Na podlagi šestega odstavka 195. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05) in prve alinee prvega odstavka 11. člena Zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97, popr. št. 32/97) Arhiv Republike Slovenije izdaja

1. Navodilo določa osnove za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave (v nadaljevanju: organi) in konkretne roke hranjenja dokumentarnega gradiva.
Okvirni klasifikacijski načrt z določenimi minimalnimi roki hranjena zadev na tretjem nivoju klasifikacijskih znakov in nekaterimi podrobnejšimi roki hranjenja posameznih dokumentov ali vsebin v okviru teh znakov je priloga tega navodila.
2. Glede na rok hranjenja v organih ločimo tri vrste dokumentarnega gradiva:
a) arhivsko gradivo (oznaka A),
b) trajno dokumentarno gradivo (oznaka T) in
c) dokumentarno gradivo z roki hranjenja, izraženimi v letih (2, 5, 10 let in več).
3. Navodilo vsebuje osnove za določanje arhivskega gradiva, ki ga po zakonu določi pristojni arhiv, ter osnove za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva, ki so izraženi v letih 2, 5, 10 let in več, ter osnove za določitev trajnega dokumentarnega gradiva, ki so jih oziroma so ga dolžni v načrt klasifikacijskih znakov določiti predstojniki organov v skladu s prvim odstavkom 195. člena in drugim odstavkom 194. člena uredbe.

4. Arhivsko gradivo organa, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb, v skladu z arhivskimi predpisi določi pristojni arhiv v sodelovanju z organom na podlagi njegovega klasifikacijskega načrta. Pristojni arhiv pri določanju arhivskega gradiva upošteva metodologijo, načela in kriterije za vrednotenje dokumentarnega gradiva in splošni seznam arhivskega gradiva iz Pravilnika o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva arhivu (Uradni list RS, št. 59/99) ter določi arhivsko gradivo iz tega navodila.
Za določanje arhivskega gradiva organov javne uprave na ravni celotne države (Vlado RS, ministrstva, organe v sestavi ministrstev, sklade, agencije itd.) je pristojen Arhiv Republike Slovenije, za javnopravne osebe na lokalnem nivoju (upravne enote, organe samoupravnih lokalnih skupnosti, javne zavode in javna podjetja) pa so pristojni regionalni državni arhivi: Zgodovinski arhiv Celje, Pokrajinski arhiv Koper, Zgodovinski arhiv Ljubljana, Pokrajinski arhiv Maribor, Pokrajinski arhiv Nova Gorica in Zgodovinski arhiv Ptuj.
Seznam javnopravnih oseb, katerih arhivsko gradivo prevzemajo pristojni arhivi, je objavljen na spletni strani Arhiva Republike Slovenije www.gov.si/ars.
5. Arhivsko gradivo z oznako A pristojni arhiv označi v klasifikacijskem načrtu organa pod ustreznimi klasifikacijskimi znaki, organ pa vnese določbe o arhivskem gradivu v računalniško aplikacijo, s katero vodi evidenco dokumentarnega gradiva.
Določbe pristojnega arhiva o arhivskem gradivu prevladajo nad roki hranjenja, ki so določeni v letih, ter nad določbami o trajnem dokumentarnem gradivu.
