Na podlagi 43. člena Zakona o raziskovalni in razvojni dejavnosti (Uradni list RS, št. 96/02) ter 16. in 35. člena Sklepa Vlade Republike Slovenije o ustanovitvi Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 123/03), po predhodnem soglasju ministra za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo št. 011-01-23/2004/2 z dne 5. 1. 2005 je upravni odbor Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije na 8. seji dne 10. 1. 2005 in 11. 1. 2005 sprejel
P R A V I L N I K
o sofinanciranju nakupa tuje znanstvene literature in baz podatkov
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
(predmet)
Ta pravilnik določa način, pogoje in postopek za izbor prijav za sofinanciranje nakupa tuje znanstvene literature in baz podatkov, spremljanje nakupov in zagotavljanje dostopnosti sofinancirane tuje znanstvene literature in baz podatkov.
2. člen
(namen)
Javna agencija za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: agencija) v skladu s tem pravilnikom sofinancira nakup tuje znanstvene literature in baz podatkov z namenom zagotavljanja nujnega dotoka in dostopnosti tujih znanstvenih in strokovnih informacij za potrebe raziskovalne, izobraževalne in razvojne dejavnosti v Republiki Sloveniji.
3. člen
(uradna oseba)
Direktor agencije (v nadaljnjem besedilu: direktor) pooblasti javnega uslužbenca na agenciji za področje knjižnične in informacijske dejavnosti (v nadaljnjem besedilu: uradna oseba) za vodenje postopka izbora prijav, za opravljanje nadzora nad porabo dodeljenih sredstev in spremljanje izvajanja sofinanciranja nakupa tuje znanstvene literature in baz podatkov.
4. člen
(strokovna komisija)
Komisija za knjižnično in informacijsko dejavnost (v nadaljnjem besedilu: strokovna komisija), ki jo opredeljuje Pravilnik o organizaciji in pristojnosti strokovnih teles za področje raziskovalne dejavnosti, ter je imenovana na podlagi 29. člena sklepa o ustanovitvi Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 123/02), izvede evalvacijski postopek izbora prijav za sofinanciranje nakupa tuje znanstvene literature in baz podatkov.
Način dela Komisije določa poslovnik, ki ga sprejme Komisija s predhodnih soglasjem agencije.
5. člen
(javni razpis)
Agencija zbira pisne prijave za sofinanciranje nakupa tuje znanstvene literature in baz podatkov na podlagi javnega razpisa.
II. IZBOR UPRAVIČENCEV IN DOLOČITEV OBSEGA SREDSTEV
6. člen
(komisija za odpiranje prijav)
Postopek odpiranja prijav vodi Komisija za odpiranje prijav, ki jo imenuje direktor. Predsednik komisije za odpiranje prijav je uradna oseba.
Poleg predsednika ima komisija za odpiranje prijav še dva člana, ki morata imeti ustrezno strokovno izobrazbo in izkušnje v zvezi s postopkom javnega razpisa.
7. člen
(prijavitelji)
Na razpis se lahko prijavijo knjižnice, ki so javne pravne osebe in ki opravljajo informacijske storitve za širši krog uporabnikov v raziskovalni, razvojni in izobraževalni dejavnosti: nacionalna knjižnica, univerzitetne in visokošolske knjižnice, osrednji specializirani informacijski centri in drugi informacijski centri in specialne knjižnice, posamično ali v obliki konzorcijev (v nadaljnjem besedilu: prijavitelji).
III. IZVEDBA JAVNEGA RAZPISA
8. člen
(objava razpisa)
Javni razpis za sofinanciranje tuje znanstvene literature in baz podatkov (v nadaljnjem besedilu: razpis) objavi agencija v Uradnem listu Republike Slovenije.
Razpis se objavi najkasneje v marcu tekočega leta za sofinanciranje v naslednjem letu.
