Na podlagi četrtega odstavka 15. člena, prvega in drugega odstavka 63. člena, 64. člena, 3. točke prvega odstavka 95. člena, prvega in drugega odstavka 110. člena, sedmega odstavka 117. člena, trinajstega odstavka 118. člena, drugega odstavka 136. člena, sedmega odstavka 143. člena, trinajstega odstavka 172. člena, četrtega odstavka 180. člena in drugega odstavka 209. člena, prvega odstavka 219. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05) izdaja minister za javno upravo
P R A V I L N I K
o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju
1. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
S tem pravilnikom je določena:
– oblika knjige pripomb in pohval,
– oblika tabel organov državne uprave,
– tehnološke zahteve za sprejem elektronske pošte,
– pogoji za delovanje poslovnih ponudnikov.
– oblika prejemne štampiljke,
– oblika štampiljke »kopija enaka izvirniku«,
– oblika ovoja,
– oblika in barva ovojnice za osebno vročanje v upravnem postopku,
– besedilo elektronskega potrdila o sprejemu vloge,
– besedilo elektronske vročilnice,
– besedilo elektronskega sporočila o prispelem dokumentu,
– oblika overitvene knjige,
– oblika potrdila o overitvi,
– oblika zapisa elektronske overitve.
2. KNJIGA PRIPOMB IN POHVAL
2. člen
Knjiga pripomb in pohval (v nadaljnjem besedilu: knjiga) je velikosti formata A4, vezana v trde platnice iz umetnega usnja in ima 100 strani. Razen na platnicah je v knjigi črni tisk.
3. člen
(1) Platnice knjige so temno modre barve.
(2) Na ovitku naslovne strani knjige je z belimi črkami v velikosti 24 pik odtisnjen napis »KNJIGA PRIPOMB IN POHVAL«.
(3) Oblika ovitka naslovne strani knjige je sestavni del tega pravilnika (priloga št. 1).
4. člen
(1) Na četrti strani spojnega papirja knjige (priloga št. 2) je navedeno naslednje besedilo:
»V knjigo pripomb in pohval lahko uporabnik upravnih storitev vpiše morebitne pripombe in pohvale, ki se nanašajo na poslovanje organa. Javni uslužbenec mu mora na njegovo zahtevo omogočiti uresničevanje navedene pravice.
Predstojnik organa oziroma vodja notranje organizacijske enote mora obravnavati vse pripombe in pohvale, ki se nanašajo na poslovanje organa, in nanje odgovoriti najkasneje v 15 dneh po vpisu, če oseba navede svoje osebno ime in naslov.
Če oseba ni zadovoljna z odgovorom, se lahko obrne na predstojnika oziroma organ, ki izvaja nadzor nad tistim, ki je podal odgovor. Navedeni mora odgovor pripraviti v roku 15 dni.«
(2) Na vrhu notranje naslovnice je na vrhu odtisnjen grb Republike Slovenije in pod njim napis »REPUBLIKA SLOVENIJA«. Pod napisom je tanka črta, pod črto pa napis »KNJIGA PRIPOMB IN POHVAL«. V spodnjem delu notranje naslovnice je tanka črta, pod katero je na sredini napisano »Organ javne uprave«. Pod črto in prej določenim tekstom je beseda »Žig«.
(3) Hrbtna stran notranje naslovnice je prazen bel list.
(4) Oblika notranje naslovnice je sestavni del tega pravilnika (priloga št. 3)
5. člen
Vsebina vseh notranjih strani je enaka in je razvidna iz priloge št. 4.
6. člen
Na območjih občin, kjer je poleg slovenskega uradni jezik tudi italijanski oziroma madžarski jezik, je tekst knjige izpisan v obeh uradnih jezikih.
3. TABLE ORGANOV DRŽAVNE UPRAVE
7. člen
S tem pravilnikom je določena oblika tabel na pročeljih državnih organov, oblika napotilnih tabel, oblika oznak na vratih prostorov notranjih organizacijskih enot, oblika imenskih tablic in oblika tablic za označevanje sob.
8. člen
(1) Tabla na pročeljih državnih organov je kovinska, sive barve, velika 60 x 40 cm.
(2) Na vrhu table je sredinsko poravnano natisnjen grb Republike Slovenije, pod njim pa logotip organa državne uprave.
(3) Grb je večbarven.
(4) Logotip je izpisan v srebrni barvi in sestavljen iz napisa Republika Slovenija (v prvi vrstici), pod njim (v drugi vrstici), in po potrebi v naslednjih, krepak napis z nazivom organa državne uprave. Oba napisa tvorijo velike tiskane črke.
(5) Zaradi boljše vidljivosti table se razmerja in velikosti v grbu in logotipu izjemoma lahko spremenijo.
