Na podlagi 52. člena zakona o plačilnem prometu (Uradni list RS, št. 30/02 in 15/03, v nadaljevanju: ZPlaP) ter 22. člena sklepa o poravnavah med izvajalci plačilnega prometa (Uradni list RS, št. 7/03, v nadaljevanju: sklep o poravnavah) izdaja guverner Banke Slovenije

Navodilo podrobneje opredeljuje vsebino, obliko in roke za posredovanje poročil, ki jih morajo na podlagi sklepa o poravnavah upravljavci plačilnih sistemov posredovati Banki Slovenije.

Navodilo natančneje opredeljuje naslednje vrste poročil:
– redna poročila;
– poročilo o poslovanju plačilnega sistema;
– poročilo o poslovanju upravljavca plačilnega sistema;
– poročilo o obvladovanju tveganj;
– izredna poročila;
– plan aktivnosti v primeru konceptualnih sprememb delovanja plačilnega sistema;
– izredno poročilo v primeru statusnih sprememb članov plačilnega sistema;
– izredno poročilo v primeru izpadov v delovanju plačilnega sistema oziroma njegovih udeleženk ter realiziranih poravnalnih tveganjih.
Upravljavec plačilnega sistema, ki je klirinška družba, je o spremembah iz drugega odstavka 22. člena sklepa o poravnavah dolžan poročati v roku 10 delovnih dni po uveljavitvi sprememb.

Vsa poročila, ki jih upravljavec plačilnega sistema posreduje Banki Slovenije, morajo biti podpisana s strani poslovodnega organa upravljavca plačilnega sistema in imeti oznako zaupno.

Poročilo o poslovanju plačilnega sistema je sestavljeno iz dveh delov. Prvi del obsega kratek opis oziroma povzetek delovanja plačilnega sistema, medtem ko drugi del sestoji iz tabel. Podrobnejša oblika tabel je določena v Prilogi k temu navodilu, pri čemer upravljavec plačilnega sistema izpolnjevanje poročila smiselno prilagodi lastnostim sistema, ki ga upravlja.

Poročilo o poslovanju plačilnega sistema pripravlja upravljavec plačilnega sistema za obdobje treh mesecev (kvartalno), pri čemer je rok za oddajo poročila prvi delovni dan po 15. v mesecu, ki sledi zaključku kvartala.

V primeru, da je upravljavec plačilnega sistema klirinška družba, za poročilo o poslovanju upravljavca plačilnega sistema šteje revizorjevo poročilo, ki mora biti oblikovano in posredovano Banki Slovenije skladno z 42. členom sklepa o poravnavah.
Ostali upravljavci plačilnega sistema poročajo na podlagi sklepa o poslovnih knjigah in poslovnih poročilih bank in hranilnic (Uradni list RS, št. 24/02, 52/02, 105/02) in sklepa o najmanjšem obsegu ter vsebini revizijskega pregleda in revizorjevega poročila (Uradni list RS, št. 24/02).

Poročilo o obvladovanju tveganj mora vsebovati najmanj:
a) poročilo o izvedenih testiranjih opreme za preteklo leto (vključno s postopki v okviru testiranja scenarijev ravnanja v izrednih okoliščinah);
– obdobje testiranja;
– nosilec in udeleženci testiranja;
– scenarij testiranja (predmet testiranja, okolje testiranja, potek testiranja);
– rezultati testiranja;
– navedba ukrepov, sprejetih na podlagi testiranja (skupaj s časovnim načrtom njihovega uresničevanja in odgovornimi osebami za izvršitev);
– opis realizacije ukrepov, opredeljenih v okviru predhodnih poročil o obvladovanju tveganj;
b) opis rezultatov izvedenih analiz operativnih in poravnalnih tveganj v plačilnem sistemu za preteklo leto;
– predmet analize;
– metoda analize;
– rezultati analize (navedba in ocena tveganj);
– seznam ukrepov za minimiziranje oziroma obvladovanje tveganj (skupaj s časovnim načrtom njihovega uresničevanja in odgovornimi osebami za izvršitev);
– opis realizacije ukrepov, opredeljenih v okviru predhodnih poročil o obvladovanju tveganj;
c) letni plan aktivnosti na področju opravljanja testiranj tehnične podpore in analize poravnalnih tveganj za tekoče leto;
– navedba načrtovanih testiranj opreme in scenarijev ravnanja v izrednih okoliščinah (okvirno obdobje testiranja, udeleženci in predmet testiranja);
– načrt izdelave oziroma ažuriranja analize operativnih in poravnalnih tveganj (predmet analize).

Poročilo o obvladovanju tveganj pripravlja upravljavec plačilnega sistema za obdobje enega leta, pri čemer je rok za oddajo poročila za prejšnje leto zadnji delovni dan v januarju tekočega leta.

Plan aktivnosti v primeru konceptualnih sprememb delovanja plačilnega sistema mora upravljavec plačilnega sistema posredovati Banki Slovenije najkasneje 1 mesec po sprejetju odločitve o uveljavitvi sprememb.
Ne glede na določbo prvega odstavka te točke mora klirinška družba nemudoma poročati o samem začetku obširnejše prenove informacijskih sistemov oziroma o začetku razvoja nove ponudbe storitev, ki so pretežno podprte z informacijsko tehnologijo.

Kot konceptualne spremembe se štejejo tiste spremembe v delovanju plačilnega sistema, ki imajo za posledico spremembo načina izračuna ter poravnave terjatev in obveznosti med člani plačilnega sistema, spremembo pravic in obveznosti članov plačilnega sistema, obširnejšo prenovo informacijskega sistema in ostale spremembe, katerih posledica je spremenjen način delovanja plačilnega sistema.

