Na podlagi prve alinee drugega odstavka 10. člena Zakona o javni agenciji za knjigo Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 112/07) ter druge alinee 14. člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za knjigo Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 57/08), po predhodnem soglasju ministrice za kulturo in ministra za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo, izdaja Svet Javne agencije za knjigo Republike Slovenije

Ta pravilnik podrobneje ureja:
– način dela Javne agencije za knjigo Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: agencija) v postopkih izbire programov in projektov s področja knjige (v nadaljnjem besedilu: program ali projekt), ki se financirajo na podlagi javnega poziva oziroma javnega razpisa (v nadaljnjem besedilu: poziv ali razpis);
– sklepanje pogodb in
– način izvajanja nadzora nad izvajanjem pogodb o sofinanciranju programov in projektov s področja knjige.

(1) Za izvedbo sofinanciranje programov in projektov s področja knjige agencija smiselno uporablja zakon, ki ureja uresničevanje javnega interesa za kulturo.
(2) Vrste programov ali projektov, ki so predmet poziva ali razpisa, se določi z opredelitvijo področja knjige, v katerega sodijo ti programi ali projekti (v nadaljnjem besedilu: razpisno področje).
(3) V tekočem letu lahko agencija objavi na posameznem razpisnem področju več pozivov ali razpisov oziroma en razpis ali poziv za več razpisnih področij.

V pravilniku uporabljeni izrazi, zapisani v slovnični obliki moškega spola, so uporabljeni kot nevtralni za moške in ženske.

(1) Postopek poziva ali razpisa se začne na podlagi sklepa o začetku postopka, ki ga skladno s programom dela sprejme direktor Javne agencije za knjigo Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: direktor).
(2) S sklepom o začetku postopka se določijo zlasti:
– vrsta postopka,
– programi ali projekti, ki so predmet poziva ali razpisa,
– cilji poziva ali razpisa,
– pogoji, ki jih morajo izpolnjevati izvajalci programa ali projekta ter kriteriji, ki jih mora izpolnjevati program ali projekt za financiranje,
– delež sredstev, ki ga lahko strokovne komisije predlagajo v razdelitev v fazi posredovanja obvestil prijaviteljem, pri čemer ta delež ne sme biti manjši od devetdesetih odstotkov celotne vrednosti razpisane vsote,
– datum objave,
– besedilo razpisa ali poziva,
– osebno ime pristojnega javnega uslužbenca,
– naziv pristojne strokovne komisije.
(3) Razpis oziroma poziv se objavita v Uradnem listu Republike Slovenije in na spletnih straneh agencije.
(4) Besedilo objave razpisa oziroma poziva mora vsebovati najmanj podatke, določene z zakonom, ki ureja uresničevanje javnega interesa za kulturo.
(5) V času trajanja poziva ali razpisa mora biti dokumentacija poziva ali razpisa dosegljiva vsem zainteresiranim na spletni strani in sedežu agencije.

(1) Vloge se sprejemajo v sprejemni pisarni agencije.
(2) Vsaka prispela vloga z morebitnimi dopolnitvami se evidentira kot ena zadeva.
(3) Na vsaki prejeti vlogi na razpis ali poziv se jasno označi datum prejema vloge na agenciji oziroma oddaje na pošto. Na vlogah, prispelih na javni poziv, se označi tudi ura vložitve vloge oziroma ura oddaje na pošto. Enako velja za dopolnitve oziroma spremembe vlog.
(4) Prijavitelj je pravna ali fizična oseba, ki se prijavi na razpis ali poziv agencije.

(1) Vloge, prispele na poziv, odpira pristojni uslužbenec za posamezno razpisno področje po vrstnem redu prispetja. Če pristojni uslužbenec ugotovi, da je vloga nepopolna, prijavitelja pisno pozove, da jo v roku sedmih dni dopolni. Poziv za dopolnitev se pošlje v roku petih delovnih dni po odprtju vloge. Poziv se lahko sporoči tudi v elektronski obliki na naslov, ki ga je v skladu z besedilom poziva prijavitelj navedel v vlogi. V pozivu se prijavitelja opozori, da se vrstni red prispetja določi glede na popolnost vloge. Če prijavitelj v zahtevanem roku vloge ne dopolni, se ta s sklepom zavrže kot nepopolna.
(2) Pristojni uslužbenec predloži vloge, za katere je ugotovil, da so pravočasne, popolne in da so jih podale upravičene osebe, pristojni strokovni komisiji v nadaljnjo obravnavo.
(3) O pravočasnih in popolnih vlogah, ki so jih poslale upravičene osebe, pristojni uslužbenec za strokovno komisijo pripravi poročilo, ki vsebuje:
– seznam prispelih vlog po vrstnem redu prispetja, z navedbo šifre vloge,
– nazive oziroma osebna imena prijaviteljev,
– naslov programov oziroma projektov in
– kratek povzetek posamezne vloge.