(6) Vzorčni primer table je sestavni del tega pravilnika (priloga št. 5).
9. člen
(1) Napotilna tabla je kovinska, sive barve.
(2) Na vrhu table je sredinsko poravnano natisnjen grb, pod njim pa logotip organa državne uprave.
(3) Grb je večbarven.
(4) Logotip je izpisan v srebrni barvi in ima lahko največ pet nivojev. Sestavljen je iz napisa Republika Slovenija v prvi vrstici, pod njim v drugi vrstici in po potrebi v naslednjih, se nahaja krepak napis z nazivom organa državne uprave. Oba napisa tvorijo velike tiskane črke.
(5) Pod simbolom in logotipom organa državne uprave se nahaja opis prostorske razmestitve notranjih organizacijskih enot in sob organa. Na napotilne table je potrebno navesti vse notranje organizacijske enote organa, in sicer z velikimi tiskanimi črkami. Pod navedbo vsake notranje organizacijske enote se navedejo sobe, ki sodijo pod navedeno enoto. Vsaka soba se navede tako, da se izpiše »soba št.« in se navede številko sobe, v nadaljevanju pa se navede področje dela ali položaj osebe.
(6) Na napotilne table se javnih uslužbencev ne navaja imensko.
(7) V primeru, da so prostori organa državne uprave v več nadstropjih, se napotilne table oblikujejo tako, da se notranje organizacijske enote in sobe navaja po nadstropjih. Številke nadstropij se navaja z rimskimi številkami, ki jim obvezno sledi pika, »nadstropje« pa se izpiše z malimi tiskanimi črkami.
(8) Vzorčni primer oblike napotilne table je sestavni del tega pravilnika (priloga št. 6).
10. člen
(1) Na vhodnih vratih notranjih organizacijskih enot mora biti pritrjena kovinska oznaka, sive barve.
(2) Na oznake iz prejšnjega odstavka se v črni barvi, z velikimi tiskanimi črkami sredinsko izpiše naziv organa, pod njim pa navede ime notranje organizacijske enote.
11. člen
(1) Imenske tablice so kovinske, sive barve. Namestijo se pred vhode v sobe javnih uslužbencev organa. Na posamezni imenski tablici je naveden le en javni uslužbenec.
(2) Na tablici se v črni barvi krepko z velikimi tiskanimi črkami izpiše ime in priimek javnega uslužbenca. V novo vrstico se prav tako z velikimi tiskanimi črkami napiše položaj oziroma naziv osebe.
(3) Ime in priimek se dopolni z morebitnim znanstvenim ali s strokovnim naslovom, vendar ne z obema hkrati.
(4) Sobe se na imenske tablice ne vpisuje.
12. člen
(1) Soba se označi s tablico praviloma enake širine imenska tablica. Na tablico se v črni barvi navede »Soba št.«, za tem pa se navede številko sobe.
(2) Tablico z oznako sobe se namesti pred imensko tablico.
13. člen
Na območjih občin, kjer je poleg slovenskega uradni jezik tudi italijanski oziroma madžarski jezik, so table iz tega poglavja napisane v obeh uradnih jezikih.
4. TEHNOLOŠKE ZAHTEVE ZA SPREJEM ELEKTRONSKE POŠTE
14. člen
Pošta, ki jo organ prejeme v elektronski obliki, je skladna s tehnološkimi zahtevami, če je posredovana v enem od naslednjih formatov:
– Formati produktov Microsoft Office (različica "Office 2000" ali starejša): MS Word (.doc); MS Excel (.xls); MS PowerPoint (.ppt);
– Tekstni formati: ASCII, 8bit (.txt, .asc, .dat,...); RTF (.rtf); XML (.xml) (vsebina določena s posamezno aplikacijo);
– Grafični formati: Adobe Acrobat, različica 6.0 ali starejša (.pdf); JPEG (.jpg, .jpeg); GIF (.gif,); TIFF (. tif, .tiff):
– Ostalo: stisnjene datoteke (.zip) združljive s programom Winzip npr. 8.0 (stisnjen je lahko katerikoli format od prve do tretje alinee).
5. POGOJI ZA DELOVANJE POSLOVNIH PONUDNIKOV
15. člen
(1) Poslovni ponudnik mora imeti spletni naslov z naslovom strežnika.
(2) Informacijska infrastruktura poslovnega ponudnika mora omogočati izmenjavo podatkov med strežnikom Ministrstva za javno upravo (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo) in strežnikom poslovnega ponudnika po varni povezavi (https).
(3) Strežnik poslovnega ponudnika, ki bo komuniciral s centralnim informacijskim sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, mora imeti strežniški certifikat.
(4) Poslovni ponudnik mora vloge odlagati na ciljni elektronski prostor, ki ga določi ministrstvo.