9. člen
(vsebina razpisa)
Objava javnega razpisa vsebuje zlasti:
– naziv in naslov agencije,
– pravno podlaga za izvedbo javnega razpisa,
– predmet javnega razpisa,
– okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za predmet javnega razpisa,
– pogoje, kriterije in merila za izbiro prijav za sofinanciranje,
– določitev obdobja sofinanciranja,
– način prijave,
– obliko prijave,
– rok, do katerega morajo biti oddane pisne prijave,
– datum odpiranja prijav za sofinanciranje,
– rok, v katerem bodo prijavitelji obveščeni o izboru in o višini sofinanciranja,
– kraj, čas in osebo (tudi na svetovnem spletu), pri kateri lahko zainteresirani dvignejo razpisno dokumentacijo.
10. člen
(razpisna dokumentacija)
Prijavitelj se prijavi na razpis skladno z razpisom in razpisno dokumentacijo.
Razpisna dokumentacija vsebuje:
– prijavni obrazec, v katerem se navede: naziv in naslov prijavitelja, področje knjižničnega in informacijskega delovanja prijavitelja, obseg knjižničnega gradiva in baz podatkov, zahtevek za sofinanciranje s seznamom in opisom za naročilo predlagane tuje znanstvene literature in baz podatkov, utemeljitev pomena in razpoložljivosti predlagane tuje znanstvene literature in baz podatkov za uporabnike in podpis odgovorne osebe prijavitelja,
– program dela in razvoja prijavitelja na področju knjižnično informacijske dejavnosti za razpisno obdobje,
– finančni načrt za nakup tuje znanstvene literature in baz podatkov za tekoče obdobje,
– vzorec pogodbe,
– navedbo potrebnih dokumentov, ki jih mora prijavitelj predložiti kot dokazilo, da je upravičen do sofinanciranja: to je izjavo prijavitelja, da je javna pravna oseba in izjavo prijavitelja o tem, da je vpisan v razvid knjižnic Državne matične službe za knjižničarstvo pri Narodni in univerzitetni knjižnici,
– navedbo o tem, kdo s sklepom odloči o dodelitvi sredstev in kdo o pritožbi zoper ta sklep,
– dokazila o izpolnjevanju kriterijev določenih s tem pravilnikom.
Prijavitelj mora k prijavi predložiti redni izpisek iz sodnega registra zase oziroma za pravno osebo, katere sestavni del je, ki ne sme biti starejši od 30 dni.
11. člen
(razpisni roki)
Rok za prijavo na razpis je najmanj 14 in največ 30 dni. V navedenem obdobju morajo prijavitelji v vzajemnem katalogu sistema COBISS ažurirati podatke o naročeni tuji znanstveni literaturi in bazah podatkov v tekočem letu ter seznam naročil, ki jih predlagajo v sofinanciranje. Inštitut za informacijske znanosti v Mariboru pripravi na zahtevo prijavitelja izpis, ki je del razpisne dokumentacije.
12. člen
(prijava)
Prijavitelj mora na zaprti prijavi z dokumentacijo navesti naslov agencije, s pripisom »Razpis za tujo znanstveno literaturo in baze podatkov«. Prijava se lahko pošlje s priporočeno pošiljko oziroma se odda v vložišču agencije do roka navedenega v razpisu.
13. člen
(potrditev prijave)
Uradna oseba v vložišču agencije označi na vsaki prejeti prijavi zaporedno številko in datum ter uro prejema prijave. Vsakemu prijavitelju izda potrdilo, v katerem sta navedena zaporedna številka njegove prijave, datum in ura prejema prijave.
14. člen
(odpiranje prijav)
Komisija za odpiranje prijav izvede odpiranje prijav.
Zapisnik o odpiranju prijav vsebuje:
– imena navzočih predstavnikov komisije,
– imena drugih navzočih,
– naslov, prostor in čas odpiranja prijav,
– predmet razpisa,
– imena oziroma nazive predlagateljev, ki so vložili prijave, po vrstnem redu odpiranja prijav,
– ugotovitve o popolnosti prijav z navedbo tistih prijaviteljev, ki niso dostavili popolne prijave.
Zapisnik podpišejo predsednik in člani komisije za odpiranje prijav.
