Na podlagi 25. člena Zakona o šolski prehrani (Uradni list RS, št. 43/10) izdaja minister za šolstvo in šport

Ta pravilnik določa način in pogoje dostopa do podatkov iz centralne evidence upravičencev do subvencionirane šolske prehrane (v nadaljnjem besedilu: centralna evidenca).

Osnovne in srednje šole ter osnovne in srednje šole v okviru zavodov za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami v Republiki Sloveniji, ki izvajajo javno veljavne vzgojno izobraževalne programe (v nadaljnjem besedilu: šole) vodijo evidence prijavljenih na šolsko prehrano in iz njih v centralno evidenco vnašajo podatke učencev oziroma dijakov svoje šole, ki so upravičeni do splošne oziroma dodatne subvencije za malico oziroma do subvencije za kosilo.

Centralna evidenca s podatki iz šestega odstavka 25. člena Zakona o šolski prehrani (Uradni list RS, št. 43/10; v nadaljnjem besedilu: zakon) se vodi v posebni računalniški aplikaciji Evidenca prehrane v osnovnih in srednjih šolah.
Dostop do centralne evidence je mogoč z elektronskim certifikatom, izdanim določenemu uporabniku. Tretjim osebam je uporaba elektronskega certifikata (posojanje, skupinska raba ipd.) prepovedana. Dostop do centralne evidence z elektronskim certifikatom omogoča naknadno ugotavljanje vseh dostopov v centralno evidenco in vseh sprememb v centralni evidenci (vpogledi, vnosi novih podatkov, spreminjanje podatkov, brisanje podatkov).

Do osebnih podatkov iz prvega odstavka 25. člena zakona, ki se nanašajo na upravičence posamezne šole, lahko v šoli dostopa le ravnatelj in na podlagi njegovega pooblastila delavci šole, ki opravljajo dela in naloge na področju šolske prehrane.
V pooblastilu iz drugega odstavka 25. člena zakona mora biti navedeno, katere pravice ima delavec šole (dostop, pregledovanje podatkov, vnos novih podatkov, spreminjanje podatkov, brisanje podatkov, izvoz podatkov, posredovanje podatkov) in na katerih osebnih podatkih ima te pravice.
Pooblaščenim osebam iz prejšnjega odstavka ravnatelj šole omogoči dostop do osebnih podatkov iz prvega odstavka 25. člena zakona s podelitvijo elektronskega certifikata. Ravnatelj podeli elektronski certifikat prek posebej za to narejene aplikacije.

Javni uslužbenci ministrstva, ki opravljajo dela in naloge na področju subvencioniranja šolske prehrane, lahko dostopajo le do zbirnih podatkov iz centralne evidence, nimajo pa dostopa do osebnih podatkov v centralni evidenci.
Dostop do zbirnih podatkov centralne evidence je mogoč le z elektronskim certifikatom. Vodja notranje organizacijske enote, v kateri javni uslužbenec iz prejšnjega odstavka opravlja delo, pooblasti javnega uslužbenca za dostop do zbirnih podatkov centralne evidence, temu pa služba, ki je v ministrstvu pristojna za informatiko (v nadaljnjem besedilu: administrator podatkovne baze), podeli elektronski certifikat.

Vzdrževanje podatkovne baze izvaja administrator podatkovne baze.
Dostop administratorja podatkovne baze do centralne evidence mora biti varovan z uporabniškim imenom in geslom. Vsak dostop administratorja podatkovne baze in njegovo delo na podatkovni bazi mora biti sledljiv oziroma mora biti dana možnost naknadnega preverjanja posegov oziroma vpogledov v podatkovno bazo.

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.