Na podlagi tretjega odstavka 36.a člena Pravil Fundacije za financiranje invalidskih in humanitarnih organizacij v Republiki Sloveniji (Uradni list RS, št. 9/99, 89/99 in 45/05) v zvezi z določbami 26. člena Pravilnika o merilih in pogojih za uporabo sredstev Fundacije za financiranje invalidskih in humanitarnih organizacij v Republiki Sloveniji (Uradni list RS, št. 92/98 in 45/98) je Svet fundacije za financiranje invalidskih in humanitarnih organizacij v Republiki Sloveniji na 21. seji dne 27. 2. 2006 sprejel

Ta pravilnik določa organizacijo in način izvajanja nadzora v invalidskih in humanitarnih organizacijah, katerih dejavnosti (so)financira Fundacija za financiranje invalidskih in humanitarnih organizacij v Republiki Sloveniji (v nadaljnjem besedilu: fundacija).

Posamezni izrazi v tem pravilniku, ki se nanašajo na osebe, kot na primer »član skupine«, »vodja skupine«, »strokovni pomočnik«, »direktor«, »član sveta«, »strokovnjak«, »strokovni delavec« in drugi, ki so uporabljeni samo v moški obliki, se v vseh primerih nanašajo na oba spola in veljajo enakopravno za moške in ženske.

Namen nadzora po tem pravilniku je ugotavljanje namenske porabe sredstev, ki jih fundacija namenja invalidskim in humanitarnim organizacijam za izvajanje programov in storitev, za delovanje in za naložbe.
Nadzor obsega pregled stanja in podatkov o porabi sredstev, ugotavljanje ustreznosti in pravilnosti dela izvajalcev programov in storitev ter kakovosti in obsega opravljenega dela.
Nadzor po tem pravilniku se izvaja kot redni ali kot izredni nadzor.
Če je organizacija, za katero se uvede nadzor, organizirana kot sestavljena organizacija (zveza ali podobna oblika organiziranja), se nadzor lahko nanaša tako na zvezo kot na eno ali več njenih članic.

V vseh invalidskih in humanitarnih organizacijah, katerih dejavnosti (so)financira fundacija, se najmanj enkrat v treh letih opravi redni nadzor.
Redni nadzor se izvaja po letnem programu, ki ga vsako leto do 31. januarja določi svet fundacije na predlog direktorja fundacije.
Pri določanju invalidskih in humanitarnih organizacij, pri katerih bo opravljen redni nadzor po letnem programu, se upoštevajo zlasti:
- število članstva/uporabnikov,
- obseg prejetih sredstev fundacije,
- vrednost in pomen naložbe,
- termin zadnjega opravljenega nadzora,
- abecedni vrstni red.
Za izvedbo rednega nadzora v posamezni invalidski ali humanitarni organizaciji izda direktor fundacije na podlagi sprejetega letnega programa sklep o uvedbi rednega nadzora, v katerem poleg invalidske oziroma humanitarne organizacije določi:
- obseg nadzora ali posamezna strokovna področja, ki naj se posebej proučijo,
- rok za izvedbo nadzora in za predložitev poročila o opravljenem nadzoru,
- vodjo in člane skupine, ki naj opravi nadzor.
Sklep se pošlje invalidski oziroma humanitarni organizaciji ter vodji in članom skupine, ki naj opravi nadzor.

Poleg rednega nadzora iz 4. člena se v invalidski ali humanitarni organizaciji lahko odredi tudi izredni nadzor.
Izredni nadzor odredi svet fundacije po lastni presoji ali na utemeljen predlog.
Predlog za izredni nadzor lahko podajo:
- komisija za ocenjevanje in pripravo predlogov za razporeditev sredstev fundacije,
- pristojni organ invalidske ali humanitarne organizacije,
- pristojni upravni inšpekcijski organ.
Predlagatelj je dolžan svoj predlog vložiti pisno in ga utemeljiti.
Če je predlog nejasen ali nepopoln lahko predsednik sveta fundacije zahteva njegovo dopolnitev, za kar predlagatelju določi primeren rok, ki ne sme biti krajši od osmih dni.
Če predlagatelj svojega predloga v naloženem roku ne dopolni ali dopolnitev ni v skladu s pozivom predsednika sveta fundacije ali pa je dopolnitev podana po preteku roka, se šteje, da predlog ne izpolnjuje pogojev za obravnavo, o čemer predsednik sveta fundacije obvesti predlagatelja.
Preden svet fundacije odloči o utemeljenosti predloga, lahko pozove invalidsko ali humanitarno organizacijo, na katero se nanaša, da mu dostavi pisno poročilo in predloži ustrezno dokumentacijo o vprašanju, ki je predmet predloga.

