Na podlagi drugega odstavka 526. člena Zakona o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 42/06 in 60/06 – popr.), izdaja Izvršni odbor Notarske zbornice Slovenije v soglasju z ministroma za gospodarstvo in pravosodje
P R A V I L N I K
o overitvi in vodenju knjige sklepov družbe
z enim družbenikom
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
(vsebina)
Notar overi knjigo sklepov družbe z enim družbenikom (v nadaljnjem besedilu: družba) na podlagi prvega odstavka 526. člena Zakona o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 42/06 in 60/06 – popr.; v nadaljnjem besedilu: zakon).
2. člen
(zahteva za overitev)
Notar opravi overitev na zahtevo stranke, ki je edini družbenik, poslovodja ali prokurist družbe, lahko pa tudi pooblaščenec teh oseb, ki se izkaže s pooblastilom, na katerem je podpis edinega družbenika oziroma poslovodje ali prokurista notarsko overjen (v nadaljnjem besedilu: stranka).
3. člen
(overitev pred vpisom družbe v register)
Zahteva stranke za overitev knjige sklepov mora biti na podlagi prvega odstavka 526. člena zakona podana pred vpisom družbe v register.
4. člen
(obliki knjige sklepov)
Knjiga sklepov se lahko vodi v fizični ali elektronski obliki.
II. KNJIGA SKLEPOV V FIZIČNI OBLIKI
5. člen
(knjiga sklepov v fizični obliki)
Obrazec knjige sklepov v fizični obliki založi Notarska zbornica Slovenije. Format knjige sklepov je A4. Sestavljena je iz najmanj petdesetih listov na katerih je znak Notarske zbornice Slovenije. Strani so označene z zaporednimi številkami. Listi knjige sklepov so prešiti z vrvico, oba konca vrvice pa sta pritrjena in zavarovana z nalepko, ki je določena v pravilniku o standardih notarskih listin.
III. KNJIGA SKLEPOV V ELEKTRONSKI OBLIKI
6. člen
(knjiga sklepov v elektronski obliki)
V sodelovanju s Centrom Vlade Republike Slovenije za informatiko (v nadaljevanju: CVI) Notarska zbornica Slovenije vzpostavi posebno dokumentno bazo za vodenje knjig sklepov v elektronski obliki.
Dokumentna baza iz prejšnjega odstavka mora biti organizirana tako, da je mogoč vnos sklepov za vsako družbo iz prvega člena tega pravilnika posebej. V tako oblikovano elektronsko knjigo sklepov lahko družba zaporedoma vpisuje nove sklepe, bere in izpisuje že vpisane sklepe, ne more pa brisati ali spreminjati sklepov in drugih podatkov iz te knjige.
Oseba, ki dostopa do elektronske knjige sklepov, se mora identificirati z varnim elektronskim podpisom, overjenim s kvalificiranim potrdilom.
Notarska zbornica Slovenije ob tehnološki pomoči CVI upravlja z dokumentno bazo iz prvega odstavka tega člena.
IV. OVERITEV KNJIGE SKLEPOV
7. člen
(izjava)
Pred overitvijo knjige sklepov mora stranka podati eno izmed naslednjih pisnih izjav (v nadaljevanju: izjava):
– da družba še nima overjene knjige sklepov,
– da so vse strani knjige sklepov v fizični obliki, ki je bila že overjena (z navedbo notarja, datuma ter številke overitve) izpolnjene,
– da se je knjiga sklepov, ki je bila že overjena (z navedbo notarja, datuma ter številke overitve) izgubila ali uničila.
Izjava se shrani v spisu, ki ga vodi notar pod zaporedno številko v splošnem vpisniku (SV), v katerega je vpisano notarsko potrdilo o overitvi knjige sklepov.
8. člen
(overitev knjige sklepov v fizični obliki)
Notar overi knjigo sklepov v fizični obliki tako, da na zadnji strani vpiše naslednje notarsko potrdilo:
9. člen
(overitev knjige sklepov v elektronski obliki)
Notar overi knjigo sklepov v elektronski obliki tako, da s pomočjo svojega varnega elektronskega podpisa, overjenega s kvalificiranim potrdilom v dokumentni bazi iz 6. člena tega pravilnika vzpostavi novo elektronsko knjigo sklepov, družbo pa napoti, da pridobi varen elektronski podpis, overjen s kvalificiranim potrdilom, če ga še nima.
V. SEZNAM OVERITEV KNJIG SKLEPOV
10. člen
(seznam)
Notarska zbornica Slovenije v dokumentni bazi, ki je določena v prvem odstavku 6. člena tega pravilnika, vodi seznam overitev knjig sklepov družb (v nadaljevanju: seznam).
Seznam vsebuje:
– firmo in skrajšano firmo družbe,
– priimek in ime notarja, ki je overil knjigo sklepov,
– zaporedno številko v splošnem vpisniku (SV), v katerega je vpisano notarsko potrdilo,
– datum izdaje notarskega potrdila,
– matično številko družbe,
– datum vnosa v seznam,
– zaporedno številko vnosa v seznam,
– obliko knjige sklepov (elektronska ali fizična).
