Na podlagi 125. člena Zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 36/04 – uradno prečiščeno besedilo – v nadaljevanju: ZJN-1-UPB1), v skladu z Uredbo o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 84/04) in na podlagi 30. člena Statuta Občine Braslovče (Uradni list RS, št. 37/99, 55/00, 16/03) izdajam

S tem navodilom se v Občini Braslovče (v nadaljevanju: naročnik) določa obvezno ravnanje pri oddaji javnih naročil male vrednosti. Oddaja naročila male vrednosti je način oddaje javnega naročila katerega ocenjena vrednost, brez DDV je nižja od vrednosti, določene v Zakonu o izvrševanju proračuna RS (v nadaljevanju: ZIPRS).

Pri oddaji javnih naročil male vrednosti mora naročnik delovati v skladu z navodilom, kar pomeni, da naročnik ravna v smislu dobrega gospodarja, tako da se z izborom ponudbe zagotovi, da je poraba sredstev najbolj gospodarna glede na namen in predmet javnega naročila.

Določila tega navodila se ne uporabljajo, če je ocenjena vrednost javnega naročila nižja od 2% vrednosti, določene v ZIPRS.
Za naročanje blaga, storitev in gradenj do navedene vrednosti se uporabljajo naročilnice.
Naročnik mora voditi evidenco izdanih naročilnic z navedbo predmeta javnega naročila in vrednosti.

Naročnik ne sme izbrati načina določitve vrednosti javnega naročila tako, da bi se zaradi nižje vrednosti izognil izvedbi postopkov po tem navodilu. Naročnik oblikuje smiselne zaokrožene sklope za nabavo blaga, izvedbo storitev in gradenj.
Naročnik mora pri oddaji javnih naročil male vrednosti ceno in kakovost predmeta javnega naročila posebej skrbno preveriti in to preverjanje izkazati v svoji dokumentaciji.

Naročnik izvaja enotne postopke za oddajo javnega naročila male vrednosti za nabavo blaga, izvedbo storitev in gradenj, če to navodilo ne določa drugače.

Naročnik izvaja javna naročila male vrednosti po:
– enostavnem postopku
– po postopku zbiranja ponudb.

Za določitev predmeta naročila in njegove orientacijske vrednosti ter za izbiro postopka po tem navodilu je pooblaščen župan, oziroma od njega pooblaščena oseba.

Javno naročanje po enostavnem postopku se izvaja za nabavo blaga, izvedbo storitev in gradenj do 10% vrednosti, ki jo določa ZIPRS.
Javno naročanje po enostavnem postopku se izvaja na osnovi naročilnic ali tipskih pogodb.
Odgovorna oseba JNMV po enostavnem postopku je uslužbenec občinske uprave, v čigar delovno področje posamezno naročilo spada.
Pred izdajo naročilnice ali tipske pogodbe mora odgovorna oseba JNMV izpolniti obrazec: PREDLOG ZA IZDAJO NAROČILNICE (OBR-1)
Upravičenost predloga preveri in parafira direktor občinske uprave, odobri pa župan s svojim podpisom. Naročilnico izda župan oziroma direktor občinske uprave, po pooblastilu župana.
Naročilnica za nabavo blaga vsebuje naslednje elemente (za izvedbo storitev vsebuje smiselno podobne elemente):
– naziv in naslov naročnika
– davčno številko naročnika
– datum in zaporedno številko
– naziv in naslov dobavitelja
– vrsto blaga
– količino blaga
– mersko enoto
– ceno
– plačilni rok
– podpis naročnika.
Naročilnica se izda v dveh izvodih, en izvod prejme dobavitelj oziroma izvajalec, en izvod skupaj z OBR-1 pa ostane v evidenci naročnika. Naročnik mora dobavitelja oziroma izvajalca opozoriti, da mora kopijo prejete naročilnice pripeti k računu, v nasprotnem primeru se račun zavrne.

V primeru enostavnega postopka se cena lahko preverja po telefonu, elektronski pošti, s pregledom cenikov, katalogov ali na drug način. Vsi podatki o preverjanju cene se vpišejo v OBR-1 pred izdajo naročilnice oziroma sklenitvijo tipske pogodbe.

Oddaja javnih naročil male vrednosti po postopku zbiranja ponudb se prične s SKLEPOM O ZAČETKU POSTOPKA ODDAJE JNMV (OBR-2).

