Na podlagi prvega odstavka 125. člena zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00) in 32. člena statuta Občine Podčetrtek (Uradni list RS, št. 49/99, 95/99 in 6/01) izdajam
N A V O D I L A
za oddajo javnih naročil male vrednosti
I. SPLOŠNA DOLOČILA
1
Pri oddaji javnih naročil male vrednosti morajo delavci občinske uprave delovati v skladu z zakonom in temi navodili s ciljem, da skozi več ponudb pridobijo konkurenčne ponudbe in s tem dosežejo nižjo ceno ob enaki kvaliteti.
Število ponudb mora biti tako, da omogoča celovit pregled trga.
2
Ravnanja delavcev morajo temeljiti na naslednjih načelih:
– izbrati je treba najcenejšo oziroma najugodnejšo ponudbo;
– nobenemu ponudniku se ne sme sporočati ničesar, kar se ne sporoči tudi drugim;
– postopek mora biti transparenten, tako da ima vsakdo, ki je zainteresiran, vsak trenutek možnost preveriti fazo oddaje in pravilnost izvajanja postopka;
– vse ponudnike je potrebno obravnavati enakopravno.
3
Naročati se sme le tak obseg in kvaliteto blaga, storitev ali gradenj, ki ustreza namenu, ki izhaja iz nalog občine, pri čemer morajo delavci ravnati kot dober gospodar.
4
Za določitev predmeta naročila in njegove orientacijske vrednosti, za izbiro postopka in njegovo pravilnost je odgovoren tajnik občine, za pripravo razpisne dokumentacije, zbiranje ponudb in preverjanje cene in kvalitete pa svetovalec.
Svetovalec, ki je vodil postopek, je skrbnik pogodbe.
5
Za naročanje blaga in storitev se uporabljajo naročilnice in pogodbe, za gradbeno delo pa samo pogodbe.
Naročilnice se izdajajo izključno vnaprej na podlagi zahtevka.
Naročilnica se izda najkasneje v dveh delovnih dnevih po prejemu pravilno izpolnjenega zahtevka.
Pogodbe pripravi tajnik občine, podpisuje jih pa župan.
II. NAROČANJE BLAGA IN STORITEV
a) Do vrednosti 1,000.000 SIT
6
Blago in storitve do tega zneska se naroča z naročilnico, ki se izda na podlagi obrazca “Zahtevek za izdajo naročilnice”.
7
V obrazcu “Zahtevek za izdajo naročilnice” mora biti navedeno:
– številka javnega naročila,
– vrsta blaga ali storitve,
– ime dobavitelja,
– dogovorjena cena,
– številka proračunske postavke,
– izjava, da sta bila cena in usposobljenost ponudnika preverjena,
– podpis.
8
Cena in usposobljenost ponudnika se preverja na razumen način, ki ustreza naravi naročenega blaga oziroma storitve, višina zneska ter dejstvo ali gre za takojšnjo ali odloženo dobavo.
b) Vrednost nad 1,000.000 SIT do 5,000.000 SIT
9
Blago in storitve v tem cenovnem okvirju se naroča na podlagi naslednjih dokumentov:
– “zahtevek za izvedbo javnega naročila”,
– “poročilo o oddaji naročila”,
– “pogodba”.
10
Cena in usposobljenost ponudnika se preverja po telefonu, faksu, z dopisi ali elektronsko. Dokazila o usposobljenosti se zahtevajo takrat, kadar gre za nepoznanega dobavitelja, če obstaja sum, da dobavitelj ni usposobljen ali pa kadar gre za daljši dobavni rok ali storitev traja daljši čas.
11
Obvestilo o oddaji naročila se neizbranim ponudnikom pošlje samo, če to zahtevajo.
c) Vrednost nad 5,000.000 SIT
12
Blago in storitve v tem cenovnem okvirju se naroča na podlagi naslednjih dokumentov:
– “zahtevek za izvedbo javnega naročila”,
– “razpisna dokumentacija”,
– “poročilo o oddaji naročila”,
– “pogodba”.
13
Izbor ponudnika se opravi na podlagi meril iz razpisne dokumentacije, usposobljenost ponudnika se preverja z dokazili, bančne garancije se ne zahteva, lahko pa se zahteva katero od drugih vrst finančnih zavarovanj iz 10. točke tretjega odstavka 23. člena ZJN, o čemer odloči tajnik občine na podlagi ocene rizika in dolžine dobavnega roka oziroma časa opravljanja storitve. Javnega odpiranja ponudb se ne izvaja.
III. NAROČANJE GRADBENIH DEL
a) Vrednost do 10,000.000 SIT
14
Gradbeno delo v tem cenovnem okvirju se naroča na podlagi naslednjih dokumentov:
– “zahtevek za izvedbo javnega naročila”,
– “popis del”,
– “poročilo o oddaji naročila”,
– “pogodba”.
