1. Naročnik: Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije, Miklošičeva cesta 24, 1000 Ljubljana. 2. Predmet javnega zbiranja ponudb Predmet javnega zbiranja ponudb je najem arhivskih prostorov v skupni ocenjeni izmeri 1.500 dolžinskih metrov arhivskih polic za arhiviranje dokumentarnega gradiva Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije za obdobje od 1. 4. 2009 do 31. 12. 2010. Naročnik si pridržuje pravico do morebitnih sprememb obsega predmeta naročila od razpisanega odvisno od dejanskih potreb, ki lahko odstopa od ocenjene vrednosti za največ 25%. Naročnik si pridržuje pravico do sukcesivnega (postopnega) najema arhivskih polic odvisno od dejanskih potreb v času veljavnosti pogodbe. 3. Ponudbena cena Ponudnik mora v obrazcu Ponudbe (Obrazec 2, točka 4) navesti ponudbeno ceno mesečnega najema v evrih (€) za en (1) dolžinski meter arhivskih polic. V ceni mesečne najemnine za en (1) dolžinski meter arhivskih polic so zajeti vsi stroški, tako da naročniku poleg najemnine ni potrebno plačevati nobenih drugih stroškov. Ponudbena cena mesečnega najema je prvo leto najema fiksna. Po preteku enega leta se cena najema uskladi z rastjo najemnin po podatkih Statističnega urada RS. 4. Elementi tehničnega varstva in hrambe dokumentarnega gradiva Prostor, ki ga ponudnik navede v obrazcu Ponudba (Obrazec 2, točka 1), mora izpolnjevati ustrezne elemente tehničnega varstva in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, in sicer najmanj: – prostor mora biti ločen od drugih prostorov; – dostop do prostorov mora biti omogočen le pooblaščenim osebam naročnika; – prostor mora biti ustrezno hidro in toplotno izoliran, zagotavljati mora ustrezne mikroklimatske pogoje, omogočeno mora biti kroženje zraka; – prostor mora biti ustrezno fizično in tehnično varovan (varnostna služba); – prostor mora biti opremljen z napravami za javljanje požara; – arhivske police morajo biti kovinske. Kolikor ne bodo v celoti izpolnjeni vsi elementi varstva in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva bo naročnik ponudbo zavrnil kot napačno in jo izločil iz nadaljnjega ocenjevanja. Ponudnik mora omogočiti naročniku ogled arhivskih prostorov, ki so predmet ponudbe, najkasneje v 5 dneh od dneva odpiranja ponudb. 5. Rok sklenitve pogodbe Pogodba o najemu se sklepa za obdobje od 1. 4. 2009 do 31. 12. 2010. Izbrani ponudnik bo pozvan k podpisu pogodbe. Če v treh dneh od prejema poziva ne bo naročniku predložil z njegove strani podpisane pogodbe, se šteje, da je odstopil od ponudbe. Vzorec pogodbe je dostopen na internetnem naslovu naročnika: http://www.zzzs.si, pod izbiro »Javna naročila / JN Direkcije / Najem arhivskih prostorov za potrebe ZZZS«. 6. Način in rok plačila Za arhivske prostore bo izbrani ponudnik izstavljal mesečne račune za najemnino do 8. v mesecu za pretekli mesec. Izbrani ponudnik bo mesečno najemnino obračunal po dejanski zasedenosti arhivskih polic po stanju na zadnji dan v mesecu, za katerega se izdaja račun. Obvezni minimalni rok za plačilo računa je 30 dni in začne teči naslednji dan od dneva uradnega prejema pravilno izstavljenega računa. Če zadnji dan roka sovpada z dnem, ko se po zakonu ali glede na razporeditev delovnega časa pri naročniku ne dela, se zadnji dan roka šteje naslednji delavnik naročnika. Če ponudnik ponudi krajši rok od obveznega minimalnega bo naročnik njegovo ponudbo izločil (obrazec Ponudba – Obrazec 2, 3. točka) 7. Način, mesto in čas oddaje ponudbe Upoštevane bodo ponudbe, ki bodo predložene v zaprtih kuvertah najkasneje do torka, 10. 3. 2009 do 10. ure na naslov: Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije, Miklošičeva cesta 24, 1000 Ljubljana soba 50/P – glavna pisarna (vložišče). Na sprednji strani kuverte mora biti navedeno: Predmet javne ponudbe: Oddaja ponudbe za najem arhivskih prostorov. Oznaka: “Ne odpiraj – ponudba!”. Na zadnji strani kuverte mora biti naveden naziv in naslov ponudnika. Ponudbe lahko predložijo fizične in pravne osebe. 8. Pogoji za oddajo ponudbe Zavezujoča pisna ponudba mora vsebovati dokazila: 1. izpolnjen, podpisan in žigosan obrazec Podatki o ponudniku (Obrazec 1), 2. izpolnjen, podpisan in žigosan obrazec Ponudba (Obrazec 2), 3. dokazilo o strokovni usposobljenosti za opravljanje dejavnosti: – za s.p.: izpis podatkov iz Poslovnega registra, izpis iz obrtnega registra ali drugega registra, – za gospodarske in druge družbe: izpis podatkov iz sodnega registra oziroma odločba o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dejavnosti, 4. potrdilo o plačanih davkih in prispevkih, če gre za ponudnika kot pravno osebo (tuj državljan mora priložiti potrdilo, ki ga izdajo institucije v njegovi državi enakovredne institucijam, od katerih se zahteva potrdilo za slovenske državljane, kolikor takega potrdila ne more pridobiti, pa lastno izjavo, overjeno pri notarju, s katero pod kazensko in materialno odgovornostjo izjavlja, da ima plačane davke in prispevke): – potrdilo, da v zadnjih 6 mesecih ponudnik ni imel blokade TRR – le pravne osebe in s.p. (tuja pravna oseba mora priložiti potrdila, ki jih izdajo institucije v njegovi državi enakovredne institucijam, od katerih se zahteva potrdila za slovenske pravne osebe, kolikor takega potrdila ne more pridobiti, pa lastno izjavo, overjeno pri notarju, s katero pod kazensko in materialno odgovornostjo izjavlja, da v zadnjih šestih mesecih ni imel blokade TRR), 5. pooblastilo za sodelovanje na odpiranju ponudb. Obrazci ponudbe (Obrazec 1 in Obrazec 2) pod 1. in 2. točko so dostopni na internetnem naslovu naročnika: http://www.zzzs.si, pod izbiro »Javna naročila / JN Direkcije / Najem arhivskih prostorov za potrebe ZZZS«. 9. Merila za izbiro najugodnejšega ponudnika Merilo za izbor najugodnejšega ponudnika je ponudbena cena mesečnega najema v € za 1 dolžinski meter arhivskih polic. Ponudnik z najnižjo ponudbeno ceno bo izbran kot najugodnejši ponudnik. Kolikor dva ali več ponudnikov ponudita enako najnižjo mesečno najemnino za 1 dolžinski meter, o končni izbiri najugodnejšega ponudnika odloča najkrajša oddaljenost v km od lokacije, kjer se nahaja arhivski prostor, do sedeža naročnika, Miklošičeva cesta 24, 1000 Ljubljana. Ponudnik, čigar arhivski prostori so najbližje sedežu naročnika, bo izbran kot najugodnejši ponudnik. Če bosta imela dva ali dva ali več ponudnikov enako (najnižjo) ponudbeno ceno na en dolžinski meter in imata hkrati enako najkrajšo oddaljenost od sedeža naročnika, bo naročnik med temi ponudniki izbral ponudnika z žrebom. Žreb bo opravljen na sedežu naročnika v njihovi prisotnosti, tako, da se bo ime posameznega ponudnika, ki bo napisano na listu papirja, zaprlo v kroglico, kroglice pa se bodo položile v škatlo. Delavec naročnika bo potegnil iz škatle eno kroglico. Naročilo bo oddano ponudniku, katerega ime bo napisano v kroglici. O času žreba bodo navedeni ponudniki obveščeni po opravljenem ocenjevanju ponudb. 10. Veljavnost ponudbe: ponudba mora veljati najmanj do 1. 5. 2009. 11. Ustavitev postopka: naročnik lahko ustavi postopek zbiranja ponudb za arhivske prostore do sklenitve najemne pogodbe. 12. Drugo K odpiranju ponudb 10. 3. 2009 ob 11. uri lahko pristopi vsak ponudnik, ki je pravočasno oddal ponudbo ali predstavnik ponudnikov, ki se mora izkazati z veljavnim pooblastilom. Pravočasno prispele ponudbe bo odpirala komisija naročnika v sejni sobi, št. 141 v I. nadstropju Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije, Miklošičeva 24, 1000 Ljubljana. Ponudniki bodo o izboru obveščeni najkasneje v 15 dneh od dneva javnega odpiranja ponudb.