Na podlagi prvega odstavka 125. člena Zakona o javnih naročilih – ZJN-1 (Uradni list RS, št. 36/04 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju: ZJN-1-UPB1), v skladu z Uredbo o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 84/04) in na podlagi 29. člena Statuta Občine Kuzma (Uradni list RS, št. 21/99, 12/01, 72/02, 90/02 in 113/03) izdajam
P R A V I L N I K
za oddajo javnih naročil male vrednosti
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta pravilnik za oddajo javnih naročil male vrednosti (v nadaljnjem besedilu: pravilnik) določa obvezna ravnanja naročnika pri oddaji javnih naročil male vrednosti (v nadaljnjem besedilu: JNMV). Oddaja JNMV je način oddaje naročila, katerega ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v Zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije (v nadaljevanju: ZIPRS).
2. člen
Pri oddaji JNMV mora naročnik ravnati v skladu s tem pravilnikom, kar pomeni, da naročnik ravna v smislu dobrega gospodarja, tako, da se z izborom ponudbe zagotovi, da je poraba sredstev najbolj gospodarna glede na namen in predmet JNMV.
3. člen
Določila tega pravilnika se ne uporabljajo, če je ocenjena vrednost javnega naročila nižja od 2 % vrednosti, določene v ZIPRS, kar ob sprejemu tega pravilnika znaša 200.000 SIT za blago in storitve oziroma 400.000 SIT za gradnje.
Pri nabavah do vrednosti 2 % od ocenjene vrednosti, od katere je potrebno izvajati JNMV, lahko naročnik na podlagi poznavanja trga in preteklih dobav brez posebnega dokumentiranja preveri cene na trgu in izbere najugodnejšega ponudnika.
Določila tega pravilnika se ne uporabljajo za izobraževanje in usposabljanje zaposlenih. Kriteriji za odločanje so ustreznost programa usposabljanja, lokacija in termin. Enako velja v primeru nabave knjig, literature, publikacij in v podobnih primerih.
Zbiranje ponudb ni potrebno, od dokumentacije zadošča le kopija naročilnice, prijavnice, pogodbe ali drug ustrezen dokument.
Za naročanje blaga, storitev ali gradnje do vrednosti iz prejšnjih odstavkov tega člena, se praviloma uporabljajo naročilnice.
Naročnik mora za naročila iz tega člena voditi evidenco izdanih naročilnic z navedbo predmeta in vrednosti JNMV.
4. člen
Odgovorna oseba za JNMV mora ravnati v skladu s temeljnimi načeli javnega naročanja, to je v skladu z načelom gospodarnosti in učinkovitosti porabe javnih sredstev, načelom zagotavljanja konkurence med ponudniki, načelom transparentnosti ponudnikov, kar dejansko pomeni, da:
– je treba izbrati najugodnejšo ponudbo
– se nobenemu ponudniku ne sme sporočati ničesar, kar se ne sporoči drugim
– mora biti postopek transparenten, tako, da ima vsakdo, ki je zainteresiran, vsak trenutek možnost preveriti fazo oddaje in pravilnost izvajanja postopka
– je potrebno vse ponudnike obravnavati enakopravno.
5. člen
Zainteresiranemu ponudniku mora biti omogočeno sodelovanju v postopku oddaje JNMV, ne glede na to, ali ga je naročnik povabil k oddaji ponudb ali ne.
Naročnik lahko omeji sodelovanje ponudnikov v postopku oddaje JNMV zgolj na podlagi vnaprej opredeljenih pogojev.
V postopku oddaje JNMV imajo ponudniki od naročnika pravico zahtevati in prejeti informacije o poteku in izidu postopka.
6. člen
Naročnik lahko ob zbiranju ponudb izbere tudi pogajanja, če s tem doseže bolj racionalno porabo sredstev, oziroma skozi pogajanja bolj natančno opredeli predmet JNMV.
Zlasti se lahko pogajanja izvedejo, kadar so predmet JNMV intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve ali blaga, ali če gre za objektivne okoliščine, zaradi katerih lahko naročilo izpolni le določen ponudnik.
O pogajanjih naročnik opravi zapisnik, v katerega se vpisujejo bistveni podatki oziroma pogoji, ki jih nudijo ponudniki ter izdela poročilo o izvedbi JNMV. Po zaključku pogajanj naročnik z najugodnejšim ponudnikom sklene pogodbo.
