Na podlagi 43. člena Zakona o raziskovalni in razvojni dejavnosti (Uradni list RS, št. 96/02) in 16. člena Sklepa o ustanovitvi javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 123/03) ter predhodno danem soglasju ministra za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo št. 011-01-19/2004/2 z dne 20. 12. 2004 je upravni odbor Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije na svoji 7. seji dne 27. 12. 2004 sprejel

Ta pravilnik določa način, pogoje in postopek izbiranja prijav za sofinanciranje domačih znanstvenih periodičnih publikacij (v nadaljnjem besedilu: periodične publikacije), postopek evalvacije in izvajanja sofinanciranja ter način spremljanja izvajanja uredniškega programa in izdajanja periodičnih publikacij.
Postopek obravnavanja prijav za sofinanciranje znanstvenih periodičnih publikacij poteka skladno s predpisi, ki urejajo dodeljevanje sredstev državnih pomoči, subvencij, posojil in drugih oblik sofinanciranj, razen če je s tem pravilnikom drugače določeno.

Javna agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: agencija) izvaja sofinanciranje izdajanja periodičnih publikacij z znanstveno vsebino in periodičnih publikacij, ki so pomembne za prenos znanstvenih spoznanj v aplikacijo in tehnološki razvoj.
Periodične publikacije morajo ustrezati veljavnim mednarodnim bibliografskim in tehničnim standardom za znanstveni tisk in serijske publikacije.

V pravilniku uporabljeni izrazi zapisani v slovnični obliki moškega spola, so uporabljeni kot nevtralni za moške in ženske.

Agencija sofinancira periodične publikacije z namenom, da se zniža prodajna cena in tako omogoči hitrejši pretok znanstvenih spoznanj v slovenskem in mednarodnem prostoru.

Agencija od proizvodnih stroškov sofinancira stroške tiska in stroške priprave na tisk, ne sofinancira pa avtorskega honorarja piscem člankov.

Agencija zbira prijave za sofinanciranje izdajanja periodičnih publikacij z znanstveno vsebino (v nadaljnjem besedilu: prijave) na podlagi javnega razpisa.
Na javni razpis se lahko prijavijo raziskovalne organizacije, ki so vpisane v evidenco raziskovalnih organizacij pri agenciji. Prav tako se lahko prijavijo na razpis znanstvene založbe iz uradnega seznama agencije, ki je opredeljen v Pravilniku o sofinanciranju osrednjih specializiranih informacijskih centrov ter društva s statusom delovanja v javnem interesu na področju raziskovalne dejavnosti (v nadaljnjem besedilu: prijavitelji).

Postopek odpiranja prijav vodi komisija za odpiranje prijav, ki jo imenuje direktor. Predsednik komisije za odpiranje prijav je javni uslužbenec, ki je na agenciji zadolžen za področje domačih znanstvenih periodičnih publikacij (v nadaljnjem besedilu: uradna oseba). Poleg predsednika ima komisija za odpiranje prijav še dva člana, ki morata imeti ustrezno strokovno izobrazbo in izkušnje s področja vodenja postopka javnega razpisa.

Evalvacijski postopek vodi Komisija za znanstveni tisk in sestanke (v nadaljevanju: strokovna komisija), ki jo opredeljuje Pravilnik o organizaciji in pristojnosti strokovnih teles za področje raziskovalne dejavnosti ter je imenovana na podlagi 29. člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 123/03).

Agencija objavi javni razpis za izbor in sofinanciranje periodičnih publikacij v Uradnem listu Republike Slovenije.

Objava javnega razpisa mora vsebovati zlasti:
1. naziv in sedež agencije;
2. pravno podlago za izvedbo javnega razpisa;
3. predmet javnega razpisa z navedbo osnovnih pogojev, meril za sofinanciranje ter meril za javno dostopnost;
4. okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za predmet javnega razpisa;
5. določitev obdobja sofinanciranja;
6. način, oblika in rok, do katerega morajo biti oddane prijave;
7. rok, v katerem bodo prijavitelji obveščeni o izboru in o v višini sofinanciranja;
8. datum odpiranja prijav za sofinanciranje;
9. kraj, čas in osebo, pri kateri lahko zainteresirani dvignejo razpisno dokumentacijo.

