Na podlagi 125. člena Zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 36/04 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju: ZJN-1-UPB1), v skladu z Uredbo o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 84/04) in na podlagi 30. člena Statuta Občine Moravske Toplice (Uradni list RS, št. 11/99, 2/01, 24/01, 69/02 in 28/03) je župan Občine Moravske Toplice dne 14. 12. 2004 sprejel
P R A V I L N I K
za oddajo javnih naročil male vrednosti
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta pravilnik za oddajo javnih naročil male vrednosti (v nadaljnjem besedilu: pravilnik) določa obvezna ravnanja naročnika pri oddaji javnih naročil male vrednosti (v nadaljnjem besedilu: JNMV). Oddaja JNMV je način oddaje javnega naročila, katerega ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v Zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije.
2. člen
Pri oddaji JNMV mora naročnik delovati v skladu s tem pravilnikom, kar pomeni, da naročnik ravna v smislu dobrega gospodarja, tako da se z izborom ponudbe zagotovi, da je poraba sredstev najbolj gospodarna glede na namen in predmet JNMV.
3. člen
Določila tega pravilnika se ne uporabljajo, če je ocenjena vrednost javnega naročila nižja od 2% vrednosti, določene v Zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije, kar ob sprejemu tega pravilnika znaša 200.000 SIT za blago in storitve oziroma 400.000 SIT za gradnje.
Pri nabavah do vrednosti 2% od ocenjene vrednosti, od katere je potrebno izvajati JNMV, lahko naročnik na podlagi poznavanja trga in preteklih dobav brez posebnega dokumentiranja preveri cene na trgu in izbere najugodnejšega ponudnika.
Določila tega pravilnika se ne uporabljajo za storitve izobraževanj in usposabljanje zaposlenih. Kriterij za odločanje je ustreznost programa usposabljanja, lokacija in termin. Enako velja v primeru nabave knjig, strokovne literature, publikacij in v podobnih primerih.
Zbiranje ponudb ni potrebno, od dokumentacije zadošča le kopija naročilnice, prijavnice, pogodbe ali drug ustrezen dokument.
Za naročanje blaga, storitev ali gradnje do vrednosti iz prejšnjih odstavkov tega člena, se praviloma uporabljajo naročilnice.
Naročnik mora za naročila iz tega člena voditi evidenco izdanih naročilnic z navedbo predmeta in vrednosti JNMV.
4. člen
Odgovorna oseba za javno naročilo male vrednosti mora ravnati v skladu s temeljnimi načeli javnega naročanja, to je v skladu z načelom gospodarnosti in učinkovitosti porabe javnih sredstev, načelom zagotavljanja konkurence med ponudniki, načelom transparentnosti porabe javnih sredstev in načelom enakopravnosti ponudnikov, kar dejansko pomeni, da:
– je treba izbrati najugodnejšo ponudbo;
– se nobenemu ponudniku ne sme sporočati ničesar, kar se ne sporoči drugim;
– mora biti postopek transparenten, tako da ima vsakdo, ki je zainteresiran, vsak trenutek možnost preveriti fazo oddaje in pravilnost izvajanja postopka;
– je potrebo vse ponudnike obravnavati enakopravno.
5. člen
Zainteresiranemu ponudniku mora biti omogočeno sodelovanje v postopku oddaje JNMV, ne glede na to, ali ga je naročnik povabil k oddaji ponudbe ali ne.
Sodelovanje ponudnikov pri postopku oddaje naročila je omejeno le na podlagi vnaprej opredeljenih meril in pogojev.
V postopku oddaje JNMV imajo ponudniki od naročnika pravico zahtevati in prejeti informacijo o poteku in izidu postopka.
6. člen
Naročnik lahko ob zbiranju ponudb izvede tudi pogajanja, če s tem doseže bolj racionalno porabo sredstev, oziroma skozi pogajanja bolj natančno opredeli predmet JNMV.
Zlasti se lahko pogajanja izvede kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali drugi storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve ali blaga, ali če gre za objektivne okoliščine, zaradi katerih lahko naročilo izpolni le določen ponudnik.
O pogajanjih naročnik opravi zapisnik v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki ter izdela poročilo o izvedbi JNMV. Po zaključku pogajanj naročnik z najugodnejšim ponudnikom sklene pogodbo.
7. člen
Naročnik praviloma uporablja za oceno ponudb merilo najnižje cene.
Če naročnik kot merilo uporabi ekonomsko najugodnejšo ponudbo, mora v razpisni dokumentaciji merila, ki jih bo uporabil, navesti, opisati in ovrednotiti po vrstnem redu od najpomembnejšega do najmanj pomembnega.
8. člen
Odgovorno osebo za izvedbo oddaje JNMV za posamezen predmet določi župan.
Odgovorna oseba za izvedbo oddaje JNMV je odgovorna za izvedbo predhodne raziskave trga, opredelitve predmeta, določitev ocenjene vrednosti, pripravo razpisne dokumentacije, če in v obsegu kot je potrebna, pravilnost izvedbe postopka oddaje JNMV, vodenja pogajanj, kolikor so potrebna, pripravo obrazloženega obvestila ponudnikom in pripravo poročila o oddaji JNMV.
9. člen
Župan lahko imenuje komisijo za pregled in ocenitev ponudb na podlagi meril, podanih v navodilu za oddajo ponudbe, kadar oceni, da je to potrebno.
10. člen
Naročnik izvaja javna naročila male vrednosti po:
– enostavnem postopku,
– po postopku zbiranja ponudb.
II. ODDAJA JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI PO ENOSTAVNEM POSTOPKU
11. člen
Oddaja JNMV po enostavnem postopku se izvaja za nabavo blaga, izvedbo storitev ali gradenj, pri čemer pa vrednost naročila ne sme presegati 10% vrednosti iz prvega odstavka 124. člena Zakona o javnih naročilih-1, ki jo določa Zakon o izvrševanju proračuna Republike Slovenije in ob sprejemu tega pravilnika znaša 1,000.000 SIT za blago in storitve oziroma 2,000.000 SIT za gradnje.
Oddaja JNMV po enostavnem postopku se izvaja na osnovi naročilnic ali tipskih pogodb.
12. člen
Oddaja naročil male vrednosti po enostavnem postopku se začne s predlogom za izdajo naročilnice, ki ga pripravi odgovorna oseba za izvedbo JNMV za posamezen predmet oddaje javnega naročila.
Predlog za izdajo naročilnice mora vsebovati najmanj:
– zaporedno številko JNMV,
– predmet JNMV,
– odgovorno osebo za izvedbo JNMV,
– ocenjeno vrednost JNMV brez davka na dodano vrednost,
– opredelitev postavke – konta v proračunu, na kateri ima naročnik zagotovljena sredstva za izvedbo JNMV,
– način preverjanja cene ali izvedbe ocenjevanja v primeru uporabe merila najugodnejše ponudbe,
– imena in naslove ponudnikov, pri katerih so se preverjala uporabljena merila,
– navedba izbranega ponudnika.
13. člen
Merila, ki se natančneje določijo v predlogu za izdajo naročilnice so zlasti cena ali ekonomsko najugodnejša ponudba, kjer se upošteva:
– cena,
– čas izvedbe,
– reference,
– drugo.
14. člen
Naročilnica se izda v treh izvodih, dva izvoda prejme dobavitelj oziroma izvajalec, en izvod pa skupaj z obrazcem predloga za izdajo naročilnice ostane v evidenci naročnika.
15. člen
V primeru enostavnega postopka se cena lahko preverja po telefonu, elektronski pošti, s pregledom cenikov, katalogov ali na drug način. Odgovorna oseba za JNMV, ki je ceno preverjala, o tem izdela uradni zaznamek. Vsi podatki o preverjanju cene se vpišejo v obrazec predloga za izdajo naročilnice pred izdajo naročilnice oziroma sklenitvijo tipske pogodbe.
III. ODDAJA JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI PO POSTOPKU ZBIRANJA PONUDB
16. člen
Oddaja JNMV po postopku zbiranja ponudb se izvaja za nabavo blaga, izvedbo storitev ali gradenj, katerih ocenjena vrednost ne presega vrednosti iz prvega odstavka 124. člena Zakona o javnih naročilih – 1 je pa višja od 10% vrednosti, ki jo določa Zakon o izvrševanju proračuna Republike Slovenije, in ob sprejemu tega pravilnika znaša 1,000.000 SIT za blago in storitve oziroma 2,000.000 SIT za gradnje.
Oddaja JNMV po postopku zbiranja ponudb se izvaja pisno in se prične s sklepom o začetku postopka oddaje JNMV, ki ga pripravi odgovorna oseba za izvedbo JNMV za posamezen predmet oddaje JNMV.
Sklep o začetku postopka oddaje JNMV, ki ga podpiše župan, mora vsebovati vsaj naslednje podatke:
– zaporedno številko JNMV,
– predmet JNMV,
– odgovorno osebo za izvedbo JNMV,
– ocenjeno vrednost JNMV brez davka na dodano vrednost,
– opredelitev postavke – konta v proračunu, na kateri ima naročnik zagotovljena sredstva za izvedbo JNMV,
– merila, ki se bodo upoštevala.
17. člen
Merila, ki se natančneje določijo v sklepu so zlasti, cena ali ekonomsko najugodnejša ponudba, kjer se upošteva:
– cena,
– čas izvedbe,
– reference,
– drugo.
18. člen
Odgovorna oseba za izvedbo JNMV pripravi razpisno dokumentacijo, ki obsega zlasti naslednje obrazce:
– povabilo k oddaji ponudbe,
– ponudbo,
– predračun za dobavo blaga, izvedbo storitev ali gradenj,
– izjava o izpolnjevanju pogojev.
V primeru naročanja storitev je sestavni del razpisne dokumentacije tudi opis oziroma specifikacija storitev, v primeru naročanja gradenj pa specifikacija potrebnih gradbenih del in druga tehnična dokumentacija.
Za nabavo blaga se v predračunu napišejo podatki o vrsti blaga in količini blaga.
Sestavni del razpisne dokumentacije je lahko tudi vzorec pogodbe.
19. člen
Odgovorna oseba za izvedbo JNMV pošlje razpisno dokumentacijo ponudnikom, za katere meni, da izpolnjujejo pogoje za izvedbo JNMV. V povabilu k oddaji ponudb se določi rok za oddajo ponudb. Rok za oddajo ponudb mora biti primerno dolg, tako da ponudniku omogoča pripravo pravilne ponudbe. Naročnik lahko podaljša rok za oddajo ponudb, vendar mora o tem pisno obvestiti vse ponudnike, ki jim je poslal razpisno dokumentacijo.
Odgovorna oseba za izvedbo JNMV pošlje razpisno dokumentacijo najmanj dvema ponudnikoma, razen v primeru, če je na trgu samo en usposobljen ponudnik.
20. člen
Pri naročanju gradenj lahko naročnik zahteva tudi predložitev bančne garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti in bančne garancije za odpravo napak v garancijski dobi.
21. člen
Dokazovanje izpolnjevanja pogojev se opravi s pridobitvijo pisne izjave ponudnika.
Odgovorna oseba za izvedbo JNMV lahko odloči, da ponudnik izpolnjevanje pogojev dokaže s predložitvijo listinskih dokazov. Kolikor se kot dokaz o izpolnjevanju ekonomskih in finančnih pogojev zahtevajo dokazila, je potrebno v povabilu k oddaji ponudbe natančno navesti, katera dokazila bo naročnik štel kot ustrezna.
22. člen
Po poteku roka, določenega za oddajo ponudb, odgovorna oseba za izvedbo JNMV preveri, če prispele ponudbe ustrezajo vsem pogojem in oceni ponudbe v skladu z vnaprej določenimi merili.
Odpiranje ponudb ni javno.
23. člen
Naročnik lahko opravi izbiro tudi, če dobi samo eno ponudbo, ki ustreza zahtevam naročnika.
Če naročnik ne dobi nobene ponudbe se postopek ponovi.
24. člen
Če naročnik dobi samo nepravilne ponudbe lahko vse ponudnike, ki so oddali ponudbe povabi na pogajanja. Enako lahko naročnik stori v primeru, če dobi dve ali več enakih ponudb in je edino merilo ocenjevanja najnižja cena.
25. člen
Naročnik lahko pred oddajo JNMV zahteva tudi dodatna pojasnila ponudb, če iz ponudbene dokumentacije ni mogoče ugotoviti ali so ponudniki sposobni izvesti JNMV.
26. člen
Po pregledu in ocenitvi ponudb pripravi odgovorna oseba za JNMV poročilo o oddaji JNMV. Poročilo o oddaji JNMV mora vsebovati vsaj predmet oddaje JNMV, ime izbranega ponudnika in razloge za njegovo izbiro, imena zavrnjenih ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev in datum ter podpis odgovorne osebe za JNMV.
27. člen
Pred sklenitvijo pogodbe mora odgovorna oseba za JNMV vsem ponudnikom, ki so oddali ponudbe, poslati pisno obvestilo o oddaji JNMV in ga na njihovo zahtevo obrazložiti. Obvestilo podpišeta odgovorna oseba za JNMV in župan.
28. člen
Z izbranim ponudnikom naročnik sklene pogodbo, ki jo pripravi odgovorna oseba za izvedbo oddaje JNMV, podpiše pa jo župan.
Odgovorna oseba za izvedbo oddaje JNMV je tudi skrbnik pogodbe s strani naročnika.
29. člen
Če je predmet javnih naročil male vrednosti stalna dobava blaga, izvedba storitev ali gradnje, ki jih ni možno po obsegu in časovno v naprej določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev okvirne letne pogodbe.
Za sklenitev okvirne letne pogodbe izvede naročnik postopek zbiranja ponudb. Naročnik lahko sklene okvirno letno pogodbo z enim ali več ponudniki.
IV. VODENJE DOKUMENTACIJE IN EVIDENCE
30. člen
Naročnik mora voditi dokumentacijo o oddaji JNMV, če vrednost javnega naročila presega 2% vrednosti, iz prvega odstavka 124. člena Zakona o javnih naročilih – 1.
Ponudbe in ostali dokumenti, kot so sklepi, obvestila, poročilo in druga dokumentacija, morajo biti v originalu vloženi v dokumentacijo o oddaji JNMV.
O telefonskih stikih in preverjanju ter ostalih stikih s ponudniki mora biti izdelan uradni zaznamek.
31. člen
Evidenco o postopkih oddaje JNMV po postopku zbiranja ponudb in sicer ločeno za blago, storitve in gradnje za občino in občinsko upravo vodi tajništvo občinske uprave, za krajevne skupnosti pa evidenco vodi knjigovodja za KS v računovodstvu občinske uprave.
Evidenca JNMV obsega:
1. številko in datum javnega naročila
2. predmet javnega naročila
3. ime dobavitelja oziroma izvajalca storitev in njegov sedež
4. vrednost javnega naročila
5. proračunsko postavko.
Ob koncu proračunskega leta mora biti izdelan skupen prikaz števila postopkov ter skupna vrednost javnih naročil male vrednosti in sicer ločeno za blago, storitve in gradnje.
32. člen
Dokumentacija mora obsegati najmanj:
1. za enostavni postopek:
– predlog za izdajo naročilnice,
– izvod naročilnice,
– uradni zaznamek o telefonskih številkah in preverjanjih,
– drugo dokumentacijo, ki je bila uporabljena – ceniki, katalogi, elektronska sporočila in podobno;
2. za postopek zbiranja ponudb:
– sklep o začetku postopka oddaje JNMV,
– razpisno dokumentacijo,
– poročilo o oddaji JNMV,
– obvestilo o oddaji JNMV,
– izvod pogodbe,
– druge dokumente, ki so bili uporabljeni, kot so sklepi, soglasja.
33. člen
V zneskih, navedenih v tem pravilniku ni zajet DDV.
V. KONČNE DOLOČBE
34. člen
Ta pravilnik se neposredno uporablja tudi v Krajevnih skupnosti Občine Moravske Toplice, drugi uporabniki proračuna pa so dolžni v svojih aktih zagotoviti njegovo smiselno uporabo.
35. člen
Z uveljavitvijo tega pravilnika preneha veljati pravilnik o oddaji javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 6/01).
36. člen
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu RS.
Št. 9-02/04-1
Moravske Toplice, dne 14. decembra 2004.
Župan
Občine Moravske Toplice
Franc Cipot, univ. dipl. org., ek. l. r.
