Na podlagi tretjega odstavka 19. člena, prvega odstavka 25. člena, prvega odstavka 26. člena in na podlagi tretjega odstavka 30. člena Zakona o matičnem registru (Uradni list RS, št. 37/03), izdaja minister za notranje zadeve
P R A V I L N I K
o izvrševanju zakona o matičnem registru
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
(vsebina pravilnika)
Ta pravilnik določa metodologijo in pogoje za vodenje in vzdrževanje matičnega registra (v nadaljnjem besedilu: register), popravo napak in način obnove registra, način posredovanja podatkov iz registra ter vrsto, vsebino in obliko izpiskov in potrdil iz registra.
2. člen
(organizacija podatkovne baze)
Register sestavljajo posamezne evidence kot ločene celote:
– evidenca rojstev, zakonskih zvez in smrti državljanov Republike Slovenije in tujcev, nastalih v Republiki Sloveniji;
– evidenca rojstev, zakonskih zvez in smrti državljanov Republike Slovenije, nastalih v tujini;
– evidenca državljanstva Republike Slovenije;
– evidenca sprememb osebnega stanja državljanov Republike Slovenije iz 4. člena Zakona o matičnem registru (v nadaljnjem besedilu: zakon);
– evidenca izdanih izpiskov in potrdil iz registra;
– evidenca identifikatorjev za povezovanje z administrativnimi zbirkami podatkov;
– tabele s podatki o teritorialnih enotah in mali šifranti za posamezne podatke kot osnova za urejeno vodenje podatkovne baze;
– zaščitne tabele, ki omogočajo sledenje sprememb in rekonstrukcijo prejšnjih stanj podatkovne baze;
– evidenca uporabnikov, vključenih v elektronsko poslovanje, evidenca njihovih pravic do pridobivanja osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov in internim katalogom storitev elektronskega poslovanja;
– administrativne evidence podatkovne baze, ki upravljavcu omogočajo upravljanje z avtorizacijami, nadzor nad dogajanjem v podatkovni bazi ter poznejše spremljanje posegov, vpogledov in izpisov.
Podatki v registru so urejeni vsebinsko, časovno in teritorialno. Vsebinsko so urejeni po dogodkih (matična dejstva in druge spremembe osebnih stanj). Časovno so opredeljeni z datumi, kot je datum dogodka in datum vpisa v register. Teritorialno so podatki opredeljeni s krajem dogodka in krajem vpisa.
3. člen
(zbiranje podatkov)
Podatki se v register vpisujejo na podlagi prijav, pravnomočnih sodnih odločb in dokončnih upravnih aktov, izpiskov, zapisnikov, izjav posameznikov in iz obstoječih zbirk podatkov upravnih enot (v nadaljnjem besedilu: pristojni organ). V register se vpisujejo tudi prostorski podatki, ki jih vodi Geodetska uprava Republike Slovenije v Registru prostorskih enot.
Listine iz prejšnjega odstavka lahko pristojni organ prejme v elektronski ali fizični obliki. Listina v elektronski obliki mora biti posredovana na način, kot ga določajo predpisi, ki urejajo elektronsko poslovanje in elektronski podpis.
4. člen
(vodenje in vzdrževanje registra)
Za tehnično vzdrževanje registra je pristojno ministrstvo za notranje zadeve in organ državne uprave, pristojen za informatiko. Za vodenje in vzdrževanje podatkovne baze registra ter za točnost in ažurnost podatkov v registru so pristojni organi, ki so v skladu z zakonom pristojni za vpis podatkov v register.
5. člen
(podlage vpisov)
Poleg matičnega dejstva ali spremembe osebnega stanja se v register vpiše tudi pravna podlaga vpisa.
Listine, ki so podlaga za vpis v register in njihove priloge, ki se nanašajo na vpis podatkov v register, hrani kot trajno gradivo pristojen organ, ki je podatek vpisal. Listine se hranijo kot arhiv k registru, ločeno od splošnega arhiva pristojnega organa. Elektronsko posredovana listina se hrani v elektronski obliki. Če za to ni tehničnih možnosti, se lahko natisne na papir in se hrani na način, kot to velja za fizično listino.
6. člen
(preverjanje podatkov)
Pred vpisom podatkov v register mora matičar na podlagi uradnih evidenc, do katerih ima dostop, preveriti pravilnost podatkov iz listine.
