Na podlagi prvega odstavka 60. člena in prvega odstavka 61. člena Zakona o sodiščih (Uradni list RS, št. 94/07 s spremembami in dopolnitvami), določili Sodnega reda (Uradni list RS, št. 17/95 s spremembami in dopolnitvami), v zvezi z drugim odstavkom 40. člena Zakona o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07 s spremembami in dopolnitvami), Zakona o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 95/07 s spremembami in dopolnitvami), Kolektivno pogodbo za državno upravo, uprave pravosodnih organov in uprave samoupravnih lokalnih skupnosti-tarifni del (Uradni list RS, št. 60/08), Uredbo o notranji organizaciji, sistemizaciji, delovnih mestih in nazivih v organih javne uprave in v pravosodnih organih (Uradni list RS, št. 58/03 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: Uredba) in Uredbo o kriterijih za določitev višine položajnega dodatka za javne uslužbence (Uradni list RS, št. 57/08) izdaja predsednik Sodnega sveta RS

Akt o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest Sodnega sveta Republike Slovenije (v nadaljevanju: sodni svet) ureja:
1. notranjo organizacijo, s katero je določena strokovna služba sodnega sveta, njena delovna področja, način vodenja strokovne službe, naloge, pooblastila, odgovornosti, pravice in dolžnosti zaposlenih in
2. sistemizacijo delovnih mest, s katero so določeni podatki posameznih delovnih mest ter število in vrsta uradniških delovnih mest.

Sodni svet ima strokovno službo, v okviru katere je urad sodnega sveta.
Strokovno službo sestavljajo:
– sekretar sodnega sveta – višji sodnik dodeljen v strokovno službo sodnega sveta (v nadaljevanju: sekretar)
– svetovalec v strokovni službi sodnega sveta (v nadaljevanju: svetovalec).
Urad sodnega sveta sestavljajo:
– vodja urada sodnega sveta (v nadaljevanju: vodja urada)
– višji pravosodni sodelavec sodnega sveta (v nadaljevanju: višji pravosodni sodelavec).
– pravosodni sodelavec (v nadaljevanju: pravosodni sodelavec).
V aktu uporabljeni izrazi zapisani v moški obliki, se uporabljajo za osebe obeh spolov.

Strokovna služba sodnega sveta opravlja zadeve uprave sodnega sveta ter administrativno delo, potrebno za delovanje sodnega sveta.
Urad sodnega sveta opravlja naloge poslovanja z dokumentarnim gradivom in vložišča, kurirske naloge, telefonske povezave, preskrbo pisarniškega materiala in blagajniških sredstev ter opravlja tajniška dela za predsednika in člane sodnega sveta, sekretarja ter svetovalca.
Opisi delovnih nalog osebja strokovne službe so natančneje navedeni v Prilogi I delovnih mest, ki je sestavni del tega pravilnika.

Sekretar sodnega sveta vodi in nadzira delo strokovne službe sodnega sveta.
Sekretar vodi in odgovarja za popolno in smotrno izvrševanje delovnih nalog strokovne službe sodnega sveta.
Sekretar ima v razmerju do zaposlenih v strokovni službi položaj predstojnika, razen glede imenovanj in razrešitev, ki so v pristojnosti predsednika sodnega sveta oziroma sodnega sveta in odgovarja za izvrševanje svojih delovnih nalog predsedniku in sodnemu svetu.

Sekretar zagotavlja javnost dela sodnega sveta z dajanjem uradnih sporočil ter na druge načine, ki omogočajo javnosti, da se seznani z delom sodnega sveta in reševanjem vprašanj z njegovega delovnega področja.
Svetovalec lahko daje podatke in informacije z delovnega področja sodnega sveta samo v okviru svojih pooblastil in ob soglasju sekretarja oziroma predsednika sodnega sveta.

Svetovalec, vodja urada, višji pravosodni sodelavec in pravosodni sodelavec odgovarjajo za izvrševanje svojih delovnih nalog neposredno sekretarju.

