Na podlagi tretjega odstavka 49. člena zakona o deviznem poslovanju (Uradni list RS, št. 23/99, 35/01 in 76/03), 25. točke sklepa o opravljanju menjalniških poslov (Uradni list RS, št. 92/03, v nadaljevanju: sklep) in tretjega odstavka 29. člena zakona o Banki Slovenije (Uradni list RS, št. 58/02 in 85/02) izdaja guverner Banke Slovenije

Nalepka, ki jo pogodbeni menjalec ob prejemu dovoljenja prejme za vsako menjalno mesto, je štirioglate oblike, zelene barve z zlatim napisom Banka Slovenije in z napisom na belem polju: MENJALNICA IZPOLNJUJE POGOJE ZA MENJALNIŠKO POSLOVANJE.
O izdanem dovoljenju in nalepki Banka Slovenije obvesti pogodbeno banko.

Pogodbena banka in pogodbeni menjalec v pogodbi prosto dogovorita višino blagajniškega maksimuma, pri čemer upoštevata zlasti običajen promet na posameznem menjalnem mestu in oddaljenost pogodbene banke od menjalnega mesta. V primeru pričakovane spremenjene dinamike prometa na posameznem menjalnem mestu (menjalno mesto sezonskega značaja) kot tudi v primeru nemožnosti oddaje gotovine v pogodbeno banko, lahko določita pogodbeni stranki za posamezne dneve ali določeno časovno obdobje tudi drugačen blagajniški maksimum.

V primeru, ko se gotovina, namenjena menjalniškemu poslovanju, hrani z drugo gotovino v skupnem trezorju, je pogodbeni menjalec dolžan zagotoviti, da je menjalniška gotovina ločena od ostale gotovine, če je na menjalnem mestu več blagajniških mest.

Programska oprema, ki jo uporablja menjalec pri menjalniškem poslovanju, mora zagotavljati naslednje obvezne funkcije in kontrole:
– izstavljanje knjigovodskih listin (potrdilo o odkupu in prodaji tuje gotovine ter o ostalih prejemkih in izdatkih na blagajniškem mestu);
– blagajniku pri izpolnjevanju obrazca za odkup ali prodajo tuje gotovine in odkup potovalnih čekov ne sme samodejno ponuditi odgovora oziroma izpisane predloge. Blagajnik mora za oznako rezidenta ali nerezidenta vnesti ustrezni podatek v prazno okence, predvideno za vnos podatka: “R” – rezident, “N” – nerezident oziroma domača: “D” ali tuja: “T”;
– vodenje blagajniškega dnevnika tako, da se podatki vodijo po časovnem zaporedju;
– izdelavo dnevnega poročila in pošiljanje poročil Banki Slovenije po elektronski pošti;
– preverjanje pravilnosti datuma in časa. Ob zagonu aplikacije mora imeti menjalec možnost preveriti in nastaviti pravilen sistemski datum in točen čas, navedena v menjalniški dokumentaciji;
– izpis uporabljene tečajne liste;
– storno odkupa in prodaje ter ostalih prejemkov in izdatkov;
– posamezni izpis opravljenih transakcij na blagajniškem mestu za zahtevano obdobje. V izpisu mora biti ob vsaki posamezni postavki tujih plačilnih sredstev naveden srednji tečaj Banke Slovenije in preračun v SIT po tem tečaju.
Pogodbeni menjalec mora hraniti bazo podatkov in programsko opremo do izteka z zakonom določenega roka za hranjenje knjigovodske dokumentacije.

Potrdilo, ki ga izdela pogodbeni menjalec o opravljenem odkupu ali prodaji, mora obvezno vsebovati:
– ime pogodbene banke;
– ime pogodbenega menjalca;
– ime in naslov menjalnega mesta;
– šifro blagajne;
– oznako posla (odkup, prodaja) in zaporedno številko potrdila;
– šifro osnove odkupa (796 – fizična oseba rezident, 701 – fizična oseba nerezident) ali prodaje (700 – fizična oseba rezident, 701 – fizična oseba nerezident);
– oznako valute, znesek v valuti in tolarjih ter tečaj;
– odstotek in znesek provizije,
– plačilni instrument (gotovina, ček TR, potovalni ček);
– datum in kraj izdaje potrdila;
– podpis blagajnika ali njegovo šifro.