Če evidence iz prejšnjega odstavka ne vsebujejo podatkov, ki jih je potrebno preveriti oziroma se ti podatki razlikujejo od podatkov v predloženi listini, jih mora matičar pred vpisom pridobiti od pristojnih organov ali posameznikov oziroma nesporno ugotoviti njihovo pravilnost.
7. člen
(datum in ura nastanka matičnega dejstva)
Datum in ura nastanka matičnega dejstva se vpišeta v register s številkami, v obliki: dan, mesec, ura in minuta z dvomestnimi, leto pa s štirimestnimi številkami.
Če sta datum ali ura rojstva oziroma smrti določena v intervalu, se v register vpiše celotni interval, kot datum oziroma čas nastanka dejstva se šteje zadnji datum ali zadnja ura iz intervala.
V izpisek iz matičnega registra se vpiše zadnji dan v intervalu.
8. člen
(kraj nastanka matičnega dejstva)
Kot kraj nastanka matičnega dejstva se v register vpiše popoln naslov kraja, kjer se je dejstvo dogodilo, kot izhaja iz Registra prostorskih enot.
Če naslov iz prejšnjega odstavka ni določljiv ali je kraj nastanka na relaciji med dvema krajema, se kot kraj nastanka matičnega dejstva vpišeta občina in naselje, kamor ta kraj spada.
Če se je matično dejstvo dogodilo med potovanjem s prometnim sredstvom in kraj nastanka ni določen, se kot kraj nastanka matičnega dejstva vpiše kraj, kjer se je potovanje končalo.
Pri matičnem dejstvu nastalem v tujini, se kot kraj nastanka vpišeta država in kraj.
9. člen
(enotna matična številka občana)
Vpis v register temelji na osebni identifikacijski številki, ki je Enotna matična številka občana (v nadaljnjem besedilu: EMŠO) in jo določi Centralni register prebivalstva.
EMŠO se določi in vpiše vsem osebam, vpisanim v register.
EMŠO se določi in vpiše tudi osebam, ki so z vpisanim v povezavi (staršem in zakoncu), ki jim EMŠO še ni bila določena, če je na voljo dovolj podatkov in so te osebe še žive.
10. člen
(državljanstvo)
Podatek o državljanstvu Republike Slovenije se v register vpiše v skladu z zakonom, ki ureja pridobitev državljanstva Republike Slovenije.
Za tujce se v register vpiše podatek o državljanstvu, če je razviden iz uradnih evidenc oziroma je izkazan z ustrezno listino.
Za tujce rojene v Republiki Sloveniji, se v register podatka o državljanstvu ne vpiše.
11. člen
(stalno prebivališče)
Naslov stalnega prebivališča vpisanega in staršev se v register ne vpisuje, temveč se prevzame iz registra stalnega prebivalstva.
Če oseba v Republiki Sloveniji nima prijavljenega stalnega oziroma začasnega prebivališča, se v register vpiše naslov v tujini, kot izhaja iz osebnega dokumenta ali druge tuje listine.
12. člen
(osebna in zemljepisna imena)
Osebna in tuja zemljepisna imena se v register vpišejo v izvirni obliki, pri čemer se upošteva razpoložljiv nabor črk in znakov, ki zagotavlja zapis krajev in osebnih imen v italijanskem in madžarskem jeziku. Nabor črk in znakov je razviden iz priloge št. 1 tega pravilnika.
Imena držav se v register vpisujejo z uradnim kratkim imenom v skladu z veljavnim standardom SIST ISO 3166, ki ureja zapis imena držav.
II. VPIS ROJSTVA
13. člen
(podlaga vpisa)
Podatek o rojstvu otroka na območju Republike Slovenije se v register vpiše na podlagi prijave rojstva, odločbe pristojnega organa ali centra za socialno delo.
Prijava rojstva mora vsebovati naslednje podatke:
– podatke o prijavitelju,
– podatke o rojstvu: osebno ime (če je že določeno), spol otroka, datum in uro rojstva, kraj rojstva, vitaliteto (živ/mrtev) in vrsto rojstva (dvojčki, trojčki…),
– osebne podatke o starših, pri čemer so obvezni podatki o materi.
14. člen
(osebno ime)
Osebno ime otroka se v register vpiše tako, kot ga določi oseba, ki je po predpisu, ki ureja osebno ime, dolžna to storiti.
Kadar sta priimek ali ime sestavljena iz dveh ali več besed, mora izjava o določitvi osebnega imena vsebovati tudi izjavo o izbiri osebnega imena za pravni promet.
Izjava o določitvi osebnega imena se lahko poda ob rojstvu ali naknadno, vendar najkasneje v tridesetih dneh od dneva rojstva.
