Št. 430-16/2013/6 Ob-1967/13

Na podlagi Zakona o javnih financah (Uradni list RS, št. 11/11) – ZJF-UPB4 in Pravilnika o postopkih za izvrševanje proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 50/07, 61/08, 99/09, 3/13), objavlja Ministrstvo za notranje zadeve

1. Ime oziroma naziv in sedež naročnika: Republika Slovenija, Ministrstvo za notranje zadeve, Štefanova ulica 2, 1501 Ljubljana. 2. Podatki o predmetu javnega razpisa Predmet javnega razpisa je izvajanje programov vzpodbujanja medkulturnega dialoga z državljani tretjih držav na različnih področjih vsakdanjega življenja, ki obsega naslednje sklope: Sklop 1: Programa vzpodbujanja medkulturnega dialoga v Ljubljani; Sklop 2: Programa vzpodbujanja medkulturnega dialoga v Mariboru; Sklop 3: Programa vzpodbujanja medkulturnega dialoga v Celju; Sklop 4: Programa vzpodbujanja medkulturnega dialoga v Novem mestu; Sklop 5: Programa vzpodbujanja medkulturnega dialoga v Kopru. Prijavitelji lahko ponudijo predmet javnega razpisa v celoti (sklopi od 1 do 5) ali posamezne sklope v celoti (izvajanje celotnega programa v posameznem sklopu). Prijavitelji se ne morejo prijaviti za izvajanje posameznega dela programa iz posameznega sklopa javnega razpisa. Podroben opis predmeta javnega razpisa je podan v razpisani dokumentaciji. 3. Pogoji za prijavo na javni razpis – Na javni razpis se lahko prijavijo pravne osebe, ki: – so registrirane za opravljanje dejavnosti pri pristojnem sodišču ali drugem pristojnem organu; – niso v postopku prisilne poravnave, stečajnem postopku ali postopku prisilnega prenehanja; – izpolnjujejo pogoj, da prijavitelj niti njegov zakoniti zastopnik, kolikor gre za pravno osebo, ni bil pravnomočno obsojen zaradi kaznivih dejanj, ki so opredeljena v Kazenskem zakoniku: hudodelsko združevanje, sprejemanje podkupnine pri volitvah (za fizične osebe), nedovoljeno sprejemanje daril, nedovoljeno dajanje daril, jemanje podkupnine (za fizične osebe), dajanje podkupnine, sprejemanje daril za nezakonito posredovanje in dajanje daril za nezakonito posredovanje, goljufija, poslovna goljufija, preslepitev pri pridobitvi posojila ali ugodnosti in zatajitev finančnih obveznosti, pranje denarja ter, če je bil izvajalec ali njegov zakoniti zastopnik pravnomočno obsojen zaradi goljufije zoper finančne interese Evropskih skupnosti v smislu 1. člena Konvencije o zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti; – Programi morajo imeti realne in jasno postavljene cilje, ki so v skladu s predmetom razpisa in izhajajo iz potreb uporabnikov in naročnika; – Programi se ne smejo izvajati kot del drugih, s strani naročnika ali finančnih skladov EU že sofinanciranih programov; – Vsebina progama mora biti skladna s predmetom javnega razpisa; – Program se mora izvajati v Republiki Sloveniji, na nacionalni ravni; – Prijavitelji – izvajalci morajo zagotoviti izvajanje programa po načelu nepridobitnosti. V primeru, da prijavitelj ne izpolnjuje katerega od zgoraj navedenih pogojev, se vloga izloči. 