Na podlagi 43. člena Zakona o raziskovalni in razvojni dejavnosti (Uradni list RS, št. 96/02) in 16. člena Sklepa o ustanovitvi javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 123/03) ter predhodno danem soglasju ministra za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo št. 011-01-17/2004/2 z dne 20. 12. 2004 je upravni odbor Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije na 7. seji dne 27. 12. 2004 sprejel

Ta pravilnik določa način, pogoje in postopek izbiranja prijav za sofinanciranje znanstvenih monografij (v nadaljnjem besedilu: monografije), postopek evalvacije in izvajanja sofinanciranja ter način spremljanja izida monografij.
Postopek obravnavanja prijav za sofinanciranje znanstvenih monografij poteka skladno s predpisi, ki urejajo dodeljevanje sredstev državnih pomoči, subvencij, posojil in drugih oblik sofinanciranja, razen če je s tem pravilnikom drugače določeno.

Javna agencija za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: agencija) izvaja sofinanciranje:
– natisa izvirnih znanstvenih monografij slovenskih avtorjev ter virov z uvodno študijo in komentarjem;
– natisa prevodov znanstvenih monografij slovenskih avtorjev v tuj jezik;
– natisa prevodov znanstvenih monografij tujih avtorjev v slovenski jezik, pomembnih za razvoj znanstvene vede in slovenske znanstvene terminologije.
Monografije morajo biti opremljene po mednarodnih bibliografskih standardih in standardih za znanstveni tisk, veljavnih v Republiki Sloveniji.

V pravilniku uporabljeni izrazi zapisani v slovnični obliki moškega spola, so uporabljeni kot nevtralni za moške in ženske.

Agencija sofinancira monografije z namenom, da se zniža prodajna cena tistih monografij, ki so temeljnega pomena za razvoj določene znanstvene discipline doma ali v svetu oziroma so pomembne za razvoj slovenske znanstvene terminologije.

V primeru monografij slovenskih avtorjev v slovenskem jeziku agencija sofinancira stroške lektoriranja, tehnične priprave rokopisa za tisk in tiskarske stroške, ne sofinancira pa avtorskega honorarja piscu monografije.
V primeru prevoda monografij slovenskih avtorjev v tuj jezik pri tujem založniku agencija sofinancirala največ do 50% priznanih stroškov prevajanja.
V primeru prevoda monografij tujih avtorjev v slovenski jezik agencija sofinancira do 50% priznanih stroškov prevajanja, tehnične priprave prevoda za tisk in tiskarske stroške.

Agencija zbira prijave za izdajo monografij (v nadaljnjem besedilu: prijave) na podlagi javnega razpisa.
Na javni razpis se lahko prijavijo organizacije, ki so vpisane v evidenco raziskovalnih organizacij pri agenciji. Prav tako se lahko prijavijo zasebni raziskovalci, ki so vpisani v register zasebnih raziskovalcev pri agenciji ter znanstvene založbe iz uradnega seznama agencije (v nadaljnjem besedilu: prijavitelj), ki je opredeljen v Pravilniku o sofinanciranju osrednjih specializiranih informacijskih centrov.

Postopek odpiranja prijav vodi komisija za odpiranje prijav, ki jo imenuje direktor. Predsednik komisije za odpiranje prijav je javni uslužbenec, ki je na agenciji zadolžen za področje znanstvenih monografij (v nadaljnjem besedilu: uradna oseba). Poleg predsednika ima komisija za odpiranje prijav še dva člana, ki morata imeti ustrezno strokovno izobrazbo in izkušnje s področja vodenje postopka javnega razpisa.

Evalvacijski postopek vodi Komisija za znanstveni tisk in sestanke (v nadaljevanju: strokovna komisija), ki jo opredeljuje Pravilnik o organizaciji in pristojnosti strokovnih teles za področje raziskovalne dejavnosti ter je imenovana na podlagi 29 člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 123/03).

Agencija objavi javni razpis za izbor in sofinanciranje znanstvenih monografij v Uradnem listu Republike Slovenije enkrat na leto.

Objava javnega razpisa mora vsebovati zlasti:
1. naziv in sedež agencije;
2. pravno podlago za izvajanje javnega razpisa;
3. predmet javnega razpisa z navedbo osnovnih pogojev in meril za sofinanciranje;
4. okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za predmet javnega razpisa;
5. določitev obdobja sofinanciranja;
6. način, oblika in rok, do katerega morajo biti oddane prijave;
7. datum odpiranja prijav za sofinanciranje;
8. rok, v katerem bodo prijavitelji obveščeni o izboru in o v višini sofinanciranja;
9. kraj, čas in osebo, pri kateri lahko zainteresirani dvignejo razpisno dokumentacijo.

