Na podlagi 45. in 46. člena Zakona o zavodih (Uradni list RS, – stari, št. 12/91, Uradni list RS/I, št. 17/91 – ZUDE, Uradni list RS, št. 55/92 – ZVDK, 13/93, 66/93, 66/93, 45/94 – Odl. US, 8/96, 31/00 – ZP-L, 36/00 – ZPDZC in 127/06 – ZJZP) ter v skladu s 24. in 25. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, ZVOP-1) ter 155. in 160. členom Zakona o avtorski in sorodnih pravicah (Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo in 68/08; v nadaljevanju: ZASP) in določili 14. člena Statuta Zavoda AIPA, je po potrditvi na rednih letnih sejah na vseh treh skupščinah Zavoda AIPA dne 21. junija 2011, Svet Zavoda AIPA na 13. seji dne 25. 8. 2011 sprejel

S tem pravilnikom se podrobneje določa postopek vpogleda v repertoar avdiovizualnih del v skladu s 155. členom ZASP ter postopek vpogleda v uradno dokumentacijo Zavoda AIPA v skladu s 160. členom ZASP.
Pravila o vpogledu se določajo z namenom, da se prepreči slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščen dostop, uporaba, obdelava ali posredovanje podatkov.
Za namene uporabe tega pravilnika izraz »podatek« pomeni lahko bodisi osebni podatek bodisi podatek, ki je zaradi svoje narave zaupen oziroma ima oznako poslovna skrivnost.

Določbe tega pravilnika veljajo za vse oblike klasično (ročno) ali avtomatizirano (elektronsko oziroma računalniško) vodenih zbirk podatkov v Zavodu AIPA.
Kolikor v tem pravilniku ni določeno drugače, se za vpogled v zbirko podatkov, ki med drugimi vsebuje tudi osebne podatke, uporabljajo določbe Pravilnika o zavarovanju osebnih podatkov v Zavodu AIPA.

Zaposleni v Zavodu AIPA in vsi zunanji sodelavci (vključno s pogodbenimi obdelovalci podatkov), ki pri svojem delu uporabljajo podatke osebne ali zaupne narave, morajo biti seznanjeni z Zakonom o varstvu osebnih podatkov, s področno zakonodajo, ki jim dovoljuje delo z osebnimi podatki, z vsebino Pravilnika o zavarovanju osebnih podatkov Zavoda AIPA in tega pravilnika.

Zavod AIPA mora v skladu z določbo 155. člena ZASP vsakomur omogočiti vpogled v repertoar avtorskih del. V skladu z Zavodu AIPA izdanim dovoljenjem za kolektivno upravljanje je to repertoar avdiovizualnih del, kot so ta opredeljena v ZASP.

Glede na zakonsko zahtevo, da je kolektivno upravljanje v primerih radiodifuzne (torej tudi kabelske) retransmisije avdiovizualnih del in reproduciranja avdiovizualnih del za privatno ali lastno uporabo obvezno (147. člen ZASP), se v Zavodu AIPA oblikuje zbirka podatkov o avdiovizualnih delih, glede katerih pravice kolektivno upravlja Zavod AIPA in so jih imetniki pravic prijavili Zavodu AIPA.
Zavod AIPA lahko potrebne podatke za vnos v zbirko podatkov o avdiovizualnih delih pridobi neposredno od imetnikov pravic na avdiovizualnih delih. Prav tako lahko imetniki pravic na avdiovizualnih delih sami prijavijo avdiovizualno delo za vpis v zbirko – to storijo z obrazcem »Prijava avdiovizualnega dela«.

