Na podlagi sedmega odstavka 28. člena zakona o sodiščih (Uradni list RS, št. 19/94, 45/95, 38/99 in 28/00) in določb poslovnika sodnega sveta je sodni svet na seji dne 24. 4. 2003 sprejel
P R A V I L N I K
o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest sodnega sveta
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
S tem pravilnikom Sodni svet Republike Slovenije (v nadaljevanju: sodni svet) ureja notranjo organizacijo dela, pisarniško poslovanje, ravnanje z listinami in gradivi zaupne narave in izkazovanje statističnih podatkov o delu sodnega sveta, sistemizacijo delovnih mest strokovne službe sodnega sveta ter naloge, pooblastila in odgovornosti osebja strokovne službe sodnega sveta.
II. NOTRANJA ORGANIZACIJA SODNEGA SVETA
2. člen
Z notranjo organizacijo sodnega sveta se zagotavlja učinkovito izvajanje del in nalog v pristojnosti sodnega sveta in neposredna odgovornost zaposlenega v strokovni službi za njegovo delo v sodnem svetu.
3. člen
Sodni svet ima strokovno službo, v okviru katere je tudi urad sodnega sveta.
4. člen
Notranjo organizacijo strokovne službe in urada sodnega sveta določa v skladu s poslovnikom ta pravilnik.
5. člen
Pisarniško delo potrebno za delovanje sodnega sveta ter za zadeve uprave sodnega sveta, je organizirano v strokovni službi.
6. člen
Strokovno službo sodnega sveta sestavljajo:
– sekretar sodnega sveta – višji sodnik dodeljen v strokovno službo sodnega sveta
– višji strokovni sodelavec I,
– višji strokovni sodelavec II,
– višji strokovni sodelavec III.
7. člen
Sekretar sodnega sveta (v nadaljevanju: sekretar) vodi, koordinira in nadzira delo strokovne službe sodnega sveta.
Sekretar vodi in odgovarja za popolno in smotrno izvrševanje delovnih nalog strokovne službe sodnega sveta.
Sekretar izdeluje osnutke odločb, pripravlja gradivo za seje sodnega sveta, poroča na sejah sodnega sveta, pripravlja pravna mnenja v zvezi s posameznimi odločitvami sodnega sveta, skrbi za statistično obdelavo podatkov, odgovarja na vloge strank, koordinira in nadzoruje delo strokovne službe, pripravlja finančna poročila in opravlja druga dela po odredbi predsednika sodnega sveta.
Sekretar ima v razmerju do zaposlenih v strokovni službi položaj predstojnika, razen glede imenovanj in razrešitev, ki so v pristojnosti predsednika sodnega sveta (v nadaljevanju: predsednik) oziroma sodnega sveta.
8. člen
Višji strokovni sodelavec (I, II, III) pripravlja material za seje sodnega sveta, izdeluje osnutke odločb, poroča in piše zapisnik na sejah sodnega sveta, zbira in obdeluje podatke, pripravlja osnutke odgovorov, s katerimi sodni svet odgovarja na vloge strank in opravlja druga dela po odredbi predsednika ali sekretarja.
9. člen
Urad sodnega sveta opravlja tajniška dela za predsednika in člane sodnega sveta, sekretarja ter strokovne sodelavce.
10. člen
Urad sodnega sveta sestavljajo:
– vodja urada sodnega sveta,
– tajnica urada sodnega sveta,
– finančno-računovodski referent,
– programer,
– strojepiska-zapisnikarica,
– voznik-kurir.
11. člen
Urad sodnega sveta vodi vodja urada, ki opravlja tajniška dela za predsednika in člane sodnega sveta, sekretarja in strokovne sodelavce, zbira in obdeluje podatke o delu sodnega sveta, vodi evidence in finance, pripravlja obračune potnih stroškov, piše zapisnik na sejah sodnega sveta, pripravlja gradivo za seje sodnega sveta in osnutke enostavnih sklepov, fotokopira gradiva ter opravlja druga dela po odredbi predsednika ali sekretarja.
