Na podlagi 16. člena Statuta Občine Bovec (Uradni list RS, št. 72/06) je Občinski svet Občine Bovec na 27. redni seji dne 17. 3. 2010 sprejel

S tem pravilnikom se določajo pravice in obveznosti pri uporabi konferenčnih prostorov v objektu Stergulčeva hiša, katerih lastnik je Občina Bovec.

Za opravila, ki so povezana s funkcioniranjem in vzdrževanjem objektov, lahko upravljavec pooblasti drugo pravno osebo ali posameznika in se glede tega sklene posebna pogodba.

Namenskost prostorov v Stergulčevi hiši, ki se dajejo v uporabo po dnevih oziroma urah, je naslednja:
1. velika dvorana – izvajanje kulturnih in drugih prireditev, kongresna dejavnost, izvajanje seminarjev, delavnic in podobno,
2. mala dvorana – izvajanje kulturnih in drugih prireditev, kongresna dejavnost, izvajanje seminarjev, delavnic in podobno, galerijska dejavnost,
3. avla z garderobo in prostorom za pogostitev – sprejemni prostor, galerijska dejavnost in druge prireditve, srečanja.

Kategorije prireditev in drugih dogodkov:
1. Prireditve občinskega pomena: prireditve in drugi dogodki, katerih organizator je Občina Bovec, oziroma so v občinskem interesu, se obravnavajo kot prioritetne. Uporabe prostora se ne zaračunava.
2. Humanitarne oziroma dobrodelne prireditve. Uporabe prostora se ne zaračunava.
3. Prireditve kulturnih in ostalih društev, ki imajo sedež ali delujejo v Občini Bovec, javnih zavodov, katerih ustanovitelj oziroma soustanovitelj je Občina Bovec. Uporaba prostorov se ne zaračuna, razen za predstave z vstopnino. Uporaba prostora se v tem primeru zaračuna v višini 20% od pobrane vstopnine, če ta znesek ne presega polne cene za uporabo prostora.
4. Prireditve društev (in drugih organizacij), ki nimajo sedeža in ne delujejo v Občini Bovec. Uporaba prostorov se zaračunava.
5. Prireditve drugih organizacij, ki nimajo sedeža v Občini Bovec. Uporaba prostorov se zaračunava.
6. Prireditve komercialnega značaja drugih organizacij, ki nimajo sedeža v občini Bovec organizacije. Uporaba prostorov se zaračunava.
7. Kongresi, seminarji, delavnice in druga podobna srečanja, ki jih organizirajo društva, ki imajo sedež in delujejo v Občini Bovec, javni zavodi, katerih ustanovitelj ali soustanovitelj je Občina Bovec. Uporaba se ne zaračunava, razen v primeru profitnega značaja prireditve.
8. Kongresi, seminarji, delavnice in druga podobna srečanja, ki jih organizirajo različne organizacije. Uporaba prostora se zaračunava.
Župan lahko na podlagi pisne prošnje prosilca pisno odobri, da se prostor odda v uporabo s popustom ali brezplačno.

Prosilec odda pisno ali ustno vlogo za uporabo prostorov pri upravljavcu prostorov. Ustno vlogo nato prosilec pisno potrdi z elektronsko ali navadno pošto. Upravljavec vodi evidenco o uporabi prostorov.
Pri prireditvah, ki so opredeljene v 4., 5. in 7. točki 4. člena tega pravilnika, se z uporabnikom prostora sklene pogodbo o uporabi, v kateri se določijo pravice in obveznosti obeh pogodbenih strank.

Uporabnik je dolžan:
– plačati 50% kavcije pred izvedbo prireditve, ki ustreza 4., 5. in 7. točki 4. člena tega pravilnika, razen osebe javnega prava, ki so zavezane obveznostim izvajanja Zakona o izvrševanju proračuna RS;
– najete prostore uporabljati izključno za namen, za katerega je pridobil pisno soglasje upravljavca;
– upravljavcu prijaviti morebitne poškodbe najetega prostora ali inventarja. V primeru namerno povzročene škode ali odtujitve opreme in inventarja v času najema dvorane nosi vse stroške uporabnik. Upravljavec bo manjkajočo ali poškodovano opremo oziroma inventar nadomestila z novo, strošek pa zaračuna uporabniku;
– prijaviti morebitne javne prireditve ali shode;
– po končani prireditvi je uporabnik dolžan za seboj pospraviti. V nasprotnem primeru se mu zaračuna stroške pospravljanja;
– o morebitnih napakah na ali v objektu nemudoma obvestiti upravljavca;
– spoštovati hišni red ter navodila upravljavca;
– plačati najemnino za uporabo prostora.
Kolikor uporabnik ne spoštuje navedenih zahtev upravljavca in nima poravnanih obveznosti za uporabo prostora za nazaj, nima pravice do ponovnega najetja dvorane.

Upravljavec je dolžan:
– najete prostore predati uporabniku v stanju, ki so ustrezni namenu;
– urediti vse potrebno za pravočasno odpiranje in ogrevanje dvorane;
– poskrbeti za varnost izvajalcev in udeležencev;
– izvajati ukrepe s področja požarne varnosti in varstva pri delu v času uporabe prostorov;
– za izvajanje tehničnih in drugih nalog na prireditvah je zadolžen pooblaščeni vzdrževalec upravljavca;
– na željo uporabnika zagotoviti drugo strokovno pomoč, pri čemer se dodatno zaračunajo dejanski stroški take pomoči.

Upravljavec ne prevzema nikakršne odgovornosti za osebno opremo in lastnino uporabnika ali obiskovalcev.

V primeru, da je za isti termin podanih več vlog za uporabo prostorov, imajo praviloma prednost prireditve občinskega pomena oziroma določi prioritetni vrstni red upravljavec.

Nadomestilo za uporabo prostorov Stergulčeve hiše znaša:

+----------------------+-------------+--------------+----------+
|         Čas          |   Velika    |     Mala     |   Avla   |
|                      |   dvorana   |   dvorana    |          |
+----------------------+-------------+--------------+----------+
|Do 4 ure              |             |   100,00 €   | 50,00 €  |
+----------------------+-------------+--------------+----------+
|Do 6 ur               |  210,00 €   |              |          |
+----------------------+-------------+--------------+----------+
|Celodnevna uporaba    |  280,00 €   |   140,00 €   | 70,00 €  |
+----------------------+-------------+--------------+----------+

Če uporabnik poleg ene izmed dvoran uporablja tudi avlo za pogostitev ali podobno, se nadomestilo poveča za 25,00 €.
Za galerijsko dejavnost (pomožni galerijski del v hodniku v prvem nadstropju) znaša nadomestilo za uporabo prostorov 25,00 € na dan.
V primeru povpraševanja po drugi namembnosti prostorov, odloča o odobritvi in višini nadomestila upravljavec.

Ta pravilnik začne veljati osmi dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.