(5) Ministrstvo oblikuje in ponudi shemo za označevalni jezik (xml.), ki ga mora poslovni ponudnik uporabljati za vse tehnološke rešitve, povezane s ponujanjem spletnih vlog.
16. člen
(1) Poslovni ponudnik mora zagotoviti skladnost svojih storitev s tehničnimi zahtevami za elektronsko poslovanje z organi javne uprave, pri tem mora delovati skladno s šifrantom postopkov ter ostalimi tehničnimi zahtevami, ki jih določi ministrstvo.
(2) Poslovni ponudnik mora zagotoviti poslovanje, ki je v skladu z zahtevami za zagotavljanje informacijske varnosti.
17. člen
Poslovni ponudnik mora spoštovati zahteve o varovanju podatkov, kakor jih določajo veljavni predpisi, zlasti pa mora poskrbeti:
– za zaščito in varovanje osebnih podatkov skladno s predpisi o varstvu osebnih podatkov;
– za zaščito in varovanje poslovnih tajnosti skladno s predpisi o poslovni tajnosti;
– za zaščito in varovanje podatkov, ki skladno s predpisi o varovanju davčne tajnosti pomenijo davčno tajnost;
– za zaščito statističnih podatkov skladno s predpisi o varovanju statističnih vzorcev in podatkov.
18. člen
(1) Poslovni ponudnik ne sme nikomur posredovati podatkov iz njegovega informacijskega sistema, če to ni dovoljeno z veljavnimi predpisi. Podatke, ki jih stranke vnesejo v spletne obrazce, posreduje izključno centralnemu informacijskemu sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje.
(2) Poslovni ponudnik ne sme hraniti podatkov iz prejšnjega člena, če ne pridobi pisnega dovoljenja osebe, na katero se ti podatki nanašajo.
19. člen
Poslovni ponudnik mora upoštevati tudi interne predpise ministrstva glede varovanja in zaščite podatkov. Predvsem morajo poskrbeti za:
– varovanje prostorov, opreme in sistemsko programske opreme,
– varovanje aplikativne programske opreme, s katero se obdelujejo podatki, ki so jih stranke vnesle v spletne obrazce,
– onemogočanje nepooblaščenega dostopa do podatkov pri njihovem prenosu,
– vključno s prenosom po telekomunikacijskih omrežjih.
20. člen
Spletni obrazci, ki niso bili preverjeni v testnem okolju, ne smejo biti vključeni v ponudbo poslovnega ponudnika.
21. člen
(1) Poslovni ponudnik vzpostavi evidenco spletnih vlog, ki so bile pri izpolnjene v njegovem informacijskem sistemu.
(2) Iz evidence mora biti razvidno tudi, koliko vlog, za katere organe in za katere vsebine je bilo posredovano iz informacijskega sistema poslovnega ponudnika v centralni informacijski sistem za sprejemanje vlog, vročanje in obveščanje.
(3) Če poslovni ponudnik preneha ponujati spletne obrazce, mora o tem obvestiti ministrstvo in predati evidenco spletnih vlog.
22. člen
(1) Poslovni ponudnik mora strankam omogočiti plačilo upravne takse pri posredovanju vlog.
(2) Poslovni ponudnik mora znesek, ki nastane iz naslova plačil upravnih taks, isti dan nakazati organu, ki mu je posredoval vlogo stranke.
23. člen
(1) Poslovni ponudnik mora opravljati posredovanje vlog najmanj šest mesecev od dneva, ko je o prenehanju posredovanja vlog obvestil ministrstvo.
(2) Poslovni ponudnik mora o vsaki spremembi, ki vpliva na posredovanje vlog, pridobiti soglasje ministrstva.
6. PREJEMNA ŠTAMPILJKA
24. člen
Prejemna štampiljka je pravokotne oblike, velikosti 25 x 65 mm. Vgrajeno ima datirko.
25. člen
(1) Praviloma vsebuje 6 polj. Nazivi polj so:
– Naziv organa javne uprave,
– Prejeto,
– Sig. znak,
– Šifra zadeve,
– Vredn.,
– Priloge.
(2) Polje Naziv organa javne uprave je izpisano nad ostalimi polji in je v štampiljko vgravirano.
(3) V prejemno štampiljko se lahko doda tudi polje »V vednost«.
7. ŠTAMPILJKA »KOPIJA ENAKA IZVIRNIKU«
26. člen
(1) Štampiljka »kopija enaka izvirniku« je pravokotne oblike, velikosti 30 x 70 mm.
(2) Na štampiljki je v veliki črkami izpisano besedilo: »KOPIJA ENAKA IZVIRNIKU«. Pod tekstom je črtkano označen prostor, namenjen vpisu kraja in datuma ter podpisu uradne osebe.