12. člen
Tajnica urada sodnega sveta vodi evidenco zadev ter vpisnike, opravlja tajniška dela za predsednika, sekretarja, strokovne sodelavce, zbira in obdeluje podatke o delu sodnega sveta, vodi finance, pripravlja obračune potnih stroškov, piše zapisnik na sejah sodnega sveta, pripravlja gradivo za seje sodnega sveta in osnutke enostavnih sklepov, fotokopira gradiva ter opravlja druga dela po odredbi predsednika, sekretarja ali strokovnega sodelavca.
13. člen
Finančno-računovodski referent opravlja finančno računovodske naloge za potrebe sodnega sveta ter pripravlja pojasnila in predloge vezane na proračun sodišč in sodnega sveta ter opravlja druga dela po odredbi predsednika ali sekretarja.
14. člen
Programer pripravlja in izvaja obdelave podatkov, vzdržuje strojno in programsko opremo ter spremlja in razvija programsko računalniško opremo na področju organizacije baz podatkov in programskih aplikacij ter opravlja druga dela po odredbi predsednika ali sekretarja.
15. člen
Strojepiska-zapisnikarica piše zapisnike in dela druge prepise, fotokopira in opravljajo druga dela po odredbi sekretarja, strokovnega sodelavca, vodje urada ali tajnice urada sodnega sveta.
16. člen
Voznik opravlja prevoze za potrebe sodnega sveta, kurirsko službo ter opravlja druga administrativna dela po odredbi vodje ali tajnice urada sodnega sveta.
III. SISTEM IN RAZMEJITVE ODGOVORNOSTI
17. člen
Sekretar ima v razmerju do zaposlenih v strokovni službi položaj predstojnika in odgovarja za izvrševanje svojih delovnih nalog predsedniku in sodnemu svetu.
18. člen
Višji strokovni sodelavci, finančno-računovodski referent, programer, vodja in tajnica urada sodnega sveta, strojepiska zapisnikarica, voznik-kurir odgovarjajo za izvrševanje svojih delovnih nalog neposredno sekretarju.
19. člen
Osebje strokovne službe sodnega sveta opravlja delo, določeno z zakoni, poslovnikom in pravilniki sodnega sveta in drugimi predpisi.
Osebje strokovne službe sodnega sveta se mora v službi in izven nje vselej vesti tako, da varuje dostojanstvo sodnega sveta, njegovo nepristranost in ugled.
Osebje strokovne službe sodnega sveta ima pravico in dolžnost, da se strokovno izpopolnjuje.
Osebje strokovne službe sodnega sveta ne sme sprejemati funkcij ali opravljati drugih dejavnosti, če niso združljive z neodvisnostjo in ugledom sodnega sveta. O sprejemu funkcije ali dejavnosti mora predhodno seznaniti predsednika.
O združljivosti odloča predsednik s sklepom. O pritožbi zoper sklep odloča sodni svet.
Kršitev določb iz drugega in četrtega odstavka tega člena predstavlja disciplinsko kršitev.
20. člen
Vsak, ki se v okviru opravljanja dela v sodnem svetu seznani z zaupnimi ali osebnimi podatki, mora ohraniti kot tajnost vse podatke, ki imajo naravo zaupnih ali osebnih podatkov, za katere zvedo pri svojem delu v sodnem svetu.
Kršitev varovanja tajnosti in kršitev varovanja osebnih podatkov sta hujši kršitvi delovne dolžnosti, za katero je osebje strokovne službe sodnega sveta disciplinsko odgovorno v skladu z zakonom, ki ureja odgovornost zaposlenih v državnih organih.
Za izvajanje postopkov in ukrepov za varovanje zaupnih in osebnih podatkov sta v okviru svojih pristojnosti odgovorna sekretar in vodja urada sodnega sveta.
Osebje strokovne službe sodnega sveta ne sme izražati svojega mnenja o vprašanjih, ki so predmet zadeve, ki je v postopku odločanja ali obravnavanja pred sodnim svetom. Prav tako ne sme javno komentirati odločitev sodnega sveta.
IV. DELOVNI ČAS
21. člen
Strokovna služba in urad sodnega sveta posluje pet delovnih dni v tednu, in sicer ob ponedeljkih, torkih, sredah, četrtkih in petkih.