6. Praviloma ima značaj arhivskega gradiva naslednje izvirno dokumentarno gradivo organov:
– predpisi in drugi pomembni dokumenti pravnega in upravnega značaja, ki jih pripravlja oziroma izdaja organ v okviru svoje pristojnosti (na primer zakoni, uredbe, pravilniki, navodila, statuti, odločbe, sklepi in drugo), pravni akti o notranji organizaciji in poslovanju organa;
– uradne oziroma javne evidence, vključno z vsemi zbirkami osebnih podatkov ter drugimi zbirkami podatkov, ki jih v skladu s predpisi vodijo organi na splošnem, upravnem, kadrovskem, notranjem, pravosodnem, statističnem, gospodarskem, proračunskem, finančnem, davčnem, šolskem, znanstvenem, zdravstvenem, kulturnem, športnem, zunanjem, obrambnem in drugih področjih v klasični ali elektronski obliki (elektronske zbirke podatkov, klasične javne evidence, registri, katastri, matične knjige, kartoteke, seznami in drugo);
– lastni zapisniki sej z gradivom za seje organov in teles organa (državnega zbora, vlade, skupščin, svetov, odborov, komisij, delovnih teles, poslovodnih kolegijev, projektnih skupin, zborovanj, posvetovanj, konferenc, seminarjev, okroglih miz itd.);
– celotne pomembnejše zadeve iz upravnega postopka, za katere je pristojen organ, ki jih po predhodnem posvetovanju s predstojnikom organa določi pristojni arhiv;
– gradivo o ustanovitvi, konstituiranju, registraciji, združitvah, pripojitvah, izločitvah, razdelitvah, sanacijah, ukrepih varstva, stečajih, likvidacijah oziroma ukinitvah, prenehanjih in drugih statusnih spremembah pravnih oseb;
– zapisniki in poročila o izidu volitev in referendumov, organizacija ter izvedba volitev in referendumov;
– letni, srednjeročni, dolgoročni in občasni plani, analize in poročila najrazličnejših vrst in vsebin;
– letna in občasna statistična poročila in analize organa, vključno z upravno statistiko;
– raziskovalni projekti, elaborati in analize;
– proračuni in zaključni računi s poslovnimi poročili, gradivo izbranih ponudnikov na javnih natečajih;
– urbanistični in prostorski načrti, varstvo okolja, investicijski programi in poročila, gradbena dokumentacija z načrti objektov, katerih lastnik ali uporabnik je javnopravna oseba;
– celotne gradbene zadeve javnih objektov in javne infrastrukture (ceste, železnice, letališča, luke itd.), izbor načrtov tipskih individualnih objektov pri tistih upravnih organih, ki so pristojni za izdajo gradbenih dovoljenj;
– tehnološka dokumentacija, normativi in standardi, izumi, patenti, licence, tehnične izboljšave in inovacije;
– premoženjskopravne zadeve organa;
– vse premoženjskopravne zadeve pri upravnih organih, ki zadevajo postopke nacionalizacij, zaplemb, denacionalizacij, vračanja premoženja, komasacij, agrarne reforme, lastninskega preoblikovanja podjetij;
– tiskano ali javno objavljeno elektronsko arhivsko gradivo organa na spletu: interne, uradne, javne, poslovne, jubilejne in druge tiskane ali spletne publikacije, tiskani in elektronski zapisniki sej, predpisi, letna poročila in plani, javni natečaji, reklamne objave, prospekti, letaki, plakati, vzorci tiskanih obrazcev in podobno gradivo, ki je nastalo pri poslovanju organa, vključno z vsemi podatki in dokumenti, objavljenimi na spletnih straneh organa (arhiviranimi v digitalni obliki na elektronske medije pred objavo na spletu);
– pomembne poslovne in druge knjige (zlasti vpisne knjige, kronike, dnevniki, spomini);
– fotografije, dokumentarni filmi in drugi videoposnetki o poslovanju in dejavnosti organa, o naravi, objektih, napravah, ljudeh, uslužbencih, pomembnih pojavih, postopkih, dogodkih, jubilejih, proslavah in prireditvah;
– odlikovanja in priznanja;
– vzorci posameznih dokumentov, zadev, dosjejev in drugih vrst gradiva po različnih kriterijih vzorčenja;
– vse predpisane pisarniške evidence o dokumentarnem gradivu.

7. Trajno dokumentarno gradivo je lastno dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organa in je določeno z uredbo o upravnem poslovanju, drugimi predpisi ali z določitvijo predstojnika organa kot gradivo, ki je trajno pomembno za organ in ga je zato potrebno trajno hraniti pri organu, kadar nima značaja arhivskega gradiva.
8. Trajno dokumentarno gradivo se z oznako T označi v klasifikacijskem načrtu pod ustreznimi klasifikacijskimi znaki in v računalniško aplikacijo, s katero vodi organ evidenco dokumentarnega gradiva.

