Na podlagi 111. člena Statuta Občine Ribnica (Uradni list RS, št. 37/00) in v skladu z 8. členom Zakona o javnih financah (Uradni list RS, št. 79/99, 124/00, 79/01, 30/02) ter 52. členom Zakona o računovodstvu (Uradni list RS, št. 23/99 in 30/02) izdajam
P R A V I L N I K
o računovodstvu in finančnem poslovanju v Občini Ribnica
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
To navodilo ureja:
– organiziranost in način vodenja finančnega poslovanja,
– odgovorne osebe in pravice ter odgovornosti pooblaščenih oseb za razpolaganje za materialnimi in finančnimi sredstvi,
– pripravo in izvrševanje finančnega načrta, knjigovodske listine in prevzemanje obveznosti,
– poslovne knjige,
– popis sredstev in obveznost do virov sredstev,
– odpisovanje neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev,
– poročanje o porabi proračunskih sredstev in
– način hranjenja knjigovodskih listin in evidenc v Občini Ribnica (v nadaljevanju: občina).
II. ORGANIZIRANOST IN NAČIN VODENJA FINANČNEGA POSLOVANJA
2. člen
V občini je organizirana finančna služba v oddelku za finance, ki vodi finančno poslovanje občine.
3. člen
Finančna služba izvaja naslednje naloge:
– sodeluje z drugimi službami pri pripravi in izvrševanju proračuna ter pripravlja pisna pojasnila povezana z delovanjem proračunskih uporabnikov upoštevajoč vse ustrezne predpise,
– pripravlja predlog proračuna s spremljajočimi dokumenti,
– na področju izvrševanja proračuna opravlja naslednje naloge: pripravlja načrt prihodkov in drugih prejemkov, evidentira prispele in izdane račune, kontrolira izdajanje potnih nalogov in njihovo obračunavanje, koordinira izvedbo letnega popisa sredstev in obveznosti do virov sredstev, sodeluje pri usklajevanju stanja sredstev in obveznosti do virov sredstev s knjigovodskim stanjem (inventura), pripravlja ustrezne knjigovodske listine za računovodsko evidentiranje poslovnih dogodkov in transakcij, daje mnenje k investicijski dokumentaciji o virih financiranja, sodeluje pri pripravi javnih razpisov, pogodb in drugih listin, potrebnih za izvajanje finančnega poslovanja uporabnika ter spremlja pravilno izvajanje pogodb, upravlja z inštrumenti finančnega zavarovanja,
– pripravlja finančna poročila in zaključni račun proračuna,
– pripravlja splošne akte s področja javnih financ.
4. člen
Finančna služba preverja predloge pogodb pred njihovo sklenitvijo, še posebej ali so v pogodbah predvidene obveznosti v skladu s finančnimi možnostmi proračunskega uporabnika in opozarja predstojnika uporabnika na morebitne prekoračitve finančnih možnosti v okviru postavk, ki so v pristojnosti posameznega uporabnika, s predvidenimi pogodbami. Finančna služba glede na podatke o sprejemanju nameravanih obveznosti evidentira predobremenitve in potrdi obveznosti pred izdajo odredbe za plačilo.
5. člen
Finančna služba mora za blago in storitve, ki jih proizvaja ali izvaja proračunski uporabnik v okviru lastne dejavnosti zagotoviti izdajanje računov, voditi knjigo izdanih računov in evidence po zakonu o davku na dodano vrednost ter obračunavanje in vplačevanje tega davka v državni proračun.
Finančna služba vodi priročno blagajno in blagajniško poslovanje ter arhivira dokumetacijo v skladu s predpisi, ki urejajo poslovanje z gotovino.
III. ODGOVORNE OSEBE
Podpisniki pogodb
6. člen
Občina prevzame pogodbeno obveznost s podpisom pogodbe ali naročilnice v skladu s pravilnikom za oddajo javnih naročil male vrednosti v Občini Ribnica. Pogodbe podpisuje župan.
