Na podlagi 39. in 42. člena Zakona o glasbenih šolah (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo) minister za izobraževanje, znanost, kulturo in šport izdaja
P R A V I L N I K
o dokumentaciji v glasbenih šolah
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
(vsebina pravilnika)
Ta pravilnik določa dokumentacijo, ki jo vodi oziroma izdaja glasbena šola.
2. člen
(način vodenja dokumentacije)
(1) Zbirke osebnih podatkov, ki jih v skladu z zakonom vodi glasbena šola, se vodijo v predpisani dokumentaciji. Glasbena šola mora voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov v skladu s predpisi.
(2) Dokumentacija se praviloma vodi v elektronski obliki na način, da je omogočen tudi izpis na papir. Če glasbena šola vodi dokumentacijo v elektronski obliki v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.
3. člen
(dokumentacija v skladu z drugimi predpisi)
(1) Glasbena šola poleg dokumentacije, določene s tem pravilnikom, vodi tudi dokumentacijo v skladu z drugimi predpisi.
(2) Dokumentacija, ki je določena s tem pravilnikom, se ne evidentira v skladu s predpisi, ki urejajo upravno poslovanje. Dokumentacija se vodi in hrani v skladu s tem pravilnikom po kronološkem redu, šolskih letih, programih, predmetih in razredih.
II. VRSTE DOKUMENTACIJE
4. člen
(vrste dokumentacije)
(1) Glasbena šola vodi oziroma izdaja naslednjo dokumentacijo:
1. knjige in splošne dokumente,
2. dokumentacijo o delu strokovnih organov,
3. dokumentacijo o delu strokovnih delavcev,
4. dokumentacijo o poteku pouka in drugega vzgojno izobraževalnega dela,
5. dokumentacijo o učencih,
6. javne listine in potrdila,
7. drugo dokumentacijo.
(2) Dokumenti, ki jih vsebuje dokumentacija iz prejšnjega odstavka, so določeni v prilogi, ki je sestavni del tega pravilnika in vsebuje:
– naziv dokumenta,
– vsebino dokumenta,
– podatek ali se dokument vodi na predpisanem obrazcu, ki ga določi minister, pristojen za izobraževanje (v nadaljnjem besedilu: minister),
– čas hranjenja dokumenta.
(3) Obrazci dokumentov, ki jih v skladu s tem pravilnikom določi minister in jih izpolnjujejo učenci oziroma njihovi starši, so objavljeni tudi na spletnih straneh ministrstva, pristojnega za izobraževanje in na državnem portalu e-uprava.
(4) Javne listine in potrdila, ki so določeni s pravilnikom, ki ureja obrazce javnih listin v glasbeni šoli, glasbena šola izdaja na obrazcih, določenih z navedenim pravilnikom.
III. JAVNE LISTINE IN POTRDILA
5. člen
(javne listine)
Glasbena šola izdaja naslednje javne listine: spričevalo, spričevalo o končani nižji oziroma višji stopnji glasbene šole, spričevalo o končanem programu (predšolska glasbena vzgoja, glasbena in plesna pripravnica) in obvestilo o letnih ocenah.
6. člen
(vsebina javnih listin)
(1) Vsaka javna listina, ki jo izda glasbena šola, mora vsebovati ime in sedež šole, evidenčno številko, kraj in datum izdaje, ime in priimek podpisnika ter njegov podpis in pečat šole.
(2) Javno listino v imenu šole podpiše uradna oseba, ki ima pooblastilo za zastopanje v pravnem prometu, vpisano v sodni register, v skladu z zakonom in ustanovitvenim aktom šole (praviloma ravnatelj oziroma direktor ali pomočnik ravnatelja ali druga pooblaščena oseba), sopodpiše pa jo strokovni delavec oziroma druga pooblaščena oseba, če je v obrazcu listine to predvideno.
7. člen
(nadomestne javne listine)
(1) Glasbena šola javno listino izda v izvirniku le enkrat.
(2) Na zahtevo posameznika glasbena šola izda nadomestno javno listino.
(3) Glasbena šola izda naslednje nadomestne javne listine: spričevalo, spričevalo o končani nižji oziroma višji stopnji glasbene šole, spričevalo o končanem programu (predšolska glasbena vzgoja, glasbena in plesna pripravnica) in obvestilo o letnih ocenah.
(4) Glasbena šola izda nadomestno javno listino iz prejšnjega odstavka na obrazcu izpis iz evidence.
(5) Izdajatelj nadomestne javne listine navede ime šole oziroma pravnega naslednika, ki razpolaga z uradno evidenco. Izpis iz evidence podpiše pooblaščena oseba izdajatelja in potrdi pristnost listine s pečatom izdajatelja.
8. člen
(izdaja novega spričevala zaradi spremembe ocen po ugovoru)
Učencu, ki mu je bila po ugovoru ocena izboljšana, glasbena šola izda novo spričevalo, v katerem se navedejo ocene iz vseh predmetov.
9. člen
(izdaja obvestila o letnih ocenah)
Učencu, ki ima pravico opravljati popravni izpit, oziroma učencu, ki iz opravičenih razlogov ni uspešno opravil vseh obveznosti v skladu s programom, glasbena šola ob koncu pouka izda obvestilo o letnih ocenah. Po uspešno opravljenem popravnem izpitu v rokih, ki jih določa šolski koledar, oziroma po uspešno opravljenih obveznostih v skladu s programom, glasbena šola učencu izda spričevalo z ocenami iz vseh predmetov.
