Na podlagi prvega odstavka 42. člena Zakona o zunanjih zadevah (Uradni list RS št. 113/03-UPB1) izdaja minister za zunanje zadeve v soglasju z ministrom za javno upravo

(1) Ta pravilnik ureja ocenjevanje uspešnosti diplomatov v notranji in zunanji službi Ministrstva za zunanje zadeve (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo).
(2) Izrazi diplomat, minister, nadrejeni, ocenjevalec, namestnik, vodja in drugi izrazi, zapisani v moški spolni slovnični obliki, so uporabljeni kot nevtralni za ženske in moške.

(1) Ocenjevanje uspešnosti diplomatov se izvaja z namenom spodbujanja kariere, pravilnega odločanja o njihovem napredovanju in odločanja o razporejanju na zahtevnejše delovno mesto v notranji službi ter na delovno mesto v zunanjo službo.
(2) Pri ocenjevanju uspešnosti dela diplomata se upošteva prispevek posameznega diplomata k delovanju ministrstva na podlagi medsebojne primerjave delovnih in strokovnih kvalitet diplomatov primerljivih nazivov in delovnih mest.

Ocenjujejo se zlasti:
1. rezultati dela:
– strokovnost in pravočasnost pri opravljanju nalog;
– sposobnost analiziranja in sistematičnega reševanja problemov, argumentacija predlaganih stališč in mnenj;
2. samostojnost, ustvarjalnost, natančnost:
– samostojnost: izvajanje nalog brez potrebe po dajanju natančnih navodil in brez potrebe po nadzorovanju;
– ustvarjalnost: razvijanje novih, uporabnih idej, dajanje koristnih pobud in predlogov;
– natančnost: zlasti pogostost napak;
3. zanesljivost pri opravljanju dela: zlasti izpolnjevanje dogovorjenih obveznosti, izvajanje nalog brez potrebe po preverjanju, popoln in točen prenos informacij, sposobnost optimalnega odločanja v kritičnih situacijah;
4. kvaliteta sodelovanja, kvaliteta organiziranja dela:
– kvaliteta sodelovanja: kvaliteta dela v skupini, odnos do sodelavcev, prenašanje znanja, sposobnost svetovanja, motiviranje sodelavcev;
– kvaliteta organiziranja dela: organizacija in načrtovanje izrabe delovnega časa glede na vsebino nalog in postavljene roke, prilagoditev nepredvidenim situacijam, pripravljenost prevzeti dodatne delovne zadolžitve, če je zaradi posebnih okoliščin to potrebno, opravljanje dežurstva in nadomeščanje odsotnih javnih uslužbencev;
5. kvaliteta dela s strankami, interdisciplinarnost, komuniciranje:
– kvaliteta dela s strankami oziroma uporabniki storitev (če diplomat v okviru del in nalog opravlja delo s strankami) zanesljivost, prijaznost, uglajenost;
– interdisciplinarnost, zlasti pa povezovanje znanja z različnih delovnih področij;
– komuniciranje, zlasti jasno, natančno in strnjeno pisno ter ustno izražanje v slovenskem in tujem jeziku in sposobnost aktivne udeležbe in vodenja sestankov v tujem jeziku;
6. osebnostne lastnosti: pripravljenost za učenje in usposabljanje, prilagodljivost, sposobnost odločanja in sposobnost uresničitve odločitev ter pogajalske sposobnosti, zlasti odločnost in sposobnost prepričevanja.

(1) Poleg elementov iz prejšnjega člena se pri določitvi ocene upoštevajo tudi obrazložene pisne pohvale, kritike, mnenja, priznanja za uspešnost in učinkovitost poslovanja in ugled ministrstva ter ocene o uspešnosti priprav obiskov in izvedbi drugih delovnih nalog s strani nadrejenega, vodje direktorata oziroma sekretariata, v okviru katerega opravlja dela in naloge diplomat, ter državnega sekretarja ali ministra za zunanje zadeve (v nadaljnjem besedilu: minister).
(2) Pri določitvi ocene diplomata lahko nadrejeni upošteva tudi večkratne pisne ali ustne pohvale oziroma kritike s strani strank oziroma drugih oseb, s katerimi diplomat pri svojem delu redno prihaja v stik.

Pri diplomatih, ki opravljajo delo na vodstvenih delovnih mestih (položajih), se poleg elementov in kriterijev iz 3. in 4. člena tega pravilnika ocenjuje tudi sposobnost upravljanja s človeškimi in materialnimi viri, sposobnost spodbujanja in motiviranja sodelavcev, sposobnost optimalne razporeditve delovnih nalog in dajanja natančnih navodil za delo.

