Na podlagi trinajstega odstavka 41. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 12/13 – uradno prečiščeno besedilo) in trinajstega odstavka 45. člena Zakona o javnem naročanju na vodnem, energetskem, transportnem področju in področju poštnih storitev (Uradni list RS, št. 72/11 – uradno prečiščeno besedilo, 43/12 – odl. US in 90/12) izdaja minister za finance v soglasju z ministrom za notranje zadeve

Ta pravilnik določa način vzpostavitve, upravljanja in vzdrževanja enotnega informacijskega sistema iz dvanajstega odstavka 41. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 12/13 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljnjem besedilu: ZJN-2) in dvanajstega odstavka 45. člena Zakona o javnem naročanju na vodnem, energetskem, transportnem področju in področju poštnih storitev (Uradni list RS, št. 72/11 – uradno prečiščeno besedilo, 43/12 – odl. US in 90/12; v nadaljnjem besedilu: ZJNVETPS), ki predstavlja zbirko podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah, način, nabor in dinamiko prevzemanja podatkov iz uradnih evidenc, način in nabor predložitve drugih dokazil s strani kandidata ali ponudnika, način zavarovanja osebnih podatkov ter način določanja pooblaščenosti za vpogled.

(1) Podatki iz zbirke podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah se uporabljajo izključno za preveritev ponudb v skladu s 77. členom ZJN-2, 81. členom ZJNVETPS in 72. členom Zakona o javnem naročanju na področju obrambe in varnosti (Uradni list RS, št. 90/12; v nadaljnjem besedilu: ZJNPOV). V zbirki lahko naročnik vpogleda le v tiste podatke iz uradne evidence, ki so potrebni za preverjanje ponudbe v posameznem postopku javnega naročanja, če je za ta postopek javnega naročanja ponudnik privolil v takšen način pridobitve podatkov.
(2) Zbirka podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah se v enotnem informacijskem sistemu vodi po naročniku in številki objave obvestila o javnem naročilu na portalu javnih naročil. Če naročnik ni objavil obvestila o javnem naročilu, se vodi po naročniku in referenčni številki javnega naročila, ki jo je določil naročnik.

(1) Podatki v enotnem informacijskem sistemu se pridobijo iz naslednjih uradnih evidenc:
1. poslovni register,
2. register transakcijskih računov,
3. kazenska evidenca za pravne osebe,
4. kazenska evidenca za fizične osebe,
5. evidenca zapadlih, neplačanih davkov in prispevkov za socialno varnost,
6. evidenca insolvenčnih postopkov,
7. evidenca ponudnikov z negativnimi referencami.
(2) Podatke iz uradne evidence iz 3. točke prejšnjega odstavka lahko naročnik za posameznega kandidata ali ponudnika zahteva, če se je kandidat ali ponudnik strinjal s preveritvijo teh podatkov v zbirki podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah in je v tej zbirki deponiral pisno soglasje za preveritev podatkov v kazenski evidenci za pravne osebe. Podatke iz 4. točke prejšnjega odstavka lahko naročnik za zakonite zastopnike posameznega kandidata ali ponudnika zahteva, če se je kandidat ali ponudnik strinjal s preveritvijo podatkov v zbirki podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah in je v tej zbirki deponiral pisno soglasje zakonitih zastopnikov za preveritev podatkov v kazenski evidenci za fizične osebe. Pisna soglasja iz tega člena veljajo za postopek oddaje javnega naročila, za katerega so dana.
(3) Podatki iz uradnih evidenc iz prvega odstavka tega člena se prevzemajo v skladu s pisnim dogovorom o tehničnih pogojih za njihovo prevzemanje in razmejitvi odgovornosti pri pošiljanju, prevzemanju in obdelavi podatkov iz uradnih evidenc, ki ga sklenejo ministrstvo, pristojno za finance, ministrstvo, pristojno za upravo, in upravljavec posamezne uradne evidence. Podatki se v zbirko podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah prevzemajo na podlagi vsakokratne zahteve naročnika, kandidata ali ponudnika.