15. člen
(upravičenost prijav)
Komisija za odpiranje prijav pri odpiranju prijav zapisniško ugotavlja tudi upravičenost prijaviteljev za vložitev prijave na razpis z vidika 7. člena tega pravilnika. Neupravičene prijave se zavržejo.
16. člen
(popolnost prijav)
V postopku izbora so upoštevane samo prijave, ki so pravočasno oddane v razpisnem roku in imajo vse elemente, zahtevane z javnim razpisom in razpisno dokumentacijo. Če je kateri od elementov pomanjkljiv, komisija za odpiranje prijav o tem pisno obvesti prijavitelja in ga pozove, da prijavo dopolni v 8 dneh.
Nepopolne prijave, ki jih prijavitelj v roku iz prejšnjega odstavka ne dopolni, se zavržejo.
Komisija za odpiranje prijav pripravi pregled popolnih prijav naročene tuje znanstvene literature in baz podatkov.
IV. EVALVACIJA IN IZBOR
17. člen
(prednostni seznam)
Ko komisija za odpiranje prijav ugotovi, da prijava vsebuje vse elemente, zahtevane z razpisom in razpisno dokumentacijo, pošlje seznam in prijave v ocenitev strokovni komisiji.
18. člen
(kriteriji in merila)
Strokovna komisija pri ocenjevanju prijav upošteva naslednje kriterije in merila:
– dostopnost tuje znanstvene literature in baz podatkov uporabnikom,
– pogostnost uporabe revij in baz podatkov,
– kontinuiteto naročil,
– strokovno usposobljenost prijavitelja za delo z uporabniki,
– obseg sofinanciranja iz drugih virov,
– kvaliteto in pomen naročene tuje znanstvene literature in baz podatkov,
– ekonomičnost in racionalnost nabave,
– infrastrukturne pogoje za opravljanje dejavnosti.
19. člen
(opis kriterijev in meril)
Dostopnost tuje znanstvene literature in baz podatkov uporabnikom se meri s številom uporabnikov ter s pogoji dostopa in uporabe za vse uporabnike v Republiki Sloveniji.
Pogostnost uporabe tuje znanstvene literature in baz podatkov se meri s številom uporab in/ali izposoj v preteklem letu. Možna je različna statistika uporabe, od klasičnih in avtomatiziranih sistemov izposoje, elektronskih zapisov in bibliometrijskih analiz. Podatki morajo biti preverljivi in objektivni.
Kontinuiteta naročil se meri z dolgotrajnostjo naročanja in razpolaganja z določenim fondom ali dostopom do podatkov v bazah podatkov in predpostavlja boljše storitve uporabnikom.
Strokovna usposobljenost prijavitelja za sodelovanje z uporabniki se izkazuje z zahtevnejšimi stopnjami priprave gradiv za uporabnike in k temu primerno kadrovsko sestavo osebja prijavitelja (bibliotekarji in drugi informacijski strokovnjaki na področjih, ki jih zajema prijaviteljeva dejavnost).
Obseg nabav, sofinanciranih iz drugih virov, pomeni delež neproračunskih sredstev, ki jih prijavitelj namenja za pokrivanje stroškov nabav tuje znanstvene literature in baz podatkov.
Kvaliteta in pomen naročene tuje znanstvene literature in baz podatkov se meri pri znanstvenih revijah, ki ga imajo, z faktorjem/dejavnikom vpliva, za posamezna področja (za SCIExp in SSCI). Za druge revije in baze podatkov velja ocena znanstveno-raziskovalnih svetov ved o njihovem pomenu za določeno vedo ali znanstveno področje.
Ekonomičnost in racionalnost nabave se izkazuje z ugodnostjo nabavne cene.
Infrastrukturni pogoji za opravljanje dejavnosti se izkažejo s stopnjo tehnološke razvitosti, opreme in prostorov za opravljanje določenih dejavnosti oziroma nalog prijavitelja.
Vrstni red kriterijev in meril ne pomeni njihove prioritete.
