Na podlagi 49. člena Statuta Občine Žalec (Uradni list RS, št. 29/13), 32. člena Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – UPB, 76/08, 79/09, 51/10 in 40/12 – ZUJF) in Pravilnika o obveznih sestavinah poročila nadzornega odbora občine (Uradni list RS, št. 23/09) je Nadzorni odbor Občine Žalec na redni seji dne 23. februarja 2015 sprejel
P O S L O V N I K
Nadzornega odbora Občine Žalec
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta poslovnik ureja organizacijo in način dela Nadzornega odbora Občine Žalec (v nadaljnjem besedilu: NO) ter uresničevanje pravic in dolžnosti članic in članov NO (v nadaljnjem besedilu: član).
2. člen
Sedež NO je: Občina Žalec, Ulica Savinjske čete 5, Žalec.
3. člen
(1) NO uporablja pri delu svoj žig, kot ga določa Statut Občine Žalec.
(2) Pravico do uporabe žiga ima predsednik NO in z njegovim dovoljenjem strokovni delavec občinske uprave, ki izvaja strokovne in administrativne naloge za NO.
4. člen
(1) NO je eden od treh samostojnih organov občine.
(2) NO je najvišji organ nadzora javne porabe v občini.
(3) NO je pri svojem delu neodvisen, svoje naloge mora opravljati strokovno, pošteno, vestno in nepristransko.
(4) Svoje delo opravlja v skladu z določbami:
– Zakona o lokalni samoupravi (ZLS),
– Zakona o financiranju občin (ZFO),
– Pravilnika o obveznih sestavinah poročila nadzornega odbora občin,
– Statuta Občine Žalec in
– Poslovnika NO Občine Žalec.
5. člen
Delovanje NO je javno. NO zagotavlja javnost delovanja tako, da javno objavlja:
– poslovnik NO Občine Žalec,
– zapisnike sej,
– letno poročilo o delu,
– poročila o izvedenih nadzorih.
II. KONSTITUIRANJE NADZORNEGA ODBORA
6. člen
(1) NO ima pet članov.
(2) Člane NO izvoli občinski svet izmed občanov najkasneje v 45 dneh po svoji prvi seji.
(3) Člani NO opravljajo svoje delo nepoklicno.
(4) Prvo sejo NO skliče župan v roku, ki ga določa zakon. Kolikor župan v roku iz prejšnjega stavka ne skliče ustanovne seje, jo skliče eden izmed izvoljenih članov NO.
(5) Prvo sejo vodi najstarejši član NO.
(6) Člani NO izmed sebe izvolijo predsednika in podpredsednika.
(7) Predsednik predstavlja NO.
(8) NO dela in sprejema sklepe na sejah.
III. PRISTOJNOSTI NADZORNEGA ODBORA
7. člen
NO ima naslednje pristojnosti:
1. opravlja nadzor nad razpolaganjem s premoženjem občine,
2. nadzoruje namenskost in smotrnost porabe sredstev občinskega proračuna,
3. nadzoruje finančno in materialno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev.
8. člen
NO v okviru svojih pristojnosti ugotavlja zakonitost in pravilnost poslovanja občinskih organov, občinske uprave, javnih zavodov, javnih podjetij ter ustanov katerih neposredni ali posredni ustanovitelj je občina kot tudi občinskih skladov ter drugih porabnikov sredstev občinskega proračuna in pooblaščenih oseb, ki razpolagajo z občinskimi javnimi sredstvi in občinskim premoženjem ter ocenjuje učinkovitost in gospodarnost porabe občinskih proračunskih sredstev.
IV. ORGANIZIRANOST DELA NADZORNEGA ODBORA
9. člen
NO samostojno določa svoj program dela.
10. člen
Delo NO organizira in vodi predsednik, v njegovi odsotnosti pa podpredsednik.