Plan aktivnosti ob konceptualnih spremembah mora zajemati naslednje:
– podrobno vsebinsko opredelitev načrtovanih sprememb delovanja plačilnega sistema;
– časovni plan implementacije konceptualnih sprememb in nosilce posameznih aktivnosti;
– analizo poravnalnih in operativnih tveganj v plačilnem sistemu, ki upošteva konceptualne spremembe;
– spremenjena oziroma dopolnjena pravila plačilnega sistema.

Poročilo v primeru statusnih sprememb članov sistema mora upravljavec plačilnega sistema posredovati Banki Slovenije najkasneje 10 delovnih dni po uveljavitvi statusnih sprememb članov plačilnega sistema.

Kot statusne spremembe članov sistema se štejejo tiste spremembe, ki so posledica spojitev, pripojitev, delitev, preoblikovanja in prenehanja delovanja članov plačilnega sistema. Poleg tega mora upravljavec poročati tudi v primeru vstopa novih oziroma izstopa/izključitve članov v/iz plačilnega sistema.

Poročilo o statusnih spremembah članov mora zajemati naslednje:
– opis statusne spremembe;
– analizo poravnalnih tveganj v plačilnem sistemu, t.j. opis spremembe v izpostavljenosti posameznih članov plačilnega sistema in spremembe deležev posameznih udeležencev v shemi zagotavljanja dokončnosti poravnave;
– (v primeru, da so člani plačilnega sistema lastniki klirinške družbe) vpliv na lastniška razmerja v klirinški družbi ter morebiten vpliv na način odločanja v okviru klirinške družbe.

Poročilo v primeru izpadov v delovanju plačilnega sistema oziroma njegovih udeleženk ter realiziranih poravnalnih tveganjih (nezmožnost poravnave obveznosti s strani posamezne udeleženke) mora upravljavec plačilnega sistema posredovati Banki Slovenije najkasneje 3 delovne dneve po nastopu dogodka.

Poročilo mora zajemati:
– opis dogodka oziroma napake (vrsta napake, čas, vzrok, navedba, v katerem delu obdelav je prišlo do napake);
– posledice dogodka in vpliv na udeleženke (ter navedba teh udeleženk);
– opis prehoda na normalno delovanje;
– navedbo ukrepov za preprečevanje pojava takih dogodkov oziroma napak v prihodnosti;
– časovni plan in nosilce za implementacijo ukrepov iz prejšnje alinee.

Upravljavec plačilnega sistema vsa redna in izredna poročila, z izjemo poročila o poslovanju upravljavca plačilnega sistema, posreduje Banki Slovenije po elektronski pošti, na naslov: Upravljavci-PS@bsi.si
Upravljavec plačilnega sistema, ki je klirinška družba, posreduje poročilo o poslovanju upravljavca plačilnega sistema na naslov: Banka Slovenije, Plačilni sistemi, Slovenska 35, 1505 Ljubljana.

Upravljavec plačilnega sistema tabele 1-7 v okviru poročila o poslovanju plačilnega sistema posreduje izpolnjene v programu MS Excel, pri čemer za vsako tabelo uporabi nov list.

Upravljavec plačilnega sistema pri pošiljanju poročila po elektronski pošti navede pod Zadeva (Subject) naslednje:
– oznako aplikacije v Banki Slovenije (UPRPS),
– vrsto poročila (RED oziroma IZR),
– datum poročila (LLLLMMDD),
– matično številko upravljavca plačilnega sistema (MMMMMMM),
– kratki naziv upravljavca plačilnega sistema (največ 10 znakov brez presledka),
– (PGP) – oznaka, da gre za uporabo PGP,
– (CP) kodna tabela (obvezno, kadar ni uporabljena kodna tabela CP1250, možne vrednosti CP: CP7BIT, CP1250, CP852, CPUNICODE, CPLATIN1, CPLATIN2).
Primer:
UPRPSREDLLLLMMDDMMMMMMMTXTXTXTXTX(PGP) – uporabljena kodna tabela 1250
UPRPSREDLLLLMMDDMMMMMMMTXTXTXTXTX(PGP)(CP7BIT) – uporabljena 7-bitna kodna tabela.

Vsa sporočila so elektronsko podpisana s programom PGP. Za podpisovanje se uporablja javni ključ, ki ga je upravljavec plačilnega sistema v ta namen poslal Banki Slovenije. Sporočila so lahko tudi šifrirana (neobvezno). Za šifriranje se uporablja javni ključ Banke Slovenije, opisan v 21. točki tega navodila.

Vsi odgovori so elektronsko podpisani z javnim ključem "Banka Slovenije – Aplikacija UPRPS", ki je dostopen na spletni strani: http://www.bsi.si/html/elektronska_posta/pgp/index.html. Odgovor potrjuje sprejem sporočila.
Primer odgovora v primeru, ko je sporočilo sprejeto:
RE: originalna zadeva, UPRPS-I-OK, tekst
Primer: RE: UPRPSREDLLLLMMDDMMMMMMMTXTXTXTXTX UPRPS-I-OK, Podatki so v redu
V primeru, da sporočilo ni bilo sprejeto, upravljavec plačilnega sistema ne prejme odgovora.

V primeru, da upravljavec plačilnega sistema istočasno pošlje več poročil, jih mora posredovati ločeno, v več elektronskih sporočilih.

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporablja pa se od 1. 4. 2004 dalje. Upravljavci plačilnih sistemov so dolžni posredovati prvo kvartalno poročilo za obdobje od 1. 4. 2004 do 30. 6. 2004.