Na podlagi tretjega odstavka 6. člena Zakona o napotitvi oseb v mednarodne civilne misije in mednarodne organizacije (Uradni list RS, št. 20/06) je medresorska komisija za napotitev oseb v misije in mednarodne organizacije na svoji tretji seji dne 28. 7. 2006 sprejela

Ta poslovnik ureja delo in organizacijo Medresorske komisije za napotitev oseb v misije in mednarodne organizacije (v nadaljnjem besedilu: komisija) ter pravice in dolžnosti članov komisije, njihovih namestnikov ter oseb za stike.

(1) Poslovnik se smiselno uporablja tudi za delo izbirnih komisij, sestavljenih iz članov komisije, ter začasnih strokovnih skupin, ki jih komisija lahko ustanovi za pripravo strokovnih podlag in drugo strokovno pomoč.
(2) Vprašanja dela in organizacije komisije, ki niso urejena s tem poslovnikom, se v skladu z namenom delovanja komisije uredijo s sklepom komisije.

(1) Komisija deluje in izvršuje svoje naloge v skladu z načeli in pravili mednarodnega prava, Zakonom o napotitvi oseb v mednarodne civilne misije in mednarodne organizacije (Uradni list RS, št. 20/06; v nadaljnjem besedilu: ZNOMCMO) in s sklepom Vlade Republike Slovenije o ustanovitvi medresorske komisije za napotitev oseb v misije in mednarodne organizacije (št. 01201-16/2006/3 z dne 8. 6. 2006).
(2) Komisija opravlja zlasti naslednje naloge:
– spremlja in pripravlja stališča do aktivnosti na področju civilnega kriznega upravljanja v delu, ki se nanaša na napotitev oseb v mednarodne civilne misije in mednarodne organizacije,
– aktivno sodeluje na srečanjih predstavnikov mednarodnih organizacij, njihovih delovnih telesih, tematskih konferencah,
– načrtuje napotitve civilnih oseb iz Slovenije,
– skrbi za zagotavljanje finančnih, kadrovskih in drugih zmožnosti za izvajanje napotitev civilnih oseb,
– skrbi za usposabljanje kandidatov za napotitev v okviru nacionalnih izobraževalnih programov ali v okviru mednarodnih organizacij ali v bilateralnih pobudah;
– sodeluje pri pripravi programov usposabljanja kandidatov za napotitev in imenuje ustrezne strokovnjake za njihovo pripravo in izvajanje,
– sodeluje pri organizaciji različnih dogodkov mednarodnih organizacij in bilateralnih pobud v Sloveniji,
– zavzema stališča do zastopanosti slovenskega civilnega osebja v mednarodnih civilnih misijah in mednarodnih organizacijah,
– sodeluje pri pripravi nacionalne strategije napotitev civilnih oseb,
– skrbi za predstavitev strategije napotitve civilnih oseb v javnosti.

(1) Sedež komisije je na Ministrstvu za zunanje zadeve, Prešernova cesta 25, Ljubljana.
(2) Komisija je sestavljena iz predsednika in njegovega namestnika, desetih članov oziroma njihovih namestnikov. Osebe za stike niso člani komisije.
(3) Predsednik komisije imenuje sekretarja komisije, ki ni član komisije. Sekretar komisije opravlja strokovne, administrativne in tehnične naloge ter koordinira delo komisije in njenih izbirnih skupin ter začasnih strokovnih skupin.

(1) Seje komisije sklicuje in vodi predsednik komisije. Predsednik komisije skliče sejo na lastno pobudo ali na predlog katerega koli člana komisije.
(2) V primeru odsotnosti ali zadržanosti predsednika komisije sklicuje in vodi seje njegov namestnik.

(1) Predsednik komisije pošlje vabila na sejo, skupaj z gradivom k posameznim točkam dnevnega reda, sedem dni pred dnevom sklicane seje. Izjemoma se lahko pošilja vabila ali gradiva tudi v krajšem roku, vendar ne kasneje kot dva dni pred sklicano sejo komisije.
(2) Vabilo in gradivo za sejo komisije se članom in njihovim namestnikom lahko pošlje tudi po elektronski pošti.
(3) Predsednik komisije ali njegov namestnik lahko zagotovi gradivo na seji komisije, če je bilo poslano neposredno pred sejo komisije ali je bilo od časa sklica do seje komisije spremenjeno.
(4) O gradivih iz neodložljivih zadev se odloča na korespondenčni seji.