Skrbnik postavke – konta
7. člen
Na občini je za koriščenje sredstev na določeni postavki – kontu odgovoren skrbnik postavke – konta, ki skrbi za usklajeno, pravočasno in strokovno utemeljeno porabo sredstev na posamezni proračunski postavki – kontu in jamči za zakonitost, gospodarnost, upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev in da so za to zagotovljena sredstva.
Skrbnik postavke – konta je odgovorni delavec, ki se podpiše na odredbo za izplačilo iz te postavke – konta in ima lahko enega ali več namestnikov.
Seznam skrbnikov postavke – konta je priloga tega navodila.
Skrbnike postavke – konta določi župan.
Predlagatelj odredbe
8. člen
Predlagatelj odredbe je vodja finančne službe, ki odredbo na podlagi prejete knjigovodske listine potrdi. Pred tem je dolžan preveriti, če so zagotovljena potrebna finančna sredstva.
Skrbnik pogodbe – nosilec projekta
9. člen
Odgovorni delavec, ki je določen za kontrolo prejetega blaga in opravljenih storitev oziroma del in ki vsebinsko kontrolira listine, ki so podlaga za izplačilo iz proračuna, je skrbnik pogodbe oziroma nosilec projekta, katerega odhodek bremeni. Dolžan je preveriti količino, kakovost, upoštevanje rokov dobave blaga oziroma dokončanja storitev. Skrbnik pogodbe s podpisom dokumenta skrbniku postavke – konta potrjuje, da je vsebina knjigovodske listine popolnoma v skladu z naročilom. Poleg podpisa navede tudi datum vsebinske kontrole. V primeru, da dobava blaga ali opravljene storitve niso v skladu z naročilom, zavrne račun in o tem obvesti finančno službo.
Skrbnike pogodb – nosilce projektov določi župan ali skrbnik postavke – konta. Spisek skrbnikov postavk – kontov je priloga tega navodila.
Odredbodajalec
10. člen
Odredbe za izplačilo podpisuje odredbodajalec. Odredbodajalec je župan, ki je pooblaščen za razpolaganje s proračunskimi sredstvi in zato dogovarja za zakonitost, gospodarnost, upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev.
Odredbodajalec podpiše odredbo potem, ko sta jo podpisala odgovorni skrbnik postavke – konta, ki s podpisom jamči za zakonitost, gospodarnost, upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev in predlagatelj odredbe, ki s podpisom jamči, da so finančna sredstva zagotovljena.
IV. PRIPRAVA IN IZVRŠEVANJE FINANČNEGA NAČRTA, KNJIGOVODSKE LISTINE TER PREVZEMANJE OBVEZNOSTI
11. člen
Proračunski uporabniki pred pripravo predloga proračuna pripravijo finančne načrte in predlog načrta razvojnih programov za tiste postavke – konte katerih skrbniki so in jih skupaj z obrazložitvami posredujejo finančni službi.
12. člen
Občina lahko prevzema in plačuje obveznosti v breme proračuna tekočega leta in prihodnjih let samo za namen ter do višine, kot je določena v sprejetem proračunu v skladu z veljavnim odlokom o izvrševanju proračuna.
13. člen
Proračun se izvršuje s predložitvijo knjigovodskih listin, ki opredeljujejo poslovne dogodke. Za knjigovodsko listino se šteje vsak dokument, na podlagi katerega se neposredno ali posredno izplačujejo proračunska sredstva.
Knjigovodske listine so pogodba, dobavnica, naročilnica, predračun, račun, začasna in končna gradbena situacija, dobropis, bremepis, obračun obresti, zahtevek za plačilo, zapisnik o prevzemu, nalog za službeno potovanje, obračun plač in drugih izdatkov zaposlenim, odredba za izplačilo in druge listine na poldagi katerih se lahko odredi izplačilo (npr.pravnomočne sodbe, obračun blagajne, obračun davka na dodano vrednost, takse itd.).
Pogodba
14. člen
V pogodbi je obvezno določen skrbnik pogodbe občine, ki nadzoruje izvajanje pogodbe ter kontrolira in potrjuje račune in situacije, ki se nanjo nanašajo. Za vsebino pogodbe odgovarja skrbnik pogodbe.