(3) Poleg prostora, ki je namenjen podpisu uradne osebe, je prostor za žig organa, ki potrjuje istovetnost kopije z izvirnikom, označen s tekstom »(žig)«.
8. OVOJ
27. člen
(1) Ovoj je standardne velikosti 215 x 302 mm, praviloma narejen iz belega ali rjavega papirja.
(2) Primer oblike ovoja je priloga tega pravilnika (priloga št. 7).
9. OVOJNICA ZA OSEBNO VROČANJE
28. člen
(1) Ovojnica mora biti izdelana kot večslojna tiskovina.
(2) Del leve polovice zgornjega sloja služi kot vročilnica. V smeri izpisa mora imeti zgornji sloj podaljšek, na katerem vročevalec izpiše sporočili naslovniku o prispelem pismu. Na zadnji strani obvestila sta pojasnjeni določili prvega in četrtega odstavka 87. člena zakona o splošnem upravnem postopku, ki opozarjata naslovnika na posledice, če pisma ne bo prevzel v določenem roku.
(3) Ovojnica mora glede velikosti izpolnjevati zahteve, določene za standardizirano pismo v predpisih o poštnih storitvah.
(4) Ovojnica mora biti z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki zagotavlja zaupnost podatkov.
29. člen
Desni del zgornjega sloja ovojnice vsebuje eno pod drugo navedbi “ŠIFRA:” in “VSEBINA:” ter ob vsaki posamezni navedbi ustrezen prostor. Pod temi podatki se nahaja navedba “POŠILJATELJ”, pod njo pa dve pravokotni ploskvi, s katerima je označen prostor za izpis podatkov o pošiljatelju. Prva je velika 80 x 27 mm in označuje prostor, kamor se vpišejo podatki o pošiljatelju. Druga ploskev je velika 60 x 18 mm, vanjo se natisneta številka sprejemne pošte in številka priporočene pošiljke v črtni kodi. Pod temi podatki se nahaja oznaka v obliki 40 x 13 mm velikega pravokotnika, ki vsebuje oznako “AR”, ob njej pa je navedeno, da gre za osebno vročitev po Zakonu o splošnem upravnem postopku z navedbo: “OSEBNA VROČITEV ZUP!”. Pod temi oznakami se nahaja navedba “NASLOVNIK:”, pod njo pa je s ploskvijo v velikosti 80 x 27 mm označen prostor, kamor se izpišejo podatki o naslovniku. Pod označenim prostorom za izpis podatkov o naslovniku se nahaja pravokotna ploskev, velikosti 80 x 14 mm, na katero se označi številka dokumenta v črtni kodi.
30. člen
(1) Levi del zgornjega sloja ovojnice in njegov hrbtni del služi kot vročilnica.
(2) Vročilnica ima obliko pokončnega pravokotnika, katerega robovi so od horizontalnih robov ovojnice oddaljeni 15 mm, 20 mm od levega roba, desni rob vročilnice pa poteka po vertikalni sredini ovojnice. Robovi vročilnice so po celotnem obsegu nakazani s perforiranimi nizi.
(3) Na zgornjem sloju je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano “VROČILNICA”, pod navedbo je s pravokotno ploskvijo označen prostor za izpis podatkov velikosti 60 x 18 mm, kamor se natisneta številka sprejemne pošte in številka priporočene pošiljke v črtni kodi. Pod pravokotno ploskvijo sta ena pod drugo navedbi “ŠIFRA:” in “VSEBINA:” ter ob vsaki posamezni navedbi ustrezen prostor, kamor se ti podatki izpišejo. Pod temi podatki se nahaja navedba “PREJEMNIK VROČILNICE:”, pod njo pa pravokotna ploskev, z nakazanimi vogalnimi črtami, s katero je označen prostor v velikosti 80 x 27 mm, kamor se izpiše, kdo je prejemnik vročilnice in njegov naslov. Pod to ploskvijo se nahaja črtna razpredelnica 80 x 17 mm za vpis datumov in podpisa vročevalca ob neizvršeni dejanski vročitvi.
(4) Črtna razpredelnica mora biti razdeljena na tri stolpce. Širina prvega stolpca je 14 mm. Preostanek širine črtne razpredelnice si v enakem razmerju delita drugi in tretji stolpec. Po višini so stolpci enakomerno razdeljeni na tri vrstice. V zgornji vrstici srednjega stolpca mora biti natiskano “Naslovnik obveščen o prispelem pismu”, v zgornji vrstici desnega stolpca pa “Pismo vrnjeno pošiljatelju”. V drugi vrstici prvega stolpca je natiskan “datum”, v vrstici pod to pa “podpis”, kamor se podpišeta vročevalec in delavec, ki vroča pismo pošiljatelju.