Svet fundacije ne odredi izrednega nadzora na predlog, če ugotovi zlasti:
1. da se predlog nanaša na vprašanja, ki niso v neposredni zvezi z izvajanjem dejavnosti, programov, storitev ali naložbe invalidske ali humanitarne organizacije;
2. da se predlog nanaša na vprašanja, katerih zakonitost ali strokovno ustreznost ugotavljajo in presojajo drugi nadzorni ali inšpekcijski organi po posebnih predpisih;
3. da je bil v isti zadevi že opravljen redni ali izredni nadzor, ali je v teku;
4. da je predlagatelj izrednega nadzora že prejel ustrezna pisna pojasnila pristojnega nadzornega organa invalidske ali humanitarne organizacije, s katerimi soglaša tudi svet fundacije;
5. da je invalidska ali humanitarna organizacija že odpravila pomanjkljivosti, ki so ji očitane v predlogu;
6. da gre za vsebinska vprašanja, o katerih je svet fundacije ali drugi pristojni organ fundacije že veljavno odločil v okviru svojih rednih pooblastil.

V sklepu o odreditvi izrednega nadzora se poleg invalidske ali humanitarne organizacije skladno z namenom izrednega nadzora navedejo še sestavine, ki so v 4. točki 4. člena določene za sklep o uvedbi rednega nadzora.
Če svet fundacije odloči, da ne bo uvedel izrednega nadzora, ker predlog ni utemeljen ali zaradi razlogov iz 6. člena, mora o tem pisno obvestiti predlagatelja.

Nadzor po tem pravilniku opravljajo skupine za izvajanje nadzora (v nadaljevanju: nadzorna skupina).
Nadzorno skupino sestavljajo trije člani:
- član sveta fundacije,
- delavec strokovne službe fundacije,
- zunanji strokovni sodelavec.
Član nadzorne skupine (v nadaljnjem besedilu: nadzornik) iz 1. in 2. alinee prejšnjega odstavka tega člena mora imeti najmanj višjo (VI.) stopnjo izobrazbe ustrezne smeri ali najmanj pet let dela na področju invalidskega varstva, humanitarne dejavnosti ali drugega specializiranega področja, na katerem bo deloval kot član nadzorne skupine.
Zunanji strokovni sodelavci iz 3. alinee drugega odstavka tega člena so specializirani strokovnjaki za finančna, naložbena ali druga specializirana vprašanja.

Liste nadzornikov določi svet fundacije.
Posamezne liste nadzornikov so:
1. lista članov sveta fundacije, ki jo svet fundacije določi na predlog predsednika sveta fundacije,
2. lista delavcev strokovne službe fundacije in pogodbenih sodelavcev, ki jo svet fundacije določi na predlog direktorja fundacije,
3. lista zunanjih strokovnih sodelavcev, ki jo svet fundacije določi na predlog direktorja fundacije, ki ga ta pripravi v sodelovanju z ustreznimi specializiranimi strokovnimi združenji in ustanovami.

Vsak nadzornik je dolžan podpisati posebno izjavo, s katero se zaveže, da bo delo v nadzorni skupini opravljal kot neodvisni strokovnjak, vestno in pošteno, v skladu z veljavnimi predpisi in usmeritvami fundacije, da bo pri delu uporabljal sodobna spoznanja in dosežke stroke in svojega poklica ter da bo spoštoval veljavni kodeks etičnih načel v socialnem varstvu.
Nadzornik pridobi pooblastilo za opravljanje nadzornih dejanj le v konkretni zadevi, na podlagi sklepa o uvedbi nadzora in o imenovanju nadzorne skupine.

Pri imenovanju vodje in članov nadzorne skupine, ki bo opravila nadzor v posamezni invalidski ali humanitarni organizaciji, se upoštevajo zlasti naslednje okoliščine:
1. velikost in posebnosti organizacije,
2. vsebine in posebnosti socialnih programov,
3. vrsta naložbe,
4. obremenjenost posameznih nadzornikov,
5. potreba po posebnih znanjih,
6. vsebina predloga za izredni nadzor.
Vsaka nadzorna skupina mora biti sestavljena tako, da so vodja in posamezni člani predstavniki različnih posameznih list nadzornikov.
V nadzorno skupino ne more biti imenovan član invalidske ali humanitarne organizacije, v kateri se bo opravil nadzor; prav tako pa tudi ne v njej zaposlena oseba ali sodelavec.

