Na podlagi prvega odstavka 125. člena in drugega odstavka 134. člena Zakona o javnih naročilih – ZJN-1 (Uradni list RS, št. 36/04 – uradno prečiščeno besedilo: v nadaljevanju: ZJN), Uredbe o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 84/04) in 116. člena Statuta Občine Ivančna Gorica (Uradni list RS, št. 89/04) izdajam

To navodilo določa obvezna ravnanja Občinske uprave Občine Ivančna Gorica v nadaljevanju: naročnika, pri oddaji javnih naročil male vrednosti – JNMV (ki jih izvaja uprava Občine Ivančna Gorica). Javna naročila male vrednosti so tista naročila, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v prvem odstavku 124. člena ZJN-1.
Naročnik mora voditi dokumentacijo o oddaji JNMV, če vrednost naročila presega 2% od vrednosti iz prvega odstavka 124. člena ZJN-1.
Ocenjena vrednost JNMV se določi brez DDV.

Postopek brez dokumentacije o preverjanju cene in kakovosti
Za naročila pod vrednostjo, opredeljeno v prvem odstavku tega člena se to navodilo ne uporablja, o njih se vodi le evidence o njihovi oddaji, ki obsegajo navedbo predmeta in vrednosti javnega naročila.
Preverjanja cene in zbiranje ponudb različnih ponudnikov ni potrebno dokumentirati v naslednjih primerih:
1. pri naročilih knjig, literature in drugih publikacij, če se naročajo pri izdajatelju oziroma je naročniku znano, da se cene na trgu ne razlikujejo,
2. pri naročilih v vrednosti pod 50.000 tolarjev, zlasti pri nakupu blaga, ki se običajno kupuje v trgovini na drobno oziroma živilski proizvodi,
3. pri izobraževanju in usposabljanju zaposlenih,
4. v primeru, ko gre za nakup novejše programske opreme k že obstoječi programski opremi.

Pri oddaji javnih naročil male vrednosti mora naročnik pri nabavi blaga, izvedbi storitev in gradenj ob enaki kakovosti ravnati gospodarno glede na namen, predmet in vrednost javnega naročila ter doseči v skladu s tem navodilom najnižjo ceno.

Zainteresiranim ponudnikom mora biti omogočeno sodelovanje v postopku, ne glede na to, ali ga je naročnik povabil k oddaji ponudb ali ne.
V vseh postopkih imajo ponudniki pravico zahtevati informacijo o poteku in izidu postopka.

Sposobnost ponudnikov se ugotavlja na podlagi izjave o izpolnjevanju pogojev iz 42. člena ZJN.

Merilo za izbiro najugodnejše ponudbe je najnižja cena, razen če so v dokumentaciji za oddajo JNMV navedena še druga merila.

V skladu s tem navodilom izvaja naročnik oddajo JNMV blaga, storitev in gradenj:
1. po enostavnem postopku za naročila, katerih vrednost ne presega 10 odstotkov vrednosti, določene v prvem odstavku 124. člena ZJN-1.
2. po postopku zbiranja ponudb za naročila, katerih vrednost je višja od vrednosti po 1. točki tega člena.

Enostavni postopek se uporablja za JNMV, katerih ocenjena vrednost ne presega 10% od vrednosti določene v Zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije. Nabava blaga, storitev in gradbenih del se opravi z naročilnico. Gradbena dela pa se lahko naroči tudi s pogodbo.
Enostavni postopek se prične s predlogom za izdajo naročilnice, ki ga pripravi javni uslužbenec in podpiše župan oziroma po njegovem pooblastilu direktor občinske uprave.
Preverjanje cene in kvalitete se vrši z zbiranjem informacij, ki se lahko pridobijo pisno, ustno, telefonsko, po elektronski pošti, iz katalogov in cenikov in podobno.
O preverjanju se vodi pismena ali elektronska zabeležka, povzetek pa se vpiše v zahtevek za izdajo naročilnice ali pa se pripne k enemu izmed originalnih izvodov pogodbe.
Dokumentacija za oddajo JNMV obsega:
1. predlog za izdajo naročilnice, ki jo podpiše odgovorna oseba naročnika;
2. poročilo o preverjanju cene;
3. naročilnico ali pogodbo, ki jo podpiše župan oziroma direktor občinske uprave.

Dokumentacija o oddaji naročila po enostavnem postopku mora vsebovati vse originalne listine ter druge dokumente pomembne za postopek in odločitev naročnika. Dokumentacija mora obsegati tudi kopijo izdane naročilnice.

Postopek zbiranja ponudb se izvede za JNMV, katerih ocenjena vrednost je višja od vrednosti določene za enostavni postopek.
Postopek zbiranja ponudb se prične s sklepom, ki ga pripravi javni uslužbenec in podpiše župan oziroma po njegovem pooblastilu direktor občinske uprave. V sklepu se praviloma navede:
1. številko JNMV,
2. predmet JNMV,
3. ocenjena vrednost (brez DDV),
4. proračunsko postavko, na kateri so na razpolago sredstva v ta namen,
5. odgovorno osebo za JNMV.