Osebje strokovne službe sodnega sveta opravlja delo, določeno z zakoni, poslovnikom in pravilniki sodnega sveta ter drugimi predpisi.
Osebje strokovne službe sodnega sveta se mora v službi in izven nje vselej vesti tako, da varuje dostojanstvo sodnega sveta, njegovo nepristranskost in ugled.
Osebje strokovne službe sodnega sveta ima pravico in dolžnost, da se strokovno izpopolnjuje.
Osebje strokovne službe sodnega sveta ne sme sprejemati funkcij ali opravljati drugih dejavnosti, če niso združljive z neodvisnostjo in ugledom sodnega sveta. O sprejemu funkcije ali dejavnosti mora predhodno seznaniti predsednika.
O združljivosti odloča predsednik s sklepom. O pritožbi zoper sklep odloča sodni svet.
Kršitev določb iz drugega in četrtega odstavka tega člena predstavlja disciplinsko kršitev.

Osebje strokovne službe mora ohraniti kot tajnost vse podatke za katere zve pri svojem delu v sodnem svetu in imajo naravo zaupnih ali osebnih podatkov.
Kršitev varovanja tajnosti in kršitev varovanja osebnih podatkov sta hujši kršitvi delovnih obveznosti, za katere je osebje strokovne službe sodnega sveta disciplinsko odgovorno.
Za izvajanje postopkov in ukrepov za varovanje zaupnih in osebnih podatkov sta v okviru svojih pristojnosti odgovorna sekretar in vodja urada sodnega sveta.
Osebje strokovne službe sodnega sveta ne sme izražati svojega mnenja o vprašanjih, ki so predmet zadeve, ki je v postopku odločanja ali obravnavanja pred sodnim svetom. Prav tako ne smejo javno komentirati odločitev sodnega sveta.

Strokovna služba in urad sodnega sveta posluje pet delovnih dni v tednu in sicer ob ponedeljkih, torkih, sredah, četrtkih in petkih.
V strokovni službi in uradu sodnega sveta velja premakljiv delovni čas med 7.30 in 18. uro tako, da se zagotovi obvezna prisotnost na delu v času od 9.00 do 15. ure oziroma v petek do 14.30 ure. Ob dnevih, ko so seje sodnega sveta, traja za osebje strokovne službe in urada, za katero tako odredi sekretar, obvezna prisotnost na delu od 9. ure do zaključka seje sodnega sveta.
V okviru premakljivega razpona delovnega časa mora osebje strokovne službe sodnega sveta, upoštevajoč naravo dela sodnega sveta, opraviti 40-urno tedensko delovno obveznost.
Sekretar lahko določi posameznemu delavcu strokovne službe sodnega sveta krajši delovni čas, drugačen razpored delovnega časa z namenom, da opravi določene naloge ali če to zahteva in dopušča nemoteno opravljanje dela strokovne službe in urada sodnega sveta.

Vsa pisanja, ki prihajajo na sodni svet po pošti, prevzema na pošti oseba, ki ima pooblastilo sekretarja sodnega sveta.
Pisanja, ki prihajajo na sodni svet po pošti, lahko na podlagi dogovora z Vrhovnim sodiščem Republike Slovenije, prevzema oseba sodnega sveta iz prvega odstavka tega člena v vložišču navedenega sodišča.
Pisanja sodnega sveta odpravlja urad sodnega sveta po pošti, lahko pa se na podlagi dogovora z Vrhovnim sodiščem Republike Slovenije odpravljajo preko vložišča navedenega sodišča.

