Na podlagi 8. člena zakona o kolektivnem dodatnem pokojninskem zavarovanju za javne uslužbence (Uradni list RS, št. 126/03) in v skladu s kolektivno pogodbo o oblikovanju pokojninskega načrta za javne uslužbence (Uradni list RS, št. 11/04), Kapitalska družba pokojninskega in invalidskega zavarovanja d.d., Dunajska cesta 56, Ljubljana, kot upravljavec Zaprtega vzajemnega pokojninskega sklada za javne uslužbence objavlja

To navodilo določa roke, obliko in način posredovanja podatkov:
– potrebnih za vzpostavitev Evidence članov ZVPSJU in Evidence zavezancev za plačilo,
– potrebnih za razporeditev plačanih premij na osebne račune članov ZVPSJU, ki jih mora zavezanec za plačilo posredovati upravljavcu,
ter način določitve premij kolektivnega dodatnega pokojninskega zavarovanja za javne uslužbence.

Posamezni izrazi v tem navodilu pomenijo:
– ZPIZ-1: zakon o pokojninskem in invalidskem zavarovanju (Uradni list RS, št. 26/03 – uradno prečiščeno besedilo, 40/03 – odločba US, 63/03 – odločba US in ZIPRS0304-A, 135/03 in 2/04-ZDSS-1);
– ZKDPZJU: zakon o kolektivnem dodatnem pokojninskem zavarovanju za javne uslužbence (Uradni list RS, št. 126/03);
– KPOPNJU: kolektivna pogodba o oblikovanju pokojninskega načrta za javne uslužbence (Uradni list RS, št. 11/04);
– ZVPSJU: zaprti vzajemni pokojninski sklad za javne uslužbence;
– upravljavec: Kapitalska družba pokojninskega in invalidskega zavarovanja, d.d.;
– zavezanec za plačilo: izvrševalci pravic in obveznosti delodajalca, ki so v skladu s KPOPNJU in 3. členom ZKDPZJU zavezani plačevati premijo na osebni račun člana ZVPSJU;
– član ZVPSJU: javni uslužbenec, ki po 1. členu ZKDPZJU in KPOPNJU, izpolnjuje pogoje za vključitev v ZVPSJU;
– osebni račun: evidenčni račun, ki ga v skladu s 319. členom ZPIZ-1 za vsakega člana ZVPSJU odpre upravljavec, na katerem se evidentirajo enote premoženja ZVPSJU, pridobljene s plačili in konverzijo premij;
– individualna dodatna premija: premija dodatnega pokojninskega zavarovanja, ki jo v skladu z določili ZPIZ-1 plačuje član sklada ZVPSJU sam.

Zavezanci za plačilo morajo posredovati podatke za vzpostavitev Evidence članov ZVPSJU in podatke za razporeditev plačanih premij za obdobje od 1. 8. 2003 do 31. 3. 2004 na dan 1. 8. 2003 in po stanju na dan 31. 1. 2004, pri čemer morajo zajeti vse spremembe podatkov, ki so pomembne za vzpostavitev Evidence članov ZVPSJU, in spremembe knjigovodskih podatkov, ki so potrebne za knjiženje plačil na osebnem računu člana ZVPSJU, nastale v tem obdobju. Spremembe, ki so nastale v obdobju od 31. 1. 2004 do 31. 3. 2004, morajo zavezanci za plačilo sporočiti upravljavcu do 20. 4. 2004.

Če je član ZVPSJU sredi meseca sklenil delovno razmerje pri drugem zavezancu za plačilo, morata upravljavcu podatke o članu ZVPSJU poslati oba zavezanca za plačilo in plačati premijo v sorazmerju s trajanjem delovnega razmerja.
Če ima član ZVPSJU sklenjeno delovno razmerje pri več zavezancih za plačilo hkrati, morajo posredovati podatke o članu ZVPSJU in plačevati premije vsi zavezanci za plačilo, sorazmerno glede na polni delovni čas.

Zavezanec za plačilo je dolžan najkasneje v desetih (10) dnevih po objavi tega navodila v Uradnem listu Republike Slovenije pripraviti vse podatke iz prvega in drugega odstavka 11. člena tega navodila, ki so potrebni za odprtje osebnega računa člana ZVPSJU, in jih posredovati upravljavcu na način, določen v tem navodilu.
Če zavezanec za plačilo nima nobenega zaposlenega, mora upravljavcu v roku iz prejšnjega odstavka tega člena vrniti pisno izjavo – podpisan in izpolnjen obrazec ZVPSJU-005 (Priloga št. 7).
Zavezanec za plačilo je dolžan upravljavcu na način, ki je določen v tem navodilu, posredovati tudi vse spremembe podatkov, ki vplivajo na evidenčne podatke osebnega računa člana ZVPSJU, in sicer najkasneje do 10. v mesecu za spremembe, nastale v preteklem mesecu.

