Na podlagi 3. člena zakona o zavodih (Uradni list RS, št. 12/91, Uradni list RS, št. 17/91-I in Uradni list RS, št. 55/92, 13/93, 66/93, 45/94 – odl. US, 8/96, 31/00 in 36/00), 26. in 135. člena zakona o uresničevanju javnega interesa za kulturo (Uradni list RS, št. 96/02) in 12. člena zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97, 32/97 in 24/03) je Vlada Republike Slovenije sprejela
S K L E P
o ustanovitvi javnega zavoda
Pokrajinski arhiv Maribor
I. UVODNE DOLOČBE
1. člen
S tem sklepom Republika Slovenija uskladi delovanje javnega zavoda Pokrajinski arhiv Maribor (v nadaljnjem besedilu: arhiv) z določbami zakona o uresničevanju javnega interesa za kulturo (Uradni list RS, št. 96/02, v nadaljnjem besedilu: ZUJIK) in ureja njegov status, razmerja med ustanoviteljem in arhivom ter temeljna vprašanja glede organizacije, dejavnosti in načina financiranja arhiva.
Ustanovitelj arhiva je Republika Slovenija. Ustanoviteljske pravice in obveznosti Republike Slovenije izvaja Vlada Republike Slovenije.
2. člen
Arhiv je bil ustanovljen leta 1933 s sprejetjem poslovnika Banovinskega arhiva v Mariboru z dne 20. 4. 1933. Med leti 1945 do 1952 je bil arhiv delovna enota, začasno v sklopu Pokrajinskega muzeja Maribor, ki pa ni imela pravnega statusa. Mestni ljudski odbor Maribor je 1. 1. 1952 izločil arhiv iz Pokrajinskega muzeja. Republiški svet za kulturo je z odločbo določil mariborskemu arhivu naziv Državni arhiv Slovenije – podružnica Maribor. Mestni svet mesta Maribor je leta 1966 z odločbo, št. 124/66 z dne 16. 2. 1966 ustanovil Pokrajinski arhiv Maribor. S sklepom o ustanovitvi javnega zavoda Pokrajinski arhiv Maribor (Uradni list RS, št. 17/98) je postala ustanoviteljica arhiva Republika Slovenija.
3. člen
Poslanstvo arhiva je trajno in celovito izvajanje varstva arhivskega gradiva v skladu z zakonom o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97, 32/97 in 24/03, v nadaljnjem besedilu: ZAGA).
Območje arhiva pokriva območje naslednjih upravnih enot: Dravograd, Gornja Radgona, Lenart, Lendava, Ljutomer, Murska Sobota, Radlje ob Dravi, Ravne na Koroškem, Slovenj Gradec, Slovenska Bistrica, Maribor, Pesnica, Ruše.
4. člen
Ime arhiva: Pokrajinski arhiv Maribor.
Sedež arhiva: Glavni trg 7, 2000 Maribor.
Arhiv je pravna oseba.
Arhiv je vpisan v sodni register pri Okrožnem sodišču v Mariboru pod registrsko številko 1/00501/00 z dne 30. 5. 2000.
5. člen
Arhiv pri poslovanju uporablja žig okrogle oblike z naslednjim besedilom: Pokrajinski arhiv Maribor. V sredini je grb Republike Slovenije.
II. ORGANIZACIJA IN DEJAVNOST ARHIVA
6. člen
Arhiv izvaja svojo dejavnost na sedežu arhiva in v naslednjih dislociranih enotah:
– Enota za Koroško območje, Čečovje 12, 2390 Ravne na Koroškem,
– Enota za Prekmurje, Glavna ulica 5, Dolina pri Lendavi, 9220 Lendava.