Pošto, kakor tudi vsa druga pisanja, ki so neposredno dostavljena v strokovno službo sodnega sveta, prevzema vodja urada ali tajnik urada sodnega sveta, ki potrdi prevzem v dostavni knjigi, na drugopisu pisanja ali o prevzemu izda posebno potrdilo.
Vodja ali tajnik urada sodnega sveta odpre ovojnice pošiljk in odtisne na prvo stran izvirnika pisanja prejemno štampiljko, v kateri označi datum prejema vloge in se podpiše.
Vodja, višji pravosodni sodelavec ali pravosodni sodelavec urada sodnega sveta ne odpirajo pošiljk, na katerih je prvo naslovljen predsednik, posamezni član sodnega sveta, sekretar ali delavec strokovne službe ali urada ter pošiljk, ki so označene kot zaupne oziroma iz ovojnice pošiljke izhaja, da po predpisih sodnega sveta ali posebnih zakonov veljajo za zaupne. Na te pošiljke odtisne prejemno štampiljko na ovojnico in jo izroči naslovniku, zaupno pošto pa sekretarju ali svetovalcu, s tem, da na ovojnico odtisne štampiljko »ZAUPNO«.
Prejeta pisanja predloži vodja, višji pravosodni sodelavec ali pravosodni sodelavec sodnega sveta sekretarju ali svetovalcu, ki odredi vrsto vpisnika ter odredi način postopanja z vlogami.

Če se pisanje nanaša na novo zadevo se vpiše v ustrezen vpisnik in odpre spis in opremi z opravilno številko.
Vsak nov spis se opremi z ovitkom, na katerem je na naslovni strani označba vpisnika zadeve, ime in priimek udeleženca v postopku, če se zadeva nanaša na sodnika pa tudi ime in sedež sodišča.
Pisanja, ki se nanašajo na že obstoječe spise se vpišejo v popis spisa ter vložijo v ustrezen spis.
Spis se uredi tako, da se pisanja vložijo kronološko, kot so vpisana v popis spisa.
Pri računalniško podprtem načinu vodenja vpisnika lahko predstavlja ovitek spisa računalniški izpis, ki se vloži v poseben plastični ovitek ali nalepi na ovitek spisa.
V vsakem spisu se vodi popis spisa. Popis spisa vsebuje kratko vsebino posameznega pisanja, njegovo redno in listovno številko, označbo prilog ter datum prejema pisanja.
Pisanja se vpisujejo v popis spisa sproti.

Označba vpisnika:
– s številko 1 se označijo predlogi sodnega sveta za izvolitev sodnikov, ki so naslovljeni na Državni zbor Republike Slovenije;
– s številko 2 se označijo odločbe sodnega sveta;
– s številko 3 se označijo dopisi sodnega sveta in dopisi, ki so naslovljeni na sodni svet;
– s številko 4 se označijo akti sodnega sveta;
– s številko 5 se označijo osebni spisi sodnikov;
– s številko 6 se označijo pritožbe strank in pisanja strankam.
Vpisniki se vodijo v šestih vpisnih knjigah za vsako koledarsko leto z naslednjimi oznakami:
– vpisna knjiga številka 1/ letnik
– vpisna knjiga številka 2/ letnik
– vpisna knjiga številka 3/ letnik
– vpisna knjiga številka 4/ letnik
– vpisna knjiga številka 5/ letnik
– vpisna knjiga številka 6/ letnik.

Vloge strank in pisanja sodnega sveta se opremijo z opravilno številko.
Prva številka predstavlja označbo vpisnika, druga predstavlja letnico in tretja številko zaporednega vpisa (Številka: 1/2003-13).
Dokumenti, ki imajo naravo zaupnih dokumentov imajo poleg označbe vpisnika tudi označbo »zaupno«.

Vsaka vloga oziroma pisanje sodnega sveta se vpiše v vpisno knjigo, kjer se zapiše: datum prejema vloge, ime stranke oziroma naziv organa (pošiljatelj vloge), kratko vsebino pisanja ter datum odprave odgovora oziroma odločbe sodnega sveta. V zadevah, kjer je pomemben datum prejema pošiljke, se zabeleži tudi datum, ko je naslovnik sprejel odločbo sodnega sveta ter pravnomočnost odločbe. Zadeve, ki imajo naravo zaupnih dokumentov se v vpisni knjigi označijo z oznako »zaupno«.
Vidno se označijo vloge, ki so vpisane v vpisno knjigo in v katerih je sodni svet izdal končno odločbo ter vloge, v katerih je odločal sodni svet in je bil sprožen sodni postopek.

Spis se vloži v arhiv, ko je v zadevi izdan končni sklep ali odločba ali je zadeva zaključena na podlagi dokončnega odgovora ali mnenja sodnega sveta in so izvršena vsa opravila.
Ko vodja urada, višji pravosodni sodelavec ali pravosodni sodelavec urada sodnega sveta ugotovi, da so izpolnjeni pogoji po prvem odstavku tega člena, odtisne na ovitku spisa štampiljko »vložiti v arhiv in hraniti do…..«, zaznamek datira in ga podpiše.
Če obstajajo spisi z oznako zaupnosti, se navedeni spisi po preteku roka hranjenja komisijsko uničijo. Komisija ima tri člane, ki jo imenuje in vodi sekretar sodnega sveta.
Roki hranjenja dokumentarnega gradiva sodnega sveta so naslednji:
1. zadeve vodene pod vpisnikom številka 1 – eno leto po odločitvi Državnega zbora Republike Slovenije,
2. zadeve vodene pod vpisnikom številka 2, 3, 4 in 5 – trajno;
3. zadeve vodene pod vpisnikom številka 6 – 5 let od zadnje odločitve oziroma odgovora sodnega sveta stranki;
4. dokumentacija, ki je priložena kandidacijskim postopkom – se hrani 1 leto od dokončne odločitve sodnega sveta, v primeru sprožitve sodnega postopka pa trajno;
5. poslovne knjige – 10 let;
6. končni obračuni plač ter izplačilne liste za obdobje, za katera ni končnih obračunov plač – trajno;
7. evidenčni kartoni o izrabi delovnega časa – 5 let;
8. delovne knjižice – dokler traja delovno razmerje.
Če je za posamezne dokumente določen na podlagi drugih predpisov krajši ali daljši rok hranjenja, se upoštevajo določbe navedenih predpisov.

Vpogled v spis oziroma drugo dokumentacijo sodnega sveta je prosilcem dovoljen v skladu z Zakonom o dostopu do informacij javnega značaja.
Prosilec lahko zahteva dostop do informacije javnega značaja z ustno ali pisno zahtevo. O dostopu odloča predsednik.
Prosilec mora podpisati izjavo o varovanju osebnih podatkov, s katerimi se ob vpogledu seznani.
Pravica do vpogleda v spis se ne nanaša na pripravljalni del spisa, ki obsega osnutke poročil, odločb in sklepov, predlogov in druge dokumentacije (tabele, povzetki predlogov in vlog udeležencev v postopku ter osebni podatki zaupne narave) ter na listine, ki so označene oziroma imajo značaj poslovne, uradne ali druge tajnosti.
Vpogled se opravi v uradu sodnega sveta, pod nadzorom sekretarja, svetovalca ali vodje oziroma višjega pravosodnega sodelavca ali pravosodnega sodelavca urada sodnega sveta.
O vpogledu spisa ali dela dokumentacije v spisu se naredi uradni zaznamek, v katerem se navede datum in uro vpogleda dokumentacije, ime in priimek osebe, ki je spis vpogledala ter ime in priimek osebe, ki je vršila nadzor, ki uradni zaznamek tudi podpiše.
Če udeležencu v postopku ni bilo dovoljeno vpogledati posamezne dokumentacije v spisu, lahko poda predlog, o katerem odloča predsednik. O pritožbi zoper sklep predsednika odloča sodni svet.
Izjava o varovanju osebnih podatkov iz prvega odstavka ter uradni zaznamek se vložita v spis, ki je bil vpogledan.

V Prilogi I (sistemizacija delovnih mest), ki je sestavni del tega Akta, je pri posameznih delovnih mestih navedeno:
– ime in šifra delovnega mesta,
– ime, stopnja, zap. številka in šifra naziva, kjer nazivi obstajajo,
– predpisana izobrazba in zahtevane delovne izkušnje,
– opis nalog,
– plačna skupina in podskupina,
– tarifni razred delovnega mesta,
– posebni pogoji za opravljanje dela na delovnem mestu,
– plačni razred delovnega mesta oziroma naziva,
– število napredovalnih razredov na delovnem mestu oziroma v nazivu,
– ocena tveganja skladno z zakonom, ki ureja varstvo in zdravje pri delu,
– opredelitev ali je delovno mesto položajno,
– morebitne druge posebnosti delovnega mesta.
Za uradniško delovno mesto ali položaj so določeni tudi nazivi, v katerih se lahko skladno s predpisi opravlja delo na tem delovnem mestu.
Za delovno mesto se po potrebi določijo druge posebnosti delovnega mesta.
V Prilogi I delovnih mest je določeno število in vrsta uradniških ter strokovno-tehničnih delovnih mest v strokovni službi in uradu sodnega sveta.
Sistemizacija je v skladu z obsegom sredstev, ki so v finančnem načrtu predvidena za plače in druge osebne prejemke, ki jih plačuje delodajalec.

