Na podlagi 8. člena Zakona o zunanjih zadevah (Uradni list RS, št. 113/03 - uradno prečiščeno besedilo, 20/06 - ZNOMCMO, 76/08 in 108/09) izdaja minister za zunanje zadeve

Ta pravilnik ureja:
- organizacijo, postopek in oblike nadzora,
- poročanje ter
- predlaganje ukrepov in spremljanje izvajanja sprejetih ukrepov v postopku nadzora.

Temeljni cilj nadzora je zagotovitev urejenega, učinkovitega in gospodarnega delovanja diplomatskih predstavništev in konzulatov Republike Slovenije v tujini (v nadaljnjem besedilu: predstavništva).
Glavni diplomatski nadzornik z namenom zagotovitve temeljnega cilja nadzora ugotavlja nepravilnosti in pomaga ter svetuje vodji predstavništva, da ugotovljene nepravilnosti in slabosti odpravi ter izboljša svoje in delovanje predstavništva.

Glavni diplomatski nadzornik pripravlja, organizira in izvaja nadzor v skladu z zakonom o zunanjih zadevah.
Za izvajanje nadzora nad delovanjem in izvajanjem nalog na konzularnem, finančnem, kadrovskem, varnostnem in drugih področjih v posameznem predstavništvu lahko generalni sekretar ministrstva, pristojnega za zunanje zadeve (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo) na predlog glavnega diplomatskega nadzornika pooblasti tudi uslužbence iz drugih organizacijskih enot ministrstva. Uslužbenci iz tega odstavka so pri svojem delu samostojni. Nadzor vodi glavni diplomatski nadzornik.

Vodja predstavništva je odgovoren za nemoten potek nadzora.
Vsi uslužbenci predstavništva, v katerem se opravlja nadzor, morajo omogočiti nemoten potek nadzora. O morebitnih ovirah pri poteku nadzora glavni diplomatski nadzornik nemudoma obvesti ministra, ki sprejme ukrepe za njihovo odpravo. V času nadzora so vodja in uslužbenci v predstavništvu dolžni sodelovati z glavnim diplomatskim nadzornikom tudi zunaj rednega delovnega časa.
Postopek nadzora praviloma ne sme ovirati rednega poteka dela v predstavništvu. Nadzor mora za vse neudeležene v postopku, še posebej za stranke v konzularnih postopkih na predstavništvih, potekati čim bolj neopazno.
Glavni diplomatski nadzornik se seznani z vsem, kar se nanaša na delovanje in poslovanje ministrstva in predstavništev v tujini.

Če glavni diplomatski nadzornik pri izvajanju nadzora ugotovi, da obstajajo okoliščine, na podlagi katerih se lahko sklepa, da je prišlo do kršitev posebnih obveznosti diplomatov ali do težjih disciplinskih kršitev oziroma do hujših kršitev pogodbe o zaposlitvi s strani javnih uslužbencev ali če obstajajo razlogi za sum, da so se izvajala dejanja oziroma opustitve dejanj, ki imajo znake kaznivih dejanj, o tem takoj obvesti ministra in mu predlaga sprejem ustreznih ukrepov.

Nadzor je reden ali izreden. Redne nadzore določa letni načrt nadzora ministrstva. Izredne nadzore določi minister.
Nadzor je lahko najavljen ali nenajavljen.
Po obsegu so redni in izredni nadzori lahko celoviti ali delni.
Izjemoma se nadzor lahko izvaja tudi v ministrstvu.

Redni nadzori so načrtovani z letnimi načrti. Pri pripravi letnega načrta se upošteva načelo, da se redni nadzor v vsakem predstavništvu izvede vsaj enkrat v času trajanja razporeditve vodje predstavništva.
Letni načrt nadzora predloži glavni diplomatski nadzornik v potrditev ministru do 15. decembra za naslednje leto. Letni načrt nadzorov se lahko dopolni glede na potrebe v času tekočega leta.
Redni nadzori se najmanj tri dni pred začetkom nadzora najavijo vodji predstavništva. Izredni nadzori se praviloma izvršijo brez predhodne najave. Izredni nadzori niso določeni z letnim načrtom, temveč vsak posamezni izredni nadzor odredi minister.

Celovit nadzor zajema vsa področja delovanja predstavništva iz drugega odstavka 3. člena tega pravilnika.
Delni nadzor se opravi na posameznem področju (enem ali več) delovanja predstavništva iz drugega odstavka 3. člena tega pravilnika.

Za vsak nadzor glavni diplomatski nadzornik pripravi načrt nadzora. Načrt nadzora določa sredstva, metode, obseg in trajanje nadzora.
Glavni diplomatski nadzornik se v okviru priprave načrta nadzora seznani z vsem, kar se nanaša na delovanje in poslovanje konkretnega predstavništva v tujini. Načrt vključuje predvsem:
- zbiranje ocen in informacij o delovanju predstavništva v pristojnih sektorjih in službah ministrstva,
- pridobitev letnega poročila o delovanju predstavništva,
- vprašalnik z vprašanji za vodjo in uslužbence v predstavništvih, ki je podlaga za potek nadzora,
- navodilo vodji predstavništva o namenu, pripravi in poteku,
- določitev začetka in trajanja nadzora,
- načrt poteka nadzora,
- priprava predhodne analize zbranih podatkov, ocen in ugotovitev,
- seznanitev vodje (ali vseh zaposlenih diplomatov in uslužbencev) z ugotovitvami nadzora,
- rok za predajo poročila o nadzoru ministru.

Vprašalnik za izvedbo nadzora vsebuje za vse oblike nadzorov praviloma enotna vprašanja ter vprašanja, ki jih narekuje predhodna analiza poročil, podatkov in mnenj o delovanju predstavništva, ter prioritete pri uresničevanju zunanje politike v obdobju, ki je obravnavano z nadzorom.

Po končanem nadzoru v predstavništvu glavni diplomatski nadzornik vodjo predstavništva seznani s poglavitnimi ugotovitvami nadzora, vključno s predlogi ukrepov in priporočil za njihovo odpravo ter ga pozove k takojšnji odpravi slabosti ali nepravilnosti in k doslednemu izvajanju predpisov, splošnih aktov in navodil ministra.
Na osnutek poročila o ugotovitvah nadzora vodja predstavništva glavnemu diplomatskemu nadzorniku sporoči svoje morebitne pripombe in predloge, ki jih glavni diplomatski nadzornik vključi v končno poročilo s svojo oceno.

O nadzoru v predstavništvu glavni diplomatski nadzornik pripravi poročilo. Poročilo vsebuje opis poteka, vsebino, ugotovitve in ocene o vseh vidikih izvršenega nadzora ter predloge ukrepov.
Glavni diplomatski nadzornik je odgovoren, da v poročilo o nadzoru vključi vse ugotovitve, vključno z ugotovljenimi nezakonitostmi, kršitvami predpisov, nepravilnostmi in slabostmi v delovanju predstavništva.

Za ugotovljene slabosti in pomanjkljivosti v delovanju predstavništva, ki jih ni mogoče odpraviti takoj, in za slabosti ali nepravilnosti, za katere vodja predstavništva odkloni svetovanje oziroma izvajanje svetovalnih ukrepov, glavni diplomatski nadzornik pripravi predloge ukrepov za njihovo odpravo.
Predloge ukrepov glavni diplomatski nadzornik pripravi v skladu z določbami predpisov, splošnih aktov in navodil ministra, ki so podlaga za zakonito, urejeno, gospodarno in učinkovito delovanje predstavništva.

Poročilo o izvršenem nadzoru s predlogi ukrepov v predstavništvu glavni diplomatski nadzornik v roku, določenem v načrtu nadzora, predloži ministru. Ukrepe s podpisom sprejme minister.

O svojem delu v minulem letu glavni diplomatski nadzornik pripravi letno poročilo in ga do 31. januarja predloži ministru.

Končno poročilo s sprejetimi ukrepi glavni diplomatski nadzornik posreduje vodji predstavništva, v katerem je bil izveden nadzor.
Končno poročilo s sprejetimi ukrepi glavni diplomatski nadzornik po lastni presoji predloži v vpogled tudi vodjem pristojnih notranjih organizacijskih enot ministrstva z namenom, da se seznanijo z ugotovitvami o delovanju predstavništva iz njihovega delokroga.
Vodja organizacijske enote je, v sodelovanju z glavnim diplomatskim nadzornikom in vodjo predstavništva, dolžan sprejete ukrepe izvesti takoj oziroma v roku, ki je določen za njihovo uresničevanje.
Za izvršitev ukrepov, ki zahtevajo daljši čas za odpravljanje ugotovljenih slabosti, vodja predstavništva pripravi načrt za ureditev delovanja predstavništva.

Glavni diplomatski nadzornik, v sodelovanju z organizacijskimi enotami, ki so pristojne za njihovo izvršitev, spremlja izvajanje sprejetih ukrepov in priporočil.
Poročilo o izvršitvi ukrepov vodja predstavništva v roku, ki ga določi glavni diplomatski nadzornik, pošlje glavnemu diplomatskemu nadzorniku, ki vodi evidenco o sprejetih ukrepih in o njihovem uresničevanju.
Glavni diplomatski nadzornik najpozneje v roku enega meseca po preteku rokov za uresničitev ukrepov preveri izvajanje ukrepov in priporočil ter o njihovem uresničevanju pripravi ločeno poročilo, ki ga pošlje vodji predstavništva in pristojnim notranjim organizacijskim enotam ministrstva. Vodjo predstavništva generalni sekretar ministrstva zadolži, da v določenem roku uresniči sprejete ukrepe in o tem tudi poroča. Če vodja predstavništva v roku ne izvede sprejetih ukrepov, je podana kršitev navodil ministrstva in je podlaga za izvedbo sankcij v skladu z zakonom.

Postopki nadzora, ki so se začeli pred uveljavitvijo tega pravilnika, se izvedejo v skladu s predpisi in splošnimi akti, ki so veljali do uveljavitve tega pravilnika.

Z uveljavitvijo tega pravilnika preneha veljati Navodilo o nadzoru v diplomatskih predstavništvih in konzulatih Republike Slovenije št. ZGI-1/09 z dne 3. 2. 2009.

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.