(1) Komisija je sklepčna, če sta na seji navzoči dve tretjini njenih članov ali njihovih namestnikov, sklepi se štejejo za sprejete, če zanje glasuje večina vseh navzočih članov ali namestnikov komisije. Glasovalno pravico na seji imajo le člani komisije ali njihovi namestniki.
(2) Če se seje komisije udeležita tako član komisije kot njegov namestnik, se pri ugotavljanju sklepčnosti komisije upošteva le navzočnost člana komisije. V tem primeru glasuje le član komisije.

(1) Na seji komisije sodelujejo člani komisije ali njihovi namestniki in druge vabljene osebe.
(2) Če se član komisije ne more udeležiti seje, mora zagotoviti navzočnost svojega namestnika in mu poslati vse materiale in podatke, da ta lahko učinkovito sodeluje na seji. O svoji odsotnosti in udeležbi svojega namestnika na seji mora član komisije pisno ali po elektronski pošti obvestiti sekretarja komisije. Namestnik ima v tem primeru ista pooblastila kot član komisije, katerega namestnik je.
(3) Če se seje komisije ne moreta udeležiti niti član komisije niti njegov namestnik, morajo član komisije, njegov namestnik ali oseba za stike o tem nemudoma obvestiti sekretarja komisije. Če je le mogoče, član komisije, njegov namestnik ali oseba za stike dajo pisno mnenje o temah, ki se bodo obravnavale na seji komisije.
(4) Če se član komisije ali njegov namestnik večkrat neupravičeno ne udeležita seje komisije, če ne izpolnjujeta svojih nalog ali če svoje sodelovanje v komisiji izkoriščata v namene, ki niso v skladu s cilji komisije, komisija pozove pristojno ministrstvo, ki ga predstavlja član ali njegov namestnik, da razreši člana ali namestnika in imenuje novega člana ali namestnika.
(5) Oseba za stike skrbi za pošiljanje informacij med komisijo, članom komisije in njegovim namestnikom ter skrbi za hrambo in posredovanje gradiva, ki ga komisija posreduje članu in njegovemu namestniku za čas njune odsotnosti.

(1) Kadar je komisija mnenja, da je za obravnavanje določenega vprašanja potrebno specifično znanje ali komisija iz kakršnega koli razloga ne more rešiti sama, lahko povabi k sodelovanju predstavnike strokovnih služb pristojnih ministrstev, institucij ali druge strokovnjake (v nadaljnjem besedilu: zunanji predstavniki). Stroške dela zunanjih predstavnikov krije Ministrstvo za zunanje zadeve, ki zagotavlja delo komisije.
(2) Glede vabljenja zunanjih predstavnikov in glede gradiv se smiselno uporablja 6. člen tega poslovnika.
(3) Nečlan komisije se udeleži seje komisije na podlagi vabila komisije, sodeluje pa zgolj pri tistih točkah dnevnega reda seje, ki obravnavajo vprašanja, zaradi katerih je vabljen.

(1) O seji komisije se sestavi zapisnik, ki ga podpišeta predsednik ali namestnik predsednika komisije, če vodi sejo komisije, in sekretar komisije, ki je zadolžen za pisanje zapisnika.
(2) Komisija v pisanjih uporablja glavo Ministrstva za zunanje zadeve s pripisom Medresorska komisija za napotitev oseb v mednarodne civilne misije in mednarodne organizacije. Pisanja komisije podpišeta predsednik ali namestnik predsednika komisije in sekretar. Pisanja, ki se nanašajo na koordinacijo dela komisije, lahko podpiše zgolj sekretar komisije.

(1) V nujnih primerih, ko ni mogoče pravočasno sklicati seje, lahko predsednik komisije ali njegov namestnik odloči, da komisija opravi svoje delo korespondenčno.
(2) Korespondenčno je odločitev sprejeta, če na pripravljeno gradivo in predlagane sklepe nihče od članov komisije oziroma njihovih namestnikov nima pripomb. V nasprotnem primeru je potrebno gradivo obravnavati na naslednji redni seji komisije. Enako se postopa v primeru, če obravnavi gradiva na dopisni seji nasprotujejo vsaj trije člani komisije.
(3) Gradivu za korespondenčno sejo se priloži navodilo o načinu in roku za pripombe na gradivo. Rok za odgovor ne sme biti krajši od 24 ur, šteto od takrat, ko je bilo gradivo prejeto.

Dokumentacija se hrani v arhivu Ministrstva za zunanje zadeve, podrobnejši materiali, ki se nanašajo na področje delovanja resorja, pa v arhivu posameznega resorja.

Za obveščanje javnosti o delovanju in odločitvah komisije skrbi predsednik komisije preko službe za odnose z javnostmi Ministrstva za zunanje zadeve in po predhodnem mnenju članov komisije oziroma njihovih namestnikov. Končna odločitev o obveščanju javnosti pa ostane v pristojnosti predsednika komisije.

Ta poslovnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.