(5) Pod črtno razpredelnico se nahaja navedba “PREJEMNIK PISMA:”, pod njo pa pravokotna ploskev z nakazanimi vogalnimi črtami, velikosti 80 x 27 mm, s katero je označen prostor za izpis podatkov o prejemniku pisma. Pod označenim prostorom za izpis podatkov o prejemniku pisma se nahaja pravokotna ploskev, velikosti 80 x 14 mm, na katero se označi številka dokumenta v črtni kodi.
(6) Hrbtni del vročilnice vsebuje navedbo “Potrjujem, da sem dne”, ki ji v naslednji vrstici sledi s črto predviden prostor, ki se zaključi z vejico, pod njim pa v oklepaju navedba “(dan in mesec z besedami)”. V naslednji vrstici se izjava zaključi s “prevzel-a navedeno pismo”. Pod njo se nahaja desno poravnan s črto predviden prostor, pod njim pa v oklepaju navedba “(podpis prejemnika)”. Pod to navedbo je z velikimi tiskanimi črkami izpisano “PRIPOMBE VROČEVALCA:”, pod njo pa se v novi vrstici nahaja navedba “Razlog odklonitve sprejema:” in s črto predviden prostor za izpis razloga. V naslednji vrstici se nahaja navedba “Kraj, kjer je bilo puščeno pismo:” in s črto predviden prostor za izpis kraja, kjer je vročevalec pustil pismo kljub naslovnikovi odklonitvi sprejema. V novi vrstici sledi s črto predviden prostor, pod katerim se v oklepajih nahajata navedbi “(dan in mesec z besedami)” in “(ura)”, v naslednji vrstici pa sledi navedba “Drugo:” in s črto predviden prostor, ki je namenjen vpisu vročevalca. Pod črto se na levi strani nahaja s krogom označen prostor za žig, ki ima v sredini izpisano navedbo “Žig”, desno od žiga sledi desno poravnan s črto predviden prostor za podpis, pod katerim se v oklepaju nahaja navedba “(podpis vročevalca)”, pod tem pa se prav tako nahaja s črto predviden prostor za izpis kraja, ki ga prekinja navedba “dne”, kateri sledi s črto predviden prostor za izpis datuma.
31. člen
(1) Zgornji sloj ovojnice ima v smeri izpisa podaljšek, ki vsebuje dve identični sporočili o prispelem pismu, ki morata biti med seboj ločeni z vertikalno perforiranim nizom. Desno sporočilo o prispelem pismu je namenjeno naslovniku pisma, levo sporočilo pa se ob neizvršeni vročitvi skupaj z ovojnico vrne pošiljatelju.
(2) Na sprednji strani vsakega od sporočil o prispelem pismu je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano “SPOROČILO O PRISPELEM PISMU”. V naslednji vrstici se nahajata navedbi “Pošiljatelj” in “Naslovnik” ter ob vsaki posamezni navedbi ustrezen prostor, kamor se ti podatki izpišejo. V nadaljevanju sledi naslednje sporočilo:
“Obveščamo vas, da vam je bila dne ____________________ poizkušena vročitev
priporočenega pisma št. ___________ šifra dokumenta_______________.
Ker se osebna vročitev po 87. členu Zakona o splošnem upravnem postopku ni
dala opraviti, lahko navedeno pismo osebno prevzamete na pošti, sedežu organa
ali pravne ali fizične osebe, ki opravlja vročanje kot dejavnost.
(ustrezno obkroži)
-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
Danes od _____do _____ ure, oziroma vsak dan v delovnem času.
Pismo lahko prevzamete v roku 15 dni, ki začne teči od dne__________________.
Po tem roku bo pismo puščeno v vašem hišnem oziroma izpostavljenem
predalčniku. V kolikor bo hišni oziroma izpostavljeni predalčnik takrat
neuporaben, bo pismo vrnjeno pošiljatelju.
Sporočilo o prispelem pismu je vloženo v naslovnikov hišni predalčnik,
nalepljeno na vrata _____________, puščeno na drugem primernem
mestu ______________________________________________________________.
(izpolni in obkroži)
_________________ dne ________________ _________________________”
(kraj obveščanja) (datum obveščanja) (čitljiv podpis vročevalca)
(3) Ob levem robu se na spodnjem delu sporočila o prispelem pismu nahaja vertikalna navedba “OBRNI!”.
(4) Na hrbtni strani sporočila o prispelem pismu je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano “OPOZORILO”. V nadaljevanju sledi naslednje opozorilo:
»Po določbi 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku se morajo odločbe in sklepi, ter drugi dokumenti, od katerih vročitve začne teči rok, vročiti osebno tistemu, kateremu so namenjeni.