Če mrtvorojenemu otroku ali otroku umrlemu v tridesetih dneh po rojstvu osebno ime ni bilo določeno, se v registru v rubriko za priimek in ime vpiše: priimek ni določen, ime ni določeno.
15. člen
(vrsta rojstva)
Kadar mati rodi več otrok hkrati, se v register vpiše vsakega otroka posebej, pri vpisu pa označi, da gre za dvojčka, trojčka itd. Ob vpisu se v registru izvede medsebojna povezava med otroci preko EMŠO staršev.
16. člen
(mrtvorojen otrok)
Mrtvorojenega otroka se v register vpiše brez podatka o državljanstvu in podatka o osebnem imenu, če mu v določenem roku osebno ime ni bilo določeno.
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda z zaznamkom, da se je otrok rodil mrtev.
17. člen
(rojstvo otroka neznanih staršev)
Otroka neznanih staršev se v register vpiše s podatki, ki izhajajo iz odločbe Centra za socialno delo.
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu, za otroka neznanih staršev se izda z zaznamkom o podlagi vpisa.
18. člen
(podatki o očetu)
Kot oče otroka se vpiše tisti, ki v skladu s predpisom, ki ureja razmerja med starši in otroki, velja za otrokovega očeta.
Kot oče otroka tujca se vpiše tisti, ki v skladu s pravili o določanju prava, ki ga je potrebno uporabiti za družinska razmerja z mednarodnim elementom, velja za otrokovega očeta.
III. VPIS ZAKONSKE ZVEZE
19. člen
(podlaga vpisa)
Zakonska zveza sklenjena v Republiki Sloveniji, se v register vpiše na podlagi listine o sklenitvi zakonske zveze, ki jo podpišejo zakonca, pooblaščena oseba, priči in matičar, ali odločbe pristojnega organa.
Listina o sklenitvi zakonske zveze se izda na obrazcu št. 2 iz priloge tega pravilnika.
Na območjih, določenih s statuti občin, kjer živita madžarska in italijanska narodna skupnost, se listina o sklenitvi zakonske zveze izda na obrazcu št. 3 oziroma št. 4 iz priloge tega pravilnika.
20. člen
(priimek po sklenitvi zakonske zveze)
V register se vpiše tisti priimek, ki ga je vsak zakonec izbral za priimek po sklenitvi zakonske zveze, v skladu z zakonom, ki ureja osebno ime.
Za tujca se priimek po sklenitvi zakonske zveze v register vpiše v skladu s predpisi njegove države.
21. člen
(listine za sklenitev zakonske zveze)
Za dokazovanje osebnega statusa tujega državljana in izpolnjevanje pogojev za sklenitev zakonske zveze, izpiski in druge listine ne smejo biti starejši od šest mesecev, razen za listine izdane v državah, kjer se izpisek izda praviloma samo enkrat in dokazuje le posamezno matično dejstvo, ne pa osebnega statusa vpisanega.
Če je za sklenitev zakonske zveze izdana odločba, na podlagi katere se dovoli sklenitev zakonske zveze (spregled zadržkov, sklenitev po pooblaščencu, sklenitev izven uradnih prostorov), mora biti to razvidno iz registra. Odločba je priloga listine o sklenitvi zakonske zveze.
Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi se izda brez zaznamka.
IV. VPIS SMRTI
22. člen
(podlaga vpisa)
Podatek o smrti na območju Republike Slovenije, se v register vpiše na podlagi prijave smrti, pravnomočne sodne odločbe, odločbe pristojnega organa ali zapisnika o najdbi trupla.
Prijava smrti mora vsebovati:
– podatke o prijavitelju,
– podatke o umrlem: osebno ime, EMŠO oziroma datum in kraj rojstva,
– datum, uro in kraj smrti,
– podatke o zakoncu, če so znani.
23. člen
(najdba trupla)
Smrt osebe, katere identiteta ni ugotovljena se v register vpiše na podlagi zapisnika o najdbi trupla, s podatki, ki izhajajo iz zapisnika.
Izpiska iz matičnega registra o smrti se v tem primeru ne izda.
V primeru poznejše ugotovitve identitete umrlega, se njegova smrt vpiše v register in ugotovitev identitete umrlega označi pri vpisu najdenega trupla.
Izpisek iz matičnega registra o smrti, vpisani v skladu s prejšnjim odstavkom, se izda brez zaznamka.