4. Obvezna vsebina vloge Prijavitelj mora v vlogi predložiti: – Izpolnjene, podpisane in žigosane obrazce iz razpisne dokumentacije za pripravo vloge: – Obrazec vloge (priloga št. IV/1); – Splošna izjava prijavitelja programa (priloga št. IV/2); – Pooblastilo prijavitelja za pridobitev podatkov iz uradnih evidenc – za pravno osebo (priloga št. IV/3a) – Pooblastilo za pridobitev podatkov iz uradnih evidenc – za fizične osebe (priloga št. IV/3b) – Izjava prijavitelja programa – DDV (Priloga št. IV/4); – Podatki o prijavitelju (Priloga št. IV/5); – Podatki o kadrih – izvajalcih programa (Priloga št. IV/6); – Načrtovani logični okvir programa (Priloga št. IV/7); – Načrtovani proračun programa – po vrsticah proračuna (Priloga št. IV/8a); – Načrtovani proračun programa – po kategorijah upravičenih stroškov – zbirno (Priloga št. IV/8b); – Opis programa (Priloga št. IV/9); – Reference prijavitelja (Priloga št. IV/10). – Vzorec pogodbe (V. del razpisne dokumentacije): Prijavitelj mora parafirati vse strani vzorca pogodbe ter podpisati in žigosati zadnjo stran vzorca pogodbe; – V primeru, da skupina prijaviteljev predloži skupno vlogo, mora ta skupina prijaviteljev v vlogi predložiti izjavo o predložitvi pravnega akta o skupni izvedbi programa (npr. pogodba o sodelovanju), v primeru, da bodo izbrani na javnem razpisu ter zahtevana dokazila v skladu s točko 8. Obvezna vsebina vloge v razpisni dokumentaciji; – Prijavitelji, ki nimajo sedeža v Republiki Sloveniji, morajo poleg Splošne izjave prijavitelja programa iz priloge št. IV/2 in ostalih dokazil iz podtočk točke 8. Obvezna vsebina vloge, v vlogi predložiti tudi naslednje dokumente: – Dokazilo, da proti prijavitelju ni uveden oziroma prijavitelj ni v postopku prisilne poravnave, stečaja ali prisilnega prenehanja, – Dokazilo, da ni bil prijavitelj niti njegov zakoniti zastopnik, kolikor gre za pravno osebo, pravnomočno obsojen zaradi kaznivih dejanj, ki so opredeljena v Kazenskem zakoniku: hudodelsko združevanje, sprejemanje podkupnine pri volitvah (za fizične osebe), nedovoljeno sprejemanje daril, nedovoljeno dajanje daril, jemanje podkupnine (za fizične osebe), dajanje podkupnine, sprejemanje daril za nezakonito posredovanje in dajanje daril za nezakonito posredovanje, goljufija, poslovna goljufija, preslepitev pri pridobitvi posojila ali ugodnosti in zatajitev finančnih obveznosti, pranje denarja ter, če je bil izvajalec ali njegov zakoniti zastopnik pravnomočno obsojen zaradi goljufije zoper finančne interese Evropskih skupnosti v smislu 1. člena Konvencije o zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti, – Registracijo podjetja za dejavnost, katere predmet je javni razpis, ki mora izkazovati zadnje stanje ter kopija mora biti enaka originalu. Na odpiranju vlog strokovna komisija ugotavlja popolnost vlog. V primeru, da prijavitelj v vlogi ne bo predložil vseh zgoraj navedenih dokazil in izpolnjenih obrazcev iz razpisne dokumentacije, zaradi česar bo njegova vloga formalno nepopolna, ga bo komisija pozvala k dopolnitvi vloge. Vloga, katere prijavitelj ne bo dopolnil v skladu s pozivom za dopolnitev vloge, bo zavržena. 5. Izdelava in predložitev vloge Vloga se sestavi tako, da prijavitelj vpiše zahtevane podatke v obrazce, ki so sestavni del razpisne dokumentacije oziroma posameznih delov le-te. Prijavitelj poda vlogo na obrazcih iz prilog razpisne dokumentacije ali po vsebini in obliki enakih obrazcih, izdelanih s strani prijavitelja. Prijavitelj priloge izpolni, podpiše in žigosa. Prijavitelj predloži vlogo v zapečatenem ali zaprtem ovitku tako, da je možno preveriti, da je zaprt tako, kot je bil predan. Prijavitelj na ovitek vloge nalepi izpolnjen obrazec prijave iz priloge št. IV/11 razpisne dokumentacije. V primeru, da vloga ni označena kot je navedeno, naročnik ne odgovarja za predčasno odpiranje vloge ali za založitev vloge. 