7. člen
Na podlagi 11. člena ZAGA opravlja arhiv v okviru javne službe naslednje dejavnosti:
– vrednotenje dokumentarnega gradiva pri javnopravnih osebah, dajanje pojasnil v zvezi z dolžnostmi iz 20. člena ZAGA, izvajanje strokovnega nadzora in usposabljanje delavcev, ki delajo z dokumentarnim gradivom;
– zbiranje in strokovno obdelovanje javnega in zasebnega arhivskega gradiva, izdelovanje inventarjev, vodnikov in drugih pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva in njihovo objavljanje, objavljanje arhivskih virov;
– hranjenje in materialno varovanje arhivskega gradiva;
– vodenje evidenc javnega in zasebnega arhivskega gradiva;
– izdelovanje vodnikov in drugih pripomočkov o arhivskem gradivu, ki je v tujini in se nanaša na Slovenijo in Slovence, dopolnjevanje lastnega gradiva z reprodukcijami tega gradiva;
– evidentiranje zasebnega arhivskega gradiva pravnih in fizičnih oseb;
– sodelovanje z lastniki zasebnega arhivskega gradiva, strokovno svetovanje, izvajanje strokovnega nadzora;
– dajanje arhivskega gradiva v uporabo, izdajanje prepisov oziroma kopij dokumentov ter potrdil na podlagi dokumentov;
– posredovanje kulturnih vrednot v zvezi z arhivskim gradivom;
– opravljanje raziskovalnih nalog na področju arhivistike, zgodovine in drugih ved, povezanih z arhivskim gradivom;
– izdajanje publikacij.
8. člen
Naloge iz prejšnjega člena so v skladu z uredbo o uvedbi in uporabi standardne klasifikacije dejavnosti (Uradni list RS, št. 2/02) razvrščene:
O/92.511 Dejavnost knjižnic
O/92.512 Dejavnost arhivov
O/92.320 Obratovanje objektov za kulturne prireditve
M/80.422 Drugo izobraževanje, izpopolnjevanje in usposabljanje, d.n.
K/72.400 Omrežne podatkovne storitve
K/73.201 Raziskovanje in eskperimentalni razvoj na področju družboslovja
K/73.202 Raziskovanje in eskperimentalni razvoj na področju humanistike
K/74.810 Fotografska dejavnost
K/74.852 Fotokopiranje in drugo razmnoževanje
K/74.871 Prirejanje razstav, sejmov in kongresov
DE/22.110 Izdajanje knjig
DE/22.130 Izdajanje revij in periodike
DE/22.150 Drugo založništvo
DE/22.230 Knjigoveštvo.
III. ORGANI ZAVODA
9. člen
Organi zavoda so:
– direktor,
– svet,
– strokovni svet.
Direktor
10. člen
Direktor zastopa, predstavlja in vodi poslovanje arhiva ter odgovarja za zakonitost in strokovnost dela zavoda.
Direktor mora pri vodenju poslov ravnati z javnimi in drugimi sredstvi s skrbnostjo vestnega gospodarja.
Direktorja imenuje minister, pristojen za kulturo (v nadaljnjem besedilu: minister), na podlagi javnega razpisa ter po predhodnem mnenju sveta in strokovnega sveta. Poleg javnega razpisa lahko minister povabi posamezne kandidate tudi neposredno. Če svet arhiva ne da mnenja v roku 30 dni, se šteje, da je mnenje pozitivno.
Mandat direktorja traja pet let in je po izteku te dobe lahko ponovno imenovan.
Na podlagi akta o imenovanju direktorja sklene z njim pogodbo o zaposlitvi v imenu sveta njegov predsednik. Delovno razmerje z direktorjem se sklene za določen čas, za čas trajanja mandata.
Predhodno soglasje k pogodbi o zaposlitvi direktorja daje minister.
11. člen
Za direktorja je lahko imenovan kandidat, ki poleg splošnih pogojev izpolnjuje naslednje pogoje:
– univerzitetna izobrazba družboslovne smeri,
– najmanj pet let delovnih izkušenj na področju arhivske dejavnosti in poznavanje področja dela arhiva,
– strokovni izpit s področja arhivske dejavnosti,
– sposobnosti za organiziranje in vodenje dela v arhivu,
– aktivno znanje slovenskega jezika,
– aktivno znanje najmanj enega svetovnega jezika in pasivno znanje najmanj enega svetovnega jezika.
Kandidat za direktorja mora k prijavi na razpis predložiti program delovanja arhiva v prihodnjih petih letih.
12. člen
Naloge direktorja so:
– organizira delo arhiva,
– sprejema strateški načrt,
– sprejema program dela,
– sprejema akt o organizaciji dela po predhodnem mnenju reprezentativnih sindikatov v arhivu,
– sprejema akt o sistemizaciji delovnih mest po predhodnem mnenju reprezentativnih sindikatov v arhivu,
– sprejema kadrovski načrt,
– sprejema finančni načrt,
– sprejema načrt nabav osnovnih sredstev in investicijskega vzdrževanja,
– sprejema druge akte, ki urejajo pomembna vprašanja v zvezi z delovanjem arhiva,
– poroča ustanovitelju in svetu o zadevah, ki lahko pomembno vplivajo na delovanje arhiva,
– pripravi letno poročilo,
– v imenu arhiva sklepa delovna razmerja z delavci arhiva, razporeja delavce, odloča o prenehanju delovnih razmerij in izvaja druge pristojnosti s področja delovnih razmerij v skladu z zakoni, kolektivnimi pogodbami in splošnimi akti arhiva,
– izdaja posamične akte ter imenuje komisije, delovne skupine ali telesa za proučitev določenih vprašanj oziroma izvedbo določenih nalog, če to ni v pristojnosti sveta arhiva,
– obvešča javnost o delu arhiva,
– opravlja druge naloge, ki jih določajo veljavni predpisi, splošni akti arhiva ter ta sklep.
K aktom iz druge, tretje, četrte, pete, šeste, sedme in osme alinee prejšnjega odstavka daje soglasje svet.
13. člen
Direktor je lahko razrešen pred potekom mandata:
– če sam zahteva razrešitev,
– če pride do katerega od razlogov, ko po predpisih o delovnih razmerjih preneha delovno razmerje po samem zakonu,
– če direktor pri svojem delu ne ravna po predpisih in splošnih aktih arhiva ali ne izvršuje sklepov sveta oziroma ustanovitelja, ali ravna v nasprotju z njimi,
– če s svojim nevestnim ali nepravilnim delom povzroči arhivu večjo škodo ali če zanemarja ali malomarno opravlja svoje delovne dolžnosti, tako da nastanejo ali bi lahko nastale hujše motnje pri izvrševanju nalog arhiva.
Minister mora pred sprejemom sklepa o razrešitvi pridobiti predhodno mnenje sveta ter seznaniti direktorja o razlogih za razrešitev in mu dati možnost, da se o njih izjavi v roku 30 dni.
Če svet oziroma strokovni svet ne podata mnenja v roku iz prejšnjega odstavka, se šteje, da se z razrešitvijo strinjata.
14. člen
V pravnem prometu zastopa in predstavlja direktor arhiv neomejeno in je pooblaščen za sklepanje pogodb v okviru potrjenega finančnega načrta, razen:
– pogodb o investicijah, za katere je potreben sklep sveta,
– pogodb, ki se nanašajo na nepremičnine, ki jih ima arhiv v upravljanju, za kar je potrebno predhodno soglasje ustanovitelja.
Direktor lahko pri uresničevanju svojih pooblastil, določenih z zakonom in tem aktom, prenese opravljanje posameznih zadev na posamezne delavce s posebnimi pooblastili v skladu z aktom o notranji organizaciji dela in sistemizaciji delovnih mest.
15. člen
Arhiv ima lahko enega pomočnika direktorja.
Pomočnika imenuje direktor na podlagi javnega razpisa.
Mandat pomočnika direktorja traja za čas trajanja mandata direktorja in se lahko ponovi.
Delovno razmerje pomočnika direktorja se sklene za določen čas.
16. člen
Pomočnik direktorja mora izpolnjevati naslednje pogoje:
– univerzitetna izobrazba družboslovne smeri,
– najmanj pet let delovnih izkušenj na področju arhivske dejavnosti in poznavanje področja dela arhiva,
– strokovni izpit s področja arhivske dejavnosti,
– sposobnost za organiziranje in vodenje dela v arhivu,
– aktivno znanje slovenskega jezika,
– aktivno znanje najmanj enega svetovnega jezika in pasivno znanje najmanj enega svetovnega jezika.
17. člen
Pomočnik direktorja je lahko razrešen pred potekom mandata iz istih razlogov kot direktor.
Pred sprejemom sklepa o razrešitvi, na podlagi razlogov iz prejšnjega odstavka, mora direktor seznaniti pomočnika direktorja o razlogih za razrešitev in mu dati možnost, da se v roku 15 dni o njih izjavi.
Pomočniku predčasno preneha mandat tudi v primeru predčasnega prenehanja mandata direktorju.
Svet
18. člen
Svet sestavljajo trije člani, ki jih izmed strokovnjakov s področja dela arhiva, financ in pravnih zadev imenuje Vlada Republike Slovenije na predlog ministra.
Na prvi konstitutivni seji člani izmed sebe izvolijo predsednika in namestnika.