11. člen
Predsednik NO:
– predstavlja NO,
– vodi in organizira delo NO,
– sklicuje in vodi seje NO,
– predlaga dnevni red za seje NO,
– podpisuje sklepe in zapisnike NO,
– skrbi za izvajanje sklepov NO,
– poroča na sejah občinskega sveta.
12. člen
Član NO:
– se udeležuje sej NO,
– po pooblastilu predsednika poroča na sejah občinskega sveta,
– izvaja naloge nadzora v skladu s sklepi NO,
– ima pravico zahtevati in dobiti podatke od občine, ki so jim potrebni pri opravljanju njihovih nalog, če teh podatkov na njegov predlog ne zahteva NO.
13. člen
(1) Predsednik in člani NO morajo ves čas opravljanja svojih nalog paziti na dolžnost izogibanja nasprotju interesov in posebno skrb namenjati integriteti NO, ravnati nepristransko in objektivno opravljati svoje naloge in postopke nadzora.
(2) Predsednik in člani NO ne smejo sodelovati pri odločanju ali obravnavi zadeve, v kateri so udeleženi sami ali je z osebo, ki je v zadevi nadzora udeležena, ali njenim zakonitim zastopnikom ali pravnim pooblaščencem v konkretni zadevi:
– v zakonski zvezi oziroma živi z njo v skupnem gospodinjstvu, zunajzakonski skupnosti ali registrirani istospolni partnerski skupnosti, kar velja tudi, če je zakonska zveza oziroma zunajzakonska skupnost ali registrirana istospolna partnerska skupnost prenehala,
– v razmerju krvnega sorodstva v ravni vrsti, krvnega sorodstva v stranski vrsti do vštetega tretjega kolena oziroma v svaštvu do drugega kolena, ali
– v razmerju skrbnika, oskrbovanca, posvojitelja, posvojenca, rejnika ali rejenca.
(3) Predsednik in člani NO prav tako ne smejo sodelovati pri odločanju ali obravnavi zadeve, v kateri obstajajo druge okoliščine, v katerih zasebni interes (kot je opredeljen z ZIntPK) predsednika in člana NO vpliva oziroma vzbuja videz, da vpliva ali bi lahko vplival na njegovo nepristranskost in objektivnost pri opravljanju nalog in izvajanju uradnih postopkov nadzora.
(4) Predsednik in člani NO morajo takoj, ko izvejo za okoliščine, ki bi lahko zahtevale njegovo izločitev iz obravnave konkretnega primera, prenehati z delom v tej zadevi in obvestiti NO.
(5) Izločitev predsednika in člana NO lahko zahteva tudi nadzorovana oseba in sam član NO. Zahteva za izločitev se vloži pri NO z navedbo okoliščin, na katere se opira zahteva za izločitev. O izločitvi odloča NO na seji z večino glasov vseh članov.
14. člen
(1) Strokovna in administrativna opravila za potrebe NO opravlja občinska uprava. Direktor občinske uprave v soglasju z županom določi strokovnega delavca občinske uprave, ki je odgovoren za koordinacijo administrativne in strokovne pomoči.
(2) Občinska uprava zlasti:
– skrbi za pripravo gradiv,
– pripravlja vabila in izvaja organizacijsko tehnična opravila za sklic seje,
– pripravlja posamezne akte, ki spremljajo postopek nadzora (sklepi o izvedbi nadzora, pooblastila …)
– pripravlja pisne odpravke sklepov in poročil,
– obvešča člane NO o sprejemu in spremembah aktov občine, župana,
– obvešča člane NO o sprejemu in spremembah zakonodaje,
– članom NO posreduje gradiva in mnenja ministrstev,
– člane NO obvešča o izobraževanjih,
– članom NO posreduje gradiva iz izobraževanj in seminarjev, ki se jih udeležijo predstavniki občin,
– predsednika NO obvešča o porabi proračunskih sredstev, namenjenih za delo NO,
– vodi evidence o opravljenem delu NO,
– sprejemanje in urejanje pošte za NO,
– vodi dokumentarno gradivo za NO v skladu s predpisi,
– opravlja druge naloge, za potrebe NO.