24. člen
(razglasitev pogrešanca za mrtvega in smrt, ugotovljena
v sodnem ali upravnem postopku)
Razglasitev pogrešanca za mrtvega in smrt ugotovljena v sodnem ali v upravnem postopku, se v register vpiše na podlagi pravnomočne sodne ali dokončne upravne odločbe. Podatek o kraju in času smrti se vpiše kot izhaja iz odločbe o ugotovitvi smrti.
Izpisek iz matičnega registra o smrti se izda brez zaznamka o podlagi vpisa.
25. člen
(razveljavitev ali sprememba odločbe sodišča)
Če sodišče ali pristojni organ po izdaji odločbe o razglasitvi pogrešanca za mrtvega ali ugotovitvi smrti to odločbo razveljavi ali spremeni, se v registru podatek spremeni, kot izhaja iz nove odločitve.
V. VPIS SPREMEMBE OSEBNIH STANJ
26. člen
(priznanje in ugotovitev očetovstva)
Za otroka rojenega izven zakonske zveze, se podatki o očetu v register vpišejo na podlagi zapisnika o priznanju očetovstva, oporoke, javne listine ali pravnomočne sodne odločbe.
Priznanje očetovstva se lahko vpiše tudi za mrtvorojenega otroka.
Če je otroku ob priznanju očetovstva določeno novo osebno ime, to velja od dneva podane izjave.
Če tujec vpisan v register na podlagi kasnejšega priznanja očetovstva ali sodne ugotovitve očetovstva postane državljan Republike Slovenije, se v registru spremeni podatek o njegovem državljanstvu.
27. člen
(izpodbijanje očetovstva)
Sodno izpodbito očetovstvo se v register vpiše na podlagi pravnomočne sodne odločbe.
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda brez podatkov o očetu.
28. člen
(priznanje, ugotovitev in izpodbijanje materinstva)
Za priznanje, ugotovitev ali izpodbijanje materinstva se smiselno uporabljajo določbe 26. in 27. člena tega pravilnika.
29. člen
(posvojitev)
Posvojitev se v register vpiše na podlagi odločbe centra za socialno delo.
Pri vpisu posvojitve se v register vpiše posvojitelje kot otrokove starše.
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda brez zaznamka o posvojitvi.
Za osebe, ki so bile posvojene pred letom 1977 (nepopolna posvojitev), se izpisek iz matičnega registra izda s podatki o bioloških starših in z zaznamkom o posvojitvi in posvojiteljih.
30. člen
(sprememba osebnega imena)
Sprememba osebnega imena se v register vpiše na podlagi odločbe o spremembi osebnega imena, odločbe o posvojitvi ali izjave o določitvi novega osebnega imena ob priznanju očetovstva.
Sprememba priimka se lahko v register vpiše tudi na podlagi izjave nekdanjega zakonca, podane v šestih mesecih po razvezi ali razveljavitvi zakonske zveze. Vpiše se lahko samo priimek, ki ga je oseba imela pred sklenitvijo zakonske zveze ob pogoju, da priimka v času sklenjene zakonske zveze ni spreminjala.
31. člen
(sprememba osebnega imena staršev)
Če so otrokovi starši vpisani v registru se poznejša sprememba njihovega osebnega imena pri vpisu otroka zabeleži, z vzpostavljeno povezavo med otrokom in starši.
Če starši v register niso vpisani, mora spremembo osebnega imena staršev v register vpisati matičar, na podlagi odločbe oziroma druge listine, ki izkazuje spremembo.
32. člen
(podaljšanje, odvzem roditeljske pravice in prenehanje tega ukrepa)
Podaljšanje, odvzem roditeljske pravice in prenehanje tega ukrepa, se v register vpiše na podlagi pravnomočne sodne odločbe.
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu za osebo, nad katero je podaljšana roditeljska pravica, ali je staršem odvzeta roditeljska pravica se izda z zaznamkom o podaljšanju oziroma odvzemu roditeljske pravice.
V primeru prenehanja teh ukrepov se izpisek iz matičnega registra o rojstvu izda brez zaznamka.
33. člen
(skrbništvo in prenehanje ukrepa)
Skrbništvo se v register vpiše na podlagi odločbe pristojnega centra za socialno delo.
V register se vpišejo podatki o skrbniku, kot izhajajo iz odločbe. Če je skrbnik fizična oseba se v register vpiše njegovo osebno ime in naslov stalnega prebivališča, če je skrbnik center za socialno delo, se vpiše njegov popoln naziv in sedež ter osebno ime odgovorne osebe.