Naloga nadzorne skupine je, da z nadzornimi dejanji ugotovi zlasti:
1. ali ima organizacija uveden pregleden in jasen sistem podatkov in ustrezno dokumentacijo o ustreznosti in pravilnosti dela pri izvajanju programov in storitev;
2. ali organizacija skrbi za namensko porabo sredstev, ki jih dobiva od fundacije za programe in storitve, za delovanje in za naložbe,
3. ali izvajanje dejavnosti, storitev in programov ustreza pričakovani kakovosti in zagotovljenemu obsegu dela,
4. ali program naložbenih dejavnosti poteka v skladu z vsebinami in finančnimi okviri iz investicijskega programa.
V ta namen nadzorna skupina prouči vse elemente, ki so s Pravilnikom o merilih in pogojih za uporabo sredstev fundacije za financiranje invalidskih in humanitarnih organizacij v Republiki Sloveniji opredeljeni v 8. členu kot »pogoji za financiranje« in v 9. členu kot »merila za dodelitev sredstev«.
Pri ugotavljanju dejanskega stanja na katerem koli področju iz prvega in drugega odstavka nazorna skupina upošteva:
- uporabo veljavnih predpisov,
- predpisane računovodske, tehnične, kadrovske ali druge standarde,
- sklepe organov fundacije,
- razpisne pogoje in kriterije za pridobitev sredstev,
- določila vsakokratne sklenjene pogodbe, ki je podlaga za financiranje.

Za ugotovitev dejstev, dejanskega stanja, ocen in analiz iz prejšnjega člena ima nadzorna skupina pravico in dolžnost, da v skladu s 3. členom tega pravilnika pri organizaciji opravi različna nadzorna dejanja, zlasti pa:
- pregleda celotno dokumentacijo, ki jo hrani organizacija v zvezi s statusnimi, finančnimi, organizacijskimi in drugimi vprašanji, pomembnimi za izvajanje dejavnosti in posebnih socialnih programov ter storitev v invalidskih in socialnih programov ter storitev v humanitarnih organizacijah ali investicij,
- pregleda zbirke podatkov, ki jih v skladu z zakonom vodi ali vzdržuje izvajalec o članih organizacije in o drugih uporabnikih programov,
- opravi skupinski ali individualni pogovor z vodstvom organizacije ter s strokovnimi delavci in strokovnimi sodelavci,
- opravi razgovor s predstavnikom, ki zastopa interese uporabnikov,
- opravi tudi druga nadzorna dejanja, za katera oceni, da bi lahko vplivala na ugotovitev posameznih dejstev.
Pri izbiri nadzornih dejanj in pri opravljanju nadzora je nadzorna skupina neodvisna.
Če so za razjasnitev posameznega vprašanja potrebna posebna znanja, s katerimi ne razpolaga nobeden od članov nadzorne skupine, lahko vodja skupine predlaga direktorju, da skupini določi strokovnega pomočnika.
Naloge strokovnega pomočnika se določijo s sklepom o postavitvi.

Pred izvedbo nadzora v invalidski ali humanitarni organizaciji vodja nadzorne skupine določi seznam dokumentacije o statusnih in organizacijskih vprašanjih, ki jih je organizacija dolžna dostaviti nadzorni skupini in določi rok, do katerega je potrebno dostaviti zahtevano dokumentacijo, ki ne sme biti krajši od 8 dni. Sestavni del dokumentacije je lahko tudi izpolnjen vprašalnik, ki ga kot pripomoček za delo nadzornih skupin pripravi direktor.
Člani nadzorne skupine se pred izvedbo nadzora seznanijo z vsebino zahteve za nadzor, proučijo že zbrano dokumentacijo, se dogovorijo za način dela in določijo zadolžitve posameznih članov.
Vodja nadzorne skupine lahko odloči, da posamezni član opravi posamezna nadzorna dejanja sam ter pripravi ustrezno dokumentacijo, ki bo podlaga za odločitev nadzorne skupine.
Vodja nadzorne skupine določi datum začetka nadzora in o tem pisno obvesti organizacijo.