O izbiri kandidatov, ki so se prijavili na javni natečaj odloča predsednik. Na predlog predsednika lahko sodni svet sestavi tričlansko komisijo, ki odloča o izbiri kandidatov na prosto delovno mesto.
O dodelitvi višjega sodnika v strokovno službo sodnega sveta, na mesto sekretarja, odloča sodni svet na seji.

Sistemizacija je v skladu s kadrovskim načrtom, tako da število sistemiziranih delovnih mest ni višje od števila delovnih mest, dovoljenih v kadrovskem načrtu.

Za delovna mesta oziroma nazive, za katere se ne zahteva univerzitetna izobrazba ali visoka strokovna izobrazba s specializacijo oziroma magisterijem, se predpisane delovne izkušnje skrajšajo za tretjino v primeru, da naloge na tem delovnem mestu opravlja javni uslužbenec, ki ima univerzitetno izobrazbo ali visoko strokovno izobrazbo s specializacijo oziroma magisterijem. Predpisane delovne izkušnje za nazive VIII. stopnje se pod istimi pogoji skrajšajo na 7 mesecev.
Za delovna mesta oziroma nazive, za katera se ne zahteva magisterij ali doktorat, zahteva pa se univerzitetna izobrazba ali visoka strokovna izobrazba s specializacijo oziroma magisterijem, se predpisane delovne izkušnje skrajšajo za tretjino v primeru, da naloge na tem delovnem mestu opravlja javni uslužbenec, ki ima magisterij, doktorat oziroma zaključen specialistični študij iz mednarodnih odnosov.

Na sodnem svetu se lahko vsa delovna mesta opravljajo kot delovna mesta s krajšim delovnim časom od polnega delovnega časa.

Invalidi lahko opravljajo tista dela, ki so jih glede na svojo delovno zmožnost sposobni opravljati, v skladu z opisom del in nalog delovnega mesta kot izhaja iz sistemizacije delovnih mest, ki so navedene v katalogu delovnih mest, ki je sestavni del tega pravilnika.

Za delovna mesta se lahko določi naslednja poskusna doba, kot poseben pogoj, in sicer:
– za delovna mesta, za katera se zahteva višja ali manj kot višja izobrazba v trajanju štirih mesecev,
– za delovna mesta, za katera se zahteva univerzitetna izobrazba, v trajanju šestih mesecev.
Doba trajanja poskusnega dela se opredeli v pogodbi o zaposlitvi oziroma aktu o razporeditvi na delovno mesto.

Odpovedni rok za delovna mesta za katera se zahteva višja ali manj kot višja izobrazba je dva mesece, za delovna mesta za katera se zahteva univerzitetna izobrazba je štiri mesece.

Seznanitev zaposlenih s tem aktom in njegovimi spremembami poteka z objavo na oglasni deski organa in dostopom do celotne vsebine sistemizacije vsem javnim uslužbencem, ki lahko v uradu sodnega sveta, kjer je akt na razpolago, vpogledajo vanj kadarkoli med delovnim časom.

Akt o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest Sodnega sveta RS začne veljati naslednji dan po objavi na oglasni deski sodnega sveta uporabljati pa se prične z 20. 8. 2008.
Z dnem pričetka uporabe tega akta preneha veljati čistopis Pravilnika o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest Sodnega sveta Republike Slovenije, št. 4/208-1 z dne 7. 2. 2008.

Ta akt se objavi tudi na spletni strani sodnega sveta.