(1) Vloge, prispele na razpis, odpre komisija za odpiranje vlog, ki jo izmed zaposlenih na agenciji imenuje direktor. Komisijo sestavljajo najmanj trije člani.
(2) O odpiranju vlog se piše zapisnik, ki vsebuje najmanj naslednje podatke:
– kraj, datum in čas odpiranja vlog,
– osebna imena navzočih ter odsotnih članov komisije,
– osebna imena drugih navzočih,
– ugotovitve o prepoznih in nepopolnih vlogah ter vlogah, ki jih niso vložile upravičene osebe,
– seznam vlog, ki ustrezajo pogojem razpisa, z navedbo šifre vloge, nazivom oziroma osebnim imenom prijavitelja, naslovom projekta oziroma programa.
Zapisnik podpišejo vsi člani komisije.
(3) Komisija za odpiranje vlog za vse popolne in pravočasne vloge upravičenih oseb (v nadaljnjem besedilu: ustrezne vloge) pripravi skupno poročilo in ga preda skupaj z vlogami pristojnemu uslužbencu. Poročilo vsebuje šifro vloge, prijavitelja in naslov programa oziroma projekta.
(4) Pristojni uslužbenec za strokovno komisijo pripravi kratke povzetke ustreznih vlog, ki jih skupaj z vlogami in poročilom iz prejšnjega odstavka predloži pristojni strokovni komisiji v nadaljnjo obravnavo.

(1) Na podlagi ugotovitev pristojnega uslužbenca iz 6. člena oziroma zapisnika iz prejšnjega člena direktor s sklepom zavrže vloge, ki niso pravočasne ali popolne ali ki jih niso vložile upravičene osebe.
(2) Vloga, prispela na poziv ali razpis, je pravočasna, če je prispela v roku, določenem v besedilu poziva ali razpisa.
(3) Vloga je popolna, če vsebuje vse sestavine, ki jih določa besedilo poziva ali razpisa.
(4) Vloga se šteje za popolno tudi v primeru, če se je prijavitelj prijavil na več sklopov ali področij istega poziva ali razpisa in je samo eni od vlog priložil vse obvezne sestavine.
(5) Upravičena oseba je tista oseba, ki izpolnjuje pogoje, določene v besedilu poziva ali razpisa. Izpolnjevanje pogojev se ugotavlja na osnovi vloge prijavitelja in obveznih dokazil.

(1) Strokovno presojo in ocenjevanje vseh pravočasnih in popolnih vlog upravičenih oseb izvede strokovna komisija, pristojna za določeno razpisno področje. Strokovna komisija lahko za ocenjevanje o zadevah, ki sodijo na več področij, pridobi mnenje druge strokovne komisije s področja stroke, ki jo obravnava zadeva, oziroma drugo ekspertno mnenje.
(2) Vloge, prispele na poziv, se obravnavajo po vrstnem redu njihovega prispetja. Pri določanju vrstnega reda se šteje, da je vloga prispela, ko je popolna.
(3) Strokovna komisija oceni programe ali projekte glede na v pozivu ali razpisu objavljene kriterije in zahteve ter pripravi poročilo. Poročilo strokovne komisije mora vsebovati vsebinsko obrazložitev za predlagano odobritev ali zavrnitev posameznega programa ali projekta ter predlagani delež sofinanciranja.
(4) Če v procesu ocenjevanja zadeve sodelujejo druge strokovne komisije oziroma drugi eksperti, je njihovo mnenje sestavni del poročila.

(1) Obseg programa določajo eden ali več programskih sklopov ter sklopi, povezani s trajnejšim delovanjem prijavitelja (npr. nakup opreme).
(2) Programske sklope in sklope, povezane s trajnejšim delovanjem, podrobneje določata besedilo poziva ali razpisa in dokumentacija poziva ali razpisa. V postopku razpisa ali poziva za financiranje programov je vsak programski sklop predmet samostojne obravnave.

