osebe vložišča, ki jih za to nalogo v postopku poziva oziroma razpisa pooblasti minister.
11. člen
(Evidentiranje vlog)
Uradna oseba vložišča na vsaki vlogi, prispeli na poziv, jasno označi datum in uro prejema vloge. Na vlogah, poslanih po pošti, navede tudi datum in uro oddaje na pošti. Na enak način evidentira tudi vsako dopolnitev ali spremembo vloge.
Uradna oseba vložišča, ki sprejema vloge, prispele na razpis, na vsaki vlogi jasno označi datum prejema oziroma oddaje na pošti. Na enak način evidentira tudi vsako dopolnitev oziroma spremembo vloge.
12. člen
(Odpiranje vlog, prispelih na poziv)
Vloge, prispele na poziv, odpira pristojni uslužbenec za posamezno razpisno področje po vrstnem redu prispetja. Pristojni uslužbenec pred sklicem pristojne strokovne komisije pripravi zapisnik, ki vsebuje:
– navedbo prispelih vlog s šifro vlog;
– ugotovitve glede pravočasnosti, popolnosti in upravičenosti osebe.
Zapisniku priloži poročilo o vlogah, ki so predmet obravnave pristojne strokovne komisije v zvezi z zadnjim odstavkom 111. člena ZUJIK.
13. člen
(Odpiranje vlog, prispelih na razpis)
Vloge, prispele na javni razpis, odpre komisija za odpiranje vlog, ki jo imenuje minister na podlagi 117. člena ZUJIK za eno ali več razpisnih področij.
Komisijo za odpiranje vlog sestavljajo najmanj trije člani.
Komisija o postopku odpiranja vlog sestavi zapisnik, v katerega vpiše zlasti naslednje podatke:
– naslov, prostor in čas odpiranja vlog;
– razpisno področje;
– imena navzočih članov komisije;
– navedbo prispelih vlog s šifro vlog;
– ugotovitve o prepoznih in nepopolnih vlogah ter vlogah, ki jih niso vložile upravičene osebe.
Zapisniku priloži poročilo o vlogah, ki so predmet obravnave pristojne strokovne komisije v zvezi s prvim odstavkom 118. člena ZUJIK.
Komisija za odpiranje vlog zapisniško preda vloge pristojnemu uslužbencu, ki za strokovno komisijo:
– izdela seznam predlogov, ki izpolnjujejo razpisne pogoje, napiše kratek povzetek vloge in opiše vsebino kulturnega programa oziroma kulturnega projekta, ki je njen predmet (preglednica s ključnimi podatki);
– pripravi informacijo o izpolnitvi preteklih pogodbenih obveznosti predlagateljev do ministrstva.
14. člen
(Odstop vloge)
Če je vloga napačno razvrščena nepristojnemu uslužbencu, jo nepristojni uslužbenec zapisniško preda pristojnemu uslužbencu.
Kadar so javni razpisi za posamezna razpisna področja objavljeni skupaj na zbirni način in se ugotovi, da program oziroma projekt, prijavljen na razpis, sodi v drugo razpisno področje, se vlogo odstopi pristojnemu uslužbencu.
3. Izdaja sklepov o zavržbi
15. člen
(Sklep o zavržbi)
Na podlagi ugotovitev o prepoznih in nepopolnih vlogah ter vlogah, ki jih niso vložile upravičene osebe iz zapisnika o odpiranju vlog, minister izda sklep o zavržbi takih vlog.
Vloga je pravočasna, če na poziv oziroma razpis prispe v roku in na način, ki ju določa besedilo poziva oziroma razpisa.
Vloga je popolna, če vsebuje vse sestavine, ki jih zahteva besedilo poziva oziroma razpisa.
Upravičena oseba je tista oseba, ki izpolnjuje pogoje, določene v besedilu poziva oziroma razpisa. Izpolnjevanje pogojev se ugotavlja na osnovi obveznih dokazil.
4. Strokovno ocenjevanje vlog
16. člen
(Rok za strokovno presojo)
Strokovno presojo in ocenjevanje vlog izvede strokovna komisija najkasneje v roku enega meseca od zaključka odpiranja vlog, prispelih na razpis oziroma praviloma enkrat mesečno za vloge, prispele na poziv.
17. člen
(Ocenjevanje obsega javnega kulturnega programa)
Obseg javnega kulturnega programa določajo eden ali več programskih sklopov (produkcija in postprodukcija, mednarodno sodelovanje ...) ter sklopi, povezani s trajnejšim delovanjem izvajalca (splošni stroški delovanja, investicijsko vzdrževanje in nakup opreme ...).
Programske sklope in sklope, povezane s trajnejšim delovanjem, podrobneje določata besedilo razpisa oziroma poziva in razpisna dokumentacija.
V postopku razpisa oziroma poziva za financiranje javnih kulturnih programov je vsak sklop predmet samostojne obravnave.
18. člen
(Poročilo)
Poročilo strokovne komisije mora, poleg sestavin iz drugega odstavka 112. oziroma tretjega odstavka 119. člena ZUJIK, vsebovati tudi kratko obrazložitev vsebinskih razlogov za predlagano odobritev ali zavrnitev posameznega programa ali projekta.
19. člen
(Usklajevanje dela)
O vlogah, ki sodijo na več razpisnih področij oziroma vidikov, so se pristojni uslužbenci dolžni usklajevati in usklajevati delo strokovnih komisij.
Pristojni uslužbenec mora k poročilom strokovne komisije priložiti kratka pisna mnenja o predlaganih odobritvah ali zavrnitvah programov ali projektov.