Pogodbeni menjalec je dolžan voditi blagajniški dnevnik v obliki, ki je sestavni del tega navodila in ga sestavljata: obrazec za knjiženje transakcij (Priloga št. 1A) in obrazec za obračun dnevne blagajne (Priloga št. 1B) skupaj z napotilom za vpise v posamezne rubrike. Pogodbeni menjalec lahko oblikuje svoj blagajniški dnevnik, ki pa mora vsebovati vse sestavine v zaporedju iz predpisanega obrazca.
Pri vodenju blagajniškega dnevnika mora pogodbeni menjalec uporabljati računalniško tehnologijo in opremo ter voditi dnevnik tako, da je vsak začetni vnos podprt z verodostojno knjigovodsko listino. Pogodbeni menjalec mora s programsko opremo zagotoviti avtomatsko izdelovanje knjigovodskih listin s predpisanimi oznakami tako, da uporabniški program omogoča izpis na zaslonu ali izpis na papirju.
Za vsak prejemek ali izdatek plačilnih sredstev v blagajno ali iz blagajne, za katerega se ne izda potrdilo iz 5. točke tega navodila, mora biti izstavljeni blagajniški listini priložen tudi dokument, iz katerega je razviden zakonit vir prejemka oziroma namen izdatka.

Storno prejemka in izdatka mora biti opravljen z dokumentom, ki vsebuje podatke o storniranem prejemku ali izdatku, zlasti znesek, številko prvotnega dokumenta in razlog stornacije. Popravek nepravilno izstavljene knjigovodske listine kot tudi prvotno izstavljena knjigovodska listina, mora biti arhivirana v vseh izvodih. Znesek storna mora biti evidentiran v blagajniškem dnevniku s predznakom minus na isti strani (debetni ali kreditni) kot dokument, ki ga s stornom blagajnik popravlja – metoda rdečega storna, tako da se promet ne podvaja. Vsi nepravilni dokumenti morajo biti prečrtani po diagonali z napisom “storno”. Rdeči storno opravljene transakcije na blagajniškem mestu mora knjižiti blagajnik neposredno – takoj po ugotovljeni napaki.

Blagajnik po zaključku knjiženja (Priloga št. 1A) popiše vsa plačilna sredstva v blagajni, seštevke primerja z dokumentarnim stanjem in ugotovi razlike. Ugotovljene razlike (višek ali manko) knjiži takoj in zaključi obračun blagajne (Priloga št. 1B) in ga izpiše na papir. Knjiženja za nazaj in popravki po zaključku obračuna blagajne niso več mogoči.

Pogodbeni menjalec sestavi dnevno poročilo o prometu in stanju vseh blagajn menjalnega mesta (zbirno poročilo) na obrazcu (Priloga št. 2). Napotilo za vpise v posamezne rubrike je sestavni del tega navodila. Pogodbeni menjalec lahko uporablja za izdelavo poročila svoj obrazec, vendar mora vsebovati vse sestavine in zaporedje iz predpisanega obrazca.
Pogodbeni menjalec sestavi poročilo iz prejšnjega odstavka za vsak dan za čas od 00. do 24. ure, izjemoma pa na podlagi predhodnega soglasja Banke Slovenije za drugačno, vendar največ 24-urno časovno obdobje.
Banka sporoča Banki Slovenije podatke o neposrednem odkupu in prodaji iz stolpcev št. 3, 4, 5, 6, 8, 9 in 10 Priloge št. 2 po posameznih menjalnih mestih.
Banki Slovenije mora menjalec poslati poročilo dnevno do 10. ure s podatki za pretekli dan.

Pogodbena banka je dolžna isti ali najkasneje naslednji delovni dan pisno obvestiti Banko Slovenije v primeru, da ugotovi nepravilnosti pri dnevni kontroli prejetih zbirnih poročil menjalnih mest pogodbenega menjalca.

Knjigovodske listine se lahko shranjujejo na nosilcih podatkov v ustrezni računalniški tehniki, ki omogoča ponovne izpise knjigovodskih listin. Računalniški nosilci podatkov se hranijo na način, ki zagotavlja popolno varnost in poznejšo uporabnost.

