Na podlagi 43. člena Zakona o raziskovalni in razvojni dejavnosti (Uradni list RS, št. 96/02) in 16. člena Sklepa o ustanovitvi javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 123/03) ter predhodno danem soglasju ministra za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo št. 011-01-18/2004/2 z dne 20. 12. 2004 je upravni odbor Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije na 7. seji dne 27. 12. 2004 sprejel

Ta pravilnik določa način, pogoje in postopek izbiranja prijav za sofinanciranje znanstvenih sestankov organiziranih v Republiki Sloveniji (v nadaljnjem besedilu: sestanki), postopek evalvacije in izvajanja sofinanciranja ter način spremljanja organizacije sestanka.
Postopek obravnavanja prijav za sofinanciranje znanstvenih sestankov poteka skladno s predpisi, ki urejajo dodeljevanje sredstev državnih pomoči, subvencij, posojil in drugih oblik sofinanciranja, razen če je s tem pravilnikom drugače določeno.

Javna agencija za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: agencija) sofinancira sestanke, na katerih je predvideno za enodnevni sestanek najmanj 10 referentov ter najmanj 20 referentov za dva ali več dnevni sestanek.
Znanstveni sestanek po tem pravilniku je sestanek, ki je namenjen izmenjavi in preverjanju spoznanj in znanj, ki so plod lastnega raziskovalnega dela znanstvenikov. Znanstveni sestanek po tem pravilniku je tudi sestanek, ki je namenjen prenosu temeljnih znanstvenih spoznanj v aplikacijo in tehnološki razvoj.
Mednarodni znanstveni sestanek po tem pravilniku je sestanek, ki poteka v enem izmed svetovnih jezikov, ima mednarodni programski odbor in na katerem je od aktivnih udeležencev z referati in vabljenimi predavanji vsaj polovica udeležencev iz tujine.
Za kvalitetno organizacijo znanstvenega sestanka je ustanovljen in zadolžen programski odbor. Najmanj polovica članov programskega odbora mora izpolnjevati pogoje za vodjo raziskovalnega projekta.

V pravilniku uporabljeni izrazi zapisani v slovnični obliki moškega spola, so uporabljeni kot nevtralni za moške in ženske.

Agencija sofinancira sestanke z namenom, da omogoči pridobivanje novega znanja, prenos znanja iz sveta, mednarodno izmenjavo znanja in prenos raziskovalnih dosežkov v prakso.

Agencija sofinancira pripravljalna dela za organizacijo sestanka, krije stroške tiskanja vabil, povzetkov oziroma razširjenih povzetkov referatov v knjižni oziroma elektronski obliki, najemnine dvorane in bivanja vabljenim predavateljem iz tujine.

Agencija zbira prijave za organizacijo sestanka (v nadaljnjem besedilu: prijava) na podlagi javnega razpisa.
Na javni razpis se lahko prijavijo organizacije, ki so vpisane v evidenco raziskovalnih organizacij pri agenciji in društva s statusom delovanja v javnem interesu na področju raziskovalne dejavnosti (v nadaljnjem besedilu: prijavitelj).

Postopek odpiranja prijav vodi komisija za odpiranje prijav, ki jo imenuje direktor.
Predsednik komisije za odpiranje prijav je javni uslužbenec, ki je na agenciji zadolžen za področje znanstvenih sestankov (v nadaljnjem besedilu: uradna oseba). Poleg predsednika ima komisija za odpiranje prijav še dva člana, ki morata imeti ustrezno strokovno izobrazbo in izkušnje s področja vodenje postopka javnega razpisa.

Evalvacijski postopek vodi Komisija za znanstveni tisk in sestanke (v nadaljevanju: strokovna komisija), ki jo opredeljuje Pravilnik o organizaciji in pristojnosti strokovnih teles za področje raziskovalne dejavnosti ter je imenovana na podlagi 29 člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 123/03).

Agencija objavi javni razpis za izbor in sofinanciranje sestankov v Uradnem listu Republike Slovenije.

Objava javnega razpisa mora vsebovati zlasti:
1. naziv in sedež agencije;
2. pravno podlago za izvajanje javnega razpisa;
3. predmet javnega razpisa z navedbo osnovnih pogojev in meril za sofinanciranje;
4. okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za predmet javnega razpisa;
5. določitev obdobja sofinanciranja;
6. način, oblika in rok, do katerega morajo biti oddane prijave;
7. datum odpiranja prijav za sofinanciranje;
8. rok, v katerem bodo prijavitelji obveščeni o izboru in o višini sofinanciranja;
9. kraj, čas in osebo, pri kateri lahko zainteresirani dvignejo razpisno dokumentacijo.