22. člen
V strokovni službi in uradu sodnega sveta velja premakljiv delovni čas med 7.30 in 18. uro tako, da se zagotovi obvezna prisotnost na delu v času od 9. do 15. ure oziroma v petek do 14.30. Ob dnevih, ko so seje sodnega sveta, traja za osebje strokovne službe in urada, za katero tako odredi sekretar, obvezna prisotnost na delu od 9. ure do zaključka seje sodnega sveta.
V okviru premakljivega razpona delovnega časa mora sodno osebje, upoštevajoč naravo dela in potrebe sodnega sveta, opraviti 40-urno tedensko delovno obveznost.
Sekretar lahko določi posameznemu delavcu strokovne službe in urada sodnega sveta za krajši čas, drugačen razpored delovnega časa z namenom, da opravi določene naloge ali če to zahteva in dopušča nemoteno opravljanje dela strokovne službe in urada sodnega sveta.
V. PISARNIŠKO POSLOVANJE
23. člen
Vsa pisanja, ki prihajajo na sodni svet po pošti, prevzema na pošti oseba, ki ima pooblastilo sekretarja sodnega sveta.
Pisanja, ki prihajajo na sodni svet po pošti, lahko na podlagi dogovora z Vrhovnim sodiščem Republike Slovenije, prevzema oseba sodnega sveta iz prvega odstavka tega člena v vložišču navedenega sodišča.
Pisanja sodnega sveta odpravlja urad sodnega sveta po pošti, lahko pa se na podlagi dogovora z Vrhovnim sodiščem Republike Slovenije odpravljajo preko vložišča navedenega sodišča.
24. člen
Pošto, kakor tudi vsa druga pisanja, ki so neposredno dostavljena v strokovno službo sodnega sveta, prevzema vodja urada ali tajnica urada sodnega sveta, ki potrdi prevzem v dostavni knjigi, na drugopisu pisanja ali o prevzemu izda posebno potrdilo.
Vodja ali tajnica urada sodnega sveta odpre ovojnice pošiljk in odtisne na prvo stran izvirnika pisanja prejemno štampiljko, v kateri označi datum prejema vloge in se podpiše.
Vodja ali tajnica urada sodnega sveta ne odpirata pošiljk na katerih je prvo naslovljen predsednik, posamezni član sodnega sveta, sekretar ali delavec strokovne službe ali urada ter pošiljk, ki so označene kot zaupne oziroma iz ovojnice pošiljke izhaja, da po predpisih sodnega sveta ali posebnih zakonov veljajo za zaupne. Na te pošiljke odtisne prejemno štampiljko na ovojnico in jo izroči naslovniku, zaupno pošto pa sekretarju, s tem, da na ovojnico odtisne štampiljko »ZAUPNO«.
Prejeta pisanja predloži vodja ali tajnica urada sodnega sveta sekretarju, ki odredi vrsto vpisnika ter odredi način postopanja z vlogami.
25. člen
Če se pisanje nanaša na novo zadevo se vpiše v ustrezen vpisnik in odpre spis in opremi z opravilno številko.
Vsak nov spis se opremi z ovitkom, na katerem je na naslovni strani označba vpisnika zadeve, ime in priimek udeleženca v postopku, če se zadeva nanaša na sodnika pa tudi ime in sedež sodišča.
Pisanja, ki se nanašajo na že obstoječe spise se vpišejo v popis spisa ter vložijo v ustrezen spis.
Spis se uredi tako, da se pisanja vložijo kronološko, kot so vpisana v popis spisa.
Pri računalniško podprtem načinu vodenja vpisnika lahko predstavlja ovitek spisa računalniški izpis, ki se vloži v poseben plastični ovitek ali nalepi na ovitek spisa.
V vsakem spisu se vodi popis spisa. Popis spisa vsebuje kratko vsebino posameznega pisanja, njegovo redno in listovno številko, označbo prilog ter datum prejema pisanja.
Pisanja se vpisujejo v popis spisa sproti.
26. člen
Označba vpisnika:
– s številko 1 se označijo predlogi sodnega sveta za izvolitev sodnikov, ki so naslovljeni na Državni zbor Republike Slovenije;
– s številko 2 se označijo odločbe sodnega sveta;
– s številko 3 se označijo razni dopisi sodnega sveta in dopisi, ki so naslovljeni na sodni svet;
– s številko 4 se označijo akti sodnega sveta;
– s številko 5 se označijo osebni spisi sodnikov;
– s številko 6 se označijo pritožbe strank;
– s številko 7 se označijo pisanja državnih organov, ki so naslovljena na sodni svet in pisanja, ki jih sodni svet naslavlja na državne organe.