O poteku nadzora piše nadzorna skupina zapisnik. V zapisnik se vpišejo:
- podatki o začetku in zaključku nadzora,
- imena navzočih predstavnikov organizacije,
- podatki o morebitnih navzočih drugih osebah, ki niso zaposlene pri organizaciji,
- podatki o opravljenih nadzornih dejanjih,
- seznami zadev in drugih gradiv, ki jih začasno prevzame nadzorna skupina,
- morebitna naročila z navedbo rokov za njihovo izpolnitev,
- posebne izjave vodilnih delavcev ali vodje programov, če jih želijo podati,
- izjave predstavnika/ov uporabnikov programa,
- podatki o morebitnih težavah, zaradi katerih nadzorna skupina ni mogla opraviti nadzornih dejanj,
- drugi podatki, pomembni za izvedbo nadzora.
Zapisnik podpišejo vodja in člani nadzorne skupine, pooblaščeni zastopnik organizacije in osebe, ki so podale izjavo na zapisnik.
Pripombe pooblaščenega zastopnika organizacije ali pripombe oseb, ki so podale izjavo, se vpišejo v zapisnik.

Nadzorna skupina po opravljenem nadzoru praviloma v tridesetih dneh pripravi nadzorno poročilo in ga izroči svetu fundacije.
Nadzorno poročilo mora vsebovati splošne podatke o organizaciji, pri kateri je bil opravljen nadzor, podatke o vrsti in količini opravljenih nadzornih dejanj ter ugotovitve in ocene za vsako od področij iz 12. člena, ki so bila predmet nadzora.
Nadzorno poročilo podpišejo vodja in člani nadzorne skupine.
Posamezen član lahko poročilu priloži tudi ločeno mnenje, v katerem natančno pojasni razloge za svojo odločitev.

Sestavni del nadzornega poročila je tudi nadzorna ocena, izražena v naslednjih stopnjah:
- »zgledno«,
- »primerno«,
- »še primerno«,
- »s pridržkom«,
- »neustrezno«.
Oceno »zgledno« izreče nadzorna skupina, če ugotovi, da invalidska ali humanitarna organizacija uporablja dodeljena sredstva fundacije namensko in gospodarno, da ima vodeno predpisano dokumentacijo, da upošteva določila pogodbe o (so)financiranju in druge usmeritve fundacije, da ima ustrezno organizacijo dejavnosti, da ima organiziran sistem notranje kontrole kakovosti in rabe sredstev ter spremljanja učinkov, da programe vodijo strokovno usposobljeni delavci, da pri delu sodelujejo tudi prostovoljci, da je zagotovljena možnost sodelovanja in vpliva uporabnikov.
Oceno »primerno« izreče nadzorna skupina, če ugotovi, da invalidska ali humanitarna organizacija uporablja dodeljena sredstva fundacije namensko in gospodarno, vendar pri izvajanju dejavnosti, storitev, programov ali pri naložbi nima zagotovljenih vseh mehanizmov preglednosti, spremljanja kakovosti in učinkovitosti.
Oceno »še primerno« izreče nadzorna skupina, če ugotovi, da se pri delu in pri izvajanju programov, storitev ali pri uresničevanju naložbe kažejo pomanjkljivosti, ki sicer ne pomenijo nenamenske porabe dodeljenih sredstev, vendar vplivajo na obseg in na kakovost nadziranih dejavnosti in sredstev ter bi jih bilo mogoče odpraviti z izboljšavami, ki jih predlaga skupina.
Oceni »s pridržkom« in »neustrezno« izreče nadzorna skupina, če ugotovi, da je kršeno načelo namenskosti dodeljenih sredstev in da so pri delu in pri izvajanju programov, storitev ali pri uresničevanju naložbe take pomanjkljivosti, ki se kažejo kot bistvena odstopanja od pogojev, ki so bili upoštevani kot podlaga za sprejem sklepa o (so)financiranju, kot neupoštevanje določil pogodbe o (so)financiranju in kot kršitev ali neupoštevanje veljavnih predpisov.
Ocene morajo biti v nadzornem poročilu posebej utemeljene in podkrepljene z razlogi in s predlogi ukrepov, ki naj jih sprejme svet fundacije.

V primerih, ko je nadzorna skupina podala oceno »primerno« ali »še primerno«, poda organizaciji, pri kateri je opravila nadzor, priporočila za odpravo ugotovljenih pomanjkljivosti in določi rok, v katerem je organizacija dolžna pomanjkljivosti odpraviti.

