Na podlagi 32. člena Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – UPB, 76/08, 79/09, 51/10 in 40/12 – ZUJF) in 54. člena Statuta Občine Ajdovščina (Uradni list RS, št. 44/12) je Nadzorni odbor Občine Ajdovščina na 13. seji dne 23. 4. 2014 sprejel
P O S L O V N I K
Nadzornega odbora Občine Ajdovščina
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta poslovnik ureja konstituiranje nadzornega odbora (v nadaljnjem besedilu: NO), pripravo in vodenje sej ter odločanje na sejah, pristojnost NO in njegovih članov, organizacijo dela in postopek izvajanja nalog NO, postopek za spremembo poslovnika.
2. člen
NO je najvišji organ nadzora javne porabe v občini.
V okviru svojih pristojnosti NO:
– opravlja nadzor nad razpolaganjem s premoženjem občine,
– nadzoruje namenskost in smotrnost porabe sredstev občinskega proračuna,
– nadzoruje finančno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev.
Nadzor vsebuje ugotavljanje zakonitosti in pravilnosti poslovanja organov občine, občinske uprave, krajevnih skupnosti, javnih zavodov, podjetij in skladov, katerih ustanovitelj je občina ter drugih organov in organizacij, ki so porabniki občinskega proračuna oziroma pooblaščenih oseb za gospodarjenje z občinskimi javnimi sredstvi in občinskim javnim premoženjem, kot tudi ocenjevanje učinkovitosti in gospodarnosti porabe občinskih proračunskih sredstev. V okviru svoje pristojnosti nadzorovanja finančnega poslovanja uporabnikov proračunskih sredstev opravlja tudi računovodski nadzor.
3. člen
Sedež NO je v Ajdovščini, Cesta 5. maja 6/a.
4. člen
NO je pri svojem delu neodvisen. Delo opravlja v skladu z določbami Zakona o lokalni samoupravi, Zakona o financiranju občin, Zakona o javnih financah, Zakona o računovodstvu, Statuta Občine Ajdovščina in tega poslovnika.
5. člen
NO ima svoj pečat, ki je okrogle oblike. V sredini je kot grb uporabljen znak Občine Ajdovščina s krožnim napisom OBČINA AJDOVŠČINA, NADZORNI ODBOR. Pravico uporabe pečata imata predsednik in podpredsednik NO.
II. KONSTITUIRANJE NO
6. člen
NO se konstituira na prvi seji, ki jo skliče župan. Prva seja poteka po dnevnem redu, ki ga predlaga župan. NO izmed svojih članov imenuje predsednika in podpredsednika.
7. člen
Delo NO ureja poslovnik, ki ga sprejme NO z večino glasov vseh članov.
8. člen
Glede razrešitve članov NO se smiselno uporabljajo razlogi iz 22. člena statuta občine. Člana NO razreši občinski svet na predlog nadzornega odbora.
NO lahko predlaga razrešitev člana tudi iz naslednjih razlogov:
– deluje nestrokovno in neodgovorno,
– krši načelo zaupnosti,
– opravlja svoje delo oporečno (podreja lastno presojo in odločitve nezakonitim in etično dvomljivim interesom ter koristim).
Članstvo v NO preneha z dnem razrešitve.
V primeru razrešitve predsednika NO, naloge iz njegove pristojnosti do imenovanja novega predsednika opravlja podpredsednik.
9. člen
Vsak član NO ima pravico odstopiti.
lIl. PRIPRAVA IN VODENJE SEJ
10. člen
NO odloča na rednih, izrednih ter korespondenčnih sejah. Predsednik NO sklicuje in vodi seje NO na lastno pobudo, mora pa jo sklicati na zahtevo večine članov NO. Predsednik NO lahko skliče sejo tudi na pobudo predlagatelja, ki ni član NO.
11. člen
Predsednik NO ali član, ki poda ustrezno obrazložitev, lahko predlaga izredno sejo NO. Izredno sejo se skliče za obravnavo in odločanje o nujnih zadevah, ki ne morejo čakati na naslednjo redno sejo.
V nujnih primerih, ko je potrebno sprejeti odločitev v krajšem času, kot pa je mogoče sklicati sejo Nadzornega odbora, lahko predsednik izvede korespondenčno sejo.
Če se večina članov Nadzornega odbora ne strinja s predlogom za izvedbo korespondenčne seje in je dana zahteva za sklic izredne oziroma redne seje, mora predsednik sklicati izredno oziroma redno sejo.