20. člen
(prednost pri sofinanciranju)
Prednost pri sofinanciranju bodo imeli tisti prijavitelji, ki izkažejo večjo dostopnost svojih fondov in drugih informacijskih virov uporabnikom, večjo fleksibilnost uporabe, večjo dostopnost tuje znanstvene literature in baz podatkov prek računalniškega omrežja, daljšo kontinuiteto naročil, večjo strokovno usposobljenost za sodelovanje z uporabniki, večji obseg sofinanciranja nabav s strani neproračunskih virov, pomembne in kvalitetnejše informacijske vire za področje, ki ga pokrivajo, višjo ekonomičnost in racionalnost nabave in bolj zadovoljive infrastrukturne pogoje za svoje delovanje.
Prednost pri sofinanciranju nabave tuje znanstvene literature in baz podatkov imajo tudi tisti prijavitelji, ki gradivo naročajo in pridobivajo na konzorcijski način in zato lahko izkažejo nižjo ceno nabave in boljše pogoje uporabe.
21. člen
(delež prednosti)
Način uporabe meril za izpolnitev kriterija nabave tuje znanstvene literature in baz podatkov preko konzorcijev, pred razpisom določi direktor s sklepom na predlog strokovne komisije.
22. člen
(sklep)
Strokovna komisija na podlagi pogojev, kriterijev in meril v roku 30 dni od dneva prejema dokumentacije pripravi finančno ovrednoten predlog prednostnega seznama sofinanciranja tuje znanstvene literature in baz podatkov. Za mnenje k strokovni oceni lahko strokovna komisija zaprosi znanstveno – raziskovalne svete ved.
Predlog podpiše predsednik strokovne komisije.
Direktor predlog prednostnega seznama za sofinanciranje tuje znanstvene literature in baz podatkov posreduje upravnemu odboru agencije. Upravni odbor agencije sprejme sklep o izboru prijav za sofinanciranje tuje znanstvene literature in baz podatkov. V obrazložitvi sklepa mora utemeljiti svojo odločitev.
Upravni odbor pri svoji odločitvi upošteva obseg razpoložljivih proračunskih sredstev, v tem pravilniku določene pogoje, kriterije in merila ter Nacionalni raziskovalni in razvojni program.
23. člen
(obvestilo)
Agencija v roku, ki je bil naveden v objavi razpisa obvesti vse prijavitelje, o odločitvi o dodelitvi sredstev.
Obvestilo prijaviteljem, katerim je bilo odobreno sofinanciranje tuje znanstvene literature in baz podatkov, vsebuje tudi podatke o predmetu sofinanciranja in višini sredstev ter poziv k podpisu priložene pogodbe.
V. PRITOŽBENI POSTOPEK
24. člen
(preveritev utemeljenosti)
Prijavitelj ima v osmih dneh od prejema obvestila o rezultatih izbora pravico vložiti pritožbo. V svoji pritožbi mora natančno opredeliti razloge, zaradi katerih je pritožba vložena.
Predmet pritožbe ne morejo biti postavljeni pogoji, kriteriji in merila za ocenjevanje prijav.
Vložena pritožba ne zadrži podpisa pogodbe z izbranimi prijavitelji.
25. člen
(dokončna odločitev)
Direktor agencije imenuje komisijo, ki pripravi predlog odločitve o pritožbi.
Direktor predlog odločitve o pritožbi pošlje upravnemu odboru agencije.
Upravni odbor agencije odloči o pritožbi s sklepom v 30 dneh od dneva prejema predloga iz prejšnjega odstavka.
Odločitev je dokončna.
Agencija objavi na spletni strani prednostni seznam sofinanciranja tuje znanstvene literature in baz podatkov.
VI. IZVAJANJE SOFINANCIRANJA
26. člen
(pogodba)
Agencija sklene s prijavitelji pogodbo, v kateri pogodbeni stranki določita medsebojne pravice in obveznosti.
Agencija pošlje prijavitelju predlog pogodbe v podpis.