7. člen
Naročnik praviloma uporablja za oceno ponudb merilo najnižje cene.
Če naročnik kot merilo uporabi ekonomsko najugodnejšo ponudbo, mora v razpisni dokumentaciji merila, ki jih bo uporabil, navesti, opisati in ovrednotiti po vrstnem redu od najpomembnejšega do najmanj pomembnega.
8. člen
Odgovorna oseba za izvedbo oddaje JNMV za posamezen predmet je tista, ki jo v ustni ali pisni obliki določi župan.
Odgovorna oseba za izvedbo oddaje JNMV je odgovorna za izvedbo predhodne raziskave trga, opredelitve predmeta, določitev ocenjene vrednosti, pripravo razpisne dokumentacije, če in v obsegu kot je potrebna, pravilnost izvedbe postopka oddaje JNMV, vodenja pogajanj, kolikor so potrebna, pripravo obrazloženega obvestila ponudnikom in pripravo poročila o oddaji JNMV.
9. člen
Župan lahko imenuje komisijo za pregled in ocenitev ponudb na podlagi meril, podanih v navodilu za oddajo ponudbe, kadar oceni, da je to potrebno.
10. člen
Naročnik izvaja JNMV po:
– enostavnem postopku,
– po postopku zbiranja ponudb.
II. ODDAJA JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI PO ENOSTAVNEM POSTOPKU
11. člen
Oddaja JNMV po enostavnem postopku se izvaja za nabavo blaga, izvedbo storitev ali gradenj, pri čemer pa vrednost naročila ne sme presegati 10 % vrednosti iz prvega odstavka 124. člena Zakona o javnih naročilih, ki jo določa ZIPRS in ob sprejemu tega pravilnika znaša 1,000.000 SIT za blago in storitve oziroma 2,000.000 SIT za gradnje.
Oddaja JNMV po enostavnem postopku se izvaja na osnovi naročilnic ali tipskih pogodb.
12. člen
Oddaja JNMV po enostavnem postopku se začne s predlogom za izdajo naročilnice, ki ga pripravi odgovorna oseba za izvedbo JNMV za posamezen predmet oddaje JNMV (OBR1).
Predlog za izdajo naročilnice mora vsebovati najmanj:
– zaporedno številko JNMV,
– predmet JNMV,
– odgovorno osebo za izvedbo JNMV,
– ocenjeno vrednost JNMV brez davka na dodano vrednost,
– opredelitev postavke – konta v proračunu, na kateri ima naročnik zagotovljena sredstva za izvedbo JNMV,
– način preverjanja cene ali izvedbe ocenjevanja v primeru uporabe merila najugodnejše ponudbe (preverba cene po telefonu, faksu, elektronski pošti ali pregled cenikov in podobno),
– imena in naslove ponudnikov, pri katerih so se preverjala uporabljena merila,
– navedba izbranega ponudnika in
– drugo.
13. člen
Merila, ki se natančneje določijo v predlogu za izdajo naročilnice so zlasti cena ali ekonomsko najugodnejša ponudba, kjer se upošteva:
– cena,
– čas izvedbe,
– reference,
– drugo.
14. člen
Naročilnico podpisuje odgovorna oseba naročnika.
Naročilnica za nabavo blaga vsebuje naslednje elemente:
– naziv in naslov naročnika,
– davčno številko naročnika,
– datum in zaporedno številko,
– naziv in naslov dobaviteljev,
– vrsto blaga,
– količino blaga,
– mersko enoto,
– ceno,
– plačilni rok,
– podpis naročnika,
– podpis prevzemnika.
Naročilnica za izvedbo storitve oziroma gradenj vsebuje smiselno podobne elemente.
Naročilnica se izda v treh izvodih, dva izvoda prejme dobavitelj oziroma izvajalec, en izvod pa skupaj z obrazcem predloga za izdajo naročilnice (OBR1), ostane v evidenci naročnika. Naročnik mora dobavitelja oziroma izvajalca opozoriti, da mora en izvod naročilnice pripeti k računu.