Naročilnica
15. člen
Naročilnica je listina, s katero se naroča blago ali storitve manjše vrednosti, in sicer do višine kot je določena v pravilniku za oddajo naročil male vrednosti v občini Ribnica. Naročilnico podpisuje župan ali druga oseba, ki jo župan pooblasti za podpisovanje.
Predračun, račun, dobropis, bremepis, obračun obresti
16. člen
Realizacija pogodb se izvaja s plačevanjem originalnih računov in situacij, ki sledijo prejeti dobavi blaga oziroma opravljeni storitvi. Vložišče mora na vsak račun odtisniti prejemno štampiljko, iz katere je razviden datum uradnega prejema.
Plačevanje po predračunih je možno samo v izjemnih primerih, ko to zahteva narava naročenega blaga ali storitev ali potreba po nujni dobavi.
17. člen
Skrbnik pogodbe – nosilec projekta račun pregleda in ugotovi ali je fakturirana naročena dobava blaga ali storitev, ali je cena na računu v skladu z dogovorom in ali je bila dobava količinsko in kakovostno izvedena v skladu z izdanim naročilom. Če je dobava skladna z naročilom, skrbnik pogodbe to potrdi s podpisom.
Enak postopek velja tudi pri izplačilih po pogodbah, kjer ni izstavljenih računov (npr. nakup nepremičnin).
18. člen
Po prejemu računa oddelek za finance pregleda razpoložljiva sredstva na postavki – kontu in pripravi odredbo in jo predloži v podpis odgovornemu skrbniku postavke – konta. Finančno ustreznost potrdi predlagatelj odredbe s podpisom na odredbi. Podpis odgovornega skrbnika postavke – konta je pogoj, da odredbodajalec odredbo podpiše in s tem formalno odobri izplačilo.
Bančne garancije
19. člen
Za upravljanje z bančnimi garancijami za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti in bančnimi garancijami za dobro izvedbo garancijskih obveznosti skrbi skrbnik pogodbe.
Oddelek za finance hrani vse prejete in veljavne bančne garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti.
Nalog za službeno potovanje
20. člen
Naloge za službeno potovanje izdaja župan, v času njegove odsotnosti pa njegov namestnik oziroma oseba, ki jo župan pisno pooblasti.
Nalogi se izdajajo pred potovanjem na predpisanem obrazcu.
21. člen
Oddelek za finance obračuna potni nalog in sredstva nakaže delavcu na njegov transakcijski račun.
Obračun plač in drugih prejemkov zaposlenih
22. člen
Stroški dela in drugi prejemki zaposlenih se izplačujejo na podlagi predpisov pristojnih organov in na podlagi pisnih sklepov in dokazil, ki jih oddelku za finance posreduje kadrovska služba.
Izdajanje računov
23. člen
Občina izdaja račune iz naslova opravljanja lastne dejavnosti, oddajanja nepremičnin v najem in pri prodaji stvarnega premoženja.
Evidenco izdanih računov in plačil vodi oddelek za finance.
V. POSLOVNE KNJIGE
24. člen
Poslovne knjige se vodijo po sistemu dvostavnega knjigovodstva.
25. člen
Poslovne knjige so temeljne in pomožne knjige, ki jih vodi oddelek za finance skladno z določili zakona o računovodstvu.
Temeljne knjige
26. člen
Temeljni knjigi sta dnevnik in glavna knjiga.
Dnevnik je osnovna knjiga v kateri se knjižijo vsi poslovni dogodki po časovnem zaporedju.
Glavno knjigo sestavljajo sintetični in analitični konti. Na kontih se knjižijo stanja in spremembe sredstev ter obveznosti do njihovih virov in odhodki in prihodki. Odhodki in prihodki se knjižijo po posamezni stroškovnih mestih. Stroškovnih mest je 12, in sicer so to:
– občinski svet,
– nadzorni odbor,
– župan,
– občinska uprava – splošne zadeve,
– občinska uprava – oddelek za finance,
– občinska uprava – oddelek za družbene dejavnosti,
– občinska uprava – oddelek za gospodarstvo in kmetijstvo,
– občinska uprava – oddelek za okolje in prostor,
– Krajevna skupnost Ribnica,
– Krajevna skupnost Dolenja vas,
– Krajevna skupnost Sveti Gregor in
– Krajevna skupnost Velike Poljane.
Glavna knjiga se vodi preko računalniškega programa.
Pomožne knjige
27. člen
Pomožne knjige so analitične evidence in druge pomožne knjige, ki dopolnjujejo konte glavne knjige.
Pomožne knjige so:
– blagajniški dnevnik,
– knjiga opredmetenih osnovnih sredstev,
– knjiga osebnih prejemkov,
– knjiga terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev,
– knjiga prejetih in izdanih računov.
Blagajniški dnevnik
28. člen
Blagajniški dnevnik zajema posamezna gotovinska vplačila in izplačila. Knjiga blagajne se vodi po zaporedju izplačil in vplačil. Blagajniška vplačila se vršijo v vložišču in se dnevno nosijo v računovodstvo kjer se vodi blagajniški dnevnik. Vplačila se vplačujejo na transakcijski račun isti dan, najkasneje pa naslednji delovni dan.
Knjiga osnovnih sredstev
29. člen
Knjiga osnovnih sredstev analitično zajema vsa osnovna sredstva po lokacijah, kjer se osnovno sredstvo ali drobni inventar nahaja. Knjiga se vodi v računalniškem programu.
Če predstojnik odredi premestitev osnovnega sredstva ali drobnega inventarja, o tem obvesti svetovalca za finance. Po prejemu osnovnega sredstva ali drobnega inventarja svetovalec za finance to vknjiži v knjigo osnovnih sredstev in uporabniku zagotovi inventarno številko, s katero se to označi.
Knjigovodstvo plač
30. člen
Knjigovodstvo plač in osebnih prejemkov se vodi analitično za vsakega posameznika v računalniškem programu.
Knjiga terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev
31. člen
Knjiga terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev se vodi analitično za vsakega kupca oziroma dobavitelja posebej v računalniškem programu.
Knjiga prejetih in izdanih računov
32. člen
Knjiga prejetih in izdanih računov se vodi po datumu prejema oziroma izdaje računa v računalniški obliki.
Za potrebe obračuna davka na dodano vrednost se iz knjige prejetih in izdanih računov izdelujejo mesečni izpisi prometa.
VI. POPIS SREDSTEV IN OBVEZNOSTI DO VIROV SREDSTEV
Inventura
33. člen
Ob koncu leta se usklajuje stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev z dejanskim stanjem, ugotovljenim s popisom (inventuro).
34. člen
Ob koncu leta je potrebno uskladiti obveznosti in terjatve proračuna in pravnih oseb, ki financirajo programe oziroma storitve drugih oseb javnega prava, s prejemniki sredstev iz proračuna.
Prejemnikom sredstev iz proračuna oddelek za finance pošlje izpisek odprtih postavk, izpis stanja terjatev za sredstva dana v upravljanje, ter izpis stanja dolgoročnih kapitalskih naložb najpozneje do 22. januarja naslednjega leta. Prejemniki sredstev iz poračuna morajo potrditi skladnost postavk, v primeru neskladnosti pa morajo navesti svoje stanje obveznosti, izkazano v poslovnih knjigah z obrazložitvijo najkasneje do 3. februarja naslednjega leta.
34. člen
Popis se opravi po stanju na dan 31. decembra. Izjemoma se popis opravi tudi med letom, in sicer ob statusnih spremembah, in v drugih primerih določenih z zakonom.
Popis osnovnih sredstev opravi popisna komisija, ki jo imenuje župan. Člani popisne komisije so odgovorni, da se dejansko stanje ujema s popisanim ugotovljenim stanjem.
Podrobnejše je popis opredeljen v pravilniku za popis sredstev in obveznosti do virov sredstev v Občini Ribnica.
35. člen
Poročilo popisne komisije mora vsebovati predloge za likvidacijo razlik ter popravek vrednosti sredstev, terjatev ter obveznosti in predlog za izboljšanje.