6. Merila za izbor programov Naročnik bo vloge, ki bodo izpolnjevale vse pogoje javnega razpisa in bo njihova vsebina skladna s predmetom javnega razpisa, ocenil po spodaj navedenih merilih, in sicer za vsak posamezni sklop od 1 do 5 javnega razpisa. Vloge lahko pri vsakem sklopu dosežejo maksimalno 70 točk. V primeru, da vsebina programa v posamezni vlogi ni skladna s predmetom javnega razpisa, se vloga izloči. Na tem mestu je v objavi uporabljena tabela ali kakšen drug element, ki ni tekst. Takšen element je viden v PDF datoteki! Pri vsakem merilu vloga prejme od 0 do 10 točk, kot je razvidno iz spodaj podane ocenjevalne lestvice. Vloge morajo pri vsakem merilu, razen pri merilu št 7, doseči vsaj 3 točke (merilo 1, 3, 4, 5) oziroma vsaj 5 točk (merilo 2 in 6), v nasprotnem primeru, se vloga, ki pri posameznem merilu (razen pri merilu št. 7) doseže 0 točk, izloči. V okviru vsakega sklopa bo izbran en prijavitelj, in sicer tisti, ki bo dosegel največje število točk, pri čemer mora vloga za program v okviru posameznega sklopa prejeti najmanj 45 točk. V primeru več prijaviteljev z istim številom točk, se izbere prijavitelja z najnižjo ponujeno vrednostjo programa. Programi bodo ocenjeni skladno z navedenimi kriteriji ob primerjavi istovrstnih programov in ob upoštevanju specifičnosti posameznih programov. Ocenjevalna lestvica v okviru posameznega merila: 1. Namen in cilji programa so konkretno opredeljeni in uresničljivi: – izpolnjuje v celoti (10 točk), – izpolnjuje v večji meri (5 točk), – izpolnjuje v manjši meri (3 točke), – ne izpolnjuje (0 točk – vloga se izloči). 2. Program ima opredeljen ustrezen način evalvacije doseganja ciljev in rezultatov: – program ima izdelano celovito evalvacijo doseganja ciljev in rezultatov programa (10 točk), – v programu se samo delno uporabljajo nekateri določeni načini za merjenje posameznih ciljev programa (5 točk), – program nima izdelane evalvacije za doseganje ciljev in ne meri sistemsko rezultatov programa (0 točk – vloga se izloči). 3. Aktivnosti in metoda dela so v programu jasno opredeljeni: – izpolnjuje v celoti (10 točk), – izpolnjuje v večji meri (5 točk), – izpolnjuje v manjši meri (3 točke), – ne izpolnjuje (0 točk – vloga se izloči). 4. Aktivnosti in metoda dela so zastavljeni v skladu s končnim ciljem (omogočajo doseganje ciljev): – izpolnjuje v celoti (10 točk), – izpolnjuje v večji meri (5 točk), – izpolnjuje v manjši meri (3 točke), – ne izpolnjuje (0 točk – vloga se izloči). 5. Število ur za posamezno aktivnost omogoča doseganje ciljev programa: – izpolnjuje v celoti (10 točk), – izpolnjuje v večji meri (5 točke), – izpolnjuje v manjši meri (3 točke), – ne izpolnjuje (0 točk – vloga se izloči). 6. Program predvideva sodelovanje uporabnikov programa pri izvedbi ali evalvaciji aktivnosti: – uporabniki programa aktivno sodelujejo pri izvedbi ali evaluaciji aktivnosti (10 točk), – uporabniki programa delno sodelujejo pri izvedbi ali evaluaciji aktivnosti (5 točk), – program ne predvideva sodelovanja uporabnikov programa pri izvedbi ali evaluaciji programa (0 točk – vloga se izloči). 7. Prijavitelj ima v zadnjih osmih letih reference iz izvajanja podobnih programov: – prijavitelj ima več kot 5 referenc z izvajanjem podobnih programov v zadnjih osmih letih (10 točk), – prijavitelj ima od 3 do 5 referenc z izvajanjem podobnih programov v zadnjih osmih letih (5 točk), – prijavitelj ima 1 oziroma 2 referenci z izvajanjem podobnih programov v zadnjih osmih letih (0 točk). Merila so podrobneje opredeljena v razpisni dokumentaciji. 