Na podlagi drugega odstavka 8. člena Zakona o deviznem poslovanju (Uradni list RS, št. 16/08 in 85/09), drugega odstavka 10. člena Sklepa o opravljanju menjalniških poslov (Uradni list RS, št. 91/09, v nadaljevanju: sklep) in tretjega odstavka 29. člena Zakona o Banki Slovenije (Uradni list RS, št. 72/06, uradno prečiščeno besedilo) izdajam

1. To navodilo natančneje ureja pogoje, ki jih mora zagotavljati programska oprema, ki jo uporablja menjalec, obvezno vsebino potrdila, način vodenja blagajniškega dnevnika, poročanje Banki Slovenije, arhiviranje dokumentacije v zvezi z menjalniškimi posli ter usposabljanje.

2. Programska oprema, ki jo uporabljata menjalec in banka pri menjalniškem poslovanju, mora zagotavljati naslednje obvezne funkcije in kontrole:
– vodenje blagajniškega dnevnika tako, da se podatki vodijo po časovnem zaporedju;
– izstavljanje ostalih knjigovodskih listin (potrdilo o odkupu in prodaji tuje gotovine ter o ostalih prejemkih in izdatkih na blagajniškem mestu);
– preverjanje pravilnosti datuma in časa. Ob zagonu aplikacije morata imeti menjalec in banka možnost preveriti in nastaviti pravilen sistemski datum in točen čas, navedena v menjalniški dokumentaciji;
– blagajniku pri izpolnjevanju obrazca za odkup ali prodajo tuje gotovine in odkup potovalnih čekov ne sme samodejno ponuditi odgovora oziroma izpisane predloge. Blagajnik mora za oznako rezidenta ali nerezidenta vnesti ustrezni podatek v prazno okence, predvideno za vnos podatka: "R" – rezident, "N" – nerezident oziroma domača: "D" ali tuja: "T";
– izdelavo dnevnega poročila o prometu in stanju vseh blagajn menjalnega mesta (Priloga št. 2) in pošiljanje poročil Banki Slovenije po elektronski pošti;
– storno odkupa in prodaje ter ostalih prejemkov in izdatkov;
– izpis uporabljene tečajne liste;
– posamezni izpis opravljenih transakcij na blagajniškem mestu za zahtevano obdobje. V izpisu mora biti ob vsaki posamezni postavki tujih plačilnih sredstev naveden srednji tečaj Banke Slovenije in preračun v po tem tečaju.
3. Menjalec in banka morata hraniti predpisano bazo podatkov v skladu s predpisi, ki urejajo hranjenje knjigovodske dokumentacije.

4. Potrdilo, ki ga izdela menjalec in banka o opravljenem odkupu ali prodaji, mora obvezno vsebovati:
– ime menjalca/banke;
– ime in naslov menjalnega mesta;
– šifro blagajne;
– oznako posla (odkup, prodaja) in zaporedno številko potrdila;
– šifro osnove odkupa (796 – fizična oseba rezident, 701 – fizična oseba nerezident) ali prodaje (700 – fizična oseba rezident, 701 – fizična oseba nerezident);
– oznako valute, znesek v valuti in eurih ter tečaj;
– odstotek in znesek provizije;
– plačilni instrument;
– datum in kraj izdaje potrdila in
– podpis blagajnika ali njegovo šifro.

5. Menjalec je dolžan voditi blagajniški dnevnik na obrazcu za knjiženje transakcij (Priloga št. 1A) in obrazcu za obračun dnevne blagajne (Priloga št. 1B). Menjalec lahko uporablja svoj blagajniški dnevnik, vendar mora slednji vsebovati vse sestavine v zaporedju iz predpisanega obrazca.
6. Pri vodenju blagajniškega dnevnika mora menjalec uporabljati računalniško podporo ter voditi dnevnik tako, da je vsak začetni vnos podprt z verodostojno knjigovodsko listino. Menjalec mora z računalniško podporo zagotoviti avtomatsko izdelovanje knjigovodskih listin s predpisanimi oznakami tako, da program omogoča izpis na zaslonu ali izpis na papirju.
7. Za vsak prejemek ali izdatek plačilnih sredstev v blagajno ali iz blagajne, za katerega se ne izda potrdilo iz 4. točke tega navodila, mora biti izstavljeni blagajniški listini priložen tudi dokument, iz katerega je razviden zakonit vir prejemka oziroma namen izdatka teh plačilnih sredstev.

8. Menjalec in banka dnevno sestavita poročilo o prometu in stanju vseh blagajn menjalnega mesta (zbirno poročilo) na obrazcu (Priloga št. 2) in ga s podatki za pretekli dan do 10. ure posredujeta po elektronski pošti na način, kot je določen v Prilogi št. 3.
9. Menjalec in banka sestavita poročilo iz prejšnjega odstavka za vsak dan za čas od 00.00 do 24.00, izjemoma pa na podlagi predhodnega soglasja Banke Slovenije za drugačno, vendar največ 24-urno časovno obdobje.
10. Banka sporoča Banki Slovenije podatke o neposrednem odkupu in prodaji iz stolpcev št. 1, 3, 4, 5, 6, 8, 9 in 10 Priloge št. 2 po posameznih menjalnih mestih.

11. Knjigovodske listine sta menjalec in banka dolžna shranjevati na nosilcih podatkov v ustrezni računalniški tehniki, ki zagotavlja popolno varnost in omogoča ponovne izpise knjigovodskih listin.
12. Menjalec in banka hranita na menjalnem mestu naslednjo dokumentacijo:
– kopijo veljavnega dovoljenja;
– kopijo izpisa iz sodnega registra, iz katerega je razvidno, da je pravna oseba registrirana za opravljanje menjalniške dejavnosti, kadar je vložnik pravna oseba, oziroma kopijo sklepa o vpisu v Poslovni register Slovenije, kadar je menjalec samostojni podjetnik posameznik;
– kopijo potrdil o usposobljenosti delavcev, ki opravljajo menjalniške posle;
– blagajniške dnevnike ter potrdila o odkupu in prodaji tujih plačilnih sredstev;
– tiskane obrazce potrdil o odkupu in prodaji tujih plačilnih sredstev za primer izpada računalniške podpore;
– ostalo knjigovodsko dokumentacijo, ki se nanaša na poslovanje menjalnega mesta.
13. Navedeno dokumentacijo sta menjalec in banka dolžna hraniti na menjalnem mestu, v skladu in v rokih, določenimi s predpisi, ki urejajo hranjenje knjigovodske dokumentacije.

14. Usposabljanje delavcev, ki opravljajo menjalniške posle, se izvaja po programu, ki ga verificira Banka Slovenije. O opravljenih preizkusih znanja iz menjalniškega poslovanja sta menjalec in banka dolžna voditi evidenco. Dokazilo o usposobljenosti delavcev je potrdilo o opravljenem preizkusu znanja iz menjalniškega poslovanja.

15. Z dnem začetka veljavnosti tega navodila preneha veljati Navodilo za izvajanje sklepa o načinu opravljanja menjalniških poslov (Uradni list RS, št. 96/03, 56/04 in 97/04) in Navodilo za dostavljanje dnevnih podatkov o odkupu in prodaji tuje gotovine po elektronski pošti (Uradni list RS, št. 10/00).
16. To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.