Prijavitelj se prijavi na javni razpis s prijavo skladno z razpisno dokumentacijo.
Razpisna dokumentacija vsebuje:
1. prijavni obrazec z navedbo zahtevanih podatkov o periodični publikaciji;
2. način določanja deleža sofinanciranja;
3. finančni predračun;
4. vzorec pogodbe;
5. navedbo potrebnih dokumentov, ki jih mora prijavitelj predložiti kot dokazilo, da izpolnjuje pogoje in da je upravičen do sofinanciranja;
6. okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za predmet javnega razpisa;
7. navedbo vrste meril za sofinanciranje, način njihove uporabe in pomen posameznih meril ter navedbo meril za javno dostopnost;
8. navedbo o tem, kdo s sklepom odloči o dodelitvi sredstev in kdo o pritožbi zoper ta sklep.
Prijavi na razpis je potrebno priložiti:
1. redni izpisek iz sodnega registra oziroma upravne enote, ki ni starejši od 30 dni;
2. številko vpisa v razvid medijev;
3. izjavo prijavitelja, da so izpolnjene vse pogodbene obveznosti iz predhodnega leta do agencije (le v primeru, da je bilo prijavitelju odobreno sofinanciranje v predhodnem letu);
4. pisno izjavo prijavitelja, da se lahko podatki, navedeni v prijavi, uporabijo za evidenco agencije oziroma seznama, določenega s tem pravilnikom;
5. verodostojno dokazilo o vključitvi periodične publikacije v mednarodno podatkovno bazo, če tega podatka prijavitelj ne objavlja v impresumu periodične publikacije;
6. posebno podrobno obrazložitev za prijavitelja, katerega periodična publikacija izhaja samo enkrat letno in s tem ne izpolnjuje osnovnega bibliografskega standarda za periodične publikacije;
7. celoten izvod letnika za prijavitelja periodične publikacije, ki v predhodnem proračunskem letu ni bila sofinancirana;
8. seznam članov uredniškega odbora;
9. uredniški program z napovedjo prispevkov (avtorji člankov in okvirni naslovi);
10. obrazec/vprašalnik za recenzente in seznam recenzentov (z imeni in akademskimi naslovi);
11. predračun tiskarne in predračun za pripravo za tisk.

Uradna oseba označi na vsakem prejetem prijavnem obrazcu zaporedno številko in datum prejema prijave na razpis. Vsakemu prijavitelju pošlje potrdilo, v katerem sta navedena zaporedna številka njegove prijave in datum prijave.
Komisija za odpiranje prijav mora sproti voditi zapisnik o odpiranju prijav, ki vsebuje predvsem:
1. naslov, prostor in čas odpiranja prijav;
2. predmet javnega razpisa;
3. imena navzočih predstavnikov komisije za odpiranje prijav;
4. naziv prijavitelja, po vrstnem redu odpiranja prijav;
5. vrstni red odpiranja prijav, ugotovitev popolnosti prijav, z navedbo tistih, ki niso dostavili popolne prijave.
Zapisnik podpišejo predsednik in člani komisije za odpiranje prijav.

V postopku izbora so upoštevane samo prijave, ki so oddane pravočasno v razpisnem roku in pravilno opremljene ter imajo vse elemente, zahtevane z razpisno dokumentacijo.
V kolikor je kateri od elementov pomanjkljiv, komisija za odpiranje prijav o tem pisno obvesti prijavitelja ter ga pozove, naj ga v roku 7 dni dopolni.
Nepopolne prijave, ki jih prijavitelji v roku iz prejšnjega odstavka ne dopolni, se zavržejo.

Ko komisija za odpiranje prijav ugotovi, da prijava na javni razpis vsebuje vse elemente, zahtevane z razpisom in razpisno dokumentacijo, pošlje prijave v ocenitev strokovni komisiji.

Strokovna komisija pri ocenjevanju periodičnih publikacij upošteva naslednja merila:
– delež znanstvene vsebine v odnosu na strokovno vsebino;
– pomen za znanstveno področje in podpodročje, za njegov razvoj in meddisciplinarne povezave;
– prispevek publikacije k informiranju domače in tuje znanstvene in strokovne javnosti o naših raziskavah;
– vključenost revije v mednarodno znanstveno diskusijo;
– vključenost publikacije v mednarodne podatkovne baze in v uradni seznam za znanstvene serijske publikacije agencije;
– doseganje bibliografskih in tehničnih standardov za znanstveni tisk in serijske publikacije;
– dvojezičnost oziroma večjezičnost publikacije in posebna skrb za razvoj slovenske znanstvene terminologije;
– objavljeni vsaj štirje pregledni članki na leto v slovenskem jeziku.

Pogoji, ki morajo biti izpolnjeni za uvrstitev periodične publikacije v prednostni seznam so naslednji:
1. izhajajo že najmanj eno leto pred razpisom;
2. izhajajo skladno z letnim načrtom v letu pred objavo novega razpisa (niso dopuščene zamude pri izhajanju);
3. domača stran na internetu (vsaj s kazalom vsake številke in s povzetkom);
4. ustrezna tehnična kakovost po mednarodnih standardih;
5. izpolnjene pogodbene obveznosti iz predhodnega proračunskega leta;
6. pisne recenzije znanstvenih člankov;
7. katalogizirani vsi prispevki za obdobje treh let pred objavo novega razpisa v sistemu COBISS oziroma za obdobje njihovega izhajanja, če je le-to krajše od treh let.