7. Izločitev vloge Prijavitelj programa bo izločen iz nadaljnjega postopka izbire v naslednjih primerih: – kolikor prijavitelj ni registriran pri pristojnem sodišču ali drugem organu za dejavnost, ki je predmet razpisa, za katerega daje vlogo; – kolikor je zoper prijavitelja uveden oziroma je prijavitelj v postopku prisilne poravnave, stečajnem postopku ali postopku prisilnega prenehanja; – kolikor je bil prijavitelj ali njegov zakoniti zastopnik, kolikor gre za pravno osebo, pravnomočno obsojen zaradi kaznivih dejanj, ki so opredeljena v Kazenskem zakoniku (Uradni list RS, št. 55/08, 66/08, 39/09, 91/11): hudodelsko združevanje, sprejemanje podkupnine pri volitvah (za fizične osebe), nedovoljeno sprejemanje daril, nedovoljeno dajanje daril, jemanje podkupnine (za fizične osebe), dajanje podkupnine, sprejemanje daril za nezakonito posredovanje in dajanje daril za nezakonito posredovanje, goljufija, poslovna goljufija, preslepitev pri pridobitvi posojila ali ugodnosti in zatajitev finančnih obveznosti, pranje denarja ter, če je bil izvajalec ali njegov zakoniti zastopnik pravnomočno obsojen zaradi goljufije zoper finančne interese Evropskih skupnosti v smislu 1. člena Konvencije o zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti; – kolikor se ugotovi, da programi nimajo realnih in jasno postavljenih ciljev, da ti cilji niso v skladu s predmetom razpisa in ne izhajajo iz potreb uporabnikov in naročnika; – kolikor je prijavitelj za namen izvajanja programa, za katerega se prijavlja, že prejel pomoč kateregakoli drugega organa oziroma institucije Republike Slovenije oziroma Evropske unije ter pri izvedbi programa prihaja do dvojnega financiranja; – kolikor se ugotovi, da vsebina programa ni skladna s predmetom javnega razpisa; – kolikor se programi ne izvajajo v Republiki Sloveniji in niso nacionalnega pomena; – kolikor se ugotovi, da pri izvedbi programa prihaja do pridobitne dejavnosti; – kolikor se ugotovi, da so interesi prijavitelja v nasprotju z interesi in cilji programa; – kolikor je prijavitelj interesno povezan z naročnikom, in sicer v smislu Kodeksa ravnanja javnih uslužbencev (Uradni list RS, št. 8/01), ter kolikor je prijavitelj ali oseba, ki je pri njem zaposlena interesno povezana s predsednikom ali članom izbirne komisije pri naročniku, in sicer v smislu poslovne povezanosti, sorodstvenega razmerja (v ravni vrsti ali stranski vrsti do vštetega četrtega kolena), zakonski zvezi ali svaštvu do vštetega drugega kolena, četudi je zakonska zveza že prenehala, ali izvenzakonski skupnosti; – kolikor se ugotovi, da je prijavitelj v vlogi navedel napačne ali zavajajoče podatke; – kolikor se ugotovi, da prijavitelj ni takoj oziroma najkasneje v 8 dneh obvestil naročnika o statusnih spremembah glede zavezanosti za DDV v času izvajanja programa. Zgoraj navedeni izključitveni razlogi se lahko uveljavljajo zoper prijavitelja tudi po opravljeni izbiri oziroma po tem, ko je izdan sklep o izbiri izvajalca ter po sklenitvi pogodbe. V primeru, da se ugotovi obstoj enega ali več izključitvenih razlogov po izdaji sklepa o izbiri, se sklep razveljavi. V primeru, da se ugotovi obstoj enega ali več izključitvenih razlogov po sklenitvi pogodbe, lahko naročnik odstopi od pogodbe. Vloga bo v postopku analize izločena tudi v primeru, da le-ta ne bo izpolnjevala vseh zahtev iz razpisne dokumentacije. 