10. člen
(potrdila)
(1) Glasbena šola izda učencu za uveljavljanje pravic po drugih predpisih na njegovo zahtevo potrdilo o vpisu.
(2) Na zahtevo učenca, organov državne uprave ter nosilcev javnih pooblastil glasbena šola izda potrdilo o vpisu zaradi uveljavljanja pravic v skladu z drugimi predpisi.
IV. VODENJE DOKUMENTACIJE
11. člen
(sestavine dokumentov)
Vsi dokumenti, ki jih vodi oziroma izdaja glasbena šola, morajo vsebovati ime in sedež šole, ime in priimek podpisnika ter njegov podpis. Dokumentacija, ki sodi med knjige in splošne dokumente ter vsi izhodni dokumenti morajo vsebovati tudi pečat šole. Vsi dokumenti, ki jih izdaja glasbena šola, morajo vsebovati tudi evidenčno številko in datum.
12. člen
(popravljanje podatkov v dokumentih)
Če se naknadno ugotovi, da so podatki v dokumentu nepopolni, netočni ali neažurni, glasbena šola podatke ustrezno dopolni oziroma popravi. Glasbena šola podatke popravi tako, da v dokumentu prečrta neustrezen podatek, zapiše pravilen podatek in popravek opremi s pečatom, podpisom odgovorne osebe in datumom popravka ter obrazložitev zapiše v opombe. Prečrtan neustrezen podatek mora ostati viden.
Če se naknadno ugotovi, da so podatki v dokumentu nepopolni, netočni ali neažurni, glasbena šola podatke ustrezno dopolni oziroma popravi. Glasbena šola podatke popravi tako, da v dokumentu prečrta neustrezen podatek, zapiše pravilen podatek in popravek opremi s pečatom, podpisom odgovorne osebe in datumom popravka ter obrazložitev zapiše v opombe. Prečrtan neustrezen podatek mora ostati viden.
13. člen
(posredovanje dokumentacije)
Če se učenec prešola na drugo glasbeno šolo, pošlje glasbena šola matični list šoli, na katero se učenec prešola. Navedena dokumentacija se drugi šoli posreduje na podlagi njenega pisnega zaprosila.
14. člen
(arhivsko gradivo)
(1) Za dokumente, ki imajo s tem pravilnikom čas hranjenja določen v letih, začne čas teči od 1. januarja naslednjega leta.
(2) Ne glede na roke hranjenja, določene v prilogi, mora glasbena šola po navodilih pristojnega arhiva odbrati gradivo iz šolske dokumentacije, ki je arhivskega pomena.
(3) Dokumentacijo, ki jo glasbena šola trajno hrani, in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve pristojnemu arhivu, mora glasbena šola arhivirati in varovati po predpisih o arhivskem gradivu in varstvu osebnih podatkov.
(4) Glasbena šola lahko v soglasju z ustanoviteljem zagotovi in organizira arhiviranje in shranjevanje dokumentacije zunaj svojih prostorov ali pa v skupnih prostorih za več šol na določenem območju.
15. člen
(uničenje dokumentacije)
(1) Glasbena šola mora uničiti dokumentacijo z osebnimi podatki po preteku predpisanega roka hranjenja, tako da ni več mogoče ugotoviti njene vsebine.
(2) Za brisanje podatkov iz elektronsko vodenih zbirk podatkov se uporabi metoda brisanja podatkov, ki onemogoča delno ali celotno restavracijo brisanih podatkov.
(3) Dokumentacija v obliki izpisa na papir se uniči na način, ki onemogoča branje uničenih podatkov. Fizično uničenje dokumentacije se izvede komisijsko, o čemer se sestavi zapisnik o načinu uničenja, času in kraju ter predmetu uničenja ter navzočih članih komisije, ki je to izvedla.
(4) Glasbena šola na način, določen v tem členu, uniči tudi neveljavno, neuporabno oziroma poškodovano dokumentacijo.
16. člen
(smiselna uporaba dokumentacije)
Določbe tega pravilnika se smiselno uporabljajo v zasebnih glasbenih šolah, ki so vpisane v razvid izvajalcev javnoveljavnih programov glasbenega in plesnega izobraževanja pri ministrstvu, pristojnem za izobraževanje.
17. člen
(uporaba obrazcev)
Obrazce, ki jih predpiše minister lahko uporabljajo samo javne in zasebne glasbene šole, ki so na ministrstvu, pristojnem za izobraževanje, vpisane v razvid izvajalcev javnoveljavnih programov osnovnega glasbenega in plesnega izobraževanja.
V. PREHODNA IN KONČNA DOLOČBA
18. člen
(prenehanje veljavnosti predpisa)
Z dnem začetka uporabe tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o šolski dokumentaciji v glasbenih šolah (Uradni list RS, št. 44/01, 1/04 in 66/06).
19. člen
(uveljavitev pravilnika)
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporabljati pa se začne 1. septembra 2012.
Št. 0070-82/2012
Ljubljana, dne 1. avgusta 2012
EVA 2012-3330-0018
dr. Žiga Turk l.r.
Minister
za izobraževanje, znanost, kulturo in šport