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu za osebo, ki ji je odvzeta poslovna sposobnost in je postavljena pod skrbništvo, se izda z zaznamkom o odvzemu poslovne sposobnosti in določitvi skrbnika.
Če skrbništvo preneha po samem zakonu (s polnoletnostjo, posvojitvijo ali sklenitvijo zakonske zveze), se v registru izbriše.
Skrbništvo preneha tudi v primeru, ko mladoletna oseba pod skrbništvom postane roditelj in ji je z odločbo sodišča priznana popolna poslovna sposobnost.
Skrbništvo preneha, če je osebi, ki ji je bila odvzeta poslovna sposobnost in je bila postavljena pod skrbništvo, s pravnomočno sodno odločbo vrnjena poslovna sposobnost. V register se vpiše samo vrnitev poslovne sposobnosti.
V primerih iz četrtega, petega in šestega odstavka tega člena, se izpisek iz matičnega registra o rojstvu izda brez zaznamka.
34. člen
(vpis odvzema, vrnitve in pridobitve poslovne
sposobnosti)
Popoln ali delni odvzem poslovne sposobnosti, prenehanje tega ukrepa ter pridobitev popolne poslovne sposobnosti mladoletne osebe, ki je postala roditelj, se v register vpiše na podlagi pravnomočne sodne odločbe.
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda z zaznamkom o popolnem ali delnem odvzemu poslovne sposobnosti ali o pridobitvi poslovne sposobnosti. Če je osebi vrnjena poslovna sposobnost, se izpisek iz matičnega registra o rojstvu izda brez zaznamka.
35. člen
(pridobitev državljanstva)
Oseba, ki je pridobila državljanstvo Republike Slovenije, se v register vpiše na podlagi odločbe organa, ki je pristojen za odločanje o pridobitvi državljanstva in izpiska o rojstvu, če je bila oseba rojena v tujini. V registru se vodi osebno stanje take osebe od dneva pridobitve državljanstva Republike Slovenije.
Osebo se v register vpiše s podatki o osebnem stanju ob pridobitvi državljanstva. Če je oseba poročena, se v register vpišejo tudi podatki o sklenjeni zakonski zvezi in zakoncu.
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda s podatkom o državljanstvu Republike Slovenije, brez zaznamka o pridobitvi državljanstva.
36. člen
(prenehanje državljanstva)
Prenehanje državljanstva Republike Slovenije se v register vpiše na podlagi odločbe organa, ki je pristojen za odločanje o prenehanju.
Z dnem, ko osebi preneha državljanstvo Republike Slovenije, se v registru preneha voditi njeno osebno stanje.
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda z zaznamkom o prenehanju državljanstva Republike Slovenije.
37. člen
(sprememba spola)
Sprememba spola se vpiše na podlagi odločbe pristojnega organa o spremembi vpisanega podatka. Podlaga za izdajo odločbe je potrdilo pristojne zdravstvene ustanove ali zdravnika, iz katerega je razvidno, da je oseba spremenila spol.
Pred vpisom spremembe spola v register, mora matičar zahtevati določitev nove EMŠO.
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda s podatkom o novem spolu, brez zaznamka o spremembi spola.
38. člen
(neveljavnost ali prenehanje zakonske zveze)
Neveljavnost ali prenehanje zakonske zveze se v register vpiše na podlagi odločbe sodišča ali vpisa smrti zakonca.
V primeru prenehanja zakonske zveze se izpisek iz matičnega registra o rojstvu izda brez zaznamka, izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi pa se izda z zaznamkom o prenehanju zakonske zveze.
39. člen
(pravna podlaga vpisa)
Pravna podlaga vpisa se v register vpiše s podatki o vrsti listine, nazivu organa, ki jo je izdal ter o številki in datumu izdaje. Pri odločbah in sklepih se vpiše tudi datum njihove dokončnosti oziroma pravnomočnosti.
V registru se samodejno zabeležita mesto in šifra hrambe pravne podlage. Mesto hrambe je šifra upravne enote po šifrantu upravnih enot, šifra hrambe pa je zaporedna številka vpisa v register za tekoče leto, pod katero so dokumenti vloženi v arhiv. Šifra hrambe se vpiše na listino, ki je pravna podlaga vpisa.
VI. POPRAVA NAPAK IN SPREMEMBA VPISANIH PODATKOV
40. člen
(napaka in poprava napake)
Napaka je napačno vpisan podatek, ki je nastal pri vpisovanju podatkov v register in je posledica ravnanja matičarja.
Napako v registru popravi matičar pristojnega organa, kjer je bil vpisan napačen podatek.