Strokovna komisija v 30 dneh pripravi finančno ovrednoten predlog prednostnega seznama o sofinanciranju periodičnih publikacij, ki ga podpiše predsednik strokovne komisije.
Direktor predlog prednostnega seznama za sofinanciranje posreduje upravnemu odboru agencije. Upravni odbor agencije sprejme sklep o izboru prijav za sofinanciranje. V obrazložitvi sklepa mora utemeljiti svojo odločitev.
Upravni odbor pri določitvi seznama sofinanciranih periodičnih publikacij upošteva politiko na področju raziskovalne dejavnosti in prioritete, določene v Nacionalnem raziskovalnem in razvojnem programu.

Agencija v roku, ki je bil naveden v objavi razpisa, obvesti vse prijavitelje o odločitvi glede dodelitve sredstev.
Obvestilo prijaviteljem, katerim je bilo odobreno sofinanciranje periodičnih publikacij, vsebuje tudi podatke o predmetu sofinanciranja in višini sredstev ter poziv k podpisu priložene pogodbe.

Prijavitelj ima v osmih dneh od prejema obvestila o rezultatih izbora pravico vložiti pritožbo. V svoji pritožbi mora natančno opredeliti razloge, zaradi katerih je pritožba vložena.
Predmet pritožbe ne morejo biti postavljeni pogoji in merila za ocenjevanje prijav.
Vložena pritožba ne zadrži podpisa pogodb z izbranimi prijavitelji.

Direktor agencije imenuje komisijo, ki pripravi predlog odločitve o pritožbi.
Direktor predlog odločitve o pritožbi pošlje upravnemu odboru agencije v sprejem.
Upravni odbor agencije odloči o pritožbi s sklepom v 30 dneh od dneva prejema predloga iz prejšnjega odstavka tega člena. Odločitev je dokončna.
Agencija objavi na spletni strani prednostni seznam sofinanciranja domačih znanstvenih periodičnih publikacij.

Agencija sklene s prijaviteljem periodične publikacije pogodbo, v kateri pogodbeni stranki določita medsebojne pravice in obveznosti. Pogodba je glede na določila javnega razpisa sklenjena za obdobje enega leta ali za triletno obdobje za tiste periodične publikacije, ki so osrednjega nacionalnega pomena in v tujini uveljavljene znanstvene revije ter izpolnjujejo prednostna merila.
Agencija pošlje prijavitelju predlog pogodbe v podpis.
Prijavitelj mora vrniti podpisano pogodbo v 15 dneh od prejema, sicer agencija odstopi od sklenitve pogodbe.

Sestavine pogodbe so zlasti:
1. naziv in naslov agencije in prijavitelja;
2. pogodbeni predmet;
3. višina dodeljenih sredstev;
4. namen dodeljenih sredstev;
5. način nadzora nad namensko porabo sredstev, kot na primer:
– spisek dokazil, ki jih mora predložiti prijavitelj za porabo odobrenih sredstev;
– možnost, da agencija kadarkoli preverja namensko porabo sredstev;
– poročilo o poteku in rezultatih porabljenih sredstev oziroma najmanj zaključno poročilo;
– dolžnost agencije, da spremlja in nadzira izvajanje pogodbe ter namensko porabo proračunskih sredstev;
– določilo, da mora prijavitelj ob nenamenski porabi sredstev ali ob neizpolnitvi predmeta pogodbe, sredstva vrniti v proračun skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi;
– določilo, da mora prijavitelj obrazložiti in utemeljiti podaljšanje roka porabe sredstev glede na predvideni terminski plan, ker v nasprotnem primeru izgubi pravico do nadaljnje porabe sredstev;
6. določilo, da mora prijavitelj sproti obveščati agencijo o spremembah, ki lahko vplivajo na izpolnitev pogodbenih obveznosti;
7. določilo o obveščanju javnosti, da je predmet pogodbe (periodična publikacija) sofinanciran s strani agencije.
V pogodbi direktor pooblasti uradno osebo za spremljanje izvajanja določil pogodbe.

Prijavitelj je dolžan v 8 dneh obvestiti agencijo o spremembah, ki utegnejo vplivati na izpolnitev njegovih obveznosti, določenih v pogodbi.
Če so novi pogoji drugačni od dogovorjenih, agencija lahko spremeni ali odstopi od pogodbe.
Agencija lahko odstopi od pogodbe:
1. če prijavitelj ni porabil sredstev skladno z namenom določenim v pogodbi;
2. če se prijavitelj ne drži roka izida periodične publikacije, ki jo je navedel v prijavnem obrazcu.
Če agencija odstopi od pogodbe, mora prijavitelj vrniti agenciji že izplačana sredstva skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.

Določilo drugega stavka zadnjega odstavka 6. člena tega pravilnika, ki se nanaša na društva, se ne uporablja v razpisu za leto 2005.

Določilo 8. točke 16. člena tega pravilnika se začne uporabljati z javnim razpisom za sofinanciranje domačih znanstvenih periodičnih publikacij za leto 2006.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika se preneha uporabljati pravilnik o postopku in merilih za izbor in sofinanciranje domačih znanstvenih in strokovnih periodičnih publikacij (Uradni list RS, št. 36/02).

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.