8. Način financiranja Prijavitelji programov lahko s strani naročnika prejmejo sredstva v višini 100% vseh predvidenih upravičenih odhodkov programa. Program se financira največ 75% iz sredstev Evropskega sklada za vključevanje državljanov tretjih držav (letni program 2012) in 25% iz sredstev Ministrstva za notranje zadeve. Naročnik bo označil kot upravičene ter plačal le tiste stroške, ki: 1. bodo nujno potrebni za izvajanje aktivnosti, zajetih v programu, ki je del letnih programov, kot jih odobri Komisija; 2. bodo razumni in v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti gospodarnosti in stroškovne učinkovitosti; 3. bodo nastali pri izvedbi aktivnosti izvajalcu v RS; 4. bodo povezani s ciljnimi skupinami, kakor so navedene v temeljnem aktu o ustanovitvi sklada; 5. bodo nastali v skladu z določbami pogodbe, ki jo bo naročnik sklenil s prijaviteljem-izvajalcem. Izvajalec mora vzpostaviti ustrezen sistem knjiženja (ločeno glede na stroškovni nosilec programa), iz katerega bodo jasno razvidni stroški in transakcije, ki se nanašajo na program oziroma, da bo jasna revizijska sled. Financirani bodo tisti stroški programa, ki bodo navedeni v Načrtovanem proračunu programa-po vrsticah proračuna ter so le-ti povezani z izvajanjem programa. Neposredni upravičeni stroški so sestavljeni iz naslednjih kategorij: – stroški osebja (A): – potni stroški in dnevnice (B): – oprema (C), – nepremičnine (D), – potrošni material, zaloge in splošne storitve (E), – podizvajanje, – stroški povezani s sofinanciranjem EU (F), – stroški za strokovnjake (G), – drugi neposredni stroški (H). Stroške za osebje štejemo kot neposredne stroške in so upravičeni za osebe, ki imajo ključno in neposredno vlogo v programu (vodje programa in drugo osebje, ki je operativno vključeno v program) na primer v dejavnosti načrtovanja programa, izvajanja (ali spremljanja) operativnih dejavnosti, zagotavljanja storitev končnim prejemnikom (ciljnim skupinam) programa itd. ter podporno vlogo (generalni direktor, računovodja, podpora pri naročanju, kadrovska podpora, podpora informacijske tehnologije, administrator, receptor). Upravičen strošek so npr.: bruto plača delavca, davki in prispevki delodajalca; bruto urna postavka, ki vključuje vse nastale stroške za opravljeno avtorsko delo oziroma delo po podjemni pogodbi. Pri redno zaposlenih osebah bo v deležu povrnjen strošek dopusta, praznikov in boleznin, ki jih krije delodajalec in ta delež se bo preračunal v obrazcu »Izračun urne postavke«, ki je priložen v VI. delu razpisne dokumentacije. Stroški boleznin in ostalih stroškov, ki so povrnjeni s strani ZZZS (Zavod za zdravstveno zavarovanje RS), niso upravičeni do povračila. Prav tako stroški jubilejnih nagrad, nadur, stimulacij in podobno, niso upravičen strošek. Prijavitelj navede podatke o kadrih – izvajalcih programa v vlogi. Potni stroški in dnevnice so upravičeni kot neposredni stroški samo: – za osebje prijavitelja – izvajalca, katerega stroški so upravičeni, kakor je opredeljeno v točki A; – za druge osebe zunaj prijavitelja – izvajalca, ki sodelujejo pri izvedbi programa. V tem primeru je treba hraniti sezname prisotnosti kot dokazila; – za uporabnike, vključene v programske aktivnosti. Potni stroški so upravičeni na podlagi dejansko nastalih stroškov. Stroški, povezani z nakupom opreme, so upravičeni samo, če so bistveni za izvajanje programa in predhodno pisno odobreni s strani naročnika. Oprema mora imeti tehnične značilnosti, ki jih zahteva program, in je skladna z veljavnimi merili in standardi. Nepremičnine morajo imeti tehnične značilnosti, ki jih zahteva program in so skladne z veljavnimi merili in standardi. Najem nepremičnin je upravičen do