Vprašanje za korespondenčno sejo mora biti jasno in nedvoumno, tako da je na njega mogoče odgovorit samo z »DA« ali »NE« (»ZA« ali »PROTI«).
O korespondenčni seji se sestavi zapisnik, v katerem se navede vzrok za izvedbo korespondenčne seje, postavljeno vprašanje in odgovori članov Nadzornega odbora. Ta zapisnik potrdi Nadzorni odbor na naslednji seji. Predsednik mora na naslednji seji Nadzornega odbora posebej utemeljiti vzroke za izvedbo korespondenčne seje.
12. člen
Pri sestavi dnevnega reda in pri vodenju seje je potrebno upoštevati, da so naslednje točke obvezno vključene v potek seje:
– ugotavljanje sklepčnosti NO,
– pregled realizacije sklepov s predhodnih sej,
– poročanje nosilcev nalog nadzora o bistvenih ugotovitvah,
– formuliranje sklepov,
– pobude članov NO.
13. člen
Gradivo za seje pripravijo strokovne službe občinske uprave, vabljeni poročevalci in člani NO, ki vsebino določene točke dnevnega reda najbolj poznajo.
Predsednik pripravi predlog dnevnega reda, pooblaščeni delavec občinske uprave pa ga skupaj z gradivom in vabilom 7 dni pred sejo pošlje članom. Predlagatelj, ki ni član NO, mora gradivo poslati predsedniku najmanj 15 dni pred sejo.
14. člen
Na izredni seji lahko predsednik predlaga dnevni red in predloži gradivo članom na sami seji NO.
15. člen
Seje NO so javne. Na vabilo predsednika ali z njegovim soglasjem so na seji lahko prisotne tudi druge osebe, ki niso člani NO.
Vabljenim k posamezni točki dnevnega reda seje se z vabilom pošlje gradivo k točki.
16. člen
Seje NO vodi predsednik, v njegovi odsotnosti ali v primeru razrešitve pa podpredsednik, oziroma s strani predsednika pooblaščeni član.
Na začetku seje ugotovi predsedujoči sklepčnost NO. NO je sklepčen, če je na seji navzoča večina njegovih članov.
17. člen
Po sprejemu dnevnega reda z večino glasov navzočih članov poteka seja po posameznih točkah dnevnega reda. Uvodno obrazložitev poda poročevalec.
Razpravljavec razpravlja le o predmetu obravnavane točke dnevnega reda. Če se od predmeta oddalji, ga predsedujoči opozori, nato pa odvzame besedo.
V primeru, da razprava ne vodi k uspešnemu zaključku, ali da je potrebno pridobiti še mnenja drugih organov, NO lahko odloči, da se seja prekine, neuspešno obravnavano točko dnevnega reda pa po ponovni preučitvi uvrsti na naslednjo sejo.
18. člen
Poročevalci in razpravljavci so dolžni v primeru zaupnih podatkov opozoriti prisotne na seji na zlorabo takšnih podatkov in ustrezne posledice.
19. člen
Razpravo o posamezni točki dnevnega reda sklene predsedujoči NO. NO zaključi sejo, ko so izčrpane vse točke dnevnega reda.
IV. ODLOČANJE NA SEJAH
20. člen
Po vsaki točki dnevnega reda oblikuje NO po potrebi ustrezen predlog sklepa. Dokončno formulacijo sklepa oblikuje predsedujoči. Člani NO glasujejo o predlaganem sklepu. Rezultat glasovanja se navede v zapisniku, pri čemer se navede število glasov »ZA« in število glasov »PROTI«. Imen zapisnik ne navaja, razen na izrecno zahtevo katerega od članov.
21. člen
NO sprejema odločitve z večino glasov navzočih članov.
22. člen
NO glasuje javno, razen če se večina članov odloči za tajno glasovanje. Tajno se glasuje z glasovnicami.
Če član NO poteku glasovanja ugovarja, se glasovanje brez razprave izvede ponovno.
23. člen
O sejah NO se piše zapisnik, v katerega se zapišejo glavni podatki o opravljenem delu s poudarkom na:
– udeležbi,
– spremembah in dopolnitvah dnevnega reda,
– obravnavanih predlogih in sprejetih sklepih.
24. člen
Za zapisnik in ostalo dokumentacijo NO skrbi pooblaščeni delavec občinske uprave.
Člani NO prejmejo zapisnik v roku 10 dni po zaključeni seji, oziroma v gradivu za naslednjo sejo.
