1. Naziv in sedež uporabnika proračunskih sredstev: Javna agencija za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, Tivolska cesta 30, 1000 Ljubljana (v nadaljnjem besedilu: agencija). 2. Predmet javnega razpisa Predmet javnega razpisa je sofinanciranje znanstvenih sestankov, organiziranih v Republiki Sloveniji, ki so namenjeni: – izmenjavi in preverjanju spoznanj in znanj, ki so plod lastnega raziskovalnega dela znanstvenikov, – prenosu temeljnih znanstvenih spoznanj v aplikacijo in tehnološki razvoj. 3. Subjekti, ki se lahko prijavijo na javni razpis Na javni razpis za sofinanciranje znanstvenih sestankov se lahko prijavijo organizacije, ki so vpisane v evidenco raziskovalnih organizacij pri agenciji in društva s statusom delovanja v javnem interesu na področju raziskovalne dejavnosti. Prav tako se lahko prijavijo pravne osebe iz slovenskega zamejstva in pravne osebe Slovencev po svetu (v nadaljnjem besedilu: prijavitelj). Pogoji, ki jih morajo izpolnjevati prijavitelji na javni razpis Za kvalitetno organizacijo znanstvenega sestanka je ustanovljen in zadolžen programski odbor. Najmanj polovica članov programskega odbora mora izpolnjevati pogoje za vodjo raziskovalnega projekta. Mednarodni znanstveni sestanek je sestanek, ki poteka v enem izmed svetovnih jezikov, ima mednarodni programski odbor in na katerem je od aktivnih udeležencev z referati in vabljenimi predavanji vsaj polovica udeležencev iz tujine. Za enodnevni sestanek mora biti predvidenih najmanj 10 referentov ter najmanj 20 referentov za dva ali več dnevni sestanek. Natančnejši pogoji za sofinanciranje znanstvenih sestankov so določeni v Metodologiji ocenjevanja prijav za (so)financiranje raziskovalne dejavnosti v letu 2009, št. 6319-5/2008/1, z dne 3. 3. 2008 (v nadaljnjem besedilu: Metodologija) in v Pravilniku o postopku in merilih za izbor in sofinanciranje znanstvenih sestankov (Uradni list RS, št 12/05 in 24/06; v nadaljnjem besedilu: Pravilnik). Oba dokumenta sta sestavni del razpisne dokumentacije. Prijava na javni razpis mora vsebovati: – v celoti izpolnjen in podpisan prijavni obrazec: ARRS-ZS-01-2009 – Prijavna vloga za sofinanciranje znanstvenih sestankov, – izjava prijavitelja (pravilo »de minimis«). To izjavo podajo le prijavitelji, ki se ukvarjajo s tržno proizvodnjo blaga in storitev (gospodarske družbe), in sicer gre za izjavo prijavitelja, da za kritje stroškov, ki bodo predmet sofinanciranja, ni prejel sredstev iz drugih virov državnega proračuna (pravilo »de minimis«). 4. Pri dodelitvi sredstev bodo upoštevana naslednja merila: – tehtnost in aktualnost tematike; – pričakovana odzivnost sestanka v znanstveni in strokovni javnosti; – reference vabljenih predavateljev; – organizacijske reference vodje programskega ali organizacijskega odbora sestanka (vodja sestanka); – pridobitev dodatnega sofinanciranja; – mednarodni značaj sestanka (mednarodna udeležba); – zagotavljanje racionalne porabe sredstev; – združevanje več znanstvenih disciplin; – periodičnost znanstvenega sestanka (izvajanje sestanka periodično po različnih državah oziroma v organizaciji ugledne mednarodne organizacije ali izvajanje sestanka periodično v Sloveniji). Podrobneje so merila opredeljena v Metodologiji. 5. Kdo odloči o dodelitvi sredstev in kdo o pritožbi zoper sklep Sklep o izboru prijav za sofinanciranje znanstvenih sestankov sprejme Upravni odbor agencije. Upravni odbor agencije odloči tudi o pritožbi zoper sklep o izboru prijav. Prijave bodo ocenjene po postopku in na način, kot ga določata Pravilnik in Metodologija. 