Vpisniki se vodijo v sedmih vpisnih knjigah za vsako koledarsko leto z naslednjimi oznakami:
– vpisna knjiga številka 1/letnik,
– vpisna knjiga številka 2/letnik,
– vpisna knjiga številka 3/letnik,
– vpisna knjiga številka 4/letnik,
– vpisna knjiga številka 5/letnik,
– vpisna knjiga številka 6/letnik,
– vpisna knjiga številka 7/letnik.
27. člen
Vloge strank in pisanja sodnega sveta se opremijo z opravilno številko.
Prva številka predstavlja označbo vpisnika, druga predstavlja letnico in tretja številko zaporednega vpisa (Številka: 1/2003-13).
Dokumenti, ki imajo naravo zaupnih dokumentov imajo poleg označbe vpisnika tudi označbo » ZAUPNO«.
28. člen
Vsaka vloga oziroma pisanje sodnega sveta se vpiše v vpisno knjigo, kjer se zapiše: datum prejema vloge, ime stranke oziroma naziv organa (pošiljatelj vloge), kratko vsebino pisanja ter datum odprave odgovora oziroma odločbe sodnega sveta. V zadevah, kjer je pomemben datum prejema pošiljke, se zabeleži tudi datum, ko je naslovnik sprejel odločbo sodnega sveta ter pravnomočnost odločbe. Zadeve, ki imajo naravo zaupnih dokumentov se v vpisni knjigi označijo z oznako »ZAUPNO«.
Vidno se označijo vloge, ki so vpisane v vpisno knjigo in v katerih je sodni svet izdal končno odločbo ter vloge, v katerih je odločal sodni svet in je bil sprožen sodni postopek.
29. člen
Vpogled v spis ali vpisnik je dovoljen udeležencem v postopku, ki morajo pred vpogledom spisa ali vpisnika podpisati izjavo o varovanju osebnih podatkov, s katerimi se ob vpogledu seznanijo.
Pravica do vpogleda v spis se ne nanaša na pripravljalni del spisa, ki obsega osnutke poročil, odločb in sklepov, predlogov in druge dokumentacije (tabele, povzetki predlogov in vlog udeležencev v postopku ter osebni podatki zaupne narave) ter na listine, ki so označene oziroma imajo značaj poslovne, uradne ali druge tajnosti.
Vpogled se opravi v uradu sodnega sveta, pod nadzorom sekretarja ali vodje oziroma tajnice urada sodnega sveta.
O vpogledu spisa ali dela dokumentacije v spisu se naredi uradni zaznamek, v katerem se navede datum in uro vpogleda dokumentacije, ime in priimek osebe, ki je spis vpogledala ter ime in priimek osebe, ki je vršila nadzor, ki uradni zaznamek tudi podpiše.
Če udeležencu v postopku ni bilo dovoljeno vpogledati posamezne dokumentacije v spisu, lahko poda predlog, o katerem odloča predsednik. O pritožbi zoper sklep predsednika odloča sodni svet.
Izjava o varovanju osebnih podatkov iz prvega odstavka ter uradni zaznamek se vložita v spis, ki je bil vpogledan.
30. člen
Spis se vloži v arhiv, ko je v zadevi izdan končni sklep ali odločba ali je zadeva zaključena na podlagi dokončnega odgovora ali mnenja sodnega sveta in so izvršena vsa opravila.
Ko vodja urada ali tajnica urada sodnega sveta ugotovi, da so izpolnjeni pogoji po prvem odstavku tega člena, odtisne na ovitku spisa štampiljko «vložiti v arhiv in hraniti do….«, zaznamek datira in ga podpiše.
Če obstajajo spisi z oznako zaupnosti, se navedeni spisi po preteku roka hranjenja komisijsko uničijo. Komisija ima tri člane, ki jo imenuje in vodi sekretar sodnega sveta.