Zavezanec za plačilo mora posredovati upravljavcu vse finančno-računovodske podatke za razporeditev plačane premije, ki so določeni v tretjem odstavku 11. člena navodila, za obdobje od 1. 8. 2003 do 31. 3. 2004 (prvo poročilo za razporeditev plačane premije), in sicer v roku 30 dni po objavi tega navodila v Uradnem listu Republike Slovenije.
Za razporeditev vseh nadaljnjih plačil premij mora zavezanec za plačilo mesečno posredovati upravljavcu vse finančno-računovodske podatke, ločeno za premijo, ki jo plačuje zavezanec za plačilo, in ločeno za premijo, ki jo plačuje član ZVPSJU sam, določene v tretjem odstavku 11. člena navodila (Obrazca: Poročilo za razporeditev plačane premije zavezanca za plačilo in Poročilo za razporeditev plačane individualne premije člana). Zavezanec za plačilo je dolžan navedeno poročilo posredovati upravljavcu najkasneje na dan izplačila plač, za mesec, za katerega so bile plače obračunane.

Zavezanec za plačilo odgovarja za pravilnost, točnost ter pravočasno posredovanje podatkov in pravilen obračun ter pravočasno plačilo premij.
ZVPSJU ima poseben transakcijski račun, preko katerega sprejema vplačila in opravlja izplačila iz poslov v zvezi s premoženjem ZVPSJU in vodi denarna sredstva ZVPSJU. Poseben transakcijski račun je odprt pri banki Abanka – Vipa d.d., številka transakcijskega računa 05100 – 8011777732.
Zavezanec za plačilo mora ob prvem posredovanju podatkov v skladu z navodilom upravljavcu predložiti tudi podpisano Izjavo o posredovanju in varovanju podatkov – obrazec ZVPSJU-004 (Priloga št. 7).

Zavezanec za plačilo zagotavlja za potrebe odprtja osebnega računa člana ZVPSJU, za upravljanje z osebnim računom člana ZVPSJU (t.j. vključevanje novih članov, odjava članov, spremembe osebnih podatkov in drugo) in za vodenje finančno-računovodskega dela osebnega računa člana ZVPSJU podatke o:
– članih ZVPSJU,
– zavezancih za plačilo in
– plačanih premijah.
Podatki iz prvega odstavka tega člena morajo biti posredovani v strukturi in obliki, ki je določena v Opisu strukture izmenjalnih datotek (Prilogi št. 3). Priloga z obrazci je dostopna tudi na spletnih straneh upravljavca.

Zavezanec za plačilo bo upravljavcu sam pripravil in dostavil zahtevane podatke v predpisani obliki na enega od naslednjih načinov:
– s pomočjo aplikacije na spletnem mestu upravljavca,
– s pomočjo brezplačnega programa KaDVnos.exe, ki ga bo prejel na disketi, ali
– pisno, po pošti ali faksu.
Zavezanec za plačilo lahko dostavi zahtevane podatke pisno na predpisanih obrazcih, po pošti ali faksu, le v primeru, če ima manj kot pet zaposlenih. Ostali zavezanci za plačilo lahko izbirajo med načinoma, navedenima v prvi in drugi alinei prvega odstavka tega člena.
Način priprave podatkov izbere zavezanec za plačilo ob izpolnitvi Izjave o posredovanju in varovanju podatkov, Obrazec ZVPSJU – 004.
Pri pripravi podatkov mora zavezanec za plačilo upoštevati tehnična navodila upravljavca, ki jih vsebujejo Priloge teh navodil. Tehnična navodila za pripravo podatkov bodo dostopna tudi na spletnem mestu upravljavca najkasneje naslednji delovni dan po objavi navodila.

Zavezancu za plačilo, ki bo izbral posredovanje zahtevanih podatkov preko spletnega mesta upravljavca, bo upravljavec po pošti posredoval naslov spletnega mesta za oddajo izmenjalnih datotek in uporabniško ime ter geslo za vstop v zaščiteni del spletnega mesta.
Najkasneje do dne 31. 12. 2004 bo zavezanec za plačilo lahko upravljavcu posredoval podatke preko sistema elektronske izmenjave podatkov, ki omogoča elektronsko podpisovanje oddanih datotek z digitalnimi potrdili, izdanimi s strani naslednjih kvalificiranih overiteljev digitalnih potrdil v Republiki Sloveniji: SIGOV-CA, SIGEN-CA in Posta®CA.
Zavezanec za plačilo lahko posreduje zahtevane podatke v predpisani strukturi po pošti, na disketi ali zgoščenki le v primeru, če nima povezave do interneta.
Če ima zavezanec za plačilo manj kot pet zaposlenih, lahko podatke posreduje upravljavcu pisno po pošti na predpisanih obrazcih ZVPSJU-001, ZVPSJU-002 in ZVPSJU-003 (Priloga št. 7). Obrazce in navodila za njihovo izpolnjevanje bo upravljavec poslal zavezancem za plačilo po pošti ter jih objavil na svojem spletnem mestu.