(1) Uspešnost diplomatov se oceni enkrat letno.
(2) Po določilih tega pravilnika se ocenijo tudi pogodbeni diplomati, razen če v času ocenjevanja opravljajo naloge v ministrstvu manj kot tri mesece. V tem primeru oceni pogodbenega diplomata nadrejeni v organu, iz katerega je bil pogodbeni diplomat premeščen v ministrstvo.
(3) Pogodbeni diplomat iz prejšnjega odstavka je zaposleni, ki ga je minister na podlagi pisnega sporazuma s predstojniki državnih in drugih organov in organizacij imenoval za določen čas za opravljanje nalog v predstavništvih Republike Slovenije v tujini na gospodarskem, obrambnem, kulturnem, znanstvenem, informativnem in drugih področjih.

(1) Diplomat pred ocenjevanjem pripravi poročilo o delu za preteklo leto in ga pošlje nadrejenemu. Obrazec poročila o delu, ki je priloga tega pravilnika (priloga 1), pripravi služba ministrstva, pristojna za kadrovske zadeve.
(2) Nadrejeni lahko pridobi mnenje o poročilu o delu s strani vodje organizacijske enote ministrstva v notranji službi, ki skladno z aktom o sistemizaciji skrbi za sodelovanje z določeno državo oziroma mednarodno organizacijo (v nadaljnjem besedilu: vodja matičnega sektorja), ki je neposredno seznanjen z opravljenim delom diplomata. Vodja matičnega sektorja poda mnenje o poročilu najkasneje v osmih dneh po prejemu zaprosila.
(3) Diplomate, ki so dalj časa odsotni z dela, nadrejeni pisno seznani, da so dolžni pripraviti poročilo o delu za preteklo leto.

(1) Oceno določi nadrejeni, kateremu diplomat v času ocenjevanja neposredno odgovarja za svoje delo.
(2) Diplomate, ki izvršujejo javne naloge v nazivu v notranji službi, in vodje oddelkov v sektorjih in službah ocenjujejo vodje sektorjev in služb. Diplomate v zunanji službi ocenjujejo vodje diplomatskih predstavništev in konzulatov ter uradov Republike Slovenije v tujini, ne glede na to, ali so vodje predstavništev diplomati, zaposleni za nedoločen čas v Ministrstvu za zunanje zadeve, ali pogodbeni diplomati.
(3) Vodja predstavništva v predstavništvu Republike Slovenije v tujini, kjer opravlja delo več kot deset diplomatov, lahko pooblasti za določitev ocene namestnika vodje predstavništva, če je namestnik v celoti zadolžen za vodenje določenega delovnega področja predstavništva.
(4) Vodje sektorjev ocenjuje generalni direktor, ki vodi direktorat, v katerega delovno področje sodi sektor, vodje služb pa generalni sekretar. Vodje služb, ki so organizirane v okviru širšega kabineta ministra, ocenjuje minister.
(5) Generalne direktorje, generalnega sekretarja, vodjo kabineta ministra in vodje diplomatskih predstavništev in konzulatov ter uradov Republike Slovenije v tujini oceni minister.
(6) Pri ocenjevanju vodij diplomatskih predstavništev, konzulatov in uradov Republike Slovenije v tujini minister lahko pridobi mnenje vodje matičnega sektorja o oceni letnega dela predstavništva, rezultatih dela, sodelovanju z matičnim sektorjem in načinu poročanja. Mnenje vodje matičnega sektorja se upošteva pri določitvi ocene.
(7) Minister lahko pisno pooblasti državnega sekretarja za ocenjevanje oseb, ki jih v skladu s tem pravilnikom ocenjuje minister.

(1) Nadrejeni, ki je razporejen na drugo delovno mesto, je dolžan pripraviti opisno oceno o delu diplomatov in jo ob primopredaji poslov izroči diplomatu, ki je prevzel naloge na tem delovnem mestu. Če diplomat, ki bo prevzel delovne naloge, še ni določen, se opisne ocene o delu diplomatov pošljejo službi ministrstva, pristojni za kadrovske zadeve.
(2) Opisne ocene je oseba, ki je v času ocenjevanja nadrejena, dolžna upoštevati pri prvem ocenjevanju po sestavi opisne ocene. Diplomat lahko pred razporeditvijo nadrejenega zaprosi za pripravo pisne ocene.

Podlaga za določitev ocene so obrazloženi podatki in kriteriji, ki se dajejo na ocenjevalnih listih, ki jih pripravi služba, pristojna za kadrovske zadeve, in so priloga tega pravilnika (priloga 2). Ocenjevalec je pri določitvi ocene dolžan upoštevati elemente ocene in dodatne kriterije iz 3., 4. in 5. člena tega pravilnika in poročilo o delu ter morebitno mnenje o poročilu.

(1) Ocenjevanje poteka tako, da se najprej ocenijo diplomati, ki izvršujejo javne naloge v nazivu v notranji in zunanji službi, in vodje oddelkov v sektorjih oziroma službah. Nato se ocenijo vodje sektorjev in služb in vodja kabineta ministra, zatem pa vodje diplomatskih predstavništev, konzulatov in uradov RS v tujini, generalni sekretar in generalni direktorji.
(2) Vrstni red ocenjevanja usklajuje in vodi služba ministrstva, pristojna za kadrovske zadeve.