Pogodbeni menjalec arhivira na menjalnem mestu naslednjo dokumentacijo:
– kopijo dovoljenja;
– kopijo veljavne pogodbe o opravljanju menjalniških poslov ter morebitne anekse k tej pogodbi;
– kopijo sklepa o registraciji menjalniške dejavnosti ali priglasitveni list,
– kopijo potrdil o usposobljenosti delavcev, ki opravljajo menjalniške posle;
– potrdila o odkupu in prodaji tujih plačilnih sredstev ter blagajniške dnevnike za čas z zakonom določenega roka za hranjenje knjigovodske dokumentacije;
– tiskane obrazce potrdil o odkupu in prodaji tujih plačilnih sredstev za primer izpada računalniške podpore;
– ostalo knjigovodsko dokumentacijo, ki se nanaša na poslovanje menjalnega mesta (npr. tečajna lista, evidenca odvodov, dotacij, navodila in obvestila Banke Slovenije ter pogodbene banke itd.).

Pogodbena banka je dolžna:
– najmanj dvakrat letno opraviti kontrolo opravljanja menjalniških poslov na vsakem menjalnem mestu, za katero je sklenila pogodbo o opravljanju menjalniških poslov tako, da med posameznima kontrolama istega menjalnega mesta poteče čas najmanj štirih mesecev;
– v obdobju, za katerega je ocenila, da je aktivnost poslovanja pogodbenega menjalca največja ali ko ima poslovanje menjalnega mesta izrazito sezonski značaj, opraviti najmanj eno kontrolo menjalniškega poslovanja;
– pri vsaki kontroli opravljanja menjalniških poslov ugotoviti skladnost poslovanja z določili predpisov, ki urejajo menjalniško poslovanje;
– o opravljeni kontroli sestaviti zapisnik, v njem poleg ugotovitev kontrole navesti tudi vrsto in obdobje, na katero se nanaša pregledana dokumentacija.
Ponovna kontrola po drugem odstavku 23. točke sklepa, se ne šteje za izpolnjeno obveznost iz prve in druge alinee prvega odstavka te točke.

Pogodbena banka sestavi zapisnik o opravljeni kontroli menjalniškega poslovanja pogodbenega menjalca za vsako menjalno mesto posebej.
Pogodbena banka pošlje zapisnik iz prejšnjega odstavka v Banko Slovenije izključno prek elektronske pošte najkasneje do petega delovnega dne v mesecu za pretekli mesec. Zapisnik mora biti zapisan v tekstovni datoteki (ASCII koda ali Microsoft Word dokument).
Pogodbena banka je dolžna v zapisniku navesti:
– zaporedno številko zapisnika, matično številko pogodbenega menjalca, številko dovoljenja in številko menjalnega mesta iz registra Banke Slovenije;
– ugotovitve, ki se nanašajo na izpolnjevanje pogojev in način opravljanja menjalniških poslov v skladu z veljavnimi predpisi.

Potujoči menjalec posluje v okviru dnevne dotacije s strani menjalnega mesta, v katerega je vključen. Ob zaključku delovnega dne sestavi tolarski in devizni obračun blagajne ter vsa sredstva položi v blagajno menjalnega mesta, v katerega je vključen.

V primeru prenehanja veljavnosti pogodbe je pogodbeni menjalec dolžan tujo gotovino in potovalne čeke prodati pogodbeni banki ali položiti na devizni transakcijski račun v skladu s pogodbo.
Pogodbena banka je dolžna v roku treh delovnih dni po prenehanju veljavnosti pogodbe ali poslovanja na menjalnem mestu odstraniti in uničiti nalepko, ki jo je pogodbeni menjalec pridobil z izdajo dovoljenja in o tem z zapisnikom v sedmih dneh obvestiti Banko Slovenije.

Izobraževanje delavcev, ki opravljajo menjalniške posle, se izvaja po programu, ki ga je verificirala Banka Slovenije. O opravljenih preizkusih znanja iz menjalniškega poslovanja se mora voditi evidenca. Banki Slovenije je potrebno zagotoviti dostop do teh podatkov. Dokazilo o usposobljenosti delavcev je potrdilo o opravljenem preizkusu znanja iz menjalniškega poslovanja.
Pasivno obvladovanje tujega jezika se predpostavlja, če ima delavec, ki opravlja menjalniške posle, končano srednjo šolo in s tem V. stopnjo strokovne izobrazbe ali potrdilo verificirane izobraževalne ustanove o uspešno opravljeni najmanj II. stopnji jezikovnega tečaja oziroma potrdilo o pasivnem znanju tujega jezika.

Z dnem začetka veljavnosti tega navodila preneha veljati navodilo za izvajanje sklepa o opravljanju menjalniških poslov (Uradni list RS, št. 50/99 in 10/00).

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.