25. člen
NO lahko pošlje zapisnik o opravljenem nadzoru in ugotovljenih nepravilnostih na računsko sodišče.
Celotno gradivo se hrani v arhivu občinske uprave.
V. PRISTOJNOSTI PREDSEDNIKA IN ČLANOV NO
26. člen
Predsednik NO ima naslednje pristojnosti:
– predstavljati NO, sklicevati in voditi seje,
– pravico biti navzoč na sejah občinskega sveta in njegovih delovnih teles,
– na zahtevo predsedujočega dajati pojasnila na sejah občinskega sveta in njegovih delovnih teles,
– dajati pooblastila za njegovo nadomeščanje v času njegove odsotnosti,
– predlagati dodelitev nalog nadzora članom NO,
– predlagati in pripraviti dnevni red za seje NO,
– izvajati naloge nadzora v skladu s sklepi NO,
– druge pristojnosti, določene z zakonom in Statutom Občine Ajdovščina.
27. člen
Podpredsednik NO ima naslednje pristojnosti:
– nadomeščati predsednika v času njegove odsotnosti,
– v primeru razrešitve predsednika opravljati naloge iz njegove pristojnosti,
– izvajati naloge nadzora v skladu s sklepi NO.
28. člen
Član NO ima naslednje pristojnosti:
– udeleževati se sej NO,
– udeležiti se seje občinskega sveta v skladu s pooblastilom NO,
– izvajati naloge nadzora v skladu s sklepi NO.
VI. ORGANIZACIJA DELA NO
29. člen
NO opravlja redne in izredne preglede poslovanja uporabnikov proračunskih sredstev, ki jih določi samostojno s sprejemom letnega programa dela oziroma z njegovo spremembo. Letni program dela je sestavljen iz letnega nadzornega programa in predloga finančnega načrta. Letni nadzorni program vsebuje najmanj: navedbo oseb, ki bodo nadzorovane, predmet in obseg nadzora, cilje nadzora, osebe, ki bodo nadzor izvedle in predvideno porabo časa za nadzor. Predlog finančnega načrta vsebuje višino sredstev za delovanje NO, specificirano po posameznem nadzoru, po predvidenem številu sej, oziroma po drugih predpisanih parametrih.
Redne preglede poslovanja opravlja v skladu z letnim programom dela, lahko pa vanj vključi tudi nadzore, ki jih predlagajo organi občine in občani. Redni pregledi poslovanja morajo biti določeni tako, da bodo na daljši rok zajeti vsi uporabniki proračunskih sredstev.
Izredne preglede poslovanja opravi na lastno pobudo, lahko pa jih opravi tudi na pobudo organov občine in na pobudo občanov.
S sprejetim letnim programom dela predhodno seznani župana in občinski svet, prav tako ga seznani z vsako njegovo spremembo.
30. člen
Letni program dela za naslednje proračunsko leto, katerega sestavni del mora biti predlog finančnega načrta, NO sprejme najkasneje do 15. 11. tekočega leta in ga zaradi vključitve stroškov poslovanja NO v občinski proračun, posreduje občinski upravi.
31. člen
Nadzor opravijo člani NO, na podlagi sklepa NO in pisnega pooblastila predsednika (v nadaljevanju: nadzornik).
32. člen
Nadzornik je odgovoren za racionalno organizacijo izvedbe naloge nadzora in mora upoštevati postavljene roke za izvedbo naloge.
Nadzornik odgovarja za pripravo pisnega predhodnega poročila, za ažurno poročanje na sejah NO in za pravočasno izdelavo pisnega dokončnega poročila, vse v skladu s sprejeto zadolžitvijo.
Nadzornik mora pri izvajanju nadzora svoje delo opravljati tako, da čim manj moti delo občinske uprave, občinskih organov in nadzorovanih oseb. Za pripravo dokumentacije, pojasnil in druge korespondence mora dati primeren rok. Prisotnost nadzornika na sedežu nadzorovane osebe se prilagodi na dni, ko je to za poslovanje nadzorovane osebe najmanj moteče.
33. člen
NO, oziroma v njegovem imenu nadzornik, od nadzorovane osebe sme in mora:
– zahtevati potrebna pojasnila s strani odgovornih oseb,
– zahtevati poslovno dokumentacijo,
– opraviti pregled poslovne dokumentacije,
– skrbno proučiti pripombe nadzorovane osebe,
– presojati pravilnost in gospodarnost finančnega poslovanja.