Dokumentacija za oddajo JNMV po postopku zbiranja ponudb obsega:
1. sklep o začetku postopka,
2. povabilo k oddaji ponudb ter razpisno dokumentacijo,
3. poročilo o oddaji JNMV,
4. sklep o izbiri najugodnejše ponudbe,
5. pogodbo.
V primeru naročanja storitev je sestavni del razpisne dokumentacije tudi opis storitev ali blaga iz katerega mora biti razvidna vsebina naročila tako glede obsega kakor glede kvalitete naročenega, v primeru naročanja gradenj pa popis potrebnih gradbenih del ali druga tehnična dokumentacija. Za nabavo blaga se v predračun napišejo podatki o vrsti blaga in količini blaga.
Dokumentacija o oddaji naročila po postopku zbiranja ponudb mora vsebovati vse originalne listine ter druge dokumente pomembne za postopek in odločitev naročnika. Dokumentacija mora vsebovati tudi kopijo pogodbe.

Povabilo k oddaji ponudbe pripravi odgovorna oseba za JNMV, podpiše pa župan oziroma po njegovem pooblastilu direktor občinske uprave. Povabilo se pošlje praviloma najmanj dvema ponudnikoma. Posredovanje dokumentacije je lahko pisno ali elektronsko, ponudbe pa morajo biti pisne ali v elektronski obliki.
Pogodba se lahko sklene ali naročilnica izda, če se pridobi vsaj ena pravilna ponudba.
Če nobena od prejetih ponudb ni pravilna, primerna ali sprejemljiva, se ponudnike pozove k dopolnitvi ponudb.

Vsi dokumenti o oddaji JNVM morajo biti v izvirniku vloženi v spis o JNMV, o telefonskih preverjenih in ostalih stikih s ponudniki mora biti izdelan uradni zaznamek, elektronska pošta pa mora biti v spis vložena v tiskani obliki.
Do zaključka JNMV hrani dokumentacijo o JNMV odgovorna oseba, po zaključku pa se dokumentacijo odda v arhiv.
Vsa dokumentacija o JNMV se hrani v skladu s predpisi o urejanju dokumentarnega in arhivskega gradiva in najmanj toliko časa, kot trajajo pogodbeni roki za izvedbo posameznega JNMV, vključno z garancijsko dobo.

Avtorska pogodba se sklene na podlagi zahtevka, ki obsega:
– številko avtorske pogodbe in datum,
– podatke o pogodbeni stranki in njenem statusu,
– predmet pogodbe,
– čas izvedbe oziroma trajanje dela,
– plačilo – znesek in roki, postavka-konto,
– obveznosti,
– podpis župana oziroma direktorja občinske uprave.
Evidenčno se vodijo kot storitve.

V primeru, da Občina Ivančna Gorica nastopa kot partner oziroma sofinancer pri nabavi blaga, izvedbi storitev ali gradnje in je bil za predmetno zadevo že izveden izbor izvajalca po Zakonu o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/2000) se prevzame izbira izvajalca in cene pridobljene za predmetno zadevo.

Postopka po tem navodilu ni potrebno izvajati v primeru, da za izvedbo naročila obstaja za območje Občine Ivančna Gorica samo en ponudnik, ki naročilo lahko izvede. (Geodetska uprava, Zemljiška knjiga itd.) in kadar je JNMV takšne narave, da je potrebno JNMV oddati ponudniku na območju in za območje Občine Ivančna Gorica (objave v medijih, ipd.).

To navodilo velja za vse neposredne in posredne porabnike proračuna, ki so ga le-ti dolžni uporabljati skladno s svojo notranjo organizacijo, ob strokovni pomoči občinske uprave. Vsak posredni in neposredni uporabnik sredstev proračuna občine pa lahko na podlagi določil ZJN-1 sprejme svoj notranji predpis o oddaji javnih naročil malih vrednosti. Če sprejme tak notranji predpis, naročnik za oddajo javnih naročil male vrednosti ne uporablja določil tega navodila, ampak uporablja svoj notranji predpis, če je v skladu z ZJN-1.

Z dnem veljave tega navodila preneha veljati navodilo za oddajo javnih naročil male vrednosti z dne 16. 6. 2004, št. 01503-0002/01, objavljeno v Uradnem listu RS, št. 74/04 z dne 9. 7. 2004 in spremembe in dopolnitve navodila za oddajo javnih naročil male vrednosti, številka 01503-0002/01 z dne 20. 9. 2004.

To navodilo se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporablja pa se od 1. decembra 2004 dalje.