Zbirka podatkov o avdiovizualnih delih se oblikuje na podlagi samega zakona (146. člen v povezavi s 147. členom ZASP) in predstavlja t. i. prijavljeni repertoar avdiovizualnih del, ki so jih imetniki pravic prijavili pri Zavodu AIPA.
Zbirka podatkov o avdiovizualnih delih oziroma t. i. prijavljeni repertoar avdiovizualnih del se imenuje »Zbirka avdiovizualnih del« in vsebuje poleg splošnih oziroma tehničnih podatkov o avdiovizualnem delu (kot je naslov avdiovizualnega dela), tudi osebne podatke (kot sta ime in priimek) avtorja oziroma soavtorjev avdiovizualnega dela, avtorjev prispevkov, izvajalcev, katerih izvedbe so uporabljene v avdiovizualnem delu ter filmskih producentov (kolikor gre za fizične osebe).
Ta zbirka podatkov predstavlja del repertoarja avdiovizualnih del – in sicer tisti del, ki je prijavljen. Kolikor kakšno avdiovizualno delo ni vsebovano v Zbirki avdiovizualnih del, to ne pomeni, da Zavod AIPA pravic za to delo ne upravlja, temveč le, da še ni pridobil vseh podatkov za vpis v zbirko.
Kolikor gre za tuja avdiovizualna dela, pa lahko podatke o avdiovizualnem delu pridobi Zavod AIPA tudi neposredno od imetnikov pravic ali njihovih pooblaščencev iz tujine, če mu jih imetniki pravic posredujejo.
Kolikor v Zbirki avdiovizualnih del kakšno avdiovizualno delo ni navedeno oziroma obdelano, to ne pomeni, da imetnik pravic na avdiovizualnem delu, ni upravičen do ustreznega nadomestila iz zbranega honorarja. Dokler se tak upravičenec ne izkaže z ustreznimi dokumenti oziroma pooblastili se honorar oziroma nadomestilo, ki bi mu pripadel, hrani na njegovo ime in na računu Zavoda AIPA.
Izraz »upravičenec« uporabljen v tem členu pomeni osebo oziroma posameznika, ki ni član Zavoda AIPA v smislu podpisane pristopne izjave za članstvo v eni od skupščin Zavoda AIPA, je pa avtor oziroma soavtor ali imetnik avtorske oziroma sorodne pravice na avdiovizualnem delu, za katerega pravice obvezno kolektivno upravlja Zavod AIPA in je iz tega naslova upravičen prejeti ustrezno in s pravili Zavoda AIPA določeno nadomestilo zaradi uporabe njegovega dela s strani uporabnikov (na primer pri kabelski retransmisiji njegovih del idr.).

Podatki iz Zbirke avdiovizualnih del predstavljajo zgolj navedbo avtorstva oziroma navedbo imen izvajalcev (v smislu moralnih pravic) in naslova avdiovizualnega dela ter tehnične podatke o delu. Navedena zbirka lahko vsebuje tudi druge podatke potrebne za identifikacijo avdiovizualnega dela.
Podatki iz Zbirke avdiovizualnih del ne predstavljajo podatkov o upravičencih do nadomestil oziroma honorarjev oziroma o imetnikih pravic, katerih imetništvo temelji na podlagi pravnega posla oziroma sodne odločbe. Podatki o teh upravičencih oziroma imetnikih pravic se vodijo v drugih zbirkah podatkov – v zbirkah »Zbirka pooblastil fizičnih oseb«, »Zbirka pooblastil pravnih oseb« in »Zbirka upravičencev do avdiovizualnih del«.

Posameznik ima možnost vpogledati le v Zbirko avdiovizualnih del.
V zbirke podatkov, kjer se vodijo osebni podatki imetnikov pravic ali upravičencev, posameznik nima vpogleda, razen kolikor predloži ustrezna pooblastila oseb, glede katerih vpogled v njihove osebne podatke se zahteva oziroma kolikor gre za podatke, ki se nanašajo nanj osebno.
Ker vsebuje obrazec »Prijava avdiovizualnega dela« tudi navedbo prijavitelja, ki ni nujno avtor oziroma soavtor dela, je treba podatek o prijavitelju (ki pa mora biti imetnik pravic na avdiovizualnem delu) zakriti na način, da ta podatek ni dostopen oziroma ni viden pri vpogledu v Zbirko avdiovizualnih del oziroma repertoar, ki ga zahteva posameznik.