Popisna komisija sestavi popisno poročilo ter ga predloži županu.
36. člen
Župan odredi način in likvidacijo ugotovljenih razlik, neposredni odpis s popravkom vrednosti, materialnih vrednosti, terjatev in obveznosti, odpis dotrajanih in neuporabnih sredstev in o drugem v zvezi s popisom.
37. člen
Poročilo popisne komisije se skupaj z ustreznimi odredbami župana dostavi svetovalcu za finance, da knjiži razlike ter uskladi knjigovodsko stanje z dejanskim stanjem. Župan obravnava poročilo o opravljenem popisu ob navzočnosti popisne komisije in svetovalca za finance.
VII. ODPISOVANJE NEOPREDMETENIH DOLGOROČNIH SREDSTEV IN OPREDMETENIH OSNOVNIH SREDSTEV
38. člen
Odpis je reden ali izreden.
39. člen
Reden odpis se opravlja skladno z računovodskimi standardi. Stopnje in način, po katerem se opravlja reden odpis so opredeljene v navodilu o načinu in stopnjah odpisa neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev. Redni odpis je oblikovanje popravkov vrednosti osnovnih sredstev v poslovnih knjigah za znesek amortizacije, obračunan po letnem obračunu.
40. člen
Izredni odpis se opravi v primeru odtujitve osnovnih sredstev, trajne izločitve iz uporabe in zaradi prevrednotenja zaradi oslabitve osnovnih sredstev.
41. člen
Drobni inventar se odpiše enkratno v celoti ob nabavi.
VIII. POROČANJE
Poročanje županu in proračunskim uporabnikom
42. člen
Oddelek za finance za župana in vodje proračunskih uporabnikov izdeluje poročila o porabi sredstev po proračunskih uporabnikih, proračunskih postavkah in kontih, in sicer v skladu z zahtevami.
Poročanje upravi za javna plačila in ministrstvu za finance
43. člen
Do zadnjega dne v mesecu februarju se Upravi za javna plačila posreduje letno poročilo, ki se nanaša na preteklo leto. Letno poročilo je sestavljeno iz bilance stanja, izkaza prihodkov in odhodkov, pojasnil k izkazom in poslovnega poročila.
44. člen
Do roka določenega v prejšnjem členu mora občina predložiti letno poročilo tudi Ministrstvu za finance.
Ministrstvu za finance se posreduje tudi mesečne podatke o prejemkih in izdatkih do 15. dne v mesecu za obdobje od 1. januarja tekočega leta do konca preteklega meseca tekočega leta na predpisanih obrazcih skladno s pravilnikom o poročanju občin o prejemkih in izdatkih proračunov občin.
IX. NAČIN HRANJENJA KNJIGOVODSKIH LISTIN
45. člen
Knjigovodske listine se hranijo v oddelku za finance skladno s predpisi, s tem da je minimum hranjenja
trajno za:
– letne računovodske izkaze,
– končne obračune plač zaposlenih,
– izplačilne liste za obdobja za katera ni končnih obračunov plač;
10 let za glavno knjigo in dnevnik;
5 let za:
– knjigovodske listine na podlagi katerih se knjiži,
– z zakonom predpisane listine,
– pomožne knjige:
3 leta za knjigovodske listine plačilnega prometa;
2 leti za:
– prodajne in kontrolne bloke,
– pomožne obračune in podobne knjigovodske listine.
46. člen
Predlog za izločanje knjigovodskih listin in poslovnih knjig iz arhiva poda županu svetovalec za finance.
Poslovne knjige ter knjigovodske listine, katerim je potekel rok hrambe, izloči posebna komisija, ki jo odredi župan. Komisija sestavi zapisnik in navede, katera dokumentacija je bila izločena, komu je bila predana, oziroma kako je bila uničena. Ta zapisnik se hrani v arhivu.
X. KONČNA DOLOČBA
47. člen
Pravilnik začne veljati naslednji dan po podpisu župana.
Št. 4101-11/2006-6640
Župan
Občine Ribnica
Jože Levstek l.r.