Prijavitelj se prijavi na javni razpis s prijavo skladno z razpisno dokumentacijo.
Razpisna dokumentacija vsebuje:
1. prijavni obrazec;
2. navedbo zahtevanih podatkov o znanstvenem sestanku;
3. finančni predračun;
4. način določanja deleža sofinanciranja;
5. vzorec pogodbe;
6. navedbo potrebnih dokumentov, ki jih mora prijavitelj predložiti kot dokazilo, da izpolnjuje pogoje in da je upravičen do sofinanciranja;
7. okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za predmet javnega razpisa;
8. navedbo vrste meril, način njihove uporabe in pomen posameznih meril;
9. navedbo o tem, kdo s sklepom odloči o dodelitvi sredstev in kdo o pritožbi zoper ta sklep.

Prijavitelj mora predložiti k prijavi na javni razpis:
– programski okvir z utemeljitvijo potrebe po organiziranju sestanka;
– seznam članov programskega odbora;
– seznam članov organizacijskega odbora;
– seznam vabljenih predavateljev;
– seznam že organiziranih sestankov;
– izjava, da so izpolnjene vse pogodbene obveznosti v predhodnem letu (le v primeru, da je bilo prijavitelju odobreno sofinanciranje v predhodnem letu);
– izjavo prijavitelja, da se lahko podatki, navedeni v vlogi, uporabljajo za evidence agencije.

Uradna oseba označi na vsakem prejetem prijavnem obrazcu zaporedno številko in datum prejema prijave na javni razpis. Vsakemu prijavitelju v roku 15 dni od prejema prijave pošlje potrdilo, v katerem sta navedena zaporedna številka njegove prijave in datum prejema.
Komisija za odpiranje prijav mora sproti voditi zapisnik o odpiranju prijav, ki vsebuje predvsem:
1. naslov, prostor in čas odpiranja prijav;
2. predmet javnega razpisa;
3. imena navzočih predstavnikov komisije za odpiranje prijav;
4. imena oziroma nazive prijaviteljev, ki so vložili prijave, po vrstnem redu odpiranja prijav;
5. vrstni red odpiranja prijav, ugotovitve o popolnosti prijav z navedbo tistih prijaviteljev, ki niso dostavili popolne prijave.
Zapisnik podpišejo predsednik in člani komisije za odpiranje prijav.

V postopku izbora se upoštevajo samo prijave, ki so pravočasno oddane v razpisnem roku in imajo vse elemente, zahtevane z javnim razpisom in razpisno dokumentacijo. V kolikor je kateri od elementov pomanjkljiv, komisija za odpiranje prijav o tem pisno obvesti prijavitelja in ga pozove, da ga v roku 7 dni dopolni.
Nepopolne prijave, ki jih prijavitelj v roku iz prejšnjega odstavka ne dopolni, se zavržejo.

Ko komisija za odpiranje prijav ugotovi, da prijave na javni razpis vsebujejo vse elemente, zahtevane z javnim razpisom in razpisno dokumentacijo, pošlje prijave v ocenitev strokovni komisiji.

Strokovna komisija pri ocenjevanju znanstvenih sestankov upošteva naslednja merila:
– aktualnost tematike;
– pričakovana odzivnost sestanka v znanstveni in strokovni javnosti;
– reference predavateljev;
– organizacijske reference prijavitelja sestanka;
– mednarodni značaj sestanka;
– združevanje več znanstvenih disciplin;
– pridobitev dodatnega sofinanciranja;
– zagotavljanje racionalnejše porabe sredstev.

Strokovna komisija v 30 dneh od dneva prejema dokumentacije pripravi finančno ovrednoten predlog prednostnega seznama za sofinanciranje znanstvenih sestankov (v nadaljevanju: predlog).
Predlog podpiše predsednik strokovne komisije.
Direktor predlog prednostnega seznama za sofinanciranje sestankov posreduje upravnemu odboru agencije. Upravni odbor agencije sprejme sklep o izboru prijav za sofinanciranje sestankov. V obrazložitvi sklepa mora utemeljiti svojo odločitev.
Upravni odbor pri odločitvi upošteva politiko na področju raziskovalne dejavnosti in prioritete, določene v Nacionalnem raziskovalnem in razvojnem programu.