Posameznik, ki želi vpogledati v Zbirko avdiovizualnih del, mora vložiti pisno zahtevo.
Zavod AIPA nato v roku 8 dni od prejema pisne zahteve prositelju omogoči vpogled v Zbirko avdiovizualnih del, in sicer v prostorih Zavoda AIPA ter v prisotnosti osebe, pooblaščene s strani Zavoda AIPA.
Vsak vpogled se zaznamuje v »Evidenci vpogledov v repertoar« – v evidenco se vpiše ime in priimek posameznika, ki je vpogledal, datum vpogleda; posameznik se mora podpisati, prav tako pa tudi pooblaščena oseba Zavoda AIPA, prisotna ob vpogledu.
Ob vpisu posameznega vpogleda v evidenco se zapišejo tudi morebitni drugi zaznamki (kot na primer, ali so bili podatki prepisani ipd.).

Vsak član Zavoda AIPA ima pravico do vpogleda v dokumentacijo Zavoda AIPA v obsegu, določenem v prvem odstavku 160. člena ZASP.
Najmanj desetina članov vsake od treh skupščin skupaj lahko zahteva, da eden ali več neodvisnih izvedencev na stroške kolektivne organizacije pregleda njeno poslovanje v skladu z določbo drugega odstavka 160. člena ZASP.

Upravičenci, ki niso člani Zavoda AIPA, so tako po obsegu kot tudi načinu izenačeni s člani Zavoda AIPA glede pravice do vpogleda v dokumentacijo Zavoda AIPA.
Glede vpogleda v drugo dokumentacijo Zavoda AIPA (po določbah tega poglavja) velja za upravičenca vsaka oseba, katere avdiovizualno delo, je bilo po podatkih, posredovanih s strani uporabnikov Zavodu AIPA, uporabljeno v zadnjih 5 letih pred postavitvijo zahteve za vpogled v dokumentacijo.
Z upravičenci iz prejšnjega odstavka je izenačena tudi oseba, na katero je izvorni imetnik pravic (avtor, izvajalec oziroma filmski producent) prenesel svojo materialno pravico, ki se uveljavlja kolektivno oziroma jo za imetnika pravice uveljavlja Zavod AIPA.

Pravico vpogledati v uradno dokumentacijo ima pooblaščeni predstavnik Urada RS za intelektualno lastnino ter pooblaščena revizijska hiša, prav tako pa tudi druga pooblaščena uradna oseba.

Vpogled v dokumentacijo, ki posega v področje varstva osebnih podatkov ni dovoljen nikomur brez predhodnega dovoljenja osebe, na katero se ti podatki nanašajo, kolikor ni drugače določeno oziroma za vpogled obstaja neposredna zakonska podlaga.
Osebni podatki, ki se nahajajo v dokumentaciji Zavoda AIPA, se posredujejo samo tistim prosilcem oziroma uporabnikom, ki se izkažejo z ustrezno zakonsko podlago ali s pisno zahtevo oziroma privolitvijo posameznika, na katerega se podatki nanašajo.

Zavod AIPA lahko podatke posreduje tudi v obliki poročil ali odgovorov na vprašanja, pri čemer te podatke ali poročila posreduje bodisi v pisni obliki na naslov bivališča upravičenca oziroma sedež pravne osebe, ki ga upravičenec, ki želi poročilo ali odgovor na vprašanje, posreduje Zavodu AIPA, bodisi osebno, vse v roku 15 dni po prejetju zahteve po posredovanju poročila ali odgovora na vprašanje.
Način podaje odgovora in odločitev, ali bo Zavod AIPA poročilo pripravil, posredoval ali odgovoril na vprašanje, v kolikor vsebina presega vpogled v dokumentacijo iz 10. člena tega pravilnika, sprejme Svet Zavoda AIPA, kolikor pa se zahteva za podajo poročila ali podajo odgovora nanaša izključno na Strokovni svet Zavoda AIPA, pa o tem odloča Strokovni svet Zavoda AIPA sam.