Poprava napake matičarja se izvrši po uradni dolžnosti, brez odločbe. Iz registra mora biti razvidno, kateri podatek je bil popravljen in kdaj.
41. člen
(sprememba vpisanega podatka)
Sprememba vpisanega podatka je poprava napačno vpisanega podatka v registru, do katerega je prišlo zaradi napake v listini, ki je podlaga vpisa.
Če je bil v register vpisan napačen podatek zaradi nepravilnega podatka v listini, ki je podlaga vpisa, se že vpisani podatek lahko spremeni le na podlagi nove listine istega organa oziroma odločbe pristojnega organa, izdane na podlagi tretjega odstavka 20. člena zakona.
Iz registra mora biti razvidno, kateri podatek je bil spremenjen in pravna podlaga spremembe.
VII. VPIS MATIČNIH DEJSTEV, NASTALIH V TUJINI
42. člen
(pravna podlaga vpisov iz tujine)
Matična dejstva državljanov Republike Slovenije nastala v tujini, se vpišejo v register na podlagi izpiska tujega organa.
Kadar izpiska iz tujine ni mogoče pridobiti, se rojstvo, sklenitev zakonske zveze ali smrt lahko vpiše v register na podlagi odločbe pristojnega organa, če stranka predloži druga dokazila, ki nesporno dokazujejo čas in kraj nastanka matičnega dejstva.
VIII. OBNOVA REGISTRA
43. člen
(varnostna kopija)
Podatki, vpisani v register, se shranjujejo na dveh varnostnih kopijah, ki se hranita na različnih lokacijah. Sistem mora preprečevati izgubo že vpisanih podatkov.
44. člen
(obnova registra)
V primeru uničenja podatkov ali dela podatkov v registru, se te obnovi na podlagi varnostne kopije iz prejšnjega člena tega pravilnika.
Če so uničeni podatki v registru in na varnostni kopiji, ministrstvo, pristojno za upravne notranje zadeve z odločbo odredi obnovo uničenega registra ter pozove pristojne organe, ki hranijo arhiv listin, posameznike in pravne osebe, da posredujejo pristojnemu organu vse podatke ali javne listine, za katere vedo oziroma z njimi razpolagajo.
Odločba se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Za dokazovanje dejstev in podatkov, ki so bili uničeni, se uporabljajo določbe zakona o splošnem upravnem postopku.
Iz registra mora biti razvidno, kateri podatki so bili obnovljeni.
IX. DOSTOP DO PODATKOV IN POSREDOVANJE PODATKOV IZ REGISTRA
45. člen
(dostop do podatkov)
Dostop do podatkov v registru je omejen glede na pravice uporabnika podatkovne baze, ki so ločene po pristojnostih in odgovornostih. Zagotovljeno je sledenje vseh dostopov v podatkovno bazo.
46. člen
(varnostna shema)
Varnostna shema je razvid uporabnikov in evidenca uporabe registra, ki v pogojih elektronske izmenjave podatkov, dokumentov in sporočil omogoča voden in nadzorovan dostop do podatkovne baze registra.
Varnostna shema je podatkovna baza, ki jo sestavljajo:
– razvid uporabnikov registra in njihovih vlog,
– servisi, ki izvajajo storitve,
– dnevniki dela, namenjeni sledenju dostopov in spremljanju uporabe podatkov.
47. člen
(način posredovanja podatkov)
Podatki se uporabnikom lahko posredujejo v elektronski ali fizični obliki.
Prenos podatkov v elektronski obliki mora biti zaščiten v skladu z zakonom, ki ureja elektronsko poslovanje in elektronski podpis.
Podatke iz registra lahko uporabnikom namesto pristojnega organa posreduje ministrstvo, pristojno za upravne notranje zadeve.
S povezavo javno pravnih evidenc, se podatki iz registra uporabnikom posredujejo preko Centralnega registra prebivalstva s standardnimi postopki za pretok podatkov.
48. člen
(obveščanje uradnih evidenc)
O vpisu matičnega dejstva in spremembe osebnega stanja v register, mora matičar v treh dneh obvestiti druge uporabnike, ki imajo za pridobivanje podatkov zakonsko podlago.
Z vzpostavitvijo elektronske povezave med evidencami se določbe prejšnjega odstavka ne uporabljajo.
49. člen
(vpogled v podatke)
Pravico do vpogleda v register in v listine k registru ima posameznik, na katerega se podatki nanašajo, druge osebe pa le, če imajo njegovo pisno privolitev ali zakonsko podlago.
