Na podlagi 125. člena Zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 36/04) – uradno prečiščeno besedilo (v nadaljevanju: ZJN-1-UPB1), v skladu z Uredbo o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 84/04) in na podlagi 24. člena Statuta Občine Žalec (Uradni list RS, št. 37/99, 43/00, 37/01, 25/02, 5/03 in 29/03) je Občinski svet občine Žalec dne 7. 10. 2004 sprejel
P R A V I L N I K
za oddajo javnih naročil male vrednosti
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Pravilnik za oddajo javnih naročil male vrednosti (v nadaljnjem besedilu: pravilnik) določa obvezna ravnanja naročnika pri oddaji javnih naročil male vrednosti. Oddaja naročila male vrednosti je način oddaje javnega naročila, katerega ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v Zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije(v nadaljevanju: ZIPRS).
2. člen
Pri oddaji javnih naročil male vrednosti mora naročnik delovati v skladu s pravilnikom, kar pomeni, da naročnik ravna v smislu dobrega gospodarja, tako da se z izborom ponudbe zagotovi, da je poraba sredstev najbolj gospodarna glede na namen in predmet javnega naročila.
3. člen
Določila pravilnika se ne uporabljajo, če je ocenjena vrednost javnega naročila nižja od 2% vrednosti, določene v ZIPRS.
Prav tako se določila pravilnika ne uporabljajo za izobraževanje in usposabljanje zaposlenih. Kriteriji za odločanje so ustreznost programa usposabljanja, lokacija in termin. Enako velja v primeru nabave knjig, literature, publikacij in podobnih primerih.
Za naročanje blaga, storitev ali gradnje do vrednosti iz prejšnjih odstavkov tega člena, se uporabljajo naročilnice.
Naročnik mora voditi evidenco izdanih naročilnic z navedbo predmeta in vrednosti javnega naročila.
4. člen
Delavci morajo ravnati v skladu s temeljnimi načeli javnega naročanja, to je v skladu z načelom gospodarnosti in učinkovitosti porabe javnih sredstev, načelom zagotavljanja konkurence med ponudniki, načelom transparentnosti porabe javnih sredstev in načelom enakopravnosti ponudnikov, kar dejansko pomeni, da:
– je treba izbrati najugodnejšo ponudbo;
– se nobenemu ponudniku ne sme sporočati ničesar, kar se ne sporoči drugim;
– mora biti postopek transparenten, tako da ima vsakdo, ki je zainteresiran, vsak trenutek možnost preveriti fazo oddaje in pravilnost izvajanja postopka;
– je potrebno vse ponudnike obravnavati enakopravno.
5. člen
Zainteresiranemu ponudniku mora biti omogočeno sodelovanje v postopku oddaje javnih naročil male vrednosti, ne glede na to, ali ga je naročnik povabil k oddaji ponudb ali ne.
Naročnik lahko omeji sodelovanje ponudnikov v postopku oddaje javnega naročila male vrednosti zgolj na podlagi vnaprej opredeljenih pogojev.
6. člen
Vsem zainteresiranim ponudnikom mora naročnik posredovati razpisno dokumentacijo na njihovo pisno zahtevo. Naročnik mora na pisno zahtevo zainteresiranega ponudnika posredovati razpisno dokumentacijo, če je postopek že uveden, do datuma, ki je določen za oddajo ponudb. Po poteku roka za oddajo ponudb lahko naročnik posreduje zainteresiranemu ponudniku le podatek o tem, kdo je bil izbran po poteku postopka.
Naročnik ne sme zavrniti ponudbe ponudnika, ki ga ni povabil k oddaji ponudbe, pa je ponudbo oddal, iz razloga, da ga ni povabil.
7. člen
Naročnik je dolžan ponudniku na njegovo zahtevo posredovati informacije o poteku in izidu postopka, razen podatkov o tem, katere ponudnike je povabil k oddaji ponudbe.
8. člen
Naročnik izvaja enotne postopke za oddajo javnega naročila male vrednosti za nabavo blaga, izvedbo storitev in gradenj, če to navodilo ne določa drugače.
Naročnik lahko uporabi postopek s pogajanji, ko gre za nujne nabave blaga, storitev ali gradbenih del in bi njihova ne izvedba povzročila naročniku škodo oziroma nesorazmerne stroške.
Pogajanja se lahko izvede tudi z različnimi ponudniki storitev, za katere naročnik meni, da so usposobljeni izvesti določeno vrsto storitev; zlasti se pogajanja izvedejo, kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitev.
V primeru postopka s pogajanji je potrebno o pogajanjih sestaviti zapisnik, ki ga podpišeta odgovorna oseba naročnika za izvedbo oddaje javnega naročila male vrednosti in pooblaščena oseba ponudnika.
9. člen
Naročnik praviloma uporablja za oceno ponudb merilo najnižje cena.
Če naročnik kot merilo uporabi ekonomsko najugodnejšo ponudbo mora v razpisni dokumentaciji merila, ki jih bo uporabil, navesti, opisati in ovrednotiti po vrstnem redu od najpomembnejšega do najmanj pomembnega.
10. člen
Odgovorna oseba za izvedbo oddaje javnega naročila male vrednosti za posamezen predmet oddaje javnega naročila je tista, ki jo v ustni ali v pisni obliki določi vodja organizacijske enote posameznega oddelka za področja iz njegove pristojnosti.
Odgovorna oseba za izvedbo oddaje javnega naročila male vrednosti je odgovorna za izvedbo predhodne raziskave trga, opredelitve predmeta, določitve ocenjene vrednosti, pripravo razpisne dokumentacije, če in v obsegu kot je potrebna, pravilnost izvedbe postopka oddaje javnega naročila, vodenja pogajanj, kolikor so potrebna, pripravo obrazloženega obvestila ponudnikom in pripravo poročila o oddaji javnega naročila.
11. člen
Direktor občinske uprave lahko imenuje komisijo za pregled in ocenitev ponudb na podlagi meril podanih v navodilu za oddajo ponudbe, kadar oceni, da je to potrebno.
12. člen
Naročnik izvaja javna naročila male vrednosti po:
– enostavnem postopku,
– po postopku zbiranja ponudb.
II. ODDAJA JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI PO ENOSTAVNEM POSTOPKU
13. člen
Oddaja javnih naročil male vrednosti po enostavnem postopku se izvaja za nabavo blaga, izvedbo storitev ali gradenj do 10% vrednosti, ki jo določa ZIPRS.
Oddaja javnih naročil male vrednosti po enostavnem postopku se izvaja na osnovi naročilnic ali tipskih pogodb.
14. člen
Oddaja naročil male vrednosti po enostavnem postopku se začne s predlogom za izdajo naročilnice, ki ga pripravi odgovorna oseba za izvedbo javnega naročila male vrednosti za posamezen predmet oddaje javnega naročila (OBR-1).
Predlog, ki ga podpiše vodja organizacijske enote posameznega oddelka za področja iz njegove pristojnosti, mora vsebovati najmanj:
– zaporedno številko javnega naročila male vrednosti,
– predmet javnega naročila male vrednosti,
– odgovorno osebo za izvedbo javnega naročila male vrednosti,
– ocenjeno vrednost javnega naročila male vrednosti brez davka na dodano vrednost,
– opredelitev postavke – konta v proračunu, na kateri ima naročnik zagotovljena sredstva za izvedbo javnega naročila male vrednosti,
– način preverjanja cene ali izvedbe ocenjevanja v primeru uporabe merila najugodnejše ponudbe,
– imena in naslove ponudnikov, pri katerih so se preverjala uporabljena merila,
– navedba izbranega ponudnika.
15. člen
Naročilnice izstavijo oziroma podpisujejo odredbodajalec, to so vodje posameznih organizacijskih enot.
Naročilnica se izda v treh izvodih, dva izvoda prejme dobavitelj oziroma izvajalec, en izvod skupaj z OBR–1 pa ostane v evidenci naročnika. Naročnik mora dobavitelja oziroma izvajalca opozoriti, da mora en izvod naročilnice pripeti k računu.
16. člen
V primeru enostavnega postopka se cena lahko preverja po telefonu, elektronski pošti, s pregledom cenikov, katalogov ali na drug način. Vsi podatki o preverjanju cene se vpišejo v OBR-1 pred izdajo naročilnice oziroma sklenitvijo tipske pogodbe.
III. ODDAJA JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI PO POSTOPKU ZBIRANJA PONUDB
17. člen
Oddaja javnih naročil male vrednosti po postopku zbiranja ponudb se izvaja pisno ali po elektronski pošti in se prične s Sklepom o začetku postopka oddaje javnega naročila male vrednosti, ki ga pripravi odgovorna oseba za izvedbo javnega naročila male vrednosti za posamezen predmet oddaje javnega naročila. (OBR-2).
Sklep, ki ga podpiše direktor občinske uprave, mora vsebovati najmanj:
– zaporedno številko javnega naročila male vrednosti,
– predmet javnega naročila male vrednosti,
– odgovorno osebo za izvedbo javnega naročila male vrednosti,
– ocenjeno vrednost javnega naročila male vrednosti brez davka na dodano vrednost,
– opredelitev postavke – konta v proračunu, na kateri ima naročnik zagotovljena sredstva za izvedbo javnega naročila male vrednosti.
18. člen
Odgovorna oseba za izvedbo javnih naročil male vrednosti pripravi razpisno dokumentacijo, ki obsega:
– povabilo k oddaji ponudbe (OBR-B),
– ponudbo (OBR-C),
– predračun za dobavo blaga (OBR-D), oziroma predračun za izvedbo storitev ali gradenj (OBR-d1),
– izjava o izpolnjevanju pogojev (OBR-E).
V primeru naročanja storitev je sestavni del razpisne dokumentacije tudi opis storitve, v primeru naročanja gradenj pa popis potrebnih gradbenih del in druga tehnična dokumentacija.
Za nabavo blaga se v predračunu napišejo podatki o vrsti blaga in količini blaga.
Sestavni del razpisne dokumentacije je lahko tudi vzorec pogodbe.
19. člen
Odgovorna oseba za izvedbo javnih naročil male vrednosti pošlje razpisno dokumentacijo ponudnikom, za katere meni, da izpolnjujejo pogoje za izvedbo javnega naročila. V povabilu k oddaji ponudb se določi rok za oddajo ponudb, ki ne sme biti krajši od 3 dni. Rok za oddajo ponudb mora biti primerno dolg, tako da ponudniku omogoča pripravo pravilne ponudbe. Naročnik lahko podaljša rok za oddajo ponudb, vendar mora o tem pisno obvestiti vse ponudnike, ki jim je poslal razpisno dokumentacijo.
Odgovorna oseba za izvedbo javnih naročil malih vrednosti pošlje razpisno dokumentacijo najmanj dvema ponudnikoma, razen v primeru, če je na trgu samo en usposobljen ponudnik.
20. člen
Pri naročanju gradenj lahko naročnik zahteva tudi predložitev bančne garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti in bančne garancije za odpravo napak v garancijski dobi.
21. člen
Dokazovanje izpolnjevanja pogojev se opravi s pridobitvijo pisne izjave ponudnika (OBR-E).
Odgovorna oseba lahko določi, da se izpolnjevanje pogojev dokaže s predložitvijo listinskih dokazov. Ti se uporabljajo samo, ko je to resnično potrebno. Kolikor se kot dokaz o izpolnjevanju ekonomskih in finančnih pogojev zahtevajo dokazila, je potrebno v povabilu k oddaji ponudbe natančno navesti, katera dokazila bo naročnik štel kot ustrezna.
22. člen
Po poteku roka, določenega za oddajo ponudb, odgovorna oseba preveri, če prispele ponudbe ustrezajo vsem pogojem in oceni ponudbe v skladu z vnaprej določenimi merili.
Odpiranje ponudb ni javno.
23. člen
Naročnik lahko opravi izbiro tudi, če dobi samo eno ponudbo, ki ustreza zahtevam naročnika.
Če naročnik ne dobi nobene ponudbe se postopek ponovi.
24. člen
Če naročnik dobi samo nepravilne ponudbe lahko vse ponudnike, ki so oddali ponudbe povabi na pogajanja. Enako lahko naročnik stori v primeru, če dobi dve ali več enakih ponudb in je edino merilo ocenjevanja najnižja cena.
25. člen
Naročnik lahko pred oddajo javnega naročila zahteva tudi dodatna pojasnila ponudb, če iz ponudbene dokumentacije ni mogoče ugotoviti ali so ponudniki sposobni izvesti javno naročilo.
26. člen
Pred sklenitvijo pogodbe mora odgovorna oseba za naročilo male vrednosti vsem ponudnikom, ki so oddali ponudbe, poslati pisno obvestilo o oddaji javnega naročila (OBR-3) in ga na zahtevo obrazložiti. Obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski pošti.
Obrazloženo obvestilo o oddaji podpiše direktor občinske uprave.
Obrazloženo obvestilo o oddaji javnega naročila mora biti v skladu z drugim odstavkom 78. člena Zakona o javnih naročilih.
27. člen
Po pregledu in ocenitvi ponudb pripravi odgovorna oseba za naročilo male vrednosti poročilo o oddaji javnega naročila male vrednosti (OBR-4). Poročilo o oddaji javnega naročila male vrednosti mora vsebovati vsaj predmet oddaje javnega naročila male vrednosti, ime izbranega ponudnika in razloge za njegovo izbiro, imena zavrnjenih ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev in datum ter podpis odgovorne osebe za javna naročila male vrednosti.
Sestavni del poročila o oddaji javnega naročila je uradni zaznamek odgovorne osebe naročnika o izpolnjevanju pogojev oziroma pisna izjava ponudnika o dokazovanju izpolnjevanja pogojev. Sestavni del poročila je tudi zapisnik komisije za pregled in oceno ponudb, kolikor je bila imenovana.
28. člen
Z izbranim ponudnikom naročnik sklene pogodbo, ki jo pripravi odgovorna oseba za izvedbo oddaje javnega naročila male vrednosti, podpiše pa jo direktor občinske uprave ali župan.
Odgovorna oseba za izvedbo oddaje javnega naročila male vrednosti je tudi skrbnik pogodbe s strani naročnika.
29. člen
Če je predmet javnih naročil male vrednosti stalna dobava blaga, izvedba storitev ali gradenj, ki jih ni možno po obsegu in časovno v naprej določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev okvirne letne pogodbe.
Za sklenitev okvirne letne pogodbe izvede naročnik postopek zbiranja ponudb. Naročnik lahko sklene okvirno letno pogodbo z enim ali več ponudniki.
IV. VODENJE DOKUMENTACIJE
30. člen
Naročnik vodi dokumentacijo o oddaji javnih naročil malih vrednosti, če vrednost javnega naročila presega 2% vrednosti, ki je določena v ZIPRS.
Ponudbe in ostali dokumenti, kot so sklepi in soglasja, morajo biti v originalu vloženi v dokumentacijo o oddaji javnega naročila male vrednosti.
31. člen
Dokumentacija mora obsegati najmanj:
1. za enostavni postopek:
– predlog za izdajo naročilnice (OBR-1),
– izvod naročilnice,
– uradni zaznamek o telefonskih številkah in preverjanjih,
– drugo dokumentacijo, ki je bila uporabljena – ceniki, katalogi, elektronska sporočila in podobno;
2. za postopek zbiranja ponudb:
– sklep o začetku postopka oddaje JNMV (OBR-2),
– razpisno dokumentacijo (OBR-B, C, D oziroma D1, E, G),
– obvestilo o oddaji javnega naročila (OBR-3),
– poročilo o oddaji JNMV (OBR-4),
– izvod pogodbe,
– druge dokumente, ki so bili uporabljeni, kot so sklepi, soglasja…
32. člen
Za izvajanje javnih naročil male vrednosti se uporabljajo obrazci, ki so sestavni del tega pravilnika.
V. KONČNI DOLOČBI
33. člen
Z uveljavitvijo tega pravilnika preneha veljati pravilnik o oddaji javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 37/01).
34. člen
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu.
Št. 406-06-0033/2004
Žalec, dne 7. oktobra 2004.
Župan
Občine Žalec
Lojze Posedel, univ. dipl. ek. l. r.