sofinanciranja, če obstaja jasna povezava med najemom in cilji zadevnega programa pod spodaj navedenimi pogoji in brez poseganja v uporabo strožjih nacionalnih predpisov: – nepremičnine niso bile kupljene s sofinanciranjem EU; – nepremičnine se morajo uporabljati samo za izvajanje programa. V nasprotnem primeru je upravičen samo tisti delež stroškov, ki ustreza uporabi za namene programa. Stroški za potrošni material, zaloge in splošne storitve so upravičeni, če so opredeljivi in neposredno potrebni za izvajanje programa. Izvajalec je dolžan pri informiranju javnosti v zvezi z izvajanjem programa vsak dokument oziroma gradivo (navedeno v načrtovanem proračunu programa), ki nastane zaradi izvedbe programa (kot npr. dokumenti, publikacije, brošure, spletna stran, vabila, kemični svinčniki, lončki) opremiti z emblemom Evropske unije in navedbo Sklada. Upravičeni so stroški pravnega svetovanja, notarski stroški ter stroški za tehnične in finančne strokovnjake. Posredni upravičeni stroški (I) so upravičeni na osnovi pavšalnega zneska in ne smejo presegati 7% skupne vrednosti neposrednih upravičenih stroškov opredeljenih v načrtovanem proračunu programa. Posredni upravičeni stroški so načrtovani v fiksnem odstotku glede na načrtovane neposredne stroške programa, ki so opredeljeni v Načrtovanem proračunu programa – po vrsticah proračuna (Priloga IV/8a). Absolutni znesek načrtovanih posrednih stroškov programa mora biti razviden iz Načrtovanega proračuna programa (Priloga IV/8b). Organizacije, ki prejemajo donacijo za poslovanje iz proračuna Unije, ne morejo vključiti posrednih stroškov v svoj načrtovani proračun. Financiranje stroškov je podrobneje opredeljeno v razpisni dokumentaciji. Izvajalec mora biti sposoben sam upravljati program. Znesek za naloge, ki se v okviru programa oddajo v podizvajanje, mora biti jasno naveden v sklenjeni pogodbi o izvajanju programa. Stroški, ki ne bodo financirani: – DDV, razen če izvajalec ni zavezanec za DDV (oziroma je fizična oseba), kar mora dokazati z verodostojnimi listinami. Kadar DDV ni upravičen strošek programa, se mora pri zahtevanju/določanju višine dejanskih stroškov v zvezi s programom upoštevati cena storitve ali blaga brez DDV; – donos kapitala, dolgovi in stroški dolžniške obveznosti, negativne obresti, devizne provizije in izgube, rezervacije za izgube ali morebitne bodoče obveznosti, plačilo dolgovanih obresti, dvomljivi dolgovi, globe, denarne kazni, stroški sodnih postopkov; – prekomerni ali nebistveni/nepotrebni izdatki (Primernost izdatkov se dokazuje z ustreznimi dokazili, iz katerih je razvidno primerno razmerje med ceno in kakovostjo oziroma ustrezna tržna vrednost izdatkov. Najboljše razmerje med ceno in kakovostjo izdatka je tisto, ki je edino upravičeno za izvajanje programa. Ustrezna dokazila za primernost izdatkov so npr. pridobljene tržne ponudbe pred nastankom izdatka (kjer je to opredeljeno v okviru posameznih členov za upravičenost izdatkov te pogodbe); dokazila iz katerih je razvidno, da je dejansko nastali strošek dela v skladu s standardi v določenem poklicu, itd. Kolikor nastali izdatki presegajo tržne cene oziroma ne dosegajo najugodnejšega razmerja med ceno in kakovostjo, jih naročnik označi kot prekomerne in so kot taki neupravičeni, zato je koristno, da izvajalec že pred samim nastankom posameznega izdatka izvede ustrezne postopke in tako zagotovi primernost izdatkov. Bistvenost/potrebnost izdatkov se ocenjuje tako, da se presoja nujnost določenega