Če pisma ne boste prevzeli v navedenem 15-dnevnem roku, se po četrtem odstavku 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku šteje, da je bila vročitev opravljena z dnem preteka tega roka.«
(5) Pod obvestilom sledi navedba “Potrjujem, da sem v/na”, in s črto predviden prostor za izpis kraja, ki se zaključi z vejico, pod njim pa je v oklepaju navedba “(kraj prevzema pisma)”. V naslednji vrstici se izjava nadaljuje z navedbo “dne”, ter s črto predvidenim prostorom za navedbo dne, pod katerim je v oklepaju navedba “(datum)”, ki se zaključi z navedbo “prevzel-a pismo”, kateri sledi pika. Spodaj se levo poravnano nahaja s črto določen prostor za podpis ter pod njim v oklepaju navedba“(podpis prejemnika)”, desno poravnano pa se nahaja s črto določen prostor za podpis, pod katerim je navedba “(podpis vročevalca)”.
32. člen
Osnovna barva ovojnice mora biti modre barve (barvna skala Pantone 277 U), barva predtiskanih podatkov na ovojnici modre barve (barvna skala Pantone 2995 U), razen oznake “AR”, ki mora biti rdeče barve (barvna skala Pantone red 32 u), barva izpisanih variabilnih podatkov pa je črna.
33. člen
Ne glede na določbe tega pravilnika je lahko vročilnica in sporočilo o prispelem pismu na drugem mestu in manjše velikosti, kot to določa pravilnik, vendar morajo ovojnica in predtiskani podatki na njej izpolnjevati pogoje, določene v predpisih o poštnih storitvah.
34. člen
Oblika zunanjega in notranjega sloja ovojnice je sestavni del tega pravilnika (priloga 8 in priloga 9).
10. ELEKTRONSKO POTRDILO O SPREJEMU VLOGE, ELEKTRONSKO SPOROČILO O PRISPELEM DOKUMENTU, ELEKTRONSKA VROČILNICA
35. člen
Elektronsko potrdilo o vloženi vlogi preko elektronske pošte, izdano na podlagi sedmega odstavka 117. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05; v nadaljnjem besedilu Uredba) ima naslednje besedilo:
Informacijski sistem ........... (navedba državnega oziroma drugega organa)
je dne ....... ob ..... uri prejel vlogo .......... (navedba osebnega imena
vložnika, poštnega in elektronskega naslova) z naslednjim naslovom ........
(navedba naslova vloge).
(Potrdilu se pripne kopija vloge, ki jo je sprejel IS)
36. člen
Elektronsko sporočilo informacijskega sistema pravne ali fizične osebe, ki opravlja vročanje kot registrirano dejavnost (v nadaljnjem besedilu: poslovni ponudnik) iz prvega odstavka 174. člena Uredbe ima naslednje besedilo:
»Informacijski sistem ………………………………………………… (navedba poslovnega ponudnika)
je dne ……………………… prejel vaš dokument šifra …………………………, ki ga je potrebno
vročiti ………………………………………. (navedba naslovnika: ime, priimek, poštni in
elektronski naslov) in dne ………………… ob ………… uri naslovniku poslal elektronsko
sporočilo o obveznosti prevzema dokumenta ter s tem začel s postopkom
elektronskega vročanja.«
37. člen
Elektronsko sporočilo poslovnega ponudnika iz tretjega odstavka 174. člena Uredbe ima naslednje besedilo:
»Informacijski sistem ........................ (navedba poslovnega ponudnika)
je dne....... ob ... uri, v skladu s 175. členom Uredbe o upravnem poslovanju
poslal naslovniku ....................... (navedba naslovnika: ime, priimek)
na elektronski naslov ......... elektronsko sporočilo, da se v informacijskem
sistemu nahaja dokument šifra ..........., ki ga mora prevzeti v roku 15 dni.
Obveščamo vas, da je navedeni elektronski naslov neznan, zato elektronske
vročitve ni mogoče opraviti. Dokument je zato izbrisan iz informacijskega
sistema ............. (navedba poslovnega ponudnika).«
38. člen
Elektronsko sporočilo poslovnega ponudnika iz 175. člena Uredbe ima naslednje besedilo:
»Obveščamo vas, da je informacijski sistem ......... (navedba poslovnega
ponudnika), dne ...... ob .... uri prejel dokument ............
(navedba organa) šifra ......., ki vam ga je potrebno po prvem odstavku
87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku, vročiti osebno.
Opozarjamo vas, da morate zgoraj navedeni dokument v roku 15 dni od prejema
tega elektronskega sporočila prevzeti iz informacijskega sistema na spletnem
naslovu ........