Prijavitelj se prijavi na javni razpis s prijavo skladno z razpisno dokumentacijo.
Razpisna dokumentacija vsebuje:
1. prijavni obrazec;
2. navedbo zahtevanih podatkov o znanstvenih monografijah;
3. način določanja deleža sofinanciranja;
4. finančni predračun;
5. vzorec pogodbe;
6. navedbo potrebnih dokumentov, ki jih mora prijavitelj predložiti kot dokazilo, da izpolnjuje pogoje in da je upravičen do sofinanciranja;
7. okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za predmet javnega razpisa;
8. navedbo vrste meril, način njihove uporabe in pomen posameznih meril;
9. navedbo o tem, kdo s sklepom odloči o dodelitvi sredstev in kdo o pritožbi zoper ta sklep.

Prijavitelj mora predložiti k prijavi na javni razpis:
– rokopis monografije v elektronski obliki z obsegom največ 30 avtorskih pol (obsežnejši rokopis je treba dodatno utemeljiti);
– avtorsko in uredniško predstavitev izvirne monografije;
– dve recenziji rokopisa znanstvene monografije;
– predstavitev prevoda monografije tujega avtorja v slovenščino (samo za prevod);
– predračun tiskarne;
– pogodbo avtorja s tujim založnikom, če bo prevod monografije slovenskega avtorja objavljen v tujini oziroma dokazilo, da je monografija sprejeta v tisk;
– finančni predračun;
– izjava, da so izpolnjene vse pogodbene obveznosti v predhodnem letu (le v primeru, da je bilo prijavitelju odobreno sofinanciranje v predhodnem letu);
– izjavo prijavitelja, da se lahko podatki, navedeni v vlogi, uporabljajo za evidence agencije.
Recenzenta monografije morata biti ugledna znanstvenika s tistega področja, s katerega je monografija. Recenzenta ne smeta biti iz iste raziskovalne skupine kot je avtor monografije. Recenzenta morata imeti najmanj enak znanstveni naziv kot avtor.

Uradna oseba označi na vsakem prejetem prijavnem obrazcu zaporedno številko in datum prejema prijave na javni razpis. Vsakemu prijavitelju v roku 15 dni od prejema prijave pošlje potrdilo, v katerem sta navedena zaporedna številka njegove prijave in datum prejema.
Komisija za odpiranje prijav mora sproti voditi zapisnik o odpiranju prijav, ki vsebuje predvsem:
1. naslov, prostor in čas odpiranja prijav;
2. predmet javnega razpisa;
3. imena navzočih predstavnikov komisije;
4. imena oziroma nazive prijaviteljev, ki so vložili prijave, po vrstnem redu odpiranja prijav;
5. vrstni red odpiranja prijav, ugotovitve o popolnosti prijav z navedbo tistih prijaviteljev, ki niso dostavili popolne prijave.
Zapisnik podpišejo predsednik in člani komisije za odpiranje prijav.

V postopku izbora so upoštevane samo prijave, ki so pravočasno oddane v razpisnem roku in imajo vse elemente, zahtevane z javnim razpisom in razpisno dokumentacijo. V kolikor je kateri od elementov pomanjkljiv, komisija za odpiranje prijav o tem pisno obvesti prijavitelja in ga pozove, da ga v roku 7 dni dopolni.
Nepopolne prijave, ki jih prijavitelj v roku iz prejšnjega odstavka ne dopolni, se zavržejo.

Ko komisija za odpiranje prijav ugotovi, da prijave na javni razpis vsebuje vse podatke, zahtevane z javnim razpisom in razpisno dokumentacijo, pošlje prijave v ocenitev strokovni komisiji.

Strokovna komisija pri ocenjevanju znanstvenih monografij upošteva naslednja merila:
– pomen monografije za razvoj znanstvenega področja;
– aktualnost monografije;
– pomen monografije za razvijanje znanstvene in strokovne terminologije;
– reference avtorja;
– poseben pomen monografije za slovenski ali mednarodni znanstveni prostor oziroma uveljavljanje slovenske znanosti v mednarodnem prostoru.

