Na podlagi 32.a člena Zakona o visokem šolstvu (Uradni list RS, št. 119/06 – uradno prečiščeno besedilo) ter 47. in 106. člena Statuta Univerze v Ljubljani (Uradni list RS, št. 8/05 in dopolnitve) je Senat Univerze v Ljubljani na seji dne 25. 3. 2008 sprejel

S tem pravilnikom se določajo oblika, vsebina in postopek za izdajo diplom, potrdil o opravljenem izpopolnjevanju po študijskem programu za izpopolnjevanje in potrdil o drugih oblikah izobraževanja.

Univerza v Ljubljani (v nadaljnjem besedilu: Univerza) izdaja naslednje diplome in potrdila o izobraževanju:
– diplome,
– dvojnike diplom in
– potrdila o opravljenih izpopolnjevanjih po študijskih programih za izpopolnjevanje.
Listine iz prvega odstavka so javne listine. Javne listine so tudi potrdila o opravljenih izpitih, ki jih študentom ali diplomantom izdajajo članice.
Članica Univerze izdaja potrdila o različnih oblikah neformalnega izobraževanja, ki ga izvaja.

Diploma se izda po opravljenih obveznostih študijskega programa za pridobitev izobrazbe na posebnem papirju z vodnim žigom, na katerem je kot podlaga odtisnjen znak Univerze.
Sestavni del diplome je »priloga k diplomi«.

Univerza podeljuje diplome o zaključenih študijskih programih prve stopnje (visokošolski strokovni študijski programi, univerzitetni študijski programi), druge stopnje (magistrski študijski programi), tretje stopnje (doktorski študijski programi) ter o zaključenih univerzitetnih študijskih programih, visokošolskih strokovnih študijskih programih, študijskih programih za pridobitev znanstvenega magisterija, specializacije in doktorata znanosti.

Diploma vsebuje: ime članice, na kateri je študij potekal, ime akreditiranega študijskega programa ter smer oziroma področje, kadar ima študijski program več smeri ali področij, stopnjo pridobljene izobrazbe, pridobljen strokovni oziroma znanstveni naslov, ime in priimek kandidata ter datum in kraj njegovega rojstva.
Diploma ima zaporedno številko, datum diplomiranja, datum izdaje, pečat Univerze ter podpisa trenutnega rektorja Univerze in dekana članice, na kateri je študij po akreditiranem študijskem programu potekal.
Diploma o magisteriju znanosti, diploma o specializaciji ter diploma o strokovnem magisteriju, vsebujejo poleg podatkov iz prvega in drugega odstavka tega člena tudi naslov magistrskega oziroma specialističnega dela in datum njegovega zagovora.
Diploma o doktoratu znanosti vsebuje poleg podatkov iz prvega in drugega odstavka tega člena tudi naslov doktorske disertacije in datum njenega zagovora, ime mentorja in morebitnega so-mentorja.

Diploma o zaključenem dvopredmetnem ali interdisciplinarnem študijskem programu, ki ga izvaja več članic univerze, poleg podatkov, navedenih v 4. členu tega pravilnika, vsebuje še navedbo vseh sodelujočih članic in podpise njihovih dekanov, če se članice, ki sodelujejo v takem programu, ne dogovorijo drugače.
Ne glede na določbo o navedbi sodelujočih članic iz prvega odstavka tega člena, je lahko na diplomi, pridobljeni po zaključenem interdisciplinarnem študijskem programu, navedena samo tista članica, na kateri so tekli postopki za zagovor naloge, zaključnega izpita ali drugega dejanja, s katerim je študent zaključil študijski program.
O vsebini in obliki diplome o zaključenem skupnem študijskem programu, ki ga izvaja Univerza skupaj z drugimi visokošolskimi zavodi iz Slovenije ali tujine, se skladno z veljavnimi predpisi dogovorijo sodelujoče univerze pred začetkom izvajanja programa.

Po opravljenih obveznostih na akreditiranem študijskem programu za izpopolnjevanje, ki ga izvaja članica Univerze, izda Univerza kandidatu potrdilo.
Potrdilo, ki je natisnjeno na papirju z znakom Univerze, vsebuje: ime in priimek kandidata, datum in kraj njegovega rojstva, naziv programa in njegovo trajanje, izvajalca programa, lahko pa tudi pričakovane učne izide. Potrdilo ima podpis rektorja in dekana članice, na kateri je potekal program izpopolnjevanja.

Vse diplome in potrdila, ki jih izdajajo Univerza in članice in so javne listine, so sestavljene v slovenščini.
Priloga k diplomi, ki je sestavni del diplome, je sestavljena v slovenščini in angleščini na posebnem obrazcu, ki ga predpiše minister, pristojen za visoko šolstvo.

Članica Univerze izda potrdilo o zaključenih oblikah neformalnega izobraževanja, ki jih izvaja članica Univerze (tečaji, seminarji, poletne šole, programi usposabljanja, ipd.). Potrdilo podpiše dekan članice. Tako potrdilo ni javna listina.
Potrdilo iz prvega odstavka vsebuje: ime in priimek kandidata ter datum in kraj njegovega rojstva, podatke o vsebini, trajanju in izvajalcih izobraževanja, lahko pa tudi podatke o pridobljenih znanjih in kreditnih točkah, če je program ovrednoten s kreditnimi točkami.

O izdanih diplomah in potrdilih Univerza oziroma njene članice vodijo posebno evidenco v skladu z zakonom in posebnimi predpisi.

Če se pojavi utemeljen sum, da imetnik diplome ali potrdila ni opravil s študijskim programom predpisanih obveznosti, uvede Univerza skladno z veljavnimi predpisi ustrezne postopke.

Univerza izda dvojnik diplome diplomantu, ki je ustrezno preklical izgubljeno, uničeno ali odtujeno diplomo, če je iz evidence, ki jo vodi Univerza ali članica, razvidno, da mu je bil po končanih študijskih obveznostih izdan izvirnik diplome.
Dvojnik diplome se izda na papirju, ki se v danem trenutku uporablja za izdajo diplom Univerze, s tem, da je v gornjem desnem kotu na prvi strani napisano, da gre za dvojnik.
Na prvi strani dvojnika diplome se z izjemo zaporedne številke navedejo podatki, ki jih mora po tem pravilniku vsebovati diploma, s tem, da se namesto lastnoročnega podpisa pri imenih podpisnikov zapiše "l.r.".
Na hrbtni strani dvojnika diplome trenutni rektor univerze in dekan članice, na kateri je študij potekal, podpišeta klavzulo o skladnosti podatkov dvojnika diplome s podatki evidence, na temelju katere se dvojnik diplome izdaja. Na hrbtni strani dvojnika diplome se odtisne pečat univerze.
V evidenco o izdanih diplomah se vpiše podatek o izdanem dvojniku diplome, skupaj s podatki o preklicu izvirnika.

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.