Vpogled v podatke se sme dovoliti le za določen vpis ali listino, ob navzočnosti matičarja, ki ugotovi identiteto upravičenca. Imetnik spletnega digitalnega potrdila opravi vpogled preko interneta z vnaprej določenim obsegom vpogleda, navzočnost matičarja pa nadomesti zapis v varnostni shemi. Za vpogled se šteje tudi računalniški izpis podatkov iz registra.
50. člen
(vodenje evidence o posredovanih podatkih)
Vsi zahtevki za posredovanje podatkov iz registra se evidentirajo pri organu, ki je podatke posredoval. Iz evidence mora biti razvidno kateri podatek je bil posredovan, komu, kdaj in na kakšni pravni podlagi ter kdo ga je posredoval. Evidenca o posredovanih podatkih se hrani za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja osebnih podatkov.
X ARHIVIRANJE REGISTRA
51. člen
(hramba registra)
Podatke v registru je potrebno do izročitve Arhivu Republike Slovenije hraniti v skladu s predpisi, ki urejajo hrambo arhivskega gradiva.
XI. IZPISKI IN POTRDILA IZ REGISTRA
52. člen
(izpiski iz registra)
O posameznih matičnih dejstvih, o osebnem stanju in o spremembah osebnih stanj se izdajajo izpiski in potrdila iz registra.
Izpiske iz registra izda pristojni organ, ne glede na to, kje je bilo vpisano matično dejstvo ali sprememba osebnega stanja.
53. člen
(vrste izpiskov)
Iz registra se izdajajo naslednji izpiski:
– izpisek iz matičnega registra o rojstvu,
– izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi,
– izpisek iz matičnega registra o smrti,
– izpisek iz matičnega registra.
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se izda na obrazcu št. 5 iz priloge tega pravilnika, na območjih določenih s statuti občin, kjer živita madžarska oziroma italijanska narodna skupnost pa na obrazcu št. 6 oziroma št. 7 iz priloge tega pravilnika.
Izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi se izda na obrazcu št. 8 iz priloge tega pravilnika, na območjih določenih s statuti občin, kjer živita madžarska oziroma italijanska narodna skupnost pa na obrazcih št. 9 oziroma št. 10 iz priloge tega pravilnika.
Izpisek iz matičnega registra o smrti se izda na obrazcu št. 11 iz priloge tega pravilnika, na območjih določenih s statuti občin, kjer živita madžarska oziroma italijanska narodna skupnost, pa na obrazcih št. 12 oziroma št. 13 iz priloge tega pravilnika.
Izpisek iz matičnega registra se izda na obrazcu št. 14 iz priloge tega pravilnika, na območjih določenih s statuti občin, kjer živita madžarska oziroma italijanska narodna skupnost, pa na obrazcih št. 15 oziroma št. 16 iz priloge tega pravilnika.
Obrazci izpiskov iz registra, določeni s tem pravilnikom so objavljeni skupaj z njim in so njegov sestavni del.
54. člen
(vpis podatkov v izpiske)
Izpiski iz matičnega registra o rojstvu, o sklenjeni zakonski zvezi in smrti vsebujejo podatke o zadnjem stanju, izpisek iz matičnega registra pa podatke o vseh spremembah osebnega stanja vpisanega.
Neizpolnjena podatkovna polja v izpiskih se uničijo tako, da se v polje namenjeno vpisu podatka naredi vodoravna črta.
Podatkovna polja v izpisku, namenjena poznejšim vpisom in zaznamkom se izpolnijo v skladu z določili tega pravilnika.
55. člen
(potrdila iz registra)
Pristojni organ lahko na zahtevo upravičenca izda tudi potrdilo, ki vsebuje vse ali le določene podatke, vpisane v register.
Potrdilo se lahko izda v elektronski ali fizični obliki.
XII. PRENOS PODATKOV IZ MATIČNIH KNJIG
V REGISTER
56. člen
(prenos podatkov iz matične knjige v register)
V register se iz matičnih knjig prenesejo podatki o osebnem stanju vseh državljanov Republike Slovenije, živih na dan 3. maja 2005.
V register se o osebi vpišejo vsi podatki vpisani v matičnih knjigah, iz katerih je razvidno njeno osebno stanje.
Pri posameznih spremembah osebnega stanja se vpiše le spremenjen podatek in datum spremembe.
