Na podlagi 106. člena Zakona o uresničevanju javnega interesa za kulturo (Uradni list RS, št. 96/02) minister za kulturo izdaja
P R A V I L N I K
o izvedbi javnega poziva in javnega razpisa
UVODNE DOLOČBE
1. člen
(Vsebina pravilnika)
Ta pravilnik podrobneje ureja:
– način dela Ministrstva za kulturo (v nadaljevanju: ministrstvo) v postopkih izbire javnih kulturnih programov in kulturnih projektov (v nadaljevanju: program ali projekt), ki se financirajo na podlagi javnega poziva oziroma javnega razpisa (v nadaljevanju: poziv ali razpis);
– postopek sklepanja pogodb;
– način izvajanja nadzora nad pogodbami.
2. člen
(Razpisno področje)
(1) Vrste programov ali projektov, ki so predmet poziva ali razpisa, se določi z opredelitvijo področja kulture, v katerega sodijo ti programi ali projekti (v nadaljevanju: razpisno področje).
(2) V tekočem letu lahko ministrstvo objavi na posameznem razpisnem področju več pozivov ali razpisov oziroma en razpis oziroma poziv za več razpisnih področij.
I. NAČIN DELA MINISTRSTVA
3. člen
(Potek postopka)
Postopek izbire programov ali projektov na podlagi poziva ali razpisa se izvede po naslednjem zaporedju:
1. Uvedba postopka:
– priprava podlag za sprejem sklepa o začetku postopka;
– sprejem sklepa iz prejšnje alinee;
– objava poziva ali razpisa.
2. Priprava vlog za obravnavo:
– prispetje in evidentiranje vlog, prispelih na poziv ali na razpis;
– odpiranje vlog, prispelih na poziv ali na razpis;
– pošiljanje pozivov za dopolnitev nepopolnih vlog, prispelih na poziv.
3. Zavrženje:
Izdaja sklepov o zavrženje nepopolnih in nepravočasnih vlog ter vlog, ki jih niso vložile upravičene osebe.
4. Ocenjevanje vlog:
– ocenjevanje vlog;
– posredovanje obvestila o dejstvih in okoliščinah, pomembnih za izdajo odločbe;
– oblikovanje končnega predloga strokovne komisije.
5. Odločbe:
Izdaja odločbe.
1. Uvedba postopka
4. člen
(Sprejem sklepa)
Minister sprejme sklep o začetku postopka za izbiro programov ali projektov po obravnavi podlag na pristojni strokovni komisiji. Minister v sklepu tudi opredeli:
– področje in cilje poziva ali razpisa;
– pogoje in kriterije poziva ali razpisa ter njihovo uporabo;
– utemeljitev vrste postopka in datum objave postopka;
– delež sredstev, ki ga lahko strokovne komisije predlagajo v razdelitev v fazi posredovanja obvestil predlagateljem, pri čemer ta delež ne sme biti manjši od devetdesetih odstotkov celotne vrednosti razpisane vsote;
– službe ministrstva in strokovne komisije, ki so se dolžne v posameznem postopku medsebojno usklajevati.
5. člen
(Objava poziva ali razpisa)
(1) Poziv ali razpis se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije in na spletnih straneh ministrstva, ministrstvo pa o tem obvesti medije.
(2) V času poziva ali razpisa mora biti dokumentacija poziva ali razpisa dosegljiva vsem zainteresiranim na spletni strani in sedežu ministrstva.
(3) Kadar razpisi ali pozivi za posamezna razpisna področja sodijo v širše področje kulture, se lahko objavijo skupaj na zbirni način.
2. Priprava vlog za obravnavo
6. člen
(Sprejemanje in evidentiranje vlog)
(1) Vloge se sprejemajo v vložišču ministrstva.
(2) Vsaka vloga ter njene dopolnitve se evidentirajo kot ena zadeva.
(3) Uradna oseba vložišča, ki sprejema vloge, prispele na razpis, na vsaki vlogi jasno označi datum prejema oziroma oddaje na pošti. Na enak način evidentira tudi vsako dopolnitev oziroma spremembo vloge.
7. člen
(Odpiranje vlog, prispelih na poziv)
(1) Vloge, prispele na poziv, odpira pristojni uslužbenec za posamezno razpisno področje po vrstnem redu prispetja. Pristojni uslužbenec v roku petih (5) dni po odprtju nepopolne vloge pozove predlagatelja k njeni dopolnitvi, o čemer naredi uradni zaznamek. Poziv za dopolnitev pošlje v pisni obliki, lahko pa ga sporoči tudi po telefonu ali pošlje v elektronski obliki na naslov, ki ga je v skladu z besedilom poziva predlagatelj navedel v vlogi. V pozivu določi rok, do katerega mora biti predložena dopolnjena vloga in predlagatelja opozori, da se šteje, da je vloga vložena takrat, ko je predložena popolna vloga.
(2) Pred sklicem pristojne komisije pristojni uslužbenec pripravi zapisnik, ki vsebuje:
– navedbo prispelih vlog s šiframi vlog;
– ugotovitve glede pravočasnosti, popolnosti vlog in upravičenosti osebe.
(3) Zapisniku priloži poročilo o vlogah, ki bodo predmet obravnave pristojne strokovne komisije.
8. člen
(Odpiranje vlog, prispelih na razpis)
(1) Vloge, prispele na razpis, odpre komisija za odpiranje vlog, ki jo imenuje minister za eno ali več razpisnih področij.
(2) Komisijo za odpiranje vlog sestavljajo najmanj trije člani.
(3) Komisija o postopku odpiranja vlog sestavi zapisnik, v katerega vpiše zlasti naslednje podatke:
– naslov, prostor in čas odpiranja vlog;
– imena navzočih članov komisije;
– ugotovitve o prepoznih in nepopolnih vlogah ter vlogah, ki jih niso vložile upravičene osebe
– seznam vlog, ki ustrezajo pogojem poziva ali razpisa.
(4) Komisija za odpiranje vlog preda vloge pristojnemu uslužbencu, ki za strokovno komisijo pripravi povzetek vlog (preglednica s ključnimi podatki).
3. Izdaja sklepov o zavrženju
9. člen
(Sklep o zavrženju)
(1) Na podlagi ugotovitev zapisnika o odpiranju vlog o prepoznih in nepopolnih vlogah ter vlogah, ki jih niso vložile upravičene osebe, minister izda sklep o zavrženju takih vlog.
(2) Vloga, prispela na poziv ali razpis, je pravočasna, če je prispela v roku, določenem v besedilu poziva ali razpisa.
(3) Vloga je popolna, če vsebuje vse obvezne sestavine, ki jih določa besedilo poziva ali razpisa.
(4) Vloga se šteje za popolno tudi v primeru, če se je prijavitelj prijavil na več sklopov ali področij istega poziva ali razpisa in je samo eni od vlog priložil vse obvezne sestavine.
(5) Upravičena oseba je tista oseba, katere vloga izpolnjuje pogoje, določene v besedilu poziva ali razpisa. Izpolnjevanje pogojev se ugotavlja na osnovi obveznih dokazil in vloge predlagatelja.
4. Ocenjevanje vlog
10. člen
(Presoja vlog)
Presojo in ocenjevanje vseh pravočasnih in popolnih vlog upravičenih oseb izvede strokovna komisija, ki je pristojna za določeno razpisno področje. Vloge, prispele na poziv, se obravnavajo po vrstnem redu njihovega prispetja. Strokovna komisija ovrednoti programe ali projekte glede na v pozivu ali razpisu objavljene kriterije ter pripravi poročilo.
11. člen
(Ocenjevanje obsega programa)
(1) Obseg programa določajo eden ali več programskih sklopov ter sklopi, povezani s trajnejšim delovanjem predlagatelja (npr. nakup opreme).
(2) Programske sklope in sklope, povezane s trajnejšim delovanjem, podrobneje določata besedilo poziva ali razpisa in dokumentacija poziva ali razpisa. V postopku razpisa ali poziva za financiranje programov je vsak programski sklop predmet samostojne obravnave.
12. člen
(Poročilo)
Poročilo strokovne komisije mora vsebovati tudi obrazložitev vsebinskih razlogov za predlagano odobritev ali zavrnitev posameznega programa ali projekta. Iz obrazložitve mora biti razvidna povezava med kriteriji poziva ali razpisa in razlogi za predlagano odobritev ali zavrnitev.
5. Izdaja odločbe
13. člen
(Obvestilo predlagatelju)
(1) Ministrstvo najkasneje v roku dveh mesecev od zaključka odpiranja vlog, prispelih na razpis, oziroma praviloma enkrat mesečno za vloge, prispele na poziv, obvesti predlagatelja o dejstvih in okoliščinah, pomembnih za izdajo odločbe. Ministrstvo določi predlagatelju rok, do katerega ima možnost, da se izjavi o obvestilu. Obvestilo vsebuje predlog strokovne komisije in mnenje pristojnega uslužbenca.
(2) Obvestilo predlagatelju in izjava o obvestilu sta lahko v pisni ali elektronski obliki. Strokovna komisija obravnava v roku prispele izjave predlagateljev in oblikuje končni predlog sofinanciranja programov ali projektov.
14. člen
(Končni predlog strokovne komisije)
(1) Končni predlog strokovne komisije vključuje:
– dosežene točke, pisno utemeljitev in predlog strokovne komisije o višini sofinanciranja programa ali projekta;
– povzetek izjave predlagatelja;
– stališče strokovne komisije do izjave predlagatelja ter končni predlog strokovne komisije o višini sofinanciranja.
(2) Končni predlog lahko vključuje tudi po prednostnem redu razvrščeno rezervno listo programov ali projektov, ki lahko postanejo predmet sofinanciranja v primeru sprostitve ali povečanja proračunskih sredstev, oziroma rezervno listo, s katero se lahko povečuje obseg sofinanciranja že odobrenih programov ali projektov.
15. člen
(Izdaja odločbe)
Minister izda odločbo o financiranju programov ali projektov. Odločba lahko vključuje tudi po prednostnem redu razvrščeno rezervno listo programov ali projektov, ki lahko postanejo predmet sofinanciranja v primeru sprostitve ali povečanja proračunskih sredstev, oziroma rezervno listo, s katero se lahko povečuje obseg sofinanciranja že odobrenih programov ali projektov.
16. člen
(Državna pomoč podjetjem v težavah)
V primeru, da se sredstva dodelijo predlagatelju, ki izvaja program prestrukturiranja na podlagi »Smernic Skupnosti za reševanje in prestrukturiranje podjetij v težavah« (2004/C 244/02), se taka pomoč pred dodelitvijo priglasi Evropski komisiji.
II. SKLEPANJE POGODB
17. člen
(Usklajevanje)
(1) Na podlagi izdane odločbe o financiranju lahko ministrstvo pozove predlagatelja, da v določenem roku uskladi program ali projekt v okviru odobrenih sredstev.
(2) O usklajevanju se sestavi zapisnik, ki ga po pooblastilu ministra podpišeta pristojni uslužbenec in predlagatelj.
(3) Če se predlagatelj ne odzove v roku, ki je določen v pozivu iz tega člena, se ga pozove k podpisu pogodbe.
18. člen
(Sklenitev pogodbe)
(1) Ministrstvo pošlje predlagatelju pogodbo in ga pozove k podpisu.
(2) Ministrstvo sklene z izbranim predlagateljem (v nadaljevanju: izvajalcem) pogodbo, s katero se uredijo vsa medsebojna razmerja v zvezi z zagotavljanjem državnih sredstev za financiranje predmeta pogodbe in njegovo izvedbo.
(3) Izvajalec mora vrniti podpisano pogodbo v roku, določenem v pogodbi, sicer se šteje, da je odstopil od zahteve za financiranje. Rok za podpis pogodbe se lahko podaljša, če izvajalec ministrstvu pisno sporoči objektivne razloge za podaljšanje roka, oziroma se lahko skrajša v skladu z roki, ki jih urejajo predpisi o zaključku proračunskega leta.
(4) Za podpis pogodb lahko minister pooblasti državnega sekretarja.
19. člen
(Vsebina pogodbe)
(1) Pogodba vsebuje poleg v zakonu navedenih vsebin tudi naslednje sestavine oziroma navedbe:
– pogodbene stranke (naziv, naslov, davčna številka, številka računa, zastopnik);
– opredelitev javnega interesa, zaradi katerega se dodeljujejo sredstva;
– predmet pogodbe, ki opredeljuje vsebino pogodbenega dela na način, da omogoča določitev drugih pogodbenih obveznosti;
– naziv, obseg, čas realizacije, celotno vrednost in višino sofinanciranja projekta ali programa in posameznih programskih sklopov;
– trajanje pogodbe;
– rok, do katerega lahko izvajalec črpa finančna sredstva;
– elemente zahtevkov za izplačila v primeru, da so potrebni;
– navedbo skrbnikov pogodbe za vsako stranko;
– pravico sprememb večletnih pogodb;
– obveznost navajanja ministrstva kot financerja;
– obveznost poročanja izvajalca ministrstvu;
– način nadzora nad zakonito in namensko porabo sredstev;
– določilo o sankcijah, če izvajalec nenamensko porabi dodeljena sredstva ali ne izpolni predmeta pogodbe;
– pri pogodbah o večletnem sofinanciranju programa ali projekta navedbo odložnega pogoja, ki stopi v veljavo, če se proračunska sredstva, namenjena ministrstvu, v naslednjem letu zmanjšajo za več kot 5%;
– določilo, da mora izvajalec sproti obveščati ministrstvo o spremembah, ki lahko vplivajo na izpolnitev pogodbenih obveznosti;
– datum podpisa, podpis in, če je izvajalec domača pravna oseba, tudi žig.
(2) Glede na posebnosti predmeta pogodbe lahko pogodba vsebuje tudi dodatne sestavine. Pristojni uslužbenci so praviloma tudi skrbniki pogodb.
20. člen
(Večletne pogodbe)
(1) Pri sklepanju pogodb o večletnem financiranju programov ali projektov se pogodbene obveznosti določajo na letni ravni, in sicer na način, da se v osnovni pogodbi natančno opredeli vsebino in obseg programa ali projekta za tekoče leto, za naslednje ali naslednja leta pa le okvirno. Vsebina in obseg programa ali projekta se za vsako naslednje leto opredelita v dodatku k osnovni pogodbi, sklenjenemu na podlagi poziva izvajalcem za predložitev predloga programa ali projekta za naslednje leto, predloga strokovne komisije in pristojnega uslužbenca ter odločitve ministra.
(2) Kadar sta vsebina in obseg večletnega programa ali projekta opredeljena skladno z vsemi določili prejšnjega člena za vsako leto posebej, tedaj vmesni postopek poziva ni potreben in tudi ni potrebno sklepati dodatka k pogodbi.
III. IZVAJANJE NADZORA NAD POGODBAMI
21. člen
(Spremljanje pogodb)
Skrbniki pogodb so odgovorni za spremljanje izpolnjevanja pogodbenih obveznosti izvajalcev programov ali projektov, ki so prejeli javna sredstva, in namensko uporabo sredstev.
22. člen
(Spremenjene okoliščine)
Izvajalec je dolžan obvestiti ministrstvo o spremembi okoliščin, ki utegnejo vplivati na izpolnitev njegovih pogodbenih obveznosti, v pogodbeno določenem roku po nastanku spremembe oziroma, ko je za spremembo izvedel.
23. člen
(Poročanje)
(1) Izvajalec je dolžan ministrstvu po pozivu in navodilih pristojnega uslužbenca predložiti zaključno poročilo o poteku in rezultatih izvedbe predmeta pogodbe, skladno z roki, določenimi v pogodbi. Zaključno poročilo vključuje elemente za oceno programa ali projekta glede na kazalce:
– uspešnosti programa ali projekta (skladnost s cilji poziva ali razpisa);
– učinkovitosti programa ali projekta (razmerje med finančnim vložkom in rezultatom).
(2) S pogodbo je lahko določena tudi obveznost delnega poročanja. V primeru dvoma lahko skrbnik pogodbe zahteva dodatna pojasnila oziroma dokazila, ki so povezana s predmetom pogodbe.
(3) Skrbnik pogodbe pripravi celovito evalvacijo izvedenih programov in projektov ter evalvacijo doseganja ciljev poziva ali razpisa.
24. člen
(Posebne določbe za financiranje programov ali projektov Slovencev zunaj RS, mednarodnega sodelovanja in promocije ter iz strukturnih skladov)
Za financiranje programov ali projektov Slovencev zunaj Republike Slovenije, mednarodnega sodelovanja in strukturnih skladov se določbe 13., 17. in 18. člena tega pravilnika uporabljajo smiselno.
KONČNI DOLOČBI
25. člen
Z dnem uveljavitve tega pravilnika prenehata veljati Pravilnik o izvedbi javnega poziva in javnega razpisa (Uradni list RS, št. 96/02 in 97/03).
26. člen
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 403-22/2003/20
Ljubljana, dne 17. oktobra 2005
EVA 2005-3511-0033
dr. Vasko Simoniti l.r.
Minister
za kulturo