Prijavitelj mora vrniti podpisano pogodbo v 15 dneh od prejema pogodbe, sicer agencija odstopi od sklenitve pogodbe.
Sestavine pogodbe so zlasti:
– naziv, naslov, matična in davčna številka agencije in prijavitelja;
– pogodbeni predmet;
– višina dodeljenih sredstev;
– namen, za katerega se dodeljujejo sredstva;
– terminski plan porabe sredstev;
– način nadzora nad porabo sredstev;
– spisek dokazil, ki jih mora predložiti prijavitelj za porabo odobrenih sredstev;
– možnost, da agencija kadarkoli preverja namensko porabo sredstev;
– poročilo o poteku in rezultatih porabljenih sredstev oziroma najmanj zaključno poročilo;
– dolžnost agencije, da spremlja in nadzira izvajanje pogodbe ter namensko porabo proračunskih sredstev;
– določilo, da mora prijavitelj ob nenamenski porabi sredstev ali ob neizpolnitvi predmeta pogodbe, sredstva vrniti v proračun skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi;
– določilo, da mora prijavitelj obrazložiti in utemeljiti podaljšanje roka porabe sredstev glede na predvideni terminski plan, ker v nasprotnem primeru izgubi pravico do nadaljnje porabe sredstev;
– določilo, da mora prijavitelj sproti obveščati agencijo o spremembah, ki lahko vplivajo na izpolnitev pogodbenih obveznosti;
– določilo o obveščanju javnosti, da je predmet pogodbe sofinanciran s strani agencije.
V pogodbi direktor pooblasti uradno osebo za spremljanje izvajanja določil pogodbe.
S pogodbo se določi obveznost zagotavljanja dostopnosti nabavljenega gradiva.
27. člen
(pogodbene obveznosti)
Agencija spremlja izvajanje nalog na način in po postopku, določenim s pogodbo o sofinanciranju tuje znanstvene literature in baz podatkov.
Prijavitelj je dolžan v 8 dneh obvestiti agencijo o spremembah, ki utegnejo vplivati na izpolnitev njegovih obveznosti, določenih v pogodbi.
Če so novi pogoji drugačni od dogovorjenih, agencija lahko spremeni ali odstopi od pogodbe.
28. člen
(odstop od pogodbe)
Agencija lahko odstopi od pogodbe v primeru:
– če prijavitelj ni porabil sredstev skladno z namenom, določenim v pogodbi,
– da se prijavitelj ne drži s pogodbo določenih rokov za izvedbo posameznih dejanj, ki jih je navedel v prijavnem obrazcu,
– če nastopijo novi pogoji, ki so drugačni od dogovorjenih.
Če agencija odstopi od pogodbe, mora prijavitelj vrniti agenciji že izplačana sredstva skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.
Tudi če agencija ne odstopi od pogodbe, lahko agencija v primerih, navedenih v prvem odstavku tega člena, zahteva vračilo že izplačanih sredstev, in sicer skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi, od dneva nakazila do dneva vračila.
29. člen
(obveznost navedbe sofinanciranja)
Prijavitelj mora pri objavi rezultatov svojega dela in pri vseh drugih oblikah javnega predstavljanja navesti, da so bile nabave sofinancirane s sredstvi agencije.
Prejemnik subvencije za nabavo tuje znanstvene literature in baz podatkov je dolžan pri predstavljanju svoje dejavnosti javnosti navesti, da je nabava informacijskih virov sofinancirana s sredstvi agencije.
VII. KONČNI DOLOČBI
30. člen
(prenehanje uporabe)
Z dnem, ko začne veljati ta pravilnik, se preneha uporabljati Pravilnik o postopku in merilih za izbor in sofinanciranje nakupa tuje znanstvene literature in baz podatkov (Uradni list RS, št. 71/99).
31. člen
(začetek veljavnosti)
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 011-01-17/2005/1
Ljubljana, dne 11. januarja 2005.
EVA 2004-1647-0015
prof. dr. Niko Toš l. r.
Predsednik
Upravnega odbora