57. člen
(razhajanje v podatkih)
Če se pri prenosu podatkov o osebi iz matične knjige v register ugotovi, da se njeno osebno ime vpisano v matični knjigi razlikuje od osebnega imena vpisanega v registru stalnega prebivalstva, je pristojni organ na območju katerega ima oseba prijavljeno stalno prebivališče, dolžan pred posredovanjem podatkov drugim evidencam, ugotoviti pravilno osebno ime.
Na podlagi izjave osebe iz prejšnjega odstavka, matičar ugotovi kakšno osebno ime uporablja. Če želi oseba uporabljati osebno ime kot je vpisano v registru stalnega prebivalstva, pristojni organ izda odločbo v skladu s tretjim odstavkom 20. člena zakona.
58. člen
(vpis osebnih imen staršev)
Starši osebe, katere podatki se prenašajo iz matične knjige, se v register vpišejo z osebnim imenom veljavnim na dan vpisa. Podatki o prejšnjih spremembah njihovih osebnih imenih, se bodo samodejno dopolnili ob vnosu teh oseb v register.
Če oseba iz prejšnjega odstavka ni več živa, se v register vpiše njeno zadnje osebno ime, razvidno iz vpisa v matični knjigi osebe, katere podatki se prenašajo.
59. člen
(kraj nastanka dejstva)
Kot kraj nastanka matičnega dejstva se v register vpiše današnje ime kraja, kot izhaja iz Registra prostorskih enot.
V primeru, da se je od nastanka matičnega dejstva ime kraja spremenilo, mora matičar v register vpisati tudi ime kraja ob nastanku matičnega dejstva.
60. člen
(podatek o državljanstvu)
Za osebe, ki v rojstni matični knjigi nimajo vpisanega podatka o državljanstvu Republike Slovenije, se ta podatek prenese iz registra stalnega prebivalstva.
Če podatek o državljanstvu iz registra stalnega prebivalstva ni razviden ali osebe ni v registru, se podatek o državljanstvu preveri v državljanski knjigi in vpiše v register.
61. člen
(obvestilo o vpisu)
Po prenosu podatkov o osebi iz matične knjige v register, se vpis v matični knjigi in v dvojniku matične knjige zaključi tako, da se pri vpisu v matični knjigi in v dvojniku zabeleži datum prenosa podatkov.
Po prenosu podatkov iz matične knjige v register vpisa v matični knjigi in v dvojniku ni mogoče dopolnjevati.
62. člen
(pravna podlaga vpisa)
Pravna podlaga vpisa oseb, katerih podatki se prenesejo iz matičnih knjig v register, je rojstna matična knjiga v kateri je bila oseba vpisana. Vpiše se upravna enota, ki knjigo hrani, matično območje oziroma naselje za katero se je knjiga vodila, ter leto, stran in zaporedna številka vpisa.
XIII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
63. člen
(prenos podatkov)
Do vzpostavitve registra se osebno stanje državljana Republike Slovenije vodi v matični knjigi, po prenosu podatkov iz matične knjige v register, pa samo v registru.
Osebe, vpisane v matične knjige, ki so umrle pred vzpostavitvijo registra, se v register ne vpisujejo.
Če se ob prenosu podatkov iz matične knjige v register ugotovi, da neko dejstvo oziroma sprememba osebnega stanja, ki bi morala biti vpisana v matično knjigo ni vpisana, jo matičar pred vpisom v register vpiše tudi v matični knjigo.
Če se po prenosu podatkov iz matične knjige v register, ko je vpis v matični knjigi že zaključen ugotovi, da neko dejstvo oziroma sprememba osebnega stanja, ki bi morala biti vpisana v matično knjigo ni bila vpisana, se manjkajoči podatek vpiše samo v register.
64. člen
(pristojnost za prenos podatkov)
Prenos podatkov iz matičnih knjig v register lahko opravljajo matičarji kateregakoli pristojnega organa, ne glede na določbo 3. člena zakona.
65. člen
(uporaba izpiskov iz registra)
Obrazci izpiskov iz registra predpisani s tem pravilnikom, se uporabljajo tudi za izdajo izpiskov iz matičnih knjig za osebe, katerih podatki niso preneseni iz matične knjige v register.
Do izdaje izpiskov določenih v 53. členu tega pravilnika se uporabljajo izpiski predpisani z Navodilom o vodenju matičnih knjig (Uradni list SRS, št. 8/77).
66. člen
(začetek veljavnosti)
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporabljati pa se začne 3. maja 2005.
Št. 1332/01-016/45-2004
Ljubljana, dne 13. aprila 2005.
EVA 2004-1711-0048
Dragutin Mate l. r.
Minister
za notranje zadeve