5. Izdaja odločbe
20. člen
(Obvestilo predlagatelju)
Pristojni uslužbenec obvesti predlagatelja programa oziroma projekta o predlogu strokovne komisije z določitvijo roka, do katerega ima predlagatelj možnost, da se o predlogu komisije pisno izjavi.
21. člen
(Sprejem odločbe)
Minister sprejme odločbo v skladu s 113. in 120. členom ZUJIK. Za podpis odločb lahko minister pooblasti državnega sekretarja oziroma predstojnika organa v sestavi.
II. SKLEPANJE POGODB
22. člen
(Usklajevanje)
Na podlagi dokončne odločbe o financiranju ministrstvo pozove predlagatelja na usklajevanje o programu oziroma projektu v okviru odobrenih sredstev.
O usklajevanju se sestavi zapisnik, ki ga podpišeta pristojni uslužbenec in prijavitelj. S tem zapisnikom se seznani člane strokovne komisije, ki lahko v roku, ki ga določi pristojni uslužbenec, na ugotovitve zapisnika podajo svoje mnenje.
Če se prijavitelj ne odzove v roku, ki je določen v pozivu iz tega člena, se ga pozove k podpisu pogodbe.
23. člen
(Sklenitev pogodbe)
Ministrstvo pošlje izvajalcu predlog pogodbe in ga pozove k podpisu pogodbe.
Ministrstvo sklene z izbranim predlagateljem (v nadaljevanju: izvajalcem) pogodbo, s katero se uredijo vsa medsebojna razmerja v zvezi z zagotavljanjem državnih sredstev za financiranje predmeta pogodbe.
Izvajalec mora vrniti podpisano pogodbo v roku 15 dni po prejemu poziva, sicer se šteje, da je odstopil od zahteve za financiranje. Rok za podpis pogodbe se lahko skrajša v skladu z roki, ki jih urejajo predpisi o zaključku proračunskega leta.
Za podpis pogodb lahko minister pooblasti državnega sekretarja.
24. člen
(Vsebina pogodbe)
Poleg vsebine pogodbe, določene v 99. členu ZUJIK, pogodba vsebuje tudi naslednje sestavine oziroma navedbe:
– pogodbene stranke (naziv, naslov, davčna številka, številka računa...),
– opredelitev javnega interesa, zaradi katerega se dodeljujejo sredstva,
– trajanje pogodbe,
– rok, do katerega lahko izvajalec črpa finančna sredstva,
– elemente zahtevkov za izplačila v primeru, da so potrebni,
– navedbo skrbnikov pogodbe za vsako stranko,
– pravico sprememb večletnih pogodb,
– obveznost navajanja ministrstva kot financerja,
– obveznost poročanja izvajalca ministrstvu,
– obveznost v skladu s 63. členom ZUJIK,
– način nadzora nad zakonito in namensko porabo sredstev,
– določilo o sankcijah, če izvajalec nenamensko porabi dodeljena sredstva ali ne izpolni predmeta pogodbe,
– določilo, da mora izvajalec sproti obveščati ministrstvo o spremembah, ki lahko vplivajo na izpolnitev pogodbenih obveznosti,
– datum podpisa, podpis in, če je izvajalec pravna oseba, tudi žig.
Če je to potrebno zaradi posebnosti predmeta pogodbe, lahko pogodba vsebuje tudi dodatne sestavine.
Pristojni uslužbenci so praviloma tudi skrbniki pogodb.
III. IZVAJANJE NADZORA NAD POGODBAMI
25. člen
(Spremljanje pogodb)
Skrbniki pogodb spremljajo izpolnjevanje pogodbenih obveznosti izvajalcev javnih kulturnih programov in kulturnih projektov, ki so prejeli javna sredstva in namensko uporabo sredstev.
26. člen
(Spremembe okoliščin)
Izvajalec je dolžan v 15 dneh obvestiti ministrstvo o spremembah, ki utegnejo vplivati na izpolnitev njegovih obveznosti, določenih v pogodbi.
27. člen
(Poročanje)
Izvajalec je dolžan ministrstvu predložiti zaključno poročilo o poteku in rezultatih izvedbe predmeta pogodbe, skladno z roki, določenimi v pogodbi. S pogodbo je lahko določena tudi obveznost delnega poročanja.
Zaključno poročilo obsega tudi evalvacijo programa oziroma projekta v skladu s kriteriji: uspešnosti (skladnost z opredeljenimi cilji), učinkovitosti (razmerje med finančnim vložkom in rezultatom), primernosti (glede na izražene kulturne potrebe) in dostopnosti (število in struktura uporabnikov programov oziroma projektov).
V primeru dvoma lahko skrbnik pogodbe zahteva dodatna pojasnila oziroma dokazila, ki so povezana s predmetom pogodbe.
28. člen
(Posebne določbe za financiranje programov oziroma projektov Slovencev zunaj RS)
Za financiranje programov oziroma projektov Slovencev zunaj Republike Slovenije se določbe 22. člena, tretjega odstavka 23. člena in 26. člena tega pravilnika uporabljajo smiselno.
KONČNI DOLOČBI
29. člen
Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati pravilnik o postopku za izbiro kulturnih programov in projektov, ki se financirajo in sofinancirajo iz državnega proračuna (Uradni list RS, št. 74/01).
30. člen
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 403-22/2003
Ljubljana, dne 15. januarja 2003.
Andreja Rihter l. r.
Ministrica za kulturo