Odgovorna oseba naročnika za izvedbo javnih naročil male vrednosti po postopku zbiranja ponudb je direktor občinske uprave.
Razpisno dokumentacijo, zbiranje ponudb, preverjanje cene in kvalitete pa pripravi uslužbenec občinske uprave, v čigar delovno področje posamezno naročilo spada in je tudi skrbnik nad izvajanjem pogodbe, sklenjene za posamezno naročilo.
Za izvedbo naročila pripravi razpisno dokumentacijo, ki obsega:
– POVABILO K ODDAJI PONUDBE (OBR-B)
– PONUDBO (OBR-C)
– PREDRAČUN ZA DOBAVO BLAGA (OBR-D) oziroma PREDRAČUN ZA IZVEDBO STORITEV ali GRADENJ (OBR-D1)
– IZJAVO O IZPOLNJEVANJU POGOJEV (OBR-E).
V primeru naročanja storitev je sestavni del razpisne dokumentacije tudi opis storitev, v primeru naročanja gradenj pa popis potrebnih gradbenih del ali druga tehnična dokumentacija.
Za nabavo blaga se v predračunu napišejo podatki o vrsti blaga in količini blaga. Sestavni del razpisne dokumentacije je tudi vzorec pogodbe.
Razpisna dokumentacija lahko vsebuje tudi druge listine, ki so glede na predmet naročila potrebne pri izdelavi ponudbe.

Odgovorna oseba za izvedbo javnih naročil male vrednosti pošlje razpisno dokumentacijo ponudnikom za katere meni, da izpolnjujejo pogoje za izvedbo javnega naročila. V povabilu k oddaji ponudb se določi rok za oddajo ponudb, ki ne sme biti krajši od 3 dni. Rok za oddajo ponudb mora biti primerno dolg, tako da ponudniku omogoča pripravo kakovostne ponudbe. Naročnik lahko podaljša rok za oddajo ponudb, vendar mora o tem pisno obvestiti vse ponudnike, ki jim je poslal razpisno dokumentacijo.
Odgovorna oseba za izvedbo javnih naročil male vrednosti pošlje razpisno dokumentacijo najmanj dvema ponudnikoma, razen v primeru, če je na trgu samo en usposobljen ponudnik.

Vsem zainteresiranim ponudnikom mora naročnik posredovati razpisno dokumentacijo na njihovo pisno zahtevo. Naročnik mora na pisno zahtevo zainteresiranega ponudnika posredovati razpisno dokumentacijo, če je postopek že uveden, do datuma, ki je določen za oddajo ponudb.
Po poteku roka za oddajo ponudb lahko naročnik posreduje zainteresiranemu ponudniku le podatke o tem, kateri ponudnik je bil izbran in navodilo za oddajo javnih naročil male vrednosti.
Podatke o tem katere ponudnike je naročnik povabil k oddaji ponudbe, naročnik ne sme posredovati drugim ponudnikom.
Naročnik ne sme zavrniti ponudbe ponudnika, ki ga ni povabil k oddaji ponudbe, pa je ponudbo oddal, iz razloga, da ga ni povabil.
Naročnik mora obravnavati in oceniti vse pravočasne ponudbe.
Naročnik lahko omeji sodelovanje ponudnikov samo na osnovi vnaprej določenih pogojev.

Župan imenuje komisijo za pregled in ocenitev ponudb na podlagi meril podanih v navodilu za oddajo ponudbe, kadar oceni, da je to potrebno.

Po poteku roka, določenega za oddajo ponudb, naročnik preveri, če prispele ponudbe ustrezajo vsem pogojem in oceni ponudbe v skladu z vnaprej določenimi merili.
Odpiranje ponudb ni javno.
Vsem ponudnikom, ki so oddali ponudbe, se pošlje pisno OBVESTILO O ODDAJI JAVNEGA NAROČILA (OBR-3).

Naročnik lahko opravi izbiro tudi, če dobi samo eno ponudbo, ki ustreza zahtevam naročnika. Če naročnik ne dobi nobene ponudbe, se postopek ponovi.
Če naročnik dobi samo nepravilne, neprimerne ali nesprejemljive ponudbe, lahko vse ponudnike, ki so oddali ponudbe, povabi na pogajanja. Enako lahko naročnik stori v primeru, če dobi dve ali več enakih ponudb in je edino merilo ocenjevanja najnižja cena.
Postopek s pogajanji izvede naročnik tudi v primeru, če je na trgu samo en ponudnik, ki je usposobljen izvesti javno naročilo male vrednosti.
Naročnik lahko uporabi tudi postopek s pogajanji, ko gre za nujne nabave blaga, storitev ali gradbenih del in bi njihova ne izvedba povzročila naročniku škodo oziroma nesorazmerne stroške.
Pogajanja se lahko izvede tudi z različnimi ponudniki storitev, za katere naročnik meni, da so usposobljeni izvesti določeno vrsto storitev; zlasti se izvajanja izvedejo, kadar so predmet naročila intelektualne storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oziroma ni možno določiti cene storitve.
V primeru postopka s pogajanji je potrebno o pogajanjih sestaviti zapisnik, ki ga podpišeta odgovorna oseba naročnika za izvedbo oddaje javnega naročila male vrednosti in pooblaščena oseba ponudnika.
Naročnik lahko pred oddajo javnega naročila zahteva tudi dodatna pojasnila ponudb, če iz ponudbene dokumentacije ni mogoče ugotoviti, ali so ponudniki sposobni izvesti javno naročilo.