Za potrebe odprtja osebnega računa člana ZVPSJU mora zavezanec za plačilo posredovati upravljavcu naslednje podatke:
– podatki za vzpostavitev osebnega računa člana ZVPSJU (priimek, ime, spol, naslov, EMŠO, davčna številka, datum rojstva, datum začetka zavarovanja, datum prenehanja delovnega razmerja, datum izračuna dob, pokojninska doba, delovna doba, premijski razred),
– podatki o zavezancu za plačilo (ime, sedež, šifra dejavnosti, registrska številka, matična številka, davčna številka, transakcijski račun zavezanca, podatki o kontaktnih osebah za posredovanje podatkov).
Za potrebe upravljanja z osebnim računom člana ZVPSJU (t.j. vključevanje novih članov, odjava članov, spremembe osebnih podatkov in drugo) mora zavezanec za plačilo posredovati upravljavcu naslednje podatke:
– identifikacijska številka člana ZVPSJU, ki ga po vzpostavitvi osebnega računa posreduje upravljavec zavezancu za plačilo,
– podatki, ki so potrebni za identifikacijo člana (priimek, ime, spol, naslov, EMŠO, davčna številka, datum rojstva, datum začetka zavarovanja, datum prenehanja delovnega razmerja, datum izračuna dob, pokojninska doba, delovna doba, premijski razred),
– podatki o zavezancu za plačilo (ime, sedež, šifra dejavnosti, registrska številka, matična številka, davčna številka, transakcijski račun zavezanca, podatki o kontaktnih osebah za posredovanje podatkov).
Za potrebe vodenja finančno-računovodskega dela osebnega računa člana ZVPSJU mora zavezanec za plačilo posredovati upravljavcu, ločeno za kolektivno in individualno zavarovanje, naslednje podatke:
– namen plačila (individualno oziroma kolektivno zavarovanje),
– identifikacijska številka člana ZVPSJU, EMŠO in davčno številko,
– plačana premija (s strani zavezanca za plačilo oziroma s strani člana ZVPSJU),
– obdobje plačila, za katerega so plačane premije.

Upravljavec bo ob oddaji podatkov preko spletnega mesta le-te preveril preko logičnih in formalnih kontrol.
Če podatki niso pripravljeni na dogovorjen način in vsebujejo napake, jih upravljavec lahko zavrne.
Za pravilne podatke štejejo tisti podatki, s pomočjo katerih lahko upravljavec nedvoumno ugotovi in razporedi plačane premije na osebne račune članov ZVPSJU. Upravljavec je uspešno prejel podatke tedaj, ko so podatki formalno in logično pravilni ter preneseni v njegovo notranje omrežje.

Kot delovna doba javnega uslužbenca se štejejo njegova dopolnjena leta delovne dobe na dan 1. 8. 2003, brez dokupljene in dodane ter brez beneficirane delovne dobe, ob upoštevanju definicije delovne dobe, kot jo določa 8. člen ZPIZ-1.

Znesek premije in premijski razred se določita na podlagi spodnje tabele, glede na dopolnjena leta delovne dobe javnega uslužbenca na dan 1. 8. 2003.
V primeru sklenitve delovnega razmerja po 31. 7. 2003 pa se posameznika, ki pred navedenim datumom ni imel statusa javnega uslužbenca, znesek premije in premijski razred določita v višini 1. premijskega razreda.
V primeru, da je javni uslužbenec sklenil z zavezancem za plačilo pogodbo o zaposlitvi v času od 1. 8. 2003 do 31. 3. 2004, se za določitev premijskega razreda upošteva delovna doba iz prvega odstavka tega člena le pod pogojem, da je imel v omenjenem obdobju neprekinjen status javnega uslužbenca.
Zavezanec za plačilo je dolžan preveriti vse okoliščine, ki so pomembne za razvrstitev javnega uslužbenca v premijski razred.

Zavezanec za plačilo pri obračunu premij z zajamčenim donosom za obdobje od 1. 8. 2003 do 31. 3. 2004 uporabi koeficiente minimalnega zajamčenega donosa iz spodnje tabele. Zneski premij z zajamčenim donosom se izračunajo na dve decimalni mesti.
Za obračun in nakazilo premij z zajamčenim donosom za obdobje od 1. 8. 2003 do 31. 3. 2004 zavezanec za plačilo posreduje upravljavcu le skupni znesek, izračunan na dve decimalni mesti.