Za vsak vpogled v dokumentacijo ali za vsako posredovanje podatkov mora zainteresirana oseba (prosilec) vložiti pisno vlogo, iz katere mora biti razvidna določba zakona, ki ga pooblašča za vpogled oziroma pridobitev zahtevanih podatkov oziroma mora izkazati pravni interes.

Vsak vpogled v (drugo) dokumentacijo Zavoda AIPA se zabeleži v »Evidenco vpogledov v dokumentacijo«, iz katere mora biti razvidno, kdo je vpogledal, kdaj, kateri podatki oziroma dokumenti so mu bili predloženi, na kakšen način ter na kakšni podlagi je bil opravljen vpogled. Oseba, ki ji je vpogled odobren in ga opravi, se v evidenci tudi podpiše.
Kolikor je dokumentov več je potrebno narediti natančen seznam predloženih in pregledanih ter vrnjenih dokumentov.
Vsako posredovanje podatkov se beleži v »Evidenco posredovanj podatkov«, iz katere mora biti razvidno, kateri podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kakšen način ter na kakšni podlagi so bili podatki posredovani. Oseba, ki so ji bili podatki posredovani osebno, mora potrdilo o prevzemu dokumenta s podatki podpisati, potrdilo pa se vloži v evidenco. Lahko pa s podpisom potrdi prevzem podatkov neposredno v evidenci s pripisom »prevzeto«.
Če so bile prosilcu posredovane kopije dokumentacije, podpiše prosilec prevzemnico z natančnim popisom vseh prejetih listin oziroma seznamom dokumentov.

Nikoli se ne posredujejo izvirniki dokumentov, razen v primeru pisne odredbe sodišča. Izvirni dokument se mora v času odsotnosti nadomestiti s kopijo.
Izjemoma se lahko po predhodni odobritvi Sveta Zavoda AIPA izvirnik dokumenta oziroma listine izda oziroma posreduje prosilcu, vendar le v primeru, če bi kopiranje predstavljalo nesmotrno povečevanje stroškov ali če kopiranja ni mogoče zagotoviti zaradi narave ali veljavnosti listine. V takem primeru mora prosilec ravnati z večjo skrbnostjo ter varovati vsebino dokumentov oziroma listin kot poslovno skrivnost. Za škodo zaradi izgube ali uničenja dokumentov oziroma listin in za škodo zaradi razkritja njihove vsebine oziroma poslovne skrivnosti, prosilec odgovarja po splošnih pravilih o odškodninski odgovornosti, pri čemer se strinja, da je njegovo dolžno ravnanje pojmuje strožje (saj mora ravnati z večjo skrbnostjo kot običajno).

S podatki, pridobljenimi na podlagi vpogleda, kakor tudi s kopijami dokumentov Zavoda AIPA, je dolžan prosilec ravnati kot s poslovno skrivnostjo in je dolžan poskrbeti, da podatki in/ali kopije listin ne pridejo v roke tretji osebi. Prosilec odgovarja za morebitno škodo, ki bi nastala tretjim, zaradi takega nedovoljenega nadaljnjega posredovanja podatkov.

Vpogled in kopiranje originalov ali kopij posameznega dela ali celotne uradne dokumentacije Zavoda AIPA se po predhodni odobritvi organa, v katerem prosilec opravlja svojo funkcijo svetnika, dovoli le članu Sveta Zavoda AIPA ali Strokovnega sveta Zavoda AIPA na njegovo pisno zahtevo, ki mora vsebovati tudi utemeljitev zahteve.
Član Sveta Zavoda AIPA ali Strokovnega sveta Zavoda AIPA ima na podlagi predhodne pisne utemeljitve in odobritve Sveta Zavoda AIPA ali Strokovnega sveta Zavoda AIPA pravico do vpogleda v osebne podatke upravičencev, v kolikor je tak vpogled nujno potreben za izvajanje nadzora nad upravljanjem in poslovanjem zavoda oziroma njegovih organov.

Z dnem, ko začne veljati ta pravilnik, preneha veljati Pravilnik o vpogledu v uradno dokumentacijo Zavoda AIP z dne 29. 11. 2010, sprejet na 2. seji Zavoda AIPA.

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.