(1) Iz poslovnega registra se v zbirko podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah pridobijo naslednji podatki o:
1. kandidatu ali ponudniku:
– matična številka;
– davčna številka;
– firma in skrajšana firma;
– sedež in poslovni naslov;
– pravnoorganizacijska oblika;
– registrirane dejavnosti (SKD);
– transakcijski računi;
2. zakonitih zastopnikih kandidata ali ponudnika:
– ime osebe, pooblaščene za zastopanje;
– enotna matična številka občana (EMŠO);
– naslov;
– datum podelitve pooblastila za zastopanje;
– vrsta zastopnika;
– način in omejitve zastopanja.
(2) Podatek o enotni matični številki občana iz druge alineje 2. točke prejšnjega odstavka se iz poslovnega registra pridobi za zagotavljanje istovetnosti zakonitega zastopnika kandidata ali ponudnika in preveritev nekaznovanosti tega zastopnika v kazenski evidenci za fizične osebe. Podatek se pridobi pod pogojem, da je kandidat ali ponudnik privolil v preveritev teh podatkov v zbirki podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah in je za to preveritev v zbirki deponiral pisno soglasje zakonitega zastopnika.
(3) Iz registra transakcijskih računov se v zbirko podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah pridobijo naslednji podatki o:
1. kandidatu ali ponudniku:
– matična številka;
– davčna številka;
– polno in kratko ime;
– poslovni naslov;
2. transakcijskih računih kandidata ali ponudnika:
– številka transakcijskega računa;
– vrsta računa;
– neporavnane obveznosti;
– ponudnik plačilnih storitev.
(4) Iz uradne evidence iz 3. do 7. točke prvega odstavka prejšnjega člena se v zbirko podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah pridobi le podatek, ali subjekt izpolnjuje zahtevo iz postopka javnega naročanja ali ne.
(5) Podatki se v zbirki podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah hranijo do dokončnosti odločitve o oddaji naročila, potem se izbrišejo.

(1) Kandidat ali ponudnik lahko s kvalificiranim digitalnim potrdilom v zbirki podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah privoli v preveritev podatkov v tej zbirki in v njej deponira katero koli dokazilo o izpolnjevanju pogojev za ugotavljanje sposobnosti, zahtev glede tehničnih specifikacij in druga dokazila, o katerih se ne vodi uradna evidenca.
(2) Kandidat ali ponudnik lahko obdeluje le podatke, ki jih je v zbirki podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah deponiral sam, vpogleda in natisne pa lahko podatke, ki se o njem vodijo v uradni evidenci in se v skladu s prejšnjim členom pridobivajo v zbirko podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah.

Naročnik do podatkov v zbirki podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah dostopa s kvalificiranim digitalnim potrdilom registriranega overitelja v Republiki Sloveniji, ki ga uporablja izključno fizična oseba, zaposlena pri naročniku, ki ji je digitalno potrdilo izdano. Kvalificirano digitalno potrdilo se ne sme posojati tretjim osebam, lastno kvalificirano digitalno potrdilo se ne sme uporabljati za pridobivanje podatkov namesto tretjih oseb, tudi če ima tretja oseba enake pravice do dostopa, kakor jih ima imetnik kvalificiranega digitalnega potrdila, in se ga ne sme uporabljati skupinsko.

(1) Dostop do zbirke podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah je na podlagi varnostne sheme urejen prek enotne vstopne točke enotnega informacijskega sistema na področju javnega naročanja.
(2) Varnostna shema je zbirka podatkov o vseh uporabnikih zbirke podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah in pravicah do dostopa posameznih imetnikov kvalificiranih digitalnih potrdil. Pravice do dostopa se nanašajo na dodelitev, odvzem in ukinitev dostopa do zbirke podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah oziroma do podatkov v tej zbirki. Pravice do dostopa osebam, zaposlenim na ministrstvu, pristojnem za finance, ali ministrstvu, pristojnem za upravo, ki opravljajo naloge nadzora in upravljanja zbirke podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah, ter kandidatom in ponudnikom dodeljuje pooblaščena oseba upravljavca zbirke podatkov. Osebam, zaposlenim pri naročnikih, dodeljuje pravice do dostopa odgovorna oseba naročnika. Ob dodelitvi pravic imetnik kvalificiranega digitalnega potrdila pisno izjavi, da bo pri delu ravnal v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov, tajnih podatkov in poslovnih skrivnosti, ter tem pravilnikom.

Pooblaščena oseba upravljavca, zadolžena za nadzor in upravljanje zbirke podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah, dvakrat letno pripravi seznam naključnih dostopov, za katere mora naročnik preveriti upravičenost dostopov. O ugotovitvah odgovorna oseba naročnika poroča pooblaščeni osebi upravljavca. Če se pri nadzoru ugotovijo nepravilnosti glede obdelave osebnih podatkov, ki bi lahko pomenili sum storitve prekrška, mora odgovorna oseba naročnika o tem obvestiti tudi državni nadzorni organ za varstvo osebnih podatkov.

(1) Zbirka podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah se upravlja v elektronski obliki. Upravlja in vzdržuje jo ministrstvo, pristojno za upravo.
(2) Upravljavec zbirke podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah za vsak dostop in delo v zbirki zagotovi možnost naknadnega preverjanja časa, avtorja in vsebine posegov in vpogledov v zbirko podatkov pet let od opravljenega posega ali vpogleda. V zbirki o ponudnikih ter njihovih ponudbah se osebni podatki varujejo v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.