Odgovorna oseba za izvedbo javnih naročil male vrednosti pripravi o poteku postopka POROČILO O ODDAJI JNMV (OBR-4).
Sestavni del poročila je tudi zapisnik komisije za pregled in oceno ponudb, kolikor je bila imenovana.
Poročilo pregleda in odobri župan. V kolikor se župan s predlaganim ponudnikom ne strinja, lahko s posebnim sklepom postopek oddaje naročila in izbire razveljavi ter odloči o morebitni ponovitvi postopka.

Naročnik praviloma uporablja za oceno ponudb merilo najnižje cene.
Če naročnik kot merilo uporabi ekonomsko najugodnejšo ponudbo mora v razpisni dokumentaciji merila, ki jih bo uporabil navesti, opisati in ovrednotiti po vrstnem redu od najpomembnejšega do najmanj pomembnega.

Pri naročanju gradenj lahko naročnik zahteva tudi predložitev bančne garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti in bančne garancije za odpravo napak v garancijski dobi.

Če je predmet javnih naročil male vrednosti stalna dobava blaga, izvedbe storitev ali gradenj, ki jih ni možno po obsegu in časovno v naprej določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev okvirne letne pogodbe.
Za sklenitev okvirne letne pogodbe izvede naročnik postopek zbiranja ponudb.

Naročnik vodi dokumentacijo o oddaji javnih naročil malih vrednosti, če vrednost naročila presega 2% vrednosti, ki je določena v ZIPRS.

Dokumentacija mora obsegati:
1. za enostavni postopek:
– predlog za izdajo naročilnice (OBR-1)
– izvod naročilnice
– uradni zaznamek o telefonskih številkah in preverjanjih
– drugo dokumentacijo, ki je bila uporabljena (ceniki, elektronska sporočila in podobno)
2. za postopek zbiranja ponudb:
– sklep o začetku postopka oddaje JNMV (OBR-2)
– razpisno dokumentacijo (OBR-B, C, D oziroma D1, E, G)
– obvestilo o oddaji javnega naročila (OBR-3)
– poročilo o oddaji JNMV (OBR-4)
– izvod pogodbe
– druge dokumente, ki so uporabljeni (npr. sklepi, soglasja…)

Ponudbe in ostali dokumenti, ki se tičejo posameznega naročila, morajo biti vloženi v spis o javnih naročilih v originalih. O telefonskih preverjanjih in ostalih stikih s ponudniki, mora biti izdelan uradni zaznamek, elektronska pošta pa mora biti v spis vložena v tiskani obliki.
V spis se vlagajo tudi vse ugotovitve odgovornega uslužbenca, ki je zadolžen za spremljanje izvajanja posamezne pogodbe do njene končne izvršitve, kakor tudi vsa dokumentacija v zvezi z uveljavljenimi reklamacijami.
Dokumentacija se hrani v priročnem arhivu do izteka garancijskega roka, oziroma eno leto po preteku posla, če župan ne določi drugače. Po izteku garancijske dobe oziroma enega leta, se dokumentacija vloži v trajni arhiv. Nato se obravnava v skladu s predpisi o arhiviranju.

Za izvajanje javnih naročil male vrednosti se uporabljajo obrazci, ki so sestavni del tega navodila.

Za vodenje evidenc v zvezi s postopki oddaje javnih naročil je zadolžen pooblaščen uslužbenec občinske uprave.
Evidenca mora obsegati:
– številko javnega naročila in datum naročila
– predmet naročila
– naziv dobavitelja oziroma izvajalca in njegov sedež
– vrednost naročila
– proračunsko postavko, s katere se plačuje naročilo.
Na koncu proračunskega leta se izdela skupna evidenca, ločeno za blago, storitve in gradnje.

Z uveljavitvijo tega navodila preneha veljati Pravilnik o oddaji javnih naročil male vrednosti, objavljen v Uradnem listu RS, št. 71/01.

To navodilo se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.