(1) Veljavna ocena je ocena, s katero je bil diplomat seznanjen, ali ocena, ki jo je na podlagi zahteve za preizkus ocene določila komisija.
(2) Seznanitev z oceno se opravi v obliki razgovora nadrejenega z diplomatom ali v obliki pisne seznanitve vodij predstavništev in odsotnih diplomatov. Pisno seznanitev opravi nadrejeni, ki je določil oceno. Seznanitev se opravi, ko je zaključen postopek ocenjevanja diplomatov po vrstnem redu, ki je določen v prejšnjem členu, najkasneje pa mora biti diplomat seznanjen v roku 30 dni po določitvi ocene. Pri seznanitvi mora nadrejeni predložiti diplomatu vse podatke, ki jih je upošteval pri določitvi ocene.
(3) Opravljena seznanitev se vpiše v ocenjevalni list. V ocenjevalnem listu diplomat podpiše, da je seznanjen z oceno.
(4) Če diplomat ne želi podpisati ocenjevalnega lista, nadrejeni sestavi uradni zaznamek, v katerem navede razloge, zaradi katerih diplomat ni želel podpisati ocenjevalnega lista, in datum seznanitve z oceno. V tem primeru se šteje, da je bila seznanitev veljavno opravljena.

(1) Diplomat, ki se ne strinja z oceno, lahko v osmih dneh po seznanitvi z oceno zahteva preizkus ocene.
(2) Preizkus ocene se opravi pred komisijo, ki jo sestavljajo nadrejeni in po pooblastilu predstojnika dva druga diplomata, ki nista sodelovala pri določitvi ocene za diplomata in sta seznanjena z delom diplomata, ki je zahteval preizkus ocene.
(3) Zahteva za preizkus ocene mora vsebovati razloge in podpis diplomata. Če zahteva ne vsebuje razlogov, komisija preveri, ali so bile pri določitvi ocene s strani nadrejenega kršene določbe zakona, ki ureja položaj javnih uslužbencev glede seznanitve z oceno. Če zahteva ne vsebuje podpisa, se ravna, kot da gre za nepopolno vlogo skladno z določili zakona, ki ureja pravdni postopek. Nadrejeni lahko komisiji predloži svojo obrazložitev ocene.
(4) Komisija izvede ustrezne dokaze, ki jih predlaga diplomat, s katerimi preveri utemeljenost dejstev, ki so navedena v zahtevi za preizkus ocene, če so dejstva odločilna za določitev ocene.
(5) Postopek preizkusa ocene se v soglasju s prisotnimi snema s tehnično napravo. Če snemanje s tehnično napravo ni mogoče, se vodi zapisnik.
(6) Diplomat ima pravico do udeležbe v preizkusu ocene. Preizkus ocene na diplomatskih predstavništvih, konzulatih in uradih Republike Slovenije v tujini se lahko opravi s pomočjo avdio- oziroma videokonferenčnih naprav in drugih tehničnih sredstev, če prisotnost diplomata ali članov komisije ni možna.

(1) Komisija določeno oceno potrdi ali jo zviša in svojo odločitev pisno obrazloži. Znižanje ocene ni dopustno. Odločitev komisije je dokončna.
(2) Obrazec poročila o preizkusu ocene je priloga tega pravilnika (priloga 3).
(3) Po končanem preizkusu ocene komisija s svojo odločitvijo seznani diplomata in mu takoj vroči poročilo o preizkusu ocene. Poročilo se pošlje diplomatu najkasneje v treh dneh od dne preizkusa ocene.

Dokončna ocena je eden izmed kriterijev za napredovanje diplomata v nazivu. Pogoji in postopek napredovanja v nazivu so določeni v zakonu, ki ureja položaj javnih uslužbencev, in s podzakonskim aktom, ki ureja napredovanje diplomatov.

(1) Minister oziroma posvetovalno telo, ki ministru predlaga razporeditev diplomata na delovno mesto v zunanjo službo, upošteva pri odločanju o razporeditvi oziroma pri oblikovanju predloga za razporeditev med drugim tudi ocene uspešnosti diplomata v zadnjih treh letih.
(2) Ocena uspešnosti diplomata v zadnjih treh letih se lahko upošteva tudi pri razporeditvi diplomata, ki se je prijavil na notranjo objavo prostega delovnega mesta oziroma na interni ali javni natečaj za prosto delovno mesto v notranji službi.

Zadnjo dokončno oceno diplomata nadrejeni upošteva pri določitvi števila dni letnega dopusta iz naslova uspešnosti in pri določitvi dela plače za delovno uspešnost. Če se je uspešnost opravljanja dela, na podlagi katere je bila določena ocena, bistveno spremenila, se upošteva spremenjena uspešnost opravljanja dela.

Če za napotitev na izobraževanje ali usposabljanje kandidira več diplomatov, se pri določitvi najustreznejšega kandidata upoštevajo tudi ocene uspešnosti diplomata v zadnjih treh letih.

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.