6. Okvirna višina sredstev javnega razpisa Okvirna višina sredstev javnega razpisa znaša 380.000,00 EUR. Pri dodelitvi sredstev za sofinanciranje znanstvenih sestankov se upošteva naslednji okvirni razrez sredstev po znanstvenih vedah: Na tem mestu je v objavi uporabljena tabela ali kakšen drug element, ki ni tekst. Takšen element je viden v PDF datoteki! 7. Določitev obdobja, v katerem morajo biti porabljena dodeljena sredstva: sestanek mora biti izpeljan v letu 2009. V primeru velikih sestankov, ki bodo potekali v letu 2010, se sofinancira samo pripravljalna dela izvedena v letu 2009 (veliki znanstveni sestanek je sestanek, na katerem je prisotnih nad 350 udeležencev). 8. Rok, do katerega morajo biti predložene prijave za sofinanciranje znanstvenih sestankov, način predložitve prijav ter opremljenost prijav: a) Prijavni obrazec mora prijavitelj poslati v enem izvodu v elektronski obliki na naslov: razpis-sestanki@arrs.si in v enem izvodu v tiskani obliki na naslov agencije. b) Pisne prijave z oznako: »Ne odpiraj – prijava na javni razpis za sofinanciranje znanstvenih sestankov v letu 2009« morajo prijavitelji dostaviti v zaprtih ovojnicah v vložišče Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, Tivolska cesta 30, 1000 Ljubljana. Ovojnica s prijavo mora prispeti na naslov agencije ne glede na vrsto prenosa te pošiljke do vključno 7. 1. 2009 do 12. ure. V vsaki poslani pošiljki z oznako »Ne odpiraj – prijava na javni razpis za sofinanciranje znanstvenih sestankov v letu 2009«, je lahko le ena prijava. Elektronsko oddane prijave, posredovane po elektronski pošti, ki morajo biti popolnoma enake kot pisne, morajo prijavitelji posredovati na elektronski naslov: razpis-sestanki@arrs.si do vključno 7. 1. 2009 do 12. ure. Za pravilno oddane prijave se štejejo prijave, ki so v roku oddane v obeh oblikah, v pisni obliki in po elektronski pošti, pri čemer je za identičnost obeh prijav odgovoren prijavitelj. c) V postopku izbora prijav bo agencija obravnavala le tiste prijave, ki vsebujejo vse z javnim razpisom in obrazci zahtevane podatke in dokazila in ki prispejo na agencijo v roku, določenem s tem razpisom. d) Nepravočasnih in nepravilno označenih prijav (glej točko b.) komisija za odpiranje prijav ne bo obravnavala in bodo vrnjene prijaviteljem. Nepopolne prijave bodo obravnavane v skladu s Pravilnikom. 9. Datum odpiranja prijav za sofinanciranje: odpiranje prijav bo na Javni agenciji za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, Tivolska cesta 30, Ljubljana, v sobi v II. nadstropju, dne 9. 1. 2009. 10. Rok, v katerem bodo prijavitelji obveščeni o izidu javnega razpisa: prijavitelji bodo o izidu javnega razpisa obveščeni najpozneje v 100 dneh od navedenega skrajnega roka za oddajo prijave na javni razpis. 11. Kraj, čas in naslov, kjer lahko zainteresirani dvignejo razpisno dokumentacijo: prijavni obrazec in razpisno dokumentacijo lahko zainteresirani dvignejo od dneva objave razpisa vsak delavnik med 8.30 in 15. uro do vključno 6. 1. 2009 in med 8.30 in 10. uro dne 7. 1. 2009, pri osebi v vložišču Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, Tivolska cesta 30, Ljubljana ali dobijo na spletni strani agencije (http:/www.arrs.gov.si/sl/razpisi). 12. Dodatne informacije: vse dodatne informacije lahko zainteresirani dobijo na Javni agenciji za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije pri Živi Žlajpah osebno ali po tel. 01/400-59-16, vsak delavnik od 9. do 12. ure, e-mail: ziva.zlajpah@arrs.si.