-------------------------------------------------------------
          Premija                Koeficient         Premija z
   Za mesec      Znesek      min. zajam. donosa      donosom
-------------------------------------------------------------
       1            2                 3             4 = 3 x 2
-------------------------------------------------------------
    avg-03                        1,038534
    sep-03                        1,033059
    okt-03                        1,028022
    nov-03                        1,023213
    dec-03                        1,018527
    jan-04                        1,013864
    feb-04                        1,009221
    mar-04                        1,004600
-------------------------------------------------------------
    Skupaj
-------------------------------------------------------------

Zavezanec za plačilo plačuje za člana ZVPSJU, ki ima sklenjeno pogodbo o zaposlitvi za krajši delovni čas od polnega delovnega časa, premijo v sorazmernem delu glede na polni delovni čas.
Če ima javni uslužbenec sklenjeno pogodbo o zaposlitvi za krajši delovni čas od polnega, se določi sorazmerni del premije (upoštevaje število ur po pogodbi o zaposlitvi v primerjavi s številom ur polnega delovnega časa).

Ne glede na določila 16. člena, zavezanec za plačilo plačuje za člana ZVPSJU, ki dela krajši delovni čas v skladu s predpisi o pokojninskem in invalidskem zavarovanju, predpisi o zdravstvenem zavarovanju ali predpisi o starševskem varstvu, premijo za polni delovni čas.
Zavezanec za plačilo plačuje premijo za polni delovni čas za člana ZVPSJU, ki se mu v skladu s predpisi o pokojninskem in invalidskem zavarovanju, predpisi o zdravstvenem zavarovanju ali predpisi o starševskem varstvu, nadomestilo plače izplačuje v breme pokojninskega in invalidskega zavarovanja, zdravstvenega zavarovanja oziroma zavarovanja za starševsko varstvo.

Če je javni uslužbenec v obdobju od 1. 8. 2003 do 31. 3. 2004 sklenil delovno razmerje med mesecem, se za mesecu sklenitve delovnega razmerja določi sorazmerni del premije (upoštevaje plačane ure pri obračunu plače javnega uslužbenca v tem mesecu in polni fond ur).

Javnem uslužbencu, ki mu preneha delovno razmerje pri zavezancu za plačilo pred dnevom vplačila premij na osebni račun, zavezanec za plačilo na njegovo zahtevo v enkratnem znesku izplača pripadajoče premije s pripadajočim minimalnim donosom v skladu z ZPIZ-1.
V primeru smrti javnega uslužbenca pred dnevom vplačila premij na osebni račun, se premije iz prejšnjega odstavka izplačajo njegovim dedičem.

V primeru da zavezanec za plačilo naknadno ugotovi, da je za posameznega člana ZVPSJU plačal previsok znesek premije, presežka ne more poračunati v korist drugega člana ZVPSJU pri tekočem plačilu premij. V primeru naknadno ugotovljenega presežka plačila premije za posameznega člana ZVPSJU mora zavezanec za plačilo pisno zahtevati vračilo razlike.

Upravljavec zagotavlja naslednje načine komunikacije v primeru težav s pošiljanjem datotek:
– Elektronski naslov za pomoč: pomoc.zvpsju@kapitalska-druzba.si
– Preko spletnega mesta: http://www.kapitalska-druzba.si/zvpsju/pomoc/
– Telefonska številka: 080 14 05
– Številka telefaksa: 01 4746 754

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.

Priloge:
    1. Disketa s programom za pomoč pri pripravi izmenjalne datoteke
    2. Navodilo za uporabo programa za pomoč pri pripravi izmenjalne datoteke
    3. Opis strukture izmenjalnih datotek
    4. Podrobnejše definicije in opisi podatkov
    5. Navodilo za izpolnjevanje plačilnega naloga
    6. Spletno mesto z uporabniškim imenom in geslom za oddajo izmenjalne datoteke
       in/ali vnos podatkov preko spleta
 
    7. Obrazci za ročno posredovanje podatkov:
    ZVPSJU-001 Podatki o članu ZVPSJU in zavezancu za plačilo
    ZVPSJU-002 Poročilo za razporeditev plačane premije zavezanca za plačilo
    ZVPSJU-003 Poročilo za razporeditev plačane individualne dodatne premije člana
               ZVPSJU
    ZVPSJU-004 Izjava o posredovanju in varovanju podatkov
    ZVPSJU-005 Izjava zavezanca za plačilo
    ZVPSJU-006 Sporočilo o posredovanih podatkih