Agencija v roku, ki je bil naveden v objavi javnega razpisa, obvesti vse prijavitelje o odločitvi glede dodelitve sredstev.
Obvestilo prijaviteljem, katerim je bilo odobreno sofinanciranje znanstvenega sestanka, vsebuje tudi podatke o predmetu sofinanciranja in višini sredstev ter poziv k podpisu priložene pogodbe.

Prijavitelj ima v osmih dneh od prejema obvestila o rezultatih izbora prijav pravico vložiti pritožbo. V svoji pritožbi mora natančno opredeliti razloge, zaradi katerih je pritožba vložena.
Predmet pritožbe ne morejo biti postavljeni pogoji in merila za ocenjevanje prijav.
Vložena pritožba ne zadrži podpisa pogodbe z izbranimi prijavitelji.

Direktor agencije imenuje komisijo, ki pripravi predlog odločitve o pritožbi.
Direktor predlog odločitve o pritožbi pošlje upravnemu odboru agencije.
Upravni odbor agencije odloči o pritožbi s sklepom v 30 dneh od dneva prejema predloga iz prejšnjega odstavka tega člena.
Odločitev je dokončna.
Agencija objavi na spletni strani prednostni seznam sofinanciranja znanstvenih sestankov.

Agencija sklene s prijavitelji pogodbo, v kateri pogodbeni stranki določita medsebojne pravice in obveznosti.
Agencija pošlje prijavitelju predlog pogodbe v podpis.
Prijavitelj mora vrniti podpisano pogodbo v 15 dneh od prejema predloga pogodbe, sicer agencija odstopi od sklenitve pogodbe.

Sestavine pogodbe so zlasti:
1. naziv in naslov agencije in prijavitelja;
2. pogodbeni predmet;
3. višina dodeljenih sredstev;
4. namen za katerega se dodeljujejo;
5. terminski plan porabe sredstev;
6. način nadzora nad porabo sredstev:
– spisek dokazil, ki jih mora predložiti prijavitelj za porabo odobrenih sredstev;
– možnost, da agencija kadarkoli preverja namensko porabo sredstev;
– poročilo o poteku in rezultatih porabljenih sredstev oziroma najmanj zaključno poročilo;
– dolžnost agencije, da spremlja in nadzira izvajanje pogodbe ter namensko porabo proračunskih sredstev;
– določilo, da mora prijavitelj ob nenamenski porabi sredstev ali ob neizpolnitvi predmeta pogodbe, sredstva vrniti v proračun skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi;
– določilo, da mora prijavitelj obrazložiti in utemeljiti podaljšanje roka porabe sredstev glede na predvideni terminski plan, ker v nasprotnem primeru izgubi pravico do nadaljnje porabe sredstev;
7. določilo, da mora prijavitelj sproti obveščati agencijo o spremembah, ki lahko vplivajo na izpolnitev pogodbenih obveznosti;
8. določilo o obveščanju javnosti, da je predmet pogodbe sofinanciran s strani agencije.
V pogodbi direktor pooblasti uradno osebo za izvajanje določil pogodbe.

Prijavitelj je dolžan v 8 dneh obvestiti agencijo o spremembah, ki utegnejo vplivati na izpolnitev njegovih obveznosti, določenih v pogodbi.
Če so novi pogoji drugačni od dogovorjenih, agencija lahko spremeni ali odstopi od pogodbe.
Agencija lahko odstopi od pogodbe v primeru, če prijavitelj ni porabil sredstev skladno z namenom določenim v pogodbi.
Če agencija odstopi od pogodbe, mora prijavitelj vrniti agenciji že izplačana sredstva skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.

Določilo zadnjega odstavka 6. člena tega pravilnika, ki se nanaša na društva se ne uporablja v razpisu za leto 2005. Na javni razpis za leto 2005 se lahko prijavijo tista društva, ki so v času trajanja javnega razpisa na ministrstvo, pristojno za znanost, vložila vlogo za podelitev statusa društva, ki deluje v javnem interesu na področju raziskovalne dejavnosti.

Z dnem, ko začne veljati ta pravilnik se preneha uporabljati pravilnik o postopku in merilih za izbor in sofinanciranje znanstvenih sestankov (Uradni list RS, št. 36/02).

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.