Na podlagi petega odstavka 1.č člena Zakona o sodnem registru (Uradni list RS, št. 54/07 – uradno prečiščeno besedilo, 93/07 in 65/08) izdaja ministrica za javno upravo

Ta pravilnik določa kadrovske, organizacijske in tehnične pogoje, ki jih morajo izpolnjevati točke VEM – vse na enem mestu (v nadaljnjem besedilu: točka VEM) za pridobitev dovoljenja za opravljanje postopkov VEM.

(1) Točka VEM mora imeti vsaj dva referenta VEM (v nadaljnjem besedilu: referent), ki sta usposobljena za opravljanje poslovnih procesov v sistemu VEM.
(2) Točka VEM, ki posluje na območju upravne enote z manj kot 20.000 prebivalci, ima lahko samo enega referenta.

(1) Referent mora imeti najmanj visoko strokovno izobrazbo ali izobrazbo pridobljeno po študijskem programu prve stopnje, v skladu z zakonom, ki ureja visoko šolstvo.
(2) Referent mora pred začetkom dela podpisati izjavo o varovanju osebnih podatkov.
(3) Referent se mora pred začetkom dela udeležiti obveznega usposabljanja, ki ga za delo na točki VEM brezplačno organizira ministrstvo, pristojno za javno upravo (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo) ali državni organ ali pravna oseba, ki sodeluje pri izvajanju sistema VEM. Če se referent pred začetkom dela ne more udeležiti usposabljanja, ker to ni bilo organizirano, lahko vseeno prične z delom, a se mora udeležiti prvega naslednjega usposabljanja.

Točka VEM mora za vsakega referenta zagotoviti primerno strojno opremo, s katero se lahko opravlja postopke VEM, in samostojno kvalificirano digitalno potrdilo.

(1) Točka VEM mora zagotavljati poslovanje ves čas uradnih ur, ki so določene za opravljanje osnovne dejavnosti na točki VEM.
(2) Uradne ure iz prejšnjega odstavka morajo biti objavljene v prostorih, kjer se opravlja dejavnost in na portalu e-VEM.
(3) V prostorih točke VEM morajo biti zagotovljene možnosti za diskretno obravnavo strank tako, da ostale stranke, ki so v prostoru, ne morejo spremljati pogovora med obravnavano stranko in referentom ter imeti na vpogled dokumentov, ki so potrebni zaradi izvedbe postopka ali nastajajo v postopku VEM.

Minister, pristojen za javno upravo, izda točki VEM dovoljenje za opravljanje postopkov VEM, če ta izpolnjuje pogoje določene z zakonom in tem pravilnikom. Vloga za izdajo dovoljenja za opravljanje postopkov VEM se vloži na obrazcu določenem v Prilogi 1, ki je sestavni del tega pravilnika.

(1) Referentu, ki izpolnjuje predpisane pogoje določene s tem pravilnikom, se omogoči uporaba informacijskega sistema VEM. To pravico dodeli s strani ministrstva pooblaščeni administrator točke VEM.
(2) Administrator točke VEM iz prejšnjega odstavka pridobi pooblastilo za dodeljevanje pravic za uporabo informacijskega sistema referentom na točki VEM, če podpiše izjavo o skrbnem in odgovornem dodeljevanju in odvzemanju pravic. Izjava se vloži na obrazcu, določenem v Prilogi 2, ki je sestavni del tega pravilnika. O podelitvi pooblastila odloča glavni administrator, ki ga imenuje minister, pristojen za upravo.
(3) Glavni administrator je oseba, zaposlena na ministrstvu in je odgovorna za upravljanje s pravicami administratorjev točk VEM v informacijskem sistemu VEM.

(1) Točke VEM morajo biti označene z napisom, ki ga zagotovi ministrstvo.
(2) Predstojnik točke VEM se mora prizadevati za njeno prepoznavnost (z usmerjevalnimi tablami ali panoji, prosto dostopnim gradivom ipd.). Točka VEM mora na vidnem mestu objaviti seznam storitev, ki jih nudi brezplačno, in cenik ostalih storitev. Vsem strankam mora na enak način zagotoviti dostop do gradiv.
(3) Točke VEM morajo pri lastnem oglaševanju storitev VEM navajati logotip e-VEM, logotip Evropskega socialnega sklada in naziv ministrstva, pristojnega za javno upravo.

V okviru postopkov VEM, ki jih točka VEM opravlja brezplačno, sodijo naslednje storitve:
– posredovanje informacij o postopku na točki VEM,
– posredovanje informacij o pogojih za opravljanje dejavnosti in postopkih za pridobitev dovoljenj, ki so potrebni zaradi izvedbe postopka VEM,
– izvedba postopkov VEM,
– optično branje dokumentov.

(1) Zaradi večjega obsega poslovanja, ki ima za posledico dolgotrajnejše čakanje strank, lahko predstojnik točke VEM uvede sistem naročanja strank. O uvedbi sistema naročanja strank in o možnostih naročanja (npr. po telefonu) predstojnik točke VEM obvesti ministrstvo, ki ta podatek objavi na portalu e-VEM Točka VEM objavi obvestilo o uvedbi sistema naročanja strank in o možnostih naročanja v prostorih, kjer opravlja dejavnost. Če stranka ni naročena, jo referent ne sme zavrniti, ampak ji mora, v dogovoru z njo, omogočiti čimprejšnji termin za obravnavo.
(2) Če točka VEM opravlja tudi brezplačno podjetniško svetovanje, to sporoči ministrstvu, ki podatek objavi na portalu e-VEM.

(1) Če referent na točki VEM iz kateregakoli razloga preneha opravljati naloge referenta, predstojnik točke VEM o tem nemudoma obvesti administratorja točke VEM, ki mora poskrbeti za odvzem pravic v informacijskem sistemu VEM.
(2) Če administrator točke VEM iz kateregakoli razloga preneha opravljati svoje naloge, predstojnik točke VEM o tem nemudoma obvesti glavnega administratorja.
(3) Točka VEM mora pisno obveščati ministrstvo tudi o vseh drugih spremembah, ki vplivajo na njeno poslovanje.

Točke VEM, ki na dan uveljavitve tega pravilnika že opravljajo storitve VEM, zaprosijo za dovoljenje za opravljanje postopkov VEM v roku treh mesecev po uveljavitvi tega pravilnika.

Naloge referenta VEM lahko tudi po uveljavitvi tega pravilnika opravlja oseba, ki je tehnično pravice za opravljanje storitev VEM pridobila pred uveljavitvijo tega pravilnika, ne glede na to, ali izpolnjuje pogoje glede izobrazbe iz prvega odstavka 3. člena tega pravilnika.

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.