Mandat članov sveta traja štiri leta. Po preteku mandata je lahko član sveta ponovno imenovan. Direktor je dolžan obvestiti ministrstvo, pristojno za kulturo, o poteku mandata članom sveta najmanj 90 dni pred potekom.
Svet sklepa veljavno, če je na seji navzoča večina članov sveta.
Svet sprejema odločitve z večino glasov vseh članov.
Podrobnejše delovanje uredi svet s poslovnikom.
19. člen
Naloge sveta arhiva:
– nadzira zakonitost dela in poslovanja arhiva,
– spremlja, analizira in ocenjuje delovanje arhiva,
– predlaga ustanovitelju revizijo poslovanja, ki jo lahko opravi tudi notranji revizor ustanovitelja,
– ocenjuje delo direktorja,
– daje soglasje k strateškemu načrtu, programu dela, finančnemu načrtu, sistemizaciji delovnih mest, organizaciji dela, kadrovskemu načrtu, načrtu nabav, ter nadzira njihovo izvajanje,
– potrjuje letno poročilo arhiva,
– daje soglasje k cenam javnih kulturnih dobrin,
– daje predhodno mnenje k imenovanju direktorja,
– sklepa pogodbo o zaposlitvi z direktorjem, po predhodnem soglasju ministra,
– opravlja druge naloge v skladu z veljavnimi predpisi in tem sklepom.
Strokovni svet
20. člen
Strokovni svet sestavljajo trije člani, in sicer:
– enega člana izvolijo zaposleni izmed vseh zaposlenih,
– enega člana predlaga Arhivsko društvo Slovenije,
– enega člana predlaga Pedagoška fakulteta Univerze v Mariboru.
Volitve predstavnikov delavcev se uredijo v aktu, ki ga v skladu s predpisi, ki urejajo sodelovanje delavcev pri upravljanju, sprejme pristojni organ zaposlenih ali zaposleni na zboru delavcev. Volitve se razpišejo največ 90 in najmanj 60 dni pred potekom mandata.
Direktor mora pozvati predlagatelje na dostavo predlogov najmanj 90 dni pred potekom mandata.
Na prvi konstitutivni seji člani izmed sebe izvolijo predsednika in namestnika.
Mandat članom strokovnega sveta traja štiri leta. Po preteku mandata so lahko člani strokovnega sveta ponovno imenovani oziroma izvoljeni.
Strokovni svet sklepa veljavno, če je na seji navzoča večina članov sveta.
Strokovni svet sprejema odločitve z večino glasov vseh prisotnih članov.
Podrobnejše delovanje uredi strokovni svet s poslovnikom.
21. člen
Naloge strokovnega sveta:
– spremlja in ocenjuje delovanje arhiva in politiko njegovega ustanovitelja,
– ugotavlja ustreznost strateškega načrta in programa dela glede na namen, zaradi katerega je arhiv ustanovljen,
– obravnava vprašanja s področja strokovnega dela arhiva in daje direktorju mnenja, predloge in pobude za reševanje teh vprašanj,
– daje predhodno mnenje ustanovitelju k imenovanju in razrešitvi direktorja arhiva,
– daje druge pobude in predloge v zvezi z delovanjem arhiva,
– druge naloge v skladu z veljavnimi predpisi in tem sklepom.
Skupne določbe za svet in strokovni svet
22. člen
Prvo konstitutivno sejo sveta oziroma strokovnega sveta skliče direktor v roku 30 dni po imenovanju oziroma po izvolitvi predstavnikov delavcev in prejemu predlogov.
Svetu prične teči mandat z dnem imenovanja.
Strokovnemu svetu prične teči mandat z dnem konstituiranja.
23. člen
Član sveta ali strokovnega sveta je lahko razrešen oziroma odpoklican pred potekom mandata, za katerega je imenovan oziroma izvoljen, če:
– sam zahteva razrešitev,
– se ne udeležuje sej,
– pri svojem delu ne ravna v skladu s predpisi,
– ne opravlja svojih nalog oziroma jih ne opravlja strokovno.
V primeru predčasne razrešitve oziroma odpoklica člana se za čas do izteka mandata imenuje oziroma izvoli nov član po istem postopku, kot je bil imenovan oziroma izvoljen razrešeni član.
24. člen
Člana sveta, ki ga imenuje Vlada Republike Slovenije, razreši Vlada Republike Slovenije na predlog ministra.
25. člen
Predstavnika delavcev se odpokliče v skladu z aktom iz drugega odstavka 20. člena tega sklepa.