Če dokumenta ne boste prevzeli, se bo v skladu s četrtim odstavkom 86. člena
Zakona o splošnem upravnem postopku, po poteku zgoraj navedenega zakonskega
roka, vročitev štela za opravljeno. Dokument, ki bo takrat izbrisan iz
informacijskega sistema, boste lahko prevzeli pri organu, ki je vročitev
odredil.«
39. člen
Elektronsko sporočilo poslovnega ponudnika prvega odstavka 176. člena Uredbe ima naslednje besedilo:
»Obveščamo vas, da je informacijski sistem ......... (navedba poslovnega
ponudnika) dne ...... ob ... uri prejel dokument .............. (navedba
organa) šifra ......., ki vam ga je po prvem odstavku 87. člena Zakona o
splošnem upravnem postopku potrebno vročiti osebno.
O tem vam je bilo dne ....... ob .... uri poslano elektronsko sporočilo
na elektronski naslov ................ Ker je z dostavo prej omenjenega
elektronskega sporočila začel teči 15-dnevni rok, v katerem morate prevzeti
dokument iz informacijskega sistema, sicer se bo po četrtem odstavku 86.
člena Zakona o splošnem upravnem postopku vročitev štela za opravljeno, vas
s tem sporočilom ponovno obveščamo, da morate prevzeti dokument iz
informacijskega sistema na spletnem naslovu ..........
Če dokumenta ne boste prevzeli še danes, boste prejeli enako obvestilo tudi
v fizični obliki.«
40. člen
Sporočilo poslovnega ponudnika v fizični obliki, na podlagi prvega odstavka 176. člena Uredbe ima naslednje besedilo:
»Obveščamo vas, da je informacijski sistem ......... (navedba poslovnega
ponudnika) dne ........ ob .... uri prejel dokument ............(navedba
organa) šifra ........, ki vam ga je po prvem odstavku 87. člena Zakona o
splošnem upravnem postopku potrebno vročiti osebno.
O tem vam je bilo dne ........ ob ...uri poslano elektronsko sporočilo na
elektronski naslov ...... Ker je z dostavo prej omenjenega elektronskega
sporočila začel teči 15-dnevni rok, v katerem morate prevzeti dokument iz
informacijskega sistema, sicer se bo po četrtem odstavku 86. člena Zakona o
splošnem upravnem postopku vročitev štela za opravljeno, vas s tem sporočilom
ponovno obveščamo, da morate prevzeti dokument iz informacijskega sistema na
spletnem naslovu .......
Če dokumenta ne boste prevzeli v zakonskem roku, bo izbrisan iz
informacijskega sistema in ga boste lahko prevzeli le pri organu,
ki je vročitev odredil.«
41. člen
Elektronska vročilnica iz prvega odstavka 180. člena Uredbe ima naslednje besedilo:
»V R O Č I L N I C A
.......(ime, priimek, poštni naslov; izpolni informacijski sistem, ko
naslovnik prevzema dokument) potrjujem, da sem dne ....... ob ... uri
(izpolni informacijski sistem) prevzel dokument ..... (navedba organa;
izpolni IS), šifra ........ (izpolni IS).
varen e-podpis«
42. člen
Elektronska vročilnica iz prvega odstavka 178. člena Uredbe ima naslednje besedilo:
»V R O Č I L N I C A
Obveščamo vas, da ................... (navedba naslovnika: ime, priimek,
poštni in elektronski naslov) v zakonskem roku iz informacijskega sistema
ni prevzel dokumenta šifra ...., kljub temu, da je dne ...... ob uri ...
(izpolni IS) vstopil v informacijski sistem. Na podlagi prvega odstavka 178.
člena Uredbe o upravnem poslovanju se šteje, da je vročitev opravljena.
Dokument šifra ......... je s tem izbrisan iz informacijskega sistema.«
43. člen
Elektronska vročilnica iz drugega odstavka 178. člena Uredbe ima naslednje besedilo:
»V R O Č I L N I C A
Obveščamo vas, da ....................... (navedba naslovnika: ime, priimek,
poštni in elektronski naslov) v zakonskem roku iz informacijskega sistema ni
prevzel dokumenta šifra ..........., niti ni vstopil v informacijski sistem.
Informacijski sistem mu je o tem, da se na spletnem naslovu nahaja navedeni
dokument, ki ga mora prevzeti v roku 15 dni dokument, poslal elektronsko
sporočilo dne ....... ob ... uri in dne ....... ob ... uri, nato pa
dne ....... še enako obvestilo v fizični obliki, ki ga je prejel dne .......
Na podlagi drugega odstavka 178. člena Uredbe o upravnem poslovanju se šteje,
da je vročitev opravljena.