(3) NO po pooblaščenem članu pripravlja zapisnike sej NO in poročila o opravljenih nadzorih.
(4) NO lahko posamezne naloge nadzora dodeli izvedencu posamezne stroke. Pogodbo z zunanjim izvajalcem sklene župan.
V. LETNI PROGRAM DELA NADZORNEGA ODBORA
15. člen
NO samostojno določa svoj program dela, ki vsebuje letni program nadzora in predlog finančnega načrta, ki ju v roku za pripravo predloga proračuna predloži županu in občinskemu svetu.
16. člen
(1) NO z letnim programom dela določi vrste nadzora, ki jih bo opravil, in druge potrebne dejavnosti in aktivnosti v zvezi z nadzori ter zadeve v zvezi z zagotavljanjem potrebnih sredstev za delovanje NO.
(2) Občinski svet, župan in občani lahko podajo NO predloge za nadzor, ki jih NO upošteva po lastni presoji.
(3) NO z obsegom načrtovanih aktivnosti iz programa dela seznani občinski svet in župana občine.
(4) NO lahko prične postopek nadzora, ko je ta vključen v letni program, kolikor takšen nadzor ni vključen v letnem programu, ga mora ustrezno dopolniti.
17. člen
Vsebina letnega programa dela vsebuje:
1. Število nadzorov po posamezni zahtevnosti za vsako posamezno koledarsko leto posebej, po vsebini in časovnem razporedu s predvideno višino nadomestil, plačil za opravljanje funkcije predsednika in članov NO glede na posamezne vrste nadzora in število nadzornikov, ki bodo opravljali nadzor ter finančno ovrednotenje,
2. Časovno opredelitev posameznih nadzorov,
3. Roke za pripravo poročil,
4. Roke za obravnavo na sejah NO,
5. Predvideno število sej NO,
6. Predvideno število strokovnih usposabljanj in izobraževanj članov NO, s finančnim ovrednotenjem,
7. Predvideno povračilo potnih stroškov,
8. Planirane nadzore, ki jih bodo opravili izvedenci ter planirane stroške izvedencev in izvedeniških mnenj,
9. Planirane stroške strokovne literature,
10. Druge materialne stroške za delo NO.
18. člen
(1) V proračunu Občine Žalec se določijo sredstva za delo NO.
(2) NO predlaga višino potrebnih sredstev na podlagi sprejetega letnega programa dela.
(3) Finančno ovrednotenje načrtovanih aktivnosti iz letnega programa posreduje NO županu v skladu z roki za pripravo in sprejem proračuna občine za posamezno proračunsko leto.
19. člen
Program dela NO mora biti prilagojen nepoklicnemu opravljanju funkcije predsednika in članov NO.
VI. SEJE NADZORNEGA ODBORA
20. člen
(1) NO dela na sejah.
(2) Seje so lahko redne, izredne in dopisne.
21. člen
Na sejah člani NO načrtujejo in usklajujejo svoje delo, določajo prednostne naloge nadzora in njihove nosilce ter določajo časovne in stroškovne okvire načrtovanih nalog.
22. člen
(1) Redne seje sklicuje predsednik NO.
(2) Sklic redne seje se odpošlje članom NO najmanj 5 dni pred dnem, določenim za sejo.
(3) Sklic redne seje sestavlja predlog dnevnega reda s pripadajočim gradivom.
23. člen
(1) Izredno sejo skliče predsednik NO na svojo pobudo ali na pobudo enega od članov NO. Zahteva za sklic izredne seje se poda predsedniku v pisni obliki.
(2) Za sklic izredne seje ne velja rok iz prejšnjega člena.
24. člen
(1) Dopisna seja NO. V določenih (posebno nujnih) primerih se lahko predsednik NO izjemoma odloči, da se izvede dopisna seja.
(2) Dopisna seja NO se skliče ustