Na podlagi 21. člena Zakona o državni statistiki (Uradni list RS, št. 45/95 in 9/01) izdaja generalna direktorica Statističnega urada Republike Slovenije

To navodilo določa vsebino, način in rok poročanja mesečnih podatkov o izplačanih plačah pri pravnih osebah v Republiki Sloveniji, ki ga v skladu s predpisi o sistemu državne statistike izvajata Statistični urad Republike Slovenije (v nadaljevanju: SURS) in Agencija Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (v nadaljevanju: AJPES).

Posamezni izrazi, uporabljeni v tem navodilu, imajo naslednji pomen:
1. Poročevalci so vse pravne osebe javnega in zasebnega sektorja, ki so registrirane za opravljanje dejavnosti v Republiki Sloveniji, in enote v njihovi sestavi, opredeljene v drugem odstavku 6. člena Uredbe o vodenju in vzdrževanju poslovnega registra Slovenije (Uradni list RS, št. 70/95 in 73/95).
2. Enote v sestavi so deli pravnih oseb-poročevalcev (poslovne enote, predstavništva, zadružne enote, režijski obrati, upravne enote itd.), ki so po Zakonu o poslovnem registru Slovenije registrirani pri registrskem organu ali za katere obstaja javni interes, da se za njih zbirajo statistični podatki, in opravljajo različno ali isto dejavnost kot poslovni subjekt, na istem ali drugem naslovu.
3. Zaposlene osebe so vse osebe, ki imajo sklenjene pogodbe o zaposlitvi s pravno osebo in prejemajo plačo in sicer ne glede na to, ali so v delovnem razmerju za določen ali nedoločen čas, polni delovni čas ali delovni čas, krajši od polnega delovnega časa.
Med zaposlene osebe se ne štejejo osebe, ki delajo po podjemnih, avtorskih ali podobnih pogodbah in osebe, vključene v programe javnih del.
4. Bruto plače so plače, izplačane zaposlenim za delo v polnem delovnem času ali delovnem času, krajšem od polnega delovnega časa in za nadure ter nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca.
5. Neto plače so bruto plače, zmanjšane za prispevke za socialno varnost in akontacijo dohodnine.
6. Plače po individualni pogodbi so plače, ki jih prejemajo zaposleni, za katere se pri izplačilu plače ne uporabljajo določila kolektivnih pogodb.

Pravne osebe javnega in zasebnega sektorja-poročevalci sporočajo podatke za izvajanje statističnih raziskovanj o izplačanih plačah na Obrazcu 1–ZAP/M (Izplačilo plač za mesec ……), ki je Priloga 1 tega navodila in je njegov sestavni del. Podatke sporočajo ločeno za vsako enoto v sestavi, v kateri imajo zaposlene.
Poročevalci, ki imajo v svoji sestavi enote, za katere je SURS na osnovi predpisov, ki urejajo sistem državne statistike, določil obveznost poročanja, podatke o izplačanih plačah sporočajo samo za enote v sestavi. Seznam enot je sestavni del spletne aplikacije za predlaganje podatkov o izplačanih plačah v elektronski obliki, ki je na spletnem portalu AJPES.
Poročevalci morajo zagotoviti, da je zaradi celovitosti poročanja o izplačanih plačah, zbir podatkov za posamezne enote v sestavi enak zbiru podatkov za raven pravne osebe-poročevalca.
Poročilo o izplačanih plačah na obrazcu 1–ZAP/M vsebuje:
– splošne podatke o poročevalcu in o enotah v sestavi in
– podatke o izplačilih plač in o zaposlenih osebah.
Poročevalci na obrazcu 1- ZAP/M mesečno poročajo o:
– rednih izplačilih plač,
– zaostalih izplačilih plač in
– izrednih izplačilih plač.
Redna izplačila plač so izplačila plač za mesec, za katerega se poroča. V tekočem mesecu se poroča o izplačilih plač za pretekli mesec.
Zaostala izplačila plač so izplačila plač za največ 12 predhodnih mesecev glede na mesec za katerega se sporočajo podatki o rednem izplačilu bruto plač na Obrazcu 1–ZAP/M (v februarju tekočega leta se na primer poroča o izplačilih plač za obdobje od januarja do decembra preteklega leta, če je plača za ta zaostala obdobja izplačana v februarju tekočega leta).
Izredna izplačila plač so izplačila plač po drugih osnovah, ki ne predstavljajo redne mesečne plače, kot na primer 13. plača, božičnica, plača iz naslova uspešnosti poslovanja in podobno.

II/1 Splošni podatki
1. Splošni podatki poročevalca:
– ime pravne osebe,
– matična številka,
– šifra proračunskega uporabnika (samo za neposredne in posredne uporabnike državnega in občinskih proračunov),
– šifra dejavnosti po standardni klasifikaciji dejavnosti (SKD),
– naslov kolektivne pogodbe, katera zavezuje poročevalca;
– številka računa, s katerega je bila izplačana plača,
– podatki o osebi, odgovorni za sestavljanje obrazca.
2. Splošni podatki o enoti v sestavi:
– ime enote,
– matična številka enote v sestavi oziroma druga statistična identifikacijska oznaka,
– šifra proračunskega uporabnika,
– naslov,
– šifra dejavnosti po standardni klasifikaciji dejavnosti (SKD),
– oznaka za status enote iz šifranta iz Priloge 2 tega navodila, ki je njegov sestavni del.
Poročevalci z izpolnitvijo splošnih podatkov sporočajo morebitne spremembe splošnih podatkov poročevalcev oziroma enot v sestavi.
II/2 Podatki o izplačilih plač in o zaposlenih:
– bruto izplačane plače po kolektivni in individualni pogodbi (za mesec poročanja, za zaostala izplačila in za izredna izplačila),
– bruto izplačane plače za nadure,
– število zaposlenih na podlagi opravljenih ur, ki so prejeli plačo po kolektivnih in individualnih pogodbah (za mesec poročanja, za zaostala izplačila in za izredna izplačila),
– najnižja bruto izplačana plača,
– število zaposlenih, ki so prejeli plačo na ravni minimalne plače,
– neto plače (za mesec poročanja, za zaostala izplačila in za izredna izplačila),
– število zaposlenih, ki so prejeli plačo za mesec poročanja,
– število zaposlenih, ki so prejeli izplačilo za nadurno delo,
– število plačanih ur in
– število plačanih nadur.
Pod AOP 001, 002 in 003: Bruto izplačane plače za tekoči mesec se vpiše podatek o bruto izplačilih zaposlenim za mesec, za katerega se poroča, za delo v polnem delovnem času, v delovnem času, krajšem od polnega delovnega časa in daljšem od polnega delovnega časa, ki bremenijo delodajalca. Bruto plače vsebujejo tudi prejemke za minulo delo in stimulativne dodatke. Sem sodijo tudi izplačila nadomestil plače, ki se oblikujejo na tej osnovi: nadomestila za letni dopust, izredni plačani dopust, državne praznike, bolniške odsotnosti do 30 dni ipd.
Bruto plače ne vsebujejo nadomestil, ki ne bremenijo delodajalca (refundacije): nadomestil za čas starševskega dopusta, bolniških odsotnosti, daljših od 30 dni, nadomestil plače iskalcev prve zaposlitve pod posebnimi pogoji, dodatkov za nego, invalidnin, nadomestil za opravljanje državljanskih dolžnosti (vojaške vaje, vaje civilne zaščite itd.), premij za prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje ter izplačil, ki bremenijo materialne stroške, kot na primer povračila stroškov za prevoz na delo in z dela, nadomestil za prehrano, za službena potovanja, za terenske dodatke, dnevnice in nočnine, izplačila po avtorskih pogodbah in podjemnih pogodbah, izplačila regresa za letni dopust, jubilejnih nagrad in odpravnin ter plač, ki so bile izplačane zaposlenim osebam kot lastninski deleži. Ne upoštevajo se tudi tisti prejemki iz dela in od povračil stroškov v zvezi z delom, ki presegajo s predpisom vlade določen znesek teh prejemkov, od katerih je potrebno plačevati prispevke za socialno varnost. Prav tako ne vsebujejo plač delavcev, ki so vključeni v javna dela in imajo določen del plače refundiran s strani Zavoda Republike Slovenije za zaposlovanje.
Pod AOP 004, 005 in 006, AOP 014, 015 in 016 ter AOP 021, 022 in 023: Podatki o številu zaposlenih na podlagi opravljenih ur se podatki izračunajo na dve decimalni mesti in vpišejo kot celo število, brez decimalne vejice (Primer: 3,55 zaposlenih se vpiše kot 355).
Pod AOP 007: Najnižja bruto izplačana plača se vpiše podatek o najnižji izplačani plači za mesec poročanja, preračunani na polni delovni čas.
Pod AOP 008: Število zaposlenih, ki so prejeli plačo na ravni minimalne plače, se vpiše podatek o številu zaposlenih oseb, ki so prejeli plačo na ravni minimalne plače določene z Zakonom o izvajanju dogovora o politiki plač v zasebnem sektorju za obdobje 2004–2005 (Uradni list RS, št. 70/04). Podatek se vpiše kot celo število, brez decimalne vejice, ker gre za podatek o številu fizičnih oseb. Podatek se ne vpiše v primerih, ko vsi zaposleni prejemajo plačo nad ravnijo minimalne plače.
Pod AOP 009: Bruto izplačane plače za nadure se vpiše del zneska iz AOP 001, ki se nanaša na bruto izplačano plačo za nadurno delo in vsebuje osnovni znesek in dodatek za nadurno delo.
Pod AOP 010 se vpiše število mesecev, za katere se izplačujejo zaostala izplačila plač.
Pod AOP 011: Bruto zaostala izplačila in nadomestila plač se vpiše podatek o bruto izplačilih plač in nadomestilih bruto plač za največ predhodnih dvanajst mesecev glede na mesec poročanja o izplačilu plač.
Pod AOP 017: Bruto izplačane plače za nadure se vpiše del zneska iz AOP 011, ki se nanaša na bruto izplačano plačo za nadurno delo in vsebuje osnovni znesek in dodatek za nadurno delo.
Pod AOP 018: Izredna izplačila (13. plače, božičnice...) se vpiše izplačila plač po drugih osnovah, ki ne predstavljajo redne mesečne plače (npr. 13. plača, božičnica, plača iz naslova uspešnosti poslovanja itd.).
Pod AOP 024: Neto plače se vpiše podatek o bruto plači, zmanjšani za prispevke za socialno varnost in akontacijo dohodnine.
Pod AOP 025: Število zaposlenih, ki so prejeli plačo se vpiše število zaposlenih, ki so prejeli plačo, vpisano pod AOP 001. Podatek se vpiše kot celo število, ker gre za število fizičnih oseb.
Pod AOP 026: Število zaposlenih, ki so prejeli izplačilo za nadurno delo se vpiše število zaposlenih, ki so prejeli izplačilo za nadurno delo iz AOP 009.
Pod AOP 027: Število vseh plačanih ur se vpiše število ur, za katere so zaposleni prejeli plačo, izplačano v breme delodajalca. Plačane ure vsebujejo opravljene ure (ure, opravljene v polnem delovnem času in delovnem času, krajšem ali daljšem od polnega), neopravljene ure (dopust, prazniki, bolniške odsotnosti do 30 dni, druge plačane neopravljene ure). Plačane ure ne vsebujejo: ur, ki so jih opravili delavci kot javna dela, refundiranih ur (ur porodniške odsotnosti, ur nege, refundiranih ur bolniških odsotnosti, refundiranih ur pripravnikov in invalidov).
Pod AOP 028: Število plačanih nadur kot del podatka po AOP 027 se vpiše število ur, za katere so zaposleni prejeli izplačilo za nadurno delo.
Dodatna navodila za izpolnjevanje podatkov o zaposlenih:
– Če zaposlena oseba dela z delovnim časom, krajšim od polnega delovnega časa (npr. polovičnim delovnim časom) se jo v AOP 025 in 026 šteje kot eno zaposleno osebo.
– Če je zaposlena oseba začela (ali prenehala) prejemati refundirano plačo med mesecem, se jo v AOP 025 in 026 šteje kot eno zaposleno osebo, med izplačane plače (AOP 001, 002 in 003) in plačane ure (AOP 027 in 028) pa se vpiše tisti del plače in plačanih ur, ki se izplačajo v breme pravne osebe.
– V primeru, da zaposlena oseba dela pri dveh pravnih osebah, podatke o njej izpolnjuje le tista pravna oseba, kjer ima zaposlena oseba shranjeno delavsko knjižico. Vpiše se le tisti del plače in plačanih ur pri tej pravni osebi.
– V primeru, da je zaposlena oseba na čakanju doma (in dobiva določen odstotek nadomestila plače) se v polja o plačah (AOP 001, 002 in 003) vpiše znesek dejansko izplačane plače, v polja o plačanih urah (AOP 027 in 028) pa število ur, ki jih je opravljala, ko je normalno delala.
– Podatke o plačah zaposlenih oseb, ki so bile na bolniški odsotnosti nad 30 dni ali na porodniški odsotnosti se vpisuje le, če jim je bila poleg refundiranega prejemka izplačana tudi plača v breme pravne osebe.
– Podatkov o plačah zaposlenih, vključenih v javna dela, se ne vpisuje.
– Pravne osebe, ki so za mesec izplačale plačo v dveh ali več obrokih, podatke o plačah seštejejo in podatke o zaposlenih osebah, ki so prejeli plačo (AOP 026 in AOP 027), prikažejo le enkrat, ne glede na to ali je posamezni zaposleni prejel plačo samo pri enem ali pri vseh obrokih.

Poročevalci sporočajo podatke AJPES praviloma v elektronski obliki, z neposrednim vnosom podatkov prek spletnega portala AJPES. Pravne osebe lahko za sporočanje podatkov pooblastijo tudi drug poslovni subjekt. Pred prvim pošiljanjem podatkov pravne osebe-poročevalci predložijo oziroma pošljejo pristojni izpostavi AJPES posebno vlogo. Navodila za posredovanje podatkov v elektronski obliki AJPES objavi na spletnem portalu www.ajpes.si.
Kadar posredovanje podatkov v elektronski obliki ni mogoče, poročevalci posredujejo podatke pristojni izpostavi AJPES v papirnati obliki.

Poročevalci o izplačanih plačah poročajo AJPES mesečno ob vsakokratnem izplačilu plač, najkasneje do zadnjega dne v mesecu.
Če poročevalci v istem mesecu plačo izplačujejo v več delih, o skupnem izplačilu plače poročajo ob zadnjem izplačilu.

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije in se prvič uporabi za poročanje o izplačilih plač za januar 2005.