Roki hranjenja dokumentarnega gradiva sodnega sveta so naslednji:
1. zadeve vodene pod vpisnikom številka 1- eno leto po odločitvi Državnega zbora RS,
2. zadeve vodene pod vpisnikom številka 2, 3, 4, 5 in 7 – trajno;
3. zadeve vodene pod vpisnikom številka 6 – 5 let od zadnje odločitve oziroma odgovora sodnega sveta stranki;
5. dokumentacija, ki je priložena kandidacijskim postopkom – se hrani 1 leto od dokončne odločitve sodnega sveta, v primeru sprožitve sodnega postopka pa trajno
6. poslovne knjige – 10 let;
7. končni obračuni plač ter izplačilne liste za obdobje, za katera ni končnih obračunov plač – trajno;
8. evidenčni kartoni o izrabi delovnega časa – 5 let;
9. delovne knjižice – dokler traja delovno razmerje.
Če je za posamezne dokumente določen na podlagi drugih predpisov krajši ali daljši rok hranjenja, se upoštevajo določbe navedenih predpisov.
VI. PLAČE
31. člen
Delavcem strokovne službe sodnega sveta pripada plača, kot jo določa zakon.
Delavci strokovne službe sodnega sveta imajo pravico do dodatka, ki je enak dodatku, ki ga prejemajo delavci v pravosodju.
32. člen
V primeru povečanega obsega dela določi predsednik, na predlog sekretarja, zaposlenemu dodatek za plačilo povečanega obsega dela, ki ne sme preseči 50 odstotkov osnovne plače.
Dodatek iz prejšnjega odstavka se lahko določi tudi v primeru nadpovprečne delovne obremenjenosti zaposlenih na delovnih mestih, na katerih opravljajo najzahtevnejše in ključne naloge za sodni svet.
Višina dodatka iz prejšnjih odstavkov ter obdobje v katerem se dodatek plačuje zaposlenemu se določi s posebno odločbo.
VII. DOPUSTI
33. člen
Delavcu pripada pravica do letnega dopusta in druge odsotnosti z dela na podlagi zakona o delovnih razmerjih.
Delavcu izda odločbo o dopustu sekretar. Zoper odločbo se delavec lahko pritoži v roku 8 dni. O pritožbi odloča predsednik.
VIII. SISTEMIZACIJA DELOVNIH MEST
34. člen
Sistemizacijo v strokovni službi sodnega sveta določi sodni svet na podlagi kadrovskega načrta, ki ga sodni svet sprejme za obdobje dveh let. Kadrovski načrt mora biti usklajen s sprejetim proračunom.
Sistemizacija določa:
– število delovnih mest;
– opis delovnih mest z navedbo nazivov, vrednosti posameznih delovnih mest in zahtev glede izobrazbe, dolžine delovnih izkušenj in drugih pogojev za zasedbo delovnih mest;
– delovna mesta za katera se kot poseben pogoj za sklenitev delovnega razmerja zahteva znanje jezika narodne skupnosti;
– delovne naloge, ki jih ženske in mladina ne smejo opravljati;
– delovne naloge, ki jih lahko opravljajo invalidi;
– predhodni preizkus, poskusno delo in odpovedni rok.
Sistemizacija delovnih mest je določena v prilogi št. 1 tega pravilnika.
35. člen
Delovno razmerje se sklene s pogodbo o zaposlitvi.
Pogodba o zaposlitvi vsebuje naslednje sestavine:
– navedbo pogodbenih strank;
– čas trajanja delovnega razmerja;
– navedbo delovnega mesta oziroma položaja, na katerem bo zaposleni opravljal delo, oziroma podatke o vrsti dela s kratkim opisom dela;
– datum začetka opravljanja dela;
– kraj opravljanja dela;
– določilo o tem, ali se delo opravlja s polnim ali skrajšanim delovnim časom;
– druge podatke, ki urejajo položaj zaposlenega v strokovni službi sodnega sveta;
– določilo o osnovni plači in morebitnih dodatkih, vezanih na delovno mesto;
– določilo o letnem dopustu;
– določilo o delovnem času;
– določilo, da lahko posamezne sestavine pogodbe sodni svet enostransko spreminja v primeru, če se sestavine pogodbe spremenijo z zakonsko določbo;
– navedba vseh aktov in predpisov, ki urejajo pravice in obveznosti zaposlenega.
Sodni svet o pravicah in obveznostih zaposlenega izda sklep v skladu z zakonom, podzakonskimi akti in pogodbo o zaposlitvi.
36. člen
Za delovno mesto se lahko določi več smeri izobrazbe iste stopnje.
37. člen
Kot drugi posebni pogoji se določijo:
– pravniški državni izpit,
– strokovni izpit,
– znanje tujih jezikov,
– računalniška znanja,
– preizkus znanja iz varstva pri delu,
– vozniški izpit B kategorije,
– izpit iz poznavanja določil predpisov, ki urejajo notranjo organizacijo in poslovanje sodnega sveta,
– druga posebna znanja.
Za delavca, ki ima opravljen pravniški državni izpit in za delavca, ki ima opravljen strokovni izpit, v katerega program je bilo vključeno poznavanje določenih predpisov, ki urejajo notranjo organizacijo in poslovanje pravosodnega organa, se šteje, da izpolnjuje poseben pogoj poznavanja določil teh predpisov.
Kot ustrezne delovne izkušnje se štejejo tiste izkušnje, ki jih je delavec pridobil z opravljanjem del na podobnih delovnih mestih v okviru iste stopnje izobrazbe, vanje pa se všteva tudi čas pripravništva.
38.člen
Za delovna mesta se določi naslednja poskusna doba, kot poseben pogoj, in sicer:
– za delovna mesta, za katera se zahteva višja ali manj kot višja izobrazba v trajanju štirih mesecev,
– za delovna mesta, za katera se zahteva univerzitetna izobrazba, v trajanju šestih mesecev.
Predsednik sodnega sveta lahko glede na dosežene delovne rezultate posameznemu delavcu dobo poskusnega dela skrajša v skladu s predpisi, ki urejajo delovna razmerja.
V primeru, da prihaja delavec iz pravosodnega organa, mu lahko predsednik sodnega sveta določi krajšo poskusno dobo.
39. člen
Odpovedni rok znaša:
– za delovna mesta, za katera se zahteva srednja ali manj kot srednja strokovna izobrazba v trajanju štirih mesecev,
– za delovna mesta, za katera se zahteva univerzitetna, visoka ali višja strokovna izobrazba v trajanju šestih mesecev.
Predsednik sodnega sveta in delavec se lahko sporazumeta o krajšem odpovednem roku.
40. člen
O izbiri kandidatov, ki so se prijavili na javni natečaj odloča predsednik. Na predlog predsednika lahko sodni svet sestavi tričlansko komisijo, ki odloča o izbiri kandidatov na prosto delovno mesto.
O dodelitvi višjega sodnika v strokovno službo sodnega sveta, na mesto sekretarja, odloča sodni svet na seji.
Kandidat, ki se je prijavil na objavljeno javni natečaj, pa ni bil izbran, ima zoper sklep pravico do pritožbe v roku osmih dni od vročitve sklepa. O pritožbi odloča sodni svet.
41. člen
Kadar je potrebno, da zaradi dosege polne delovne obremenitve ali racionalnosti posamezni delavec opravlja naloge različnih delovnih mest, lahko predsednik sodnega sveta v aktu o sistemizaciji sestavi delovno mesto.
Količnik takega delovnega mesta se določi po pretežnosti del, ki jih delavec opravlja.
Kadar se na delovnem mestu opravljajo različne naloge z enako ali z različno stopnjo zahtevnosti, se naziv delovnega mesta določi po pretežnosti nalog delovnega mesta, pri čemer pretežnost pomeni več kot polovica delovnega časa.
42. člen
Ob izdaji tega pravilnika se obstoječe stanje praviloma rešuje tako, da:
– delavec, ki je bil na dan sprejetja akta razporejen in prejemal plačo za delovno mesto, za katerega ne izpolnjuje predpisanih pogojev glede stopnje izobrazbe, ker ima eno stopnjo nižjo izobrazbe od zahtevane, se pri novi razporeditvi razporedi na delovno mesto, za katerega je predpisana ena stopnja višje izobrazbe, če ima najmanj 10 let delovnih izkušenj na takem ali podobnem delovnem mestu,
IX. PREHODNA IN KONČNA DOLOČBA
43. člen
Ta pravilnik začne veljati z dnem, ko ga sprejme sodni svet.
Št. 4/2003-2
Ljubljana, dne 24. aprila 2003.
Predsednica
Maja Tratnik l. r.