izdatka za uspešno izvedbo programa oziroma vpliv na možnosti za dokončanje programa, če določenega izdatka ne bi bilo. Ta presoja se mora izvajati pred nastankom, med nastankom in po nastanku izdatka, tako na strani izvajalca kot naročnika. Kolikor naročnik ugotovi, da izostanek nastanka določenega izdatka ni ovira za dokončanje programa, se tovrstni izdatek označi kot nebistven/nepotreben in je kot tak neupravičen, zato je koristno, da izvajalec že pred samim nastankom posameznega izdatka izvede to presojo.) – stroški za reprezentanco izključno za programsko osebje; – stroški, ki jih je prijavil izvajalec in so bili kriti v okviru drugega programa ali delovnega programa, ki se financira iz sredstev EU; – nakup zemljišča ter nakup, gradnja in prenova nepremičnine; – prispevki v naravi. Hranjenje dokumentacije: Izbrani prijavitelj mora finančno-računovodsko dokumentacijo in ostale dokumente, s katerimi izkazuje stroške programa (prejete račune, potrdila, druga dokazila o plačilu ali računovodske listine z enakovredno dokazno vrednostjo), hraniti še 8 let in 8 mesecev od letnice letnega programa 2012, tj. do 31. 8. 2020. Izplačilo sredstev: Izvajalcu bodo sredstva izplačana na transakcijski račun v skladu z veljavnim Zakonom o izvrševanju proračuna RS oziroma 30. dan od datuma uradnega prejema zahtevka za izplačilo, za potrjen nesporni del. Povračilo stroškov, ki bodo izvajalcu nastali pri izvedbi programa, bo naročnik nakazal izvajalcu po izvedeni vsebinski in finančni kontroli prejetega zahtevka za izplačilo z obveznimi prilogami. Zahtevku mora biti obvezno priloženo: vsebinsko poročilo o izvedenih aktivnostih in doseganju specifičnih ciljev in rezultatov programa, finančno poročilo o dejanskem proračunu programa v zvezi z izvedenimi aktivnostmi v vsebinskem poročilu in dokazila o nastanku vsakega zahtevanega upravičenega stroška iz poročila o dejanskem proračunu programa. Zahtevek za izplačilo se pošlje tako v pisni kot v elektronski obliki. Naročnik posreduje izvajalcu datoteke s predlogami obrazcev za zahtevek za izplačilo ter vsebinsko in finančno poročilo ter ostale obrazce za poročanje. Izvajalec programa vnese v posredovane obrazce ustrezne podatke ter natisne zahtevek za izplačilo s prilogami, ki ga podpiše odgovorna oseba. Izvajalec pošlje naročniku zahtevek za izplačilo z ustreznimi prilogami v pisni obliki ter v obliki datotek, ki vsebujejo identične informacije, prek elektronske pošte (na elektronski naslov skrbnika pogodbe in tehničnega skrbnika pogodbe). V primeru, da je izvajalec oseba zasebnega ali javnega prava in je ustanovljena in deluje kot društvo, zasebni ali javni zavod ali ustanova, ter je v svoji vlogi označil, da želi prejeti predplačilo, je pod pogoji iz predmetne razpisne dokumentacije upravičen do predplačila 30% odobrenih sredstev s pogodbo. Izvajalec posreduje naročniku pisni zahtevek za avans. Izplačilo sredstev predplačila bo naročnik izvršil v roku 15 dni od prejema zahtevka za izplačilo. V primeru, da je vrednost izvedenih aktivnosti manjša od vrednosti izplačanega predplačil, mora izvajalec naročniku po zaključku pogodbe o izvajanju programa, skladno z veljavnim zakonom, ki ureja področje izvrševanja proračuna, razliko prejetih sredstev vrniti z zakonskimi zamudnimi obrestmi, ki pričnejo teči s potekom 15-dnevnega roka po prejemu naročnikovega pisnega zahtevka za vračilo. Izplačilo sredstev in predplačila so natančneje opredeljena v razpisni dokumentaciji. Obdobje upravičenosti in evidence: Izvajanje po sklenjeni pogodbi se mora zaključiti najkasneje do 30. 