Po dostavi nadzornega poročila svetu fundacije (16. člen) direktor fundacije pošlje izvod poročila organizaciji, pri kateri je bil opravljen nadzor in jo obvesti, da lahko v roku 8 dni po prejemu poročila pisno pojasni okoliščine, ki so bile podlaga za posamezne ugotovitve nadzorne skupine ali za katere meni, da so pomembne za odločitev o ukrepih. Morebitno pojasnilo organizacije direktor dostavi Svetu fundacije.

Svet fundacije lahko sprejme naslednje ukrepe:
- zahteva od organizacije, da odpravi pomanjkljivosti, ki jih je ugotovila nadzorna skupina, pa jih organizacija ni odpravila,
- za določen del zmanjša pogodbeno določen obseg sredstev za dejavnost, storitev, program ali za naložbo, pri ocenjevanju katere je bila ugotovljena nenamenska ali neracionalna poraba dodeljenih sredstev,
- odloči, da organizaciji ne bo financiral posameznega programa, dejavnosti storitev ali naložbe vse dokler ne bodo odpravljene vse ugotovljene pomanjkljivosti,
- predlaga nadzornim organom organizacije, da ocenijo ali zaradi ugotovljenih nepravilnosti odgovorni nosilci programa ali odgovorne osebe organizacije še uživajo podporo,
- predlaga, da revizijo poslovanja organizacije opravi Računsko sodišče RS,
- v primeru kršenja predpisov, ki sodijo v pristojnost drugih nadzornih organov, poda pobudo za ukrepanje pri pristojnih organih,
- določi druge ukrepe, ki so potrebni za nemoteno izvajanje redne dejavnosti in socialnih programov organizacije ter ukrepa na druge načine, ki jih določa zakon.

Odgovorna oseba ali od nje pooblaščeni predstavnik organizacije je dolžan zagotoviti članom nadzorne skupine dostop v prostore, sodelovati pri delu nadzorne skupine, omogočiti nadzorni skupini pregled vse zahtevane dokumentacije, dati na razpolago vse potrebne podatke in pojasnila v zvezi s porabo sredstev ter zagotoviti pogoje za nemoteno delo nadzorne skupine.
Organizacija je dolžna upoštevati naročila in priporočila za odpravo pomanjkljivosti, ki jih določi nadzorna skupina.
O izvršitvi izrečenih ukrepov iz 20. člena tega pravilnika je organizacija dolžna poročati v rokih, ki jih določi Svet fundacije. Če tega ne stori, se šteje, da ni odpravila pomanjkljivosti oziroma ni ukrenila, kar ji je bilo naloženo.
Če organizacija pri izvajanju nadzora ali pri izvajanju ukrepov ravna v nasprotju z določili prvega, drugega in tretjega odstavka tega člena, svet fundacije ukrepa v skladu s tretjim odstavkom 26. člena Pravilnika o merilih in pogojih za uporabo sredstev Fundacije za financiranje invalidskih in humanitarnih organizacij v Republiki Sloveniji.

V okviru organizacije in izvedbe nadzorov po tem pravilniku direktor fundacije s strokovno službo fundacije:
- vzpostavi in vodi evidenco rednih in izrednih nadzorov ter izrečenih ukrepov,
- zagotavlja strokovno podporo pri delu nazornih skupin,
- pripravlja letna poročila o izvajanju nadzorov, v katerih predstavi analizo ugotovitev nadzornih skupin, probleme in odprta vprašanja na posameznih vsebinskih področjih,
- obvešča izvajalce o pomanjkljivostih, ki jih ugotavljajo nadzorne skupine ob izvajanju nadzorov in skrbi za promocijo dobre prakse,
- skrbi za poenotenje dela nadzornih skupin, za redna strokovna srečanja članov ter za njihovo dodatno usposabljanje,
- daje pobude za dopolnjevanje liste strokovnjakov.

Vodja in člani nadzornih skupin imajo pravico do povračila materialnih stroškov, ki so jih imeli v zvezi z izvajanjem nadzora ter do nagrade za opravljeno delo po merilih, ki jih določi Svet fundacije.

V času do določitve list nadzornikov po 9. členu in sprejetja sklepa Sveta fundacije o povračilih materialnih stroškov in nagradah po 23. členu tega pravilnika se nadzor opravlja po dosedanjih aktih fundacije.

Ta pravilnik začne veljati osmi dan po objavi v Uradnem listu RS.