Strokovna komisija v 30 dneh od dneva prejema dokumentacije pripravi finančno ovrednoten predlog prednostnega seznama za sofinanciranje znanstvenih monografij (v nadaljevanju: predlog).
Predlog podpiše predsednik strokovne komisije.
Direktor predlog prednostnega seznama za sofinanciranje znanstvenih monografij posreduje upravnemu odboru agencije. Upravni odbor agencije sprejme sklep o izboru prijav za sofinanciranje znanstvenih monografij. V obrazložitvi sklepa mora utemeljiti svojo odločitev.
Upravni odbor pri odločitvi upošteva politiko na področju raziskovalne dejavnosti in prioritete, določene v Nacionalnem raziskovalnem in razvojnem programu.

Agencija v roku, ki je bil naveden v objavi javnega razpisa, obvesti vse prijavitelje o odločitvi glede dodelitve sredstev.
Obvestilo prijaviteljem, katerim je bilo odobreno sofinanciranje znanstvene monografije, vsebuje tudi podatke o predmetu sofinanciranja in višini sredstev ter poziv k podpisu priložene pogodbe.

Prijavitelj ima v osmih dneh od prejema obvestila o rezultatih izbora prijav pravico vložiti pritožbo. V svoji pritožbi mora natančno opredeliti razloge, zaradi katerih je pritožba vložena.
Predmet pritožbe ne morejo biti postavljeni pogoji in merila za ocenjevanje prijav.
Vložena pritožba ne zadrži podpisa pogodbe z izbranimi prijavitelji.

Direktor agencije imenuje komisijo, ki pripravi predlog odločitve o pritožbi.
Direktor predlog odločitve o pritožbi pošlje upravnemu odboru agencije.
Upravni odbor agencije odloči o pritožbi s sklepom v 30 dneh od dneva prejema predloga iz prejšnjega odstavka tega člena.
Odločitev je dokončna.
Agencija objavi na spletni strani prednostni seznam sofinanciranja znanstvenih monografij.

Agencija sklene s prijavitelji pogodbo, v kateri pogodbeni stranki določita medsebojne pravice in obveznosti.
Agencija pošlje prijavitelju predlog pogodbe v podpis.
Prijavitelj mora vrniti podpisano pogodbo v 15 dneh od prejema predloga pogodbe skupaj z dokazilom, da je rokopis oddan v tiskarno, računalniško obdelavo ali prevajanje, sicer agencija odstopi od sklenitve pogodbe.

Sestavine pogodbe so zlasti:
1. naziv in naslov agencije in prijavitelja;
2. pogodbeni predmet;
3. višina dodeljenih sredstev;
4. namen za katerega se dodeljujejo;
5. terminski plan porabe sredstev;
6. način nadzora nad porabo sredstev:
– spisek dokazil, ki jih mora predložiti prijavitelj za porabo odobrenih sredstev;
– možnost, da agencija kadarkoli preverja namensko porabo sredstev;
– poročilo o poteku in rezultatih porabljenih sredstev oziroma najmanj zaključno poročilo;
– dolžnost agencije, da spremlja in nadzira izvajanje pogodbe ter namensko porabo proračunskih sredstev;
– določilo, da mora prijavitelj ob nenamenski porabi sredstev ali ob neizpolnitvi predmeta pogodbe, sredstva vrniti v proračun skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi;
– določilo, da mora prijavitelj obrazložiti in utemeljiti podaljšanje roka porabe sredstev glede na predvideni terminski plan, ker v nasprotnem primeru izgubi pravico do nadaljnje porabe sredstev;
7. določilo, da mora prijavitelj sproti obveščati agencijo o spremembah, ki lahko vplivajo na izpolnitev pogodbenih obveznosti;
8. določilo o obveščanju javnosti, da je predmet pogodbe sofinanciran s strani agencije.
V pogodbi direktor pooblasti uradno osebo za spremljanje izvajanja določil pogodbe.

Prijavitelj je dolžan v 8 dneh obvestiti agencijo o spremembah, ki utegnejo vplivati na izpolnitev njegovih obveznosti, določenih v pogodbi.
Če so novi pogoji drugačni od dogovorjenih, agencija lahko spremeni ali odstopi od pogodbe.
Agencija lahko odstopi od pogodbe:
– če prijavitelj ni porabil sredstev skladno z namenom določenim v pogodbi;
– če se prijavitelj ni držal roka izida monografije, ki ga je navedel v prijavnem obrazcu.
Če agencija odstopi od pogodbe, mora prijavitelj vrniti agenciji že izplačana sredstva skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika se preneha uporabljati pravilnik o postopku in merilih za izbor in sofinanciranje znanstvenih monografij (Uradni list RS, št. 36/02).

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.