6. 2014. Prejeta sredstva morajo biti porabljena v skladu s predpisi, ki določajo izvrševanje proračuna Republike Slovenije in črpanje sredstev iz Evropskega sklada za vključevanje državljanov tretjih držav. Pogodba se bo z izbranim(-i) prijaviteljem(-i) sklene za obdobje od podpisa pogodbe do 30. 6. 2014. 9. Višina in vir sredstev Okvirna višina sredstev za predmetni javni razpis znaša 91.126,95 EUR za izvajanje po letnem programu 2012, in sicer: – za sklop 1: 18.225,39 EUR; – za sklop 2: 18.225,39 EUR; – za sklop 3: 18.225,39 EUR; – za sklop 4: 18.225,39 EUR; – za sklop 5: 18.225,39 EUR. Izvajanje po letnem programu 2012 pomeni izvajanje programov od podpisa pogodbe do 30. 6. 2014. Zgoraj navedeni zneski po posameznih sklopih predstavljajo višino sredstev, ki jih namenjena naročnik za izvedbo aktivnosti programa za izpolnitev ciljev po letnih programih. Sredstva za izvajanje predmetnega javnega razpisa so za sklope od 1 do 5 zagotovljena s strani Evropskega sklada za vključevanje državljanov tretjih držav (letni program 2012) v višini največ 75% (v višini največ 68.345,21 EUR) in sredstev Ministrstva za notranje zadeve v višini najmanj 25%. 10. Predložitev vloge: Vloga se šteje za pravočasno, če jo naročnik prejme do dne 24. 4. 2013, najkasneje do 15. ure. Prijavitelji oddajo vloge s priporočeno pošiljko po pošti ali osebno na naslov naročnika: MNZ RS, Glavna pisarna, Štefanova ulica 2, 1501 Ljubljana. Vse nepravočasno prejete vloge bo komisija izločila iz postopka odpiranja vlog in jih neodprte vrnila prijaviteljem. 11. Rok, v katerem bodo prijavitelji programov obveščeni o izidu javnega razpisa Prijavitelji bodo o izboru programov oziroma izidu javnega razpisa obveščeni v roku 15 dni od dneva sprejetja odločitve o dodelitvi sredstev. Slednja bo sprejeta predvidoma v 60 dneh od roka za predložitev vlog. Naročnik bo izdal sklepe o izboru programov in višini financiranja programov. Podatki o imenu izvajalca, nazivu programa ter višini odobrenih javnih sredstev in sredstev EU bodo javno objavljeni. 12. Razpisna dokumentacija Razpisna dokumentacija je dostopna na internetnem naslovu naročnika: http://www.mnz.gov.si/, zgornji meni »O ministrstvu«, levi meni »Javna naročila«. Prijavitelji lahko v pisni obliki zahtevajo dodatna pojasnila v zvezi s pripravo vloge. Naročnik bo odgovore objavil na internetnem naslovu naročnika: http://www.mnz.gov.si/, zgornji meni »O ministrstvu«, levi meni »Javna naročila«, in sicer najkasneje 4 dni pred iztekom roka za oddajo vlog, pod pogojem, da bo naročnik prejel zahtevo za dodatna pojasnila najkasneje do dne 10. 4. 2013. Vsa dopolnilna dokumentacija (morebitna dodatna pojasnila v zvezi s pripravo vloge, spremembe ali dopolnitve razpisne dokumentacije) bo objavljena na internetnem naslovu naročnika: http://www.mnz.gov.si/, zgornji meni »O ministrstvu«, levi meni »Javna naročila« ter preko Uradnega lista RS. Vprašanja lahko prijavitelji pošljejo po elektronski pošti na naslov: sjnn.mnz@gov.si ali po faksu na številko: 01/428-57-91, s pripisom: »Dodatne informacije – Javni razpis za izvajanje programov vzpodbujanja medkulturnega dialoga z državljani tretjih držav, št. 430-16/2013«. Na zahteve za dodatna pojasnila, katerih naročnik ne bo prejel do zgoraj navedenega roka, naročnik ne bo dajal pojasnil. V primeru, da zahteva za dodatna pojasnila ne bo posredovana na zgoraj navedeni način, naročnik ne jamči za pravočasni odgovor.