34. člen
Predsednik NO ima pravico in dolžnost spremljati izvajanje nadzora in nadzorniku po potrebi dajati nasvete, usmeritve in navodila.
35. člen
O vsakem nadzoru se vodi dosje, v katerega se vlaga vse beležke in druge merodajne listine ter zapisnik, predhodno poročilo, eventualni ugovor, dokončno poročilo in odzivno poročilo.
Pred začetkom izvajanja nadzora, NO pošlje nadzorovani osebi sklep o izvedbi nadzora, s katerim na podlagi letnega programa dela opredeli bistvene sestavine nadzora.
36. člen
Za posamezen nadzor je pristojen nadzornik, ki je določen v letnem programu dela in pooblaščen s strani predsednika.
Nadzornik pripravi osnutek poročila o nadzoru, in ga posreduje predsedniku. Predsednik zaradi obravnave osnutka poročila skliče sejo NO. Vsak član se mora po vsebinski obravnavi o osnutku izjaviti, na koncu izjavo poda še predsednik. Po podanih izjavah NO osnutek potrdi ali zavrne.
Potrjeni osnutek podpiše predsednik NO.
Če je osnutek zavrnjen, je NO dolžan sprejeti usmeritve za njegovo spremembo ali dopolnitev. Usmeritve mora nadzornik upoštevati in osnutek spremeniti ali dopolniti.
Osnutek poročila o nadzoru in poročilo morata vsebovati enake sestavine kot jih predpisuje zakon oziroma predpis ministra, izdan na njegovi podlagi.
37. člen
NO pošlje nadzorovani osebi osnutek poročila o nadzoru najpozneje v roku osmih dni po prejemu. Nadzorovana oseba ima pravico v roku petnajst dni od prejema osnutka poročila odgovoriti na posamezne navedbe (odzivno poročilo). NO mora o ugovoru odločiti v petnajstih dneh od njegovega prejema.
Na podlagi osnutka poročila in odzivnega poročila nadzorovanega organa pripravi NO poročilo s priporočili in predlogi.
Poročilo pošlje NO nadzorovani osebi, občinskemu svetu in županu, po potrebi pa tudi računskemu sodišču in pristojnemu ministrstvu.
Nadzorovane osebe so dolžne spoštovati priporočila in predloge NO. Občinski svet in župan ter organi upravljanja nadzorovanih oseb, so na sejah občinskega sveta, oziroma na sejah organov upravljanja nadzorovanih oseb, dolžni obravnavati poročila NO v roku 60 dni od dokončnosti posameznega poročila, in v skladu s svojimi pristojnostmi upoštevati priporočila in predloge NO.
Če obstaja dvom o utemeljenosti danih priporočil in predlogov, se lahko na podlagi strokovne presoje občinske uprave, notranjega revizorja občine ali mnenja pristojnega ministrstva odločijo, da jih ne bodo upoštevali.
38. člen
Ugotovitveni del mora vsebovati popolne in verodostojne podatke z natančno navedbo dokumentacije, na kateri temeljijo ugotovitve, z navedbo predpisov, ki so bili kršeni. V ugotovitvenem delu se ocenjujejo:
a. zakonitost in pravilnost poslovanja z občinskimi javnimi sredstvi,
b. učinkovitost in gospodarnost porabe občinskih proračunskih sredstev.
Pri opisu posamezne ugotovitve o nepravilnostih je treba navesti odgovore nadzorovanega organa iz odzivnega poročila. V poročilu mora biti razvidno, katera pojasnila iz odzivnega poročila nadzorovanega organa je odbor upošteval v posameznem ugotovitvenem delu.
Nezakonito in nepravilno poslovanje je takrat, če je nadzorovana oseba poslovala v nasprotju s predpisi, proračunom in drugimi akti (pogodbo, kolektivno pogodbo in drugimi splošnimi ter posamičnimi akti), ki bi jih morala upoštevati pri svojem poslovanju.
Negospodarno poslovanje je tisto poslovanje, ko bi nadzorovana oseba enake učinke lahko dosegla pri manjših stroških. Neučinkovito poslovanje je tisto, ko bi pri enakih stroških nadzorovana oseba lahko dosegla večje učinke.
Priporočila in predlogi so namenjeni kakovostnejšemu poslovanju nadzorovane osebe. Priporočila in predlogi morajo biti jasno izraženi, izvedljivi in preverljivi. V priporočilih in predlogih mora biti naveden rok, v katerem mora odgovorna oseba nadzorovane osebe poročati nadzornemu odboru o njihovem izvajanju oziroma o razlogih, če priporočil in predlogov ne upošteva.
39. člen
Če NO ugotovi hujšo kršitev predpisov ali nepravilnosti pri poslovanju občine, mora o teh kršitvah v 15 dneh od vročitve dokončnega'poročila nadzorovani osebi, obvestiti pristojno ministrstvo in Računsko sodišče RS.
Hujše kršitve predpisov ali nepravilnosti pri poslovanju občine so naslednje:
– če nadzorovana oseba ali odgovorna oseba nenamensko troši proračunska sredstva,
– če nadzorovana oseba ali odgovorna oseba prevzame obveznost v breme proračuna ali izplača proračunska sredstva za namene, ki niso predvideni v proračunu,
– če nadzorovana oseba ali odgovorna oseba pri pridobivanju, upravljanju ali razpolaganju z občinskim premoženjem, ravna v nasprotju s predpisi,
– druge kršitve predpisov, ki se po presoji NO štejejo za hujše.
Če NO ugotovi, da obstaja utemeljen sum, da je nadzorovana oseba ali njena odgovorna oseba storila prekršek ali kaznivo dejanje, je dolžan svoje ugotovitve posredovati pristojnemu organu pregona.
40. člen
NO je pri svojem delu dolžan varovati osebne podatke ter državne, uradne in poslovne skrivnosti, ki so tako opredeljene z zakonom, drugim predpisom ali z akti občinskega sveta in nadzorovanih oseb ter spoštovati dostojanstvo, dobro ime in integriteto posameznikov.
NO lahko odloči, da se iz letnega poročila o njegovem delu in posameznega poročila o nadzoru, izločijo podatki, če so podani razlogi, ki jih zakon, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, določa kot razloge, zaradi katerih je mogoče zavrniti zahtevo za informacijo javnega značaja.
Za obveščanje javnosti o delu nadzornega odbora je pristojen predsednik nadzornega odbora oziroma oseba, ki jo on pooblasti.
41. člen
NO izloči svojega člana iz nadzora in odločanja na seji v primeru, če so podane okoliščine, ki vzbujajo dvom o njegovi nepristranskosti.
Šteje se, da so podane okoliščine iz prejšnjega odstavka, če:
– je odgovorna oseba, zakonit zastopnik, prokurist ali pooblaščenec nadzorovane osebe s članom NO v krvnem sorodstvu v ravni vrsti ali v stranski vrsti do vštetega četrtega kolena ali če je z njo v zakonski ali izvenzakonski skupnosti ali v svaštvu do vštetega drugega kolena, četudi je zakonska zveza ali izvenzakonska skupnost prenehala,
– je član NO skrbnik, posvojitelj, posvojenec ali rejnik odgovorne osebe, zakonitega zastopnika, prokurista ali pooblaščenca nadzorovane osebe,
– če je član NO udeležen ali je sodeloval v postopku, ki je predmet nadzora.
Član nadzornega odbora se mora izločiti iz obravnave in odločanja o zadevi, pri kateri je z odgovorno osebo nadzorovane osebe v krvnem sorodstvu v ravni vrsti ali stranski vrsti do vštetega četrtega kolena ali če je za nadzorovano osebo opravljal kakršno koli delo po pogodbi.
Izločitev člana NO lahko zahteva tudi nadzorovana oseba in sam član NO. Zahtevo za izločitev mora vložiti pri NO. V zahtevi je potrebno navesti okoliščine, na katere opira svojo zahtevo za izločitev.
O izločitvi odloči NO z večino glasov.
42. člen
Strokovno pomoč pri delu NO zagotavljata župan in občinska uprava s svojimi strokovnjaki.
VII. POSTOPEK ZA SPREMEBO POSLOVNIKA
43. člen
Obrazloženo pobudo za spremembo tega poslovnika da lahko vsak član NO. NO sprejme spremembe poslovnika na enak način kot sam poslovnik.
VIII. KONČNA DOLOČBA
44. člen
S sprejemom tega poslovnika preneha veljati Poslovnik Nadzornega odbora Občine Ajdovščina, ki ga je NO sprejel na svoji seji dne 5. 7. 2010.
45. člen
Ta poslovnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Ajdovščina, dne 24. aprila 2014
Predsednica Nadzornega odbora
Klara Remec l.r.