Predlog za odpoklic člana sveta lahko poda poleg predlagatelja tudi svet ali minister.
IV. SREDSTVA ZA DELO IN ODGOVORNOST ZA OBVEZNOSTI ARHIVA
26. člen
Arhiv upravlja z vsem premoženjem, s premičnim premoženjem in z nepremičninami. S premičnim premoženjem upravlja arhiv samostojno, z nepremičninami pa samo po predhodnem soglasju Republike Slovenije.
Arhiv upravlja z nepremičnino na Regentovi ulici 2 v Mariboru, parc. št. 1826/20, vložek št. E 18 B/20, k.o. Tabor, ki je last Republike Slovenije.
27. člen
Arhiv pridobiva sredstva za opravljanje svoje dejavnosti:
– iz državnega proračuna,
– iz proračuna lokalnih skupnosti,
– s prodajo blaga in storitev na trgu,
– z donacijami, darili in iz drugih virov v skladu z zakonom.
28. člen
Presežek prihodkov nad odhodki arhiv nameni za izvajanje in razvoj svoje dejavnosti.
O načinu razpolaganja s presežkom prihodkov nad odhodki odloča ustanovitelj na predlog direktorja in po predhodnem mnenju sveta.
O načinu pokrivanja morebitnega primanjkljaja odloča ustanovitelj na predlog direktorja in po predhodnem mnenju sveta.
V. PRAVICE, OBVEZNOSTI IN ODGOVORNOSTI ARHIVA V PRAVNEM PROMETU
29. člen
Arhiv je pravna oseba, ki nastopa v pravnem prometu v okviru svoje dejavnosti samostojno, z vsemi pravicami in obveznostmi, v svojem imenu in za svoj račun, ter sklepa pogodbe in pravne posle v okviru dejavnosti, vpisanih v sodni register in v skladu s tem sklepom.
Za obveznosti, ki jih prevzema v pravnem prometu, arhiv odgovarja z vsemi sredstvi, s katerimi lahko razpolaga.
VI. ODGOVORNOSTI USTANOVITELJA ZA OBVEZNOSTI ARHIVA TER MEDSEBOJNE PRAVICE IN OBVEZNOSTI USTANOVITELJA IN ARHIVA
30. člen
Za obveznosti arhiva odgovarja Republika Slovenija do višine sredstev, ki jih v tekočem letu zagotavlja iz proračuna Republike Slovenije za delovanje arhiva.
Republika Slovenija ne odgovarja za obveznosti arhiva iz naslova drugih dejavnosti, ki jih arhiv opravlja za druge naročnike.
VII. JAVNOST DELA IN OBVEŠČANJE
31. člen
Delo arhiva je javno.
Arhiv zagotavlja javnost svojega dela z dajanjem informacij o svojem delu.
VIII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
32. člen
Svet in strokovni svet se konstituirata najkasneje v 3 mesecih od uveljavitve tega sklepa. Do takrat opravljajo nujne naloge obstoječi organi.
Z dnem uveljavitve tega sklepa nadaljuje z delom dosedanji direktor do izteka mandata, za katerega je bil imenovan.
33. člen
Akt o sistemizaciji delovnih mest, strateški in kadrovski načrt morajo biti sprejeti najkasneje do 29. 11. 2003. Do sprejema novega akta o sistemizaciji velja obstoječi akt v vseh določbah, ki niso v nasprotju z zakoni in tem sklepom.
Z dnem uveljavitve tega sklepa preneha veljati statut Pokrajinskega arhiva Maribor z dne 15. 12. 1999 in poslovnik sveta Pokrajinskega arhiva Maribor z dne 25. 4. 2001, razen določb, ki urejajo volitve predstavnikov delavcev v svet.
Te določbe se smiselno uporabljajo za prve volitve predstavnikov delavcev v strokovni svet in prenehajo veljati po končanih postopkih teh volitev.
34. člen
Z dnem uveljavitve tega sklepa preneha veljati sklep o ustanovitvi javnega zavoda Pokrajinski arhiv Maribor (Uradni list RS, št. 17/98).
35. člen
Direktor poskrbi za vpis tega sklepa v sodni register.
36. člen
Ta sklep začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 633-00/2003-1
Ljubljana, dne 26. junija 2003.
EVA 2003-3511-0037
Vlada Republike Slovenije
dr. Slavko Gaber l. r.
Minister