V primeru iz druge ali tretje alinee prvega odstavka 7. člena tega pravilnika, se podatki iz prejšnjega odstavka vpišejo v seznam pod zaporedno številko prvega vnosa overitve knjige sklepov v seznam.
Vsak notar mora zagotoviti tehnične pogoje za neposreden dostop do dokumentne baze, ki je določena v prvem odstavku 6. člena tega pravilnika.
11. člen
(predhodno preverjanje)
Pred overitvijo knjige sklepov družbe mora notar z vpogledom v seznam preveriti ali je knjiga sklepov te družbe že vpisana v seznam.
Notar odkloni overitev knjige sklepov, v kolikor stranka ne poda izjave iz 7. člena tega pravilnika ali, kolikor je overitev knjige sklepov že vpisana v seznam, razen v primeru iz druge ali tretje alinee prvega odstavka 7. člena tega pravilnika.
12. člen
(vpis v seznam)
Ob overitvi knjige sklepov notar vpiše v seznam podatke iz drugega odstavka 10. člena tega pravilnika.
Matično številko notar vpiše v seznam v roku dveh mesecev od vpisa družbe v register.
V primeru iz drugega odstavka 17. člena tega pravilnika, notar vpiše v seznam podatke iz drugega odstavka 10. člena tega pravilnika v roku osmih dni od overitve knjige sklepov.
VI. VODENJE KNJIGE SKLEPOV
13. člen
(vpisovanje sklepov)
Družbenik vpisuje sklepe o vprašanjih iz 505. člena zakona v knjigo sklepov.
Če se knjiga sklepov vodi v fizični obliki, se sklepi vpisujejo na vsako stran knjige sklepov po časovnem zaporedju sprejema posameznega sklepa. Vpis mora vsebovati datum sprejema sklepa in vsebino sklepa.
Če se knjiga sklepov vodi v elektronski obliki, se sklepi s pomočjo varnega elektronskega podpisa, overjenega s kvalificiranim potrdilom vpisujejo v dokumentno bazo na strežniku.
Na glede na drugi stavek drugega odstavka tega člena, se šteje, da je sklep vpisan v knjigo sklepov v fizični obliki, če je v njej navedeno:
– opravilna številka ter datum notarskega zapisnika o potrditvi sklepov družbenika,
– ime in sedež notarja, ki ga je sestavil.
Družbenik je dolžan vpisati matično številko družbe na vidno mesto na vrh prve strani knjige sklepov v fizični obliki, takoj po dodelitvi matične številke.
14. člen
(potrditev spremembe akta o ustanovitvi)
Če notar potrjuje sklep edinega družbenika družbe o spremembi akta o ustanovitvi družbe, v notarskem zapisniku o potrditvi sklepa lahko potrdi tudi, da je sklep o spremembi akta o ustanovitvi vpisan v knjigo sklepov.
Notar potrdi dejstvo, da je sklep o spremembi akta o ustanovitvi vpisan v knjigo sklepov le, če vpis v knjigo sklepov neposredno ugotovi.
VII. IZPISEK IZ KNJIGE SKLEPOV
15. člen
(izpisek iz knjige sklepov)
Notar sme na zahtevo stranke potrditi, da se prepis določenega dela knjige sklepov (izpisek iz knjige sklepov) ujema z izvirnikom.
VIII. NOTARSKA PRISTOJBINA IN DRUGI STROŠKI
16. člen
(pristojbina in stroški)
Za notarske storitve določene v tem pravilniku se obračuna pristojbina po notarski tarifi.
Stroški izdaje kvalificiranega potrdila za varen elektronski podpis, se obračunajo po veljavnem ceniku overitelja, ki izdaja kvalificirana potrdila.
IX. PREHODNA IN KONČNA DOLOČBA
17. člen
(prehodno obdobje)
Knjiga sklepov v fizični obliki, ki je bila overjena pred 15. 12. 2001 in je izdelana tako, da je vanjo mogoče vpisovati posamezne sklepe po časovnem zaporedju sprejema posameznega sklepa, se lahko na zahtevo stranke vpiše v seznam tudi po dnevu uveljavitve tega pravilnika.
Ne glede na 3. člen tega pravilnika notar na zahtevo stranke overi knjigo sklepov tudi po vpisu družbe v register, če so izpolnjeni pogoji iz prvega odstavka 7. člena tega pravilnika.
18. člen
(razveljavitev predpisa)
Z dnem uveljavitve tega pravilnika se preneha uporabljati Pravilnik o overitvi in vodenju knjige sklepov enoosebne družbe z omejeno odgovornostjo (Uradni list RS, št. 96/01 in 42/06 – ZGD-1).
19. člen
(začetek veljavnosti)
Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 455/2006
Ljubljana, dne 27. septembra 2006
EVA 2006-2111-0046
Predsednik
Notarske zbornice Slovenije
Anton Rojec l.r.
Soglašam!
mag. Andrej Vizjak l.r.
Minister za gospodarstvo
Št. 007-86/2006-4
Ljubljana, dne 12. oktobra 2006
Soglašam!
dr. Lovro Šturm l.r.
Minister za pravosodje
Št. 007-302/2006
Ljubljana, dne 29. septembra 2006