Dokument šifra ......... je s tem izbrisan iz informacijskega sistema.«
44. člen
Elektronsko sporočilo o neuspešni vročitvi iz 179. člena Uredbe ima naslednje besedilo:
»Obveščamo vas, da se ................... (navedba naslovnika: ime, priimek,
poštni in elektronski naslov), ki mu je bilo poizkušeno vročiti vaš dokument
šifra ........... v zakonskem roku ni prijavil v informacijski sistem, niti
mu ni bilo mogoče vročiti sporočila v fizični obliki, zato se v skladu s 179.
členom Uredbe o upravnem poslovanju vročitev šteje za neuspešno.«
45. člen
Na območjih občin, kjer je poleg slovenskega uradni jezik tudi italijanski oziroma madžarski jezik, morajo biti elektronska sporočila in elektronske vročilnice, ki so namenjeni poslovanju s strankami, izpisani v obeh uradnih jezikih.
11. OVERITVENA KNJIGA
46. člen
Overitvena knjiga je velikosti formata A4, vezana v trde platnice, strani so označene z zaporednimi številkami. Listi morajo biti prešiti z vrvico, oba konca vrvice pa pritrjena z lepilnim trakom ali na drug primeren način.
47. člen
(1) Platnice knjige overitev so modre barve.
(2) Na ovitku naslovne strani overitvene knjige je z belimi črkami odtisnjen napis »KNJIGA OVERITEV«.
(3) Oblika ovitka naslovne strani overitvene knjige je sestavni del tega pravilnika (priloga št. 10).
48. člen
(1) Notranja naslovnica overitvene knjige ima na vrhu odtisnjen grb Republike Slovenije in pod njim napis »REPUBLIKA SLOVENIJA«. Pod napisom je tanka črta, pod njo pa napis »KNJIGA OVERITEV«. V spodnjem delu je tanka črta za vpis naziva organa, ki vodi knjigo overitev. Pod njo je beseda »žig«.
(2) Oblika notranje naslovnice je sestavni del tega pravilnika (priloga št. 11).
49. člen
(1) Notranje strani overitvene knjige so natisnjene tako, da dve strani tvorita tabelarično predlogo, v katero so vpisujejo podatki iz 216. člena Uredbe o upravnem poslovanju.
(2) Tabelarična predloga je sestavni del tega pravilnika (priloga št. 12 in priloga št. 13).
50. člen
Na koncu knjige mora biti prazen bel list, ki je namenjen overitvi knjige.
12. POTRDILO O OVERITVI
51. člen
(1) Potrdilo o overitvi lastnoročnega podpisa in potrdilo o overitvi prepisa ali kopije imata obliko pravokotnika.
(2) Na vrhu potrdila o overitvi lastnoročnega podpisa je naveden upravni organ, ki overitev opravlja. V nadaljevanju sledi besedilo:
»potrjuje,
da je – so ..................................................................
.............................................................................
.............................................................................
(priimek, ime, prebivališče)
lastnoročno podpisal… to listino – priznal… podpis na tej listini za svojega.
Istovetnost imenovan ..... je ugotovljena – na podlagi osebnega znanstva med
uradno osebo in stranko, z osebno izkaznico – potnim listom št. ........., ki
jo – ga je dne ..................... izdal .....................- s pričami
.............................................................................
.............................................................................
(priimek, ime, prebivališče)
katerih istovetnost je ugotovljena ..........................................
.............................................................................
Upravna taksa za overitev v znesku ....... SIT je plačana in uničena.
Št. OV: .......
.............., dne .......
uradna oseba«
(3) Na vrhu potrdila o overitvi kopije ali prepisa je naveden upravni organ, ki overitev opravlja. V nadaljevanju je sledi besedilo:
»potrjuje,
da je to prepis originalne listine – overjenega prepisa – navadnega prepisa –
kopije listine ..............................................................
.............................................................................
Listina je napisana s črnilom – na pisalni stroj – z računalnikom – kopija
izvirnika in sestoji iz ………… strani.
Listina, po kateri je prepis – kopija napravljen se po strankinem zatrjevanju
nahaja pri ..................................................................
.............................................................................
Upravna taksa za overitev v znesku ………… SIT je plačana in uničena.
Št. OV:....
............, dne ........
uradna oseba«
(4) Na območjih občin, kjer sta poleg slovenskega uradna jezika tudi italijanski ali madžarski jezik, sta potrdili iz prejšnjih dveh odstavkov napisani tudi v italijanskem oziroma madžarskem jeziku.
13. ZAPIS OVERITVE ELEKTRONSKE KOPIJE DOKUMENTA
52. člen
Overitve elektronskih kopij fizičnih dokumentov se shranijo v obliki elektronskega zapisa v formatu PDF – verzija 3.0 ali višja.
14. KONČNA DOLOČBA
53. člen
Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 007-326/2005
Ljubljana, dne 14. julija 2005.
EVA 2005-3111-0042
dr. Gregor Virant l. r.
Minister
za javno upravo