(1) Agencija najkasneje v roku dveh mesecev od zaključka odpiranja vlog, prispelih na razpis, oziroma praviloma enkrat mesečno za vloge, prispele na poziv, pisno obvesti prijavitelja o dejstvih in okoliščinah, pomembnih za izdajo odločbe in o predlogu strokovne komisije. V obvestilu se določi rok, v katerem ima prijavitelj možnost, da se izjavi o navedbah v obvestilu. Obvestilo se lahko sporoči tudi v elektronski obliki na elektronski naslov, ki ga je prijavitelj navedel v vlogi.
(2) Strokovna komisija obravnava v roku prispele izjave prijaviteljev in oblikuje končni predlog sofinanciranja programov ali projektov.

(1) Končni predlog strokovne komisije obsega:
– šifro vloge,
– naziv oziroma osebno ime prijavitelja,
– naslov programa oziroma projekta, navedenega v vlogi,
– strokovno oceno (število doseženih točk s pisno utemeljitvijo ocene),
– povzetek izjave prijavitelja,
– stališče strokovne komisije do izjave prijavitelja ter
– končni predlog strokovne komisije o višini sofinanciranja programa ali projekta.
(2) Končni predlog strokovne komisije lahko vključuje tudi po prednostnem redu razvrščeno rezervno listo programov ali projektov, ki lahko postanejo predmet sofinanciranja v primeru sprostitve ali povečanja proračunskih sredstev, oziroma rezervno listo, s katero se lahko povečuje obseg sofinanciranja že odobrenih programov ali projektov.

(1) Na podlagi poročila pristojne strokovne komisije direktor izda odločbo o sofinanciranju programov ali projektov.
(2) Odločba lahko vključuje tudi po prednostnem redu razvrščeno rezervno listo programov ali projektov, ki lahko postanejo predmet sofinanciranja v primeru sprostitve ali povečanja proračunskih sredstev, oziroma rezervno listo, s katero se lahko povečuje obseg sofinanciranja že odobrenih programov ali projektov.

(1) Zoper odločbo direktorja ima prijavitelj, v 15 dneh od dneva njene vročitve, pravico do pritožbe. O pritožbi odloča ministrstvo, pristojno za kulturo, oziroma ministrstvo, pristojno za znanost, vsako s svojega delovnega področja.
(2) Pritožba se vloži pisno ali ustno na zapisnik pri agenciji. Vložena pritožba ne zadrži podpisa pogodb z izbranimi prijavitelji.
(3) Predmet pritožbe ne morejo biti pogoji poziva oziroma razpisa, niti kriteriji za ocenjevanje vlog.

(1) Na podlagi odločbe o sofinanciranju agencija sklene s prijaviteljem pogodbo, s katero se uredijo medsebojne pravice in obveznosti. Pogodba se glede na določbe razpisa ali poziva sklene za določen čas od enega do treh let.
(2) Agencija pošlje prijavitelju pogodbo v podpis.
(3) Prijavitelj mora vrniti podpisano pogodbo v 15 dneh od prejema, sicer se šteje, da pogodba ni sklenjena in da agencija ni dolžna izpolniti obveznosti, ki bi zanjo izhajale iz odločbe o sofinanciranju. Rok za podpis pogodbe se lahko podaljša, če prijavitelj v roku, določenem za podpis, agenciji pisno sporoči objektivne razloge za podaljšanje roka, oziroma se lahko skrajša v skladu z roki, ki jih urejajo predpisi o zaključku proračunskega leta.

(1) Na podlagi izdane odločbe o financiranju se lahko, skladno z besedilom razpisa ali poziva, pred podpisom pogodbe prijavitelja pozove, da v določenem roku uskladi prijavljeni program ali projekt v okviru odobrenih sredstev.
(2) O usklajevanju se sestavi zapisnik, ki ga po pooblastilu direktorja podpišeta pristojni uslužbenec in prijavitelj.
(3) Če se prijavitelj v roku, določenem v pozivu iz prvega odstavka tega člena, ne odzove, se ga pozove k podpisu pogodbe.

(1) Sestavine pogodbe so zlasti:
1. pogodbene stranke (naziv, naslov, davčna številka, številka računa, zastopnik),
2. opredelitev javnega interesa, zaradi katerega se dodeljujejo sredstva,
3. predmet pogodbe,
4. trajanje pogodbe,
5. namen, za katerega se dodeljujejo sredstva,
6. cilji, ki bodo realizirani v obdobju sklenitve pogodbe zaradi uresničitve namena pogodbe, roki, v katerih morajo biti doseženi, in kriteriji za spremljanje njihovega uresničevanja,
7. celotna vrednost projekta ali programa in višina dodeljenih sredstev,
8. roki in način zagotavljanja sredstev,
9. terminski plan porabe sredstev,
10. elementi zahtevkov za izplačila v primeru, da so potrebni,
11. skrbniki pogodb vseh pogodbenih strank,
12. način nadzora nad zakonito in namensko porabo dodeljenih sredstev, ki vključuje:
– spisek dokazil, ki jih mora predložiti prijavitelj za izplačilo dodeljenih sredstev,
– možnost, da agencija kadarkoli preverja namensko porabo dodeljenih sredstev,
– poročilo o poteku in rezultatih porabe dodeljenih sredstev oziroma najmanj zaključno poročilo,
– pravico agencije, da spremlja in nadzira izvajanje pogodbe ter namensko porabo proračunskih sredstev,
– določbo, da mora prijavitelj ob nenamenski porabi dodeljenih sredstev ali ob neizpolnitvi predmeta pogodbe že izplačana sredstva vrniti agenciji, skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi,
– določbe o sankcijah zaradi neizpolnjevanja pogodbenih obveznosti,
– določbo, da mora prijavitelj obrazložiti in utemeljiti podaljšanje roka porabe dodeljenih sredstev glede na predvideni terminski plan, ker v nasprotnem primeru izgubi pravico do njihove nadaljnje porabe,
13. pri pogodbah o večletnem sofinanciranju programa ali projekta navedbo odložnega pogoja, ki stopi v veljavo, če se proračunska sredstva, namenjena agenciji, v naslednjem letu zmanjšajo za več kot 5 odstotkov,
14. določilo, da mora prijavitelj sproti obveščati agencijo o spremembah, ki lahko vplivajo na izpolnitev pogodbenih obveznosti;
15. določilo o obveščanju javnosti, da je predmet pogodbe sofinanciran s strani agencije.
(2) Glede na posebnosti predmeta pogodbe lahko pogodba vsebuje tudi druge sestavine.

(1) Z večletno pogodbo se za vsako leto posebej natančno določi vsebina in obseg programa ali projekta, vrednost projekta ali programa in višina dodeljenih sredstev za vsako leto sofinanciranja posebej.
(2) Če se v pogodbi o sofinanciranju natančno opredeli le vsebina in obseg programa ali projekta za tekoče leto, za naslednje ali naslednja leta pa le okvirno, se vsebina in obseg programa ali projekta ter višina sofinanciranja natančno opredeli v dodatku k osnovni pogodbi. Dodatek se sklene na podlagi poziva izvajalcu za predložitev predloga programa ali projekta za naslednje leto, predloga strokovne komisije in pristojnega uslužbenca ter odločitve direktorja.

V primeru, da se sredstva dodelijo predlagatelju, ki izvaja program prestrukturiranja na podlagi »Smernic Skupnosti za reševanje in prestrukturiranje podjetij v težavah« (2004/C 244/02), se taka pomoč pred dodelitvijo priglasi Evropski komisiji.

(1) Skrbniki pogodb so odgovorni za spremljanje izpolnjevanja pogodbenih obveznosti izvajalcev programov ali projektov, ki so prejeli javna sredstva, in namensko uporabo sredstev.
(2) Prijavitelj je dolžan v osmih dneh obvestiti agencijo o spremembah, ki utegnejo vplivati na izpolnitev njegovih obveznosti, določenih v pogodbi. Na podlagi obvestila lahko agencija sklene s prijaviteljem dodatek k pogodbi ali odstopi od pogodbe in zahteva vrnitev že izplačanih sredstev s pripadajočimi zakonitimi zamudnimi obrestmi.
(3) Agencija lahko odstopi od pogodbe tudi:
– če prijavitelj ni porabil sredstev skladno z namenom, določenim v pogodbi;
– če prijavitelj ne izpolnjuje svojih pogodbenih obveznosti in
– v drugih primerih, kot to določa pogodba o sofinanciranju.
(4) Če agencija odstopi od pogodbe, mora prijavitelj vrniti agenciji že izplačana sredstva, skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.

(1) Izvajalec je dolžan agenciji predložiti zaključno poročilo o poteku in rezultatih izvedbe predmeta pogodbe, skladno z roki, določenimi v pogodbi. Zaključno poročilo vključuje elemente za oceno programa ali projekta glede na kazalce:
– uspešnosti programa ali projekta (skladnost s cilji poziva ali razpisa),
– učinkovitosti programa ali projekta (razmerje med finančnim vložkom in rezultatom).
(2) S pogodbo je lahko določena tudi obveznost delnega poročanja. V primeru dvoma lahko skrbnik pogodbe zahteva dodatna pojasnila oziroma dokazila, ki so povezana s predmetom pogodbe.

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.