9. Za dokumentarno gradivo, ki ni arhivsko oziroma ni trajno dokumentarno gradivo, predstojnik organa določi rok hrambe 2, 5, 10 let ali več v skladu s predpisi oziroma glede na oceno, koliko časa je posamezno dokumentarno gradivo pomembno za delo organa.
10. Med predpisi je glede rokov hranjenja dokumentarnega gradiva potrebno upoštevati veljavne predpise, med njimi na primer predpise o:
– evidencah na področju dela, zaposlovanja, delovnih razmerjih, matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja, zdravstvenem zavarovanju in socialnem varstvu;
– varstvu osebnih podatkov, tajnih podatkih, policiji, osebni izkaznici ter druge predpise s področja notranjih zadev;
– državni statistiki, popisu prebivalstva ter drugih statističnih popisih;
– graditvi objektov ter druge predpise s področja gradbeništva;
– računovodstvu, knjigovodstvu, slovenske računovodske standarde;
– davku na dodano vrednost, davčnem postopku, davčni službi;
– o dokumentaciji rednih sodišč in druge predpise s področja pravosodja, ki določajo roke hranjenja dokumentarnega gradiva pravosodnih organov;
– visokem šolstvu, gimnazijah, dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju, dokumentaciji v osnovni šoli in 9-letni osnovni šoli, v vrtcih in druge predpise s področja izobraževanja,
– zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva;
– splošnem upravnem postopku, obligacijskih razmerjih, kazenski zakonik in druge predpise, ki določajo zastaralne roke.
11. Dokumentarno gradivo, ki ga organ prejme od drugih pravnih in fizičnih oseb zaradi informiranja ali v vednost in ne povzroči upravnega poslovanja oziroma upravnega postopka, se hrani najmanj 2 leti (na primer prejeti zapisniki in gradivo za seje državnega zbora, vlade, občinskega sveta, svetov javnih zavodov, nadzornih odborov, skupščin, razna obvestila, okrožnice, splošni dopisi in korespondenca itd.)
12. Najpomembnejše zadeve iz upravnih in drugih postopkov organ praviloma hrani v celoti kot trajno dokumentarno gradivo oziroma kot arhivsko gradivo. V nekaterih pomembnih zadevah se kot trajno dokumentarno gradivo ali kot arhivsko gradivo lahko hrani le del dokumentov zadeve (na primer odločbe, sklepi, poročila, analize), ostali dokumenti v zadevi pa le določeno število let (na primer vloge, priloge, soglasja, mnenja, mesečna poročila in statistika itd.), vendar ne manj kot 10 let.
Zadeve manj pomembnih (množičnih) upravnih in drugih postopkov hrani organ najmanj 2 leti.
Pomembnost zadev iz pristojnosti organa določi predstojnik organa.
13. Vloge strank s prilogami, ki so podlaga za vpis dejstev oziroma podatkov v javne in druge evidence, ki jih v skladu s predpisi vodi organ, se hranijo najmanj 2 leti.
Vloge za izstavljanje potrdil iz javnih in drugih evidenc, ki jih vodi organ, ter kopije izdanih potrdil se hranijo najmanj 2 leti.
14. Letni, srednjeročni, dolgoročni ali občasni programi, plani, poročila, analize in statistika se hranijo trajno oziroma kot arhivsko gradivo, dnevna, tedenska, mesečna, kvartalna pa najmanj 2 leti.
15. Finančno, računovodsko, knjigovodsko, davčno in komercialno dokumentarno gradivo kot specifično dokumentarno gradivo hrani organ v skladu z roki, ki jih določajo zakon o računovodstvu, računovodski standardi in zakon o davku na dodano vrednost:
– pomožne obrazce in obračune ter kopije kontrolnih blokov 2 leti,
– poslovne knjige najmanj 10 let,
– računovodske oziroma knjigovodske listine (računi, pogodbe) najmanj 10 let,
– obdavčenje nepremičnin 20 let,
– blagajniške priloge 5 let,
– končne obračune plač in plačilne liste za obdobje, ko letnih obračunov ni bilo, trajno,
– proračunska dokumentacija, zaključni računi in poslovna poročila predstavljajo arhivsko gradivo.

16. Roki hrambe dokumentarnega gradiva, ki so določeni v letih 2, 5, 10 let in več, se štejejo od rešitve zadeve, od zaključka uradne, javne evidence (zadnjega vpisa v evidenco) oziroma od datuma, ko je dokumentarno gradivo zaključeno. Letnice izločitve oziroma uničenja se izračunavajo v skladu s 5. točko 195. člena uredbe o upravnem poslovanju.
17. Roki hrambe A, T, 2, 5, 10 let in več se za fizične in elektronske zadeve ter posamezne dokumente v zadevah vpisujejo v elektronsko evidenco dokumentarnega gradiva.
Oznake arhivskega gradiva (A) in trajnega dokumentarnega gradiva (T) se na ovoj zadeve in posamične dokumente v zadevi izpišejo na fizični ovoj zadeve ali na posamezne dokumente že ob nastanku zadeve ali ob prejemu oziroma ob nastanku posameznega dokumenta.
Kadar je rok hrambe izražen v letih, letnico, ko se dokumentarno gradivo lahko izloči in uniči, izračunajo strokovni delavci ob rešitvi zadeve in jo vpišejo v desni spodnji kot ovoja zadeve ali posameznih dokumentov v zadevi ter poskrbijo, da se letnica uničenja posamezne zadeve oziroma posameznega dokumenta v zadevi vpiše v glavni pisarni v elektronsko evidenco dokumentarnega gradiva. Za elektronske zadeve in dokumente se letnica uničenja vpiše le v elektronsko evidenco dokumentarnega gradiva.
V glavni pisarni se roki hranjenja A in T ter letnice izločitve oziroma uničenja gradiva pred arhiviranjem rešenih zadev v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva vpišejo na oznake tehničnih enot (fascikle, registratorje, arhivske škatle, mape, nosilce računalniških informacij itd.), kadar so v tehnični enoti zadeve oziroma dokumenti z enakim rokom hranjenja.

18. Roke hranjenja, ki jih določajo predpisi, in roke hranjenja iz tega navodila predstojnik lahko izjemoma podaljša, če to zahtevajo upravičene potrebe poslovanja organa.
19. Predstojnik organa lahko sporazumno z Arhivom Republike Slovenije v okviru obveznih klasifikacijskih znakov na tretjem nivoju podrobneje razčleni oziroma določi različne roke hranjenja posameznih dokumentov v zadevah, če je to smotrno in v skladu s predpisi, ki določajo roke hranjenja. V takih primerih se roki hranjenja lahko skrajšajo, podaljšajo ali ostanejo enaki določbam iz tega navodila.
20. Kadar organ v skladu s sedmim odstavkom 120. člena Uredbe o upravnem poslovanju obvezne trimestne klasifikacijske znake iz okvirnega klasifikacijskega načrta glede na svoje pristojnosti in specifične funkcije podrobneje razčleni na največ petmestne klasifikacijske znake oziroma na četrti in peti nivo, mora predstojnik organa v skladu z uredbo in tem navodilom določiti roke hranjenja za vse dodatne oziroma razčlenjene klasifikacijske znake, pristojni arhiv pa določiti arhivsko gradivo.
21. Roki hranjenja se določijo tudi elektronskim podatkom, dokumentom, zadevam in dosjejem, elektronsko arhivirati pa jih je potrebno na predpisane oziroma standardizirane elektronske medije in formate pod pogoji, ki jih določajo predpisi, in sicer ločeno glede na roke hranjenja (posebej elektronsko arhivsko gradivo, trajno dokumentarno gradivo ter ločeno glede na roke hrambe 5, 10, 20 let in več).
Po preteku roka hrambe organi elektronskih medijev praviloma fizično ne uničijo, temveč jih hranijo v stalni zbirki dokumentarnega gradiva ločeno od ostalega gradiva, če jim prostor in oprema brez večjih stroškov to omogočajo. Elektronskega dokumentarnega gradiva s pretečenimi roki hrambe praviloma ni potrebno prepisovati na nove elektronske nosilce in migrirati v nove formate.
22. Predstojniki organov morajo v klasifikacijskih načrtih uskladiti roke hranjenja s tem navodilom najkasneje do 31. 12. 2005.
23. Navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.