15
“Popis del” mora vsebovati tehnične specifikacije in zahtevane standarde ter obrazec ponudbe z izdelavnimi in garancijskimi roki na način, da je možna primerjava in izbira najugodnejšega ponudnika.
16
Izbiro najugodnejšega ponudnika se opravi na podlagi naslednjih meril:
– cena,
– rok izdelave,
– garancijski rok.
Vrstni red meril je tudi vrstni red njihove pomembnosti.
17
Finančnih zavarovanj po 10. točki tretjega odstavka 23. člena ZJN se praviloma ne zahteva, razen če tajnik občine na podlagi ocene rizika in dolžine roka izgradnje ne določi drugače.
b) Vrednost nad 10,000.000 SIT
18
Gradbena dela v tem cenovnem okvirju se naroča na podlagi naslednjih dokumentov:
– “zahtevek za izvedbo javnega naročila”,
– “razpisna dokumentacija”,
– “poročilo o oddaji naročila”,
– “pogodba”.
19
Izbor ponudnika se opravi na podlagi meril iz razpisne dokumentacije, od ponudnikov se ne zahteva bančnih garancij.
Javno odpiranje ponudb se ne izvaja.
IV. SKUPNE DOLOČBE ZA NAROČANJE GRADBENIH DEL
20
Ne glede na vrednost gradbenih del je potrebno, dokler GZS ne pripravi seznama usposobljenih izvajalcev gradenj, od ponudnikov zahtevati dokazila o usposobljenosti iz drugega odstavka 41. člena ZJN s tem, da morajo biti ta dokazila za gradbena dela v vrednosti nad 10,000.000 SIT skladna z 42. členom ZJN, za gradbena dela do 10,000.000 SIT pa mora ponudnik z originalnim potrdilom dokazovati le registracijo, dovoljenje za poslovanje in dejstvo, da ima poravnane davke in prispevke, ostala dokazila pa nadomesti s pisno izjavo s tem, da lahko tajnik občine v primeru suma zahteva predložitev originalnega potrdila.
21
Prav tako se od izvajalcev zahteva dokaz, da so glede na finančne, kadrovske in tehnične sposobnosti sposobni izvesti naročila. Za gradbena dela do 10,000.000 SIT zadostuje pismena izjava, za dela nad tem zneskom pa se izbere enega izmed dokumentov iz 4. točke drugega odstavka 42. člena ZJN.
22
Od izvajalca gradbenih del se zahteva tudi izjava, da redno izpolnjuje svoje obveznosti iz kolektivnih pogodb ter do podizvajalcev.
23
V primeru, da bo izvajalec gradbenih del le-ta opravljal s podizvajalci, morajo biti v pogodbi navedeni isti kot so bili v ponudbi z izjavo, da ima do njih poravnane vse zapadle obveznosti ter klavzulo, da ponudnik v celoti odgovarja za obveznosti nasproti naročniku ne glede na število podizvajalcev.
V. KONČNA DOLOČILA
24
Ponudbe in ostali dokumenti morajo biti v originalu vloženi v spis o javnem naročilu, o telefonskih preverjanjih in ostalih stikih s ponudniki mora biti izdelan uradni zaznamek, elektronska pošta pa mora biti v spis vložena v tiskani obliki.
Dokumentacijo se hrani do izteka garancijskega roka.
25
Skrbnik pogodbe mora nadzorovati njeno izvedbo ter beležiti in uveljavljati morebitne reklamacije.
26
Organizira se evidenca o naročilnicah in pogodbah v postopkih oddaje naročil male vrednosti, in sicer ločeno za blago, storitve in gradnje.
Evidenca mora obsegati:
1. številko javnega naročila in datum naročila,
2. predmet,
3. naziv dobavitelja oziroma izvajalca in njegov sedež,
4. vrednost,
5. proračunsko postavko.
Na koncu proračunskega leta mora biti izdelan sumaren prikaz vrednosti ločeno za blago, storitve in gradnje.
27
Zneski iz teh navodil se uporabljajo brez DDV.
28
Ta navodila veljajo tudi za vse manjše naročnike, neposredne in posredne porabnike proračunskih sredstev, ki jih pokriva občina s tem, da so jih le-ti dolžni uporabljati skladno s svojo notranjo organizacijo.
29
Z dnem veljavnosti tega navodila, preneha veljati navodilo z dne 22. decembra 2000, (Uradni list RS, št. 4/01).
30
Ta navodila se objavijo v Uradnem listu Republike Slovenije in začnejo veljati petnajsti dan po objavi.
Št. 40206-0001/2003
Podčetrtek, dne 15. januarja 2003.
Župan
Občine Podčetrtek
Marjan Drofenik, univ. dipl. inž. str. l. r.
