Na podlagi 125. člena Zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 36/04 – uradno prečiščeno besedilo), v skladu z Uredbo o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 84/04) in na podlagi 16. člena Statuta Občine Polzela (Uradni list RS, št. 34/99 je Občinski svet Občine Polzela na 18. redni seji z dne 22. novembra 2005 sprejel
P R A V I L N I K
za oddajo naročil male vrednosti
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
S tem pravilnikom se v Občini Polzela (v nadaljevanju besedila: naročnik) določa ravnanje pri oddaji javnih naročil male vrednosti. Oddaja javnega naročila male vrednosti je način oddaje javnega naročila, katerega ocenjena vrednost brez DDV je nižja od vrednosti, določene v Zakonu o izvrševanju proračuna RS (v nadaljevanju: ZIPRS):
2. člen
Pri oddaji javnega naročila male vrednosti mora naročnik delovati v skladu s tem pravilnikom, kar pomeni, da naročnik ravna v smislu dobrega gospodarja, tako da se z izborom ponudbe zagotovi, da je poraba sredstev najbolj gospodarna, glede na namen in predmet javnega naročila.
3. člen
Določbe tega pravilnika se ne uporabljajo, če je ocenjena vrednost javnega naročila nižja od 2% vrednosti, določene v ZIPRS.
Za naročanje blaga, storitev in gradenj do navedene vrednosti se uporabljajo naročilnice, o katerih se vodi posebna evidenca, ki obsega navedbo predmeta in vrednost javnega naročila.
4. člen
Naročnik izvaja enotne postopke za oddajo javnega naročila male vrednosti za nabavo blaga, izvedbo storitev in gradenj, razen če ta pravilnik ne določa drugače.
5. člen
Naročnik izvaja javna naročila male vrednosti blaga, storitev in gradenj:
1. po enostavnem postopku
2. po postopku zbiranja ponudb.
6. člen
Za določitev predmeta naročila in njegove orientacijske vrednosti ter za izbiro postopka je odgovoren župan oziroma od njega pooblaščena oseba, ki vodi postopek oddaje. Župan določi odgovorno osebo za oddajo naročil male vrednosti v sklepu o začetku postopka oddaje naročila male vrednosti s katerim se postopek prične (OBR-1).
II. ODDAJA JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI
PO ENOSTAVNEM POSTOPKU
7. člen
Javno naročanje po enostavnem postopku se izvaja za nabavo blaga, izvedbo storitev in gradenj nad 2% do 10% vrednosti, ki jo določa ZIPRS.
Javno naročanje po enostavnem postopku se izvaja na osnovi naročilnic ali tipskih pogodb.
Naročilnica ali tipska pogodba se izda na podlagi Predloga za izdajo naročilnice (OBR-2), ki ga izpolni odgovorna oseba.
Naročilnica za nabavo blaga ali izvedbo storitev naj vsebuje naslednje elemente:
– naziv in naslov naročnika
– davčno številko naročnika
– datum in številko naročila
– naziv in naslov dobavitelja
– vrsto in količino blaga oziroma storitev
– ceno
– plačilni rok
– podpis naročnika.
Naročilnica se izda v dveh izvodih, en izvod prejme dobavitelj oziroma izvajalec, en izvod skupaj z OBR-2 pa ostane v evidenci naročnika.
8. člen
Odgovorna oseba naročnika v tem postopku lahko ceno preverja po telefonu, elektronski pošti, s pregledom cenikov katalogov ali na drug način. Vsi podatki o preverjanju cene se vpišejo v OBR-2, ponudnik, ki je ponudil najnižjo ceno, pa mora pred izdajo naročilnice oziroma sklenitvijo pogodbe, naročniku dostaviti izpolnjen obrazec ponudbe (OBR-3) ki mora vsebovati:
– naziv in naslov ponudnika (dobavitelja)
– davčno številko ponudnika (dobavitelja)
– vrsto in količino blaga
– ponujeno ceno
– plačilni rok
– kontaktno osebo ponudnika.
III. ODDAJA JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI
PO POSTOPKU ZBIRANJA PONUDB
9. člen
Oddaja javnega naročila male vrednosti po postopku zbiranja ponudb se izvaja za nabavo blaga, izvedbo storitev ali gradenj, katerih ocenjena vrednost presega vrednosti iz prvega odstavka 124. člena Zakona o javnih naročilih, je pa višja od 10% vrednosti, ki jo določa ZIPRS.
Oddaja javnega naročila male vrednosti po postopku zbiranja ponudb se prične s sklepom o oddaji javnega naročila (OBR-4), v katerem župan določi poleg odgovorne osebe tudi komisijo, ki sodeluje v tem postopku.
10. člen
Odgovorna oseba naročnika izdela razpisno dokumentacijo, ki vsebuje:
– povabilo k oddaji ponudbe.
V povabilu o oddaji ponudbe je potrebno določiti datum oddaje ponudbe ter merila za izbor izvajalca. Merila se določijo v vsakem postopku posebej. Poleg najnižje ponudbene cene se lahko določi tudi čas izvedbe oziroma dostave blaga, reference, delovna sredstva in druga merila, ki jih določa Zakon o JN. Vsem merilom je potrebno določiti način vrednotenja.
– Obrazec ponudbe (OBR-5)
– Predračun
– Obrazec izjave o izpolnjevanju pogojev (OBR-6)
V primeru naročanja blaga in storitev je lahko sestavni del razpisne dokumentacije tudi opis oziroma specifikacija storitev, v primeru naročanja gradenj pa specifikacija potrebnih gradbenih del in druga tehnična dokumentacija. Za nabavo blaga se v predračunu napišejo podatki o vrsti in količini blaga. Sestavni del razpisne dokumentacije je lahko tudi vzorec pogodbe.
11. člen
Odgovorna oseba za izvedbo javnega naročila pošlje razpisno dokumentacijo najmanj dvem ponudnikom oziroma tistim ponudnikom za katere meni, da izpolnjujejo pogoje za izvedbo javnega naročila. V povabilu k oddaji ponudbe naročnik določi rok za oddajo ponudbe, ki ne sme biti krajši od 3 dni. Naročnik lahko na predlog ponudnikov rok tudi podaljša, o čemer se pisno obvesti vse vabljene ponudnike.
Prav tako je naročnik dolžan posredovati razpisno dokumentacijo za izvedbo javnega naročila vsem zainteresiranijm ponudnikom na njihovo zahtevo podanu v času, ki je določen v razpisni dokumentaciji za oddajo ponudb.
12. člen
Po preteku roka za oddajo ponudb komisija izvede odpiranje ponudb ter preveri pravilnost in sprejemljivost prejetih ponudb, ter v skladu z merili, ki so določeni v razpisni dokumentaciji, izbere najugodnejšega izvalalca ter o tem sestavi poročilo (OBR-7). Odpiranje ponudb ni javno.
Komisija lahko od ponudnikov ali samo od najugodnejšega ponudnika zahteva tudi dodatna dokazila oziroma listine o izpolnjevanju pogojev za izvedbo javnega naročila ali kako drugače preveri ustreznost podatkov oziroma ponudbe.
Poročilo pregleda in podpiše Župan Občine. Vsem ponudnikom, ki so ponudbe oddali se pošlje obrazloženo obvestilo o izbiri (OBR-8).
13. člen
Naročnik lahko opravi izbiro tudi, če v roku ki je bil določen v razpisni dokumentaciji prejme eno samo pravilno vloženo, sprejemljivo in primerno ponudbo. Če naročnik ne dobi nobene ponudbe, se postopek obnovi.
V primeru, da v razpisanem roku prispejo same neprimerne ponudbe, lahko naročnik nadaljuje postopek s pogajanji tako, da vse ponudnike, ki so te ponudbe podali povabi na pogajanja. Naročnik lahko uvede postopek s pogajanji tudi za primer dveh pravilno vloženih sprejemljivih in primernih ponudb z enako ceno, kjer je najnižja ponudbena cena edino merilo.
V primeru postopka s pogajanji se vodi poseben zapisnik.
Naročnik ima pravico, da ne glede na primernost pravilno vloženih in sprejemljivih ponudb, izvajalca v tem postopku ne izbere, že uveden postopek pa razveljavi.
14. člen
Za primer, da je predmet javnega naročila male vrednosti stalna letna dobava blaga, izvedba storitev ali gradenj, ki jih ni možno po obsegu in časovno vnaprej določiti, se izvede postopek za izbor izvajalca, po metodi zbiranja ponudb. Z izbranim izvajalcem se pripravi okvirna letna pogodba, za konkretna dela se posebej še izstavljajo naročilnice. Osnova za izdajo naročilnice je v tem primeru okvirna letna pogodba.
IV. VODENJE DOKUMENTACIJE O ODDAJI JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI
15. člen
Naročnik oziroma s strani župana pooblaščena oseba za izvedbo naročila male vrednosti, vodi dokumentacijo o oddaji naročil male vrednosti, če vrednost naročila presega 2% vrednosti, ki je določena v ZIPRS.
16. člen
Dokumentacija mora obsegati:
ZA ENOSTAVEN POSTOPEK:
– Sklep o začetku postopka
– Ponudba izbranega izvajalca
– Predlog za izdajo naročilnice
– Izvod naročilnice ali tipske pogodbe
ZA POSTOPEK ZBIRANJA PONUDB:
– Sklep o začetku postopka
– Razpisno dokumentacijo
– Vse prispele ponudbe
– Poročilo o oddaji naročila male vrednosti
– Obvestilo o oddaji naročila male vrednosti
– Izvod pogodbe
Na koncu proračunskega leta se izdela skupna evidenca, ločeno za blago, storitve in gradnje.
17. člen
Ponudbe in ostali dokumenti, ki se tičejo posameznega naročila, morajo biti vloženi v spisno dokumentacijo o izvedbi javnega naročila v originalu. O telefonskih preverjanjih in ostalih stikih s ponudniki, mora biti izdelan uradni zaznamek, vsa komuniciranja preko elektronske pošte morajo biti tiskana in predložena v spisno dokumentacijo.
V spisno dokumentacijo se vložijo tudi vse druge listine, ki so potrebne za realizacijo predmeta javnega naročila. Odgovorna oseba naročnika je dolža spremljati predmet javnega naročila vse do realizacije, dokumentacijo pa hraniti v arhivu do preteka garancijskih rokov oziroma skladno z veljavnimi predpisi o arhiviranju.
18. člen
Evidenca za izvedbo naročil male vrednosti do 2% vrednosti, ki je določena v ZIPRS, se vodi v tajništvu občine.
19. člen
Za izvajanje javnega naročila male vrednosti se uporabljajo obrazci, ki so sestavni del tega pravilnika.
V. KONČNI DOLOČBI
20. člen
Z uveljavitvijo tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o oddaji naročil male vrednosti z dne 22. 5. 2001 ter Sklep o spremembah in dopolnitvah pravilnika z dne 23. 6. 2003.
21. člen
Ta pravilnik se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Uporabljati se začne s 1. 1. 2006.
Št. 416-01-01/05
Polzela, dne 22. novembra 2005
Župan
Občine Polzela
Ljubo Žnidar l.r.