15. člen
V primeru enostavnega postopka se cena lahko preverja po telefonu, elektronski pošti, s pregledom cenikov, katalogov ali na drug način. Odgovorna oseba za JNMV, ki je ceno preverjala, o tem izdela uradni zaznamek. Vsi podatki o preverjanju cene se vpišejo v obrazec predloga za izdajo naročilnice pred izdajo naročilnice oziroma sklenitvijo tipske pogodbe.
III. ODDAJA JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI PO POSTOPKU ZBIRANJA PONUDB
16. člen
Oddaja JNMV po postopku zbiranja ponudb se izvaja za nabavo blaga, izvedbo storitev ali gradenj, katerih ocenjena vrednost ne presega vrednosti iz prvega odstavka 124. člena Zakona o javnih naročilih, je pa višja od 10 % vrednosti, ki jo določa ZIPRS in ob sprejemu tega pravilnika znaša 1,000.000 SIT za blago in storitve oziroma 2,000.000 SIT za gradnje.
Oddaja JNMV po postopku zbiranja ponudb se izvaja pisno ali po elektronski pošti in se prične s Sklepom o začetku postopka oddaje JNMV, ki ga pripravi odgovorna oseba za izvedbo JNMV za posamezen predmet oddaje JNMV (OBR2).
Sklep o začetku postopka oddaje JNMV, ki ga podpiše župan, mora vsebovati vsaj naslednje podatke:
– zaporedno številko JNMV,
– predmet JNMV,
– odgovorno osebo za izvedbo JNMV,
– ocenjeno vrednost JNMV brez davka na dodano vrednost,
– opredelitev postavke – konta v proračunu, na kateri ima naročnik zagotovljena sredstva za izvedbo JNMV.
17. člen
Odgovorna oseba za izvedbo JNMV pripravi razpisno dokumentacijo, ki obsega:
– povabilo k oddaji ponudbe (OBR-B),
– ponudbo (OBR-C),
– predračun za dobavo blaga (OBR-D), oziroma predračun za izvedbo storitev ali gradenj (OBR-D1),
– izjavo o izpolnjevanju pogojev (OBR-E).
V primeru naročanja storitev je sestavni del razpisne dokumentacije tudi opis oziroma specifikacija storitev, v primeru naročanja gradenj pa specifikacija potrebnih gradbenih del in druga tehnična dokumentacija.
Za nabavo blaga se v predračunu napišejo podatki o vrsti in količini blaga.
Sestavni del razpisne dokumentacije je lahko tudi vzorec pogodbe.
18. člen
Odgovorna oseba za izvedbo JNMV pošlje razpisno dokumentacijo ponudnikom, za katere meni, da izpolnjujejo pogoje za JNMV. V povabilu k oddaji ponudb se določi rok za oddajo ponudb. Rok za oddajo ponudb mora biti primerno dolg, tako, da ponudniku omogoča pripravo pravilne ponudbe. Naročnik lahko podaljša rok za oddajo ponudbe, vendar mora o tem pisno obvestiti vse ponudnike, ki jim je poslal razpisno dokumentacijo.
Odgovorna oseba za izvedbo JNMV pošlje razpisno dokumentacijo najmanj dvema ponudnikoma, razen v primeru, če je na trgu samo en usposobljen ponudnik.
19. člen
Pri naročanju gradenj lahko naročnik zahteva tudi predložitev bančne garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti in bančne garancije za odpravo napak v garancijski dobi.
20. člen
Dokazovanje izpolnjevanja pogojev se opravi s pridobitvijo pisne izjave ponudnika (OBR-E).
Odgovorna oseba za izvedbo JNMV lahko odloči, da ponudnik izpolnjevanje pogojev dokaže s predložitvijo listinskih dokazov. Ti se uporabljajo samo, ko je to resnično potrebno. Kolikor se kot dokaz o izpolnjevanju ekonomskih in finančnih pogojev zahtevajo dokazila, je potrebno v povabilu k oddaji ponudbe natančno navesti, katera dokazila bo naročnik štel kot ustrezna.
21. člen
Po poteku roka, določenega za oddajo ponudb, odgovorna oseba preveri, če prispele ponudbe ustrezajo vsem pogojem in oceni ponudbe v skladu z vnaprej določenimi merili.
Odpiranje ponudb ni javno.
22. člen
Naročnik lahko opravi izbiro tudi, če dobi samo eno ponudbo, ki ustreza zahtevam naročnika.
Če naročnik ne dobi nobene ponudbe, se postopek ponovi.
23. člen
Če naročnik dobi samo nepravilne ponudbe, lahko vse ponudnike, ki so oddali ponudbe povabi na pogajanja. Enako lahko naročnik stori v primeru, če dobi dve ali več enakih ponudb in je edino merilo ocenjevanja najnižja cena.
24. člen
Naročnik lahko pred oddajo JNMV zahteva tudi dodatna pojasnila ponudb, če iz ponudbene dokumentacije ni mogoče ugotoviti ali so ponudniki sposobni izvesti JNMV.
25. člen
Pred sklenitvijo pogodbe mora odgovorna oseba za JNMV vsem ponudnikom, ki so oddali ponudbe, poslati pisno obvestilo o oddaji JNMV (OBR3) in ga na njihovo zahtevo obrazložiti. Obvestilo o oddaji JNMV podpiše odgovorna oseba naročnika.
26. člen
Po pregledu in ocenitvi ponudb, pripravi odgovorna oseba za JNMV poročilo o oddaji JNMV (OBR4). Poročilo o oddaji JNMV mora vsebovati vsaj predmet oddaje JNMV, ime izbranega ponudnika in razloge za njegovo izbiro, imena zavrnjenih ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev in datum ter podpis odgovorne osebe za JNMV.
27. člen
Z izbranim ponudnikom naročnik sklene pogodbo, ki jo pripravi odgovorna oseba za izvedbo JNMV, podpiše pa jo župan.
Odgovorna oseba za izvedbo JNMV je tudi skrbnik pogodbe s strani naročnika.
28. člen
Če je predmet JNMV stalna dobava blaga, izvedba storitev ali gradnja, ki jih ni možno po posegu in časovno v naprej določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev okvirne letne pogodbe.
Za sklenitev okvirne letne pogodbe izvede naročnik postopke zbiranja ponudb. Naročnik lahko sklene okvirno letno pogodbo z enim ali več ponudniki.
IV. VODENJE DOKUMENTACIJE O ODDAJI JNMV
29. člen
Naročnik vodi dokumentacijo o oddaji JNMV, če vrednost javnega naročila presega 2 % vrednosti, ki je določena v ZIPRS.
Ponudbe in ostali dokumenti, kot so sklepi in soglasja, morajo biti v originalu vloženi v dokumentacijo o oddaji JNMV. Prav tako so sestavni deli dokumentacije vsi drugi dokumenti, pomembni za postopek in določitev naročnika.
O telefonskih stikih in preverjanjih ter ostalih stikih s ponudniki, mora biti izdelan uradni zaznamek.
V primeru, da se izvaja oddaja JNMV na elektronski način, se v tej obliki lahko vodi tudi dokumentacija.
30. člen
Dokumentacija mora obsegati najmanj:
1. za enostavni postopek:
– predlog za izdajo naročilnice (OBR1),
– izvod naročilnice,
– uradni zaznamek, o telefonskih številkah, preverjanjih in morebitnih ostalih podatkih,
– drugo dokumentacijo, ki je bila uporabljena – ceniki, katalogi, elektronska sporočila in podobno.
2. za postopek z zbiranjem ponudb:
– sklep o začetku postopka oddaje JNMV (OBR2),
– razpisno dokumentacijo (OBR-B, C, D oziroma D-1,E in G)
– vse ponudbe in predračune,
– obvestilo o oddaji JNMV (OBR3),
– poročilo o oddaji JNMV (OBR4),
– izvod pogodbe,
– druge dokumente, ki so bili uporabljeni, kot so sklepi, soglasja itd.
31. člen
V zneskih, navedenih v tem pravilniku ni zajet DDV.
32. člen
Za izvajanje JNMV se uporabljajo obrazci, ki so sestavni del tega pravilnika.
V. KONČNE DOLOČBE
33. člen
Ta pravilnik se neposredno uporablja tudi pri drugih uporabnikih proračuna, ki pa so dolžni v svojih aktih zagotoviti njegovo smiselno uporabo.
34. člen
Z uveljavitvijo tega pravilnika preneha veljati Pravilnik za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 12/01).
35. člen
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 031-03/05
Kuzma, dne 27. januarja 2005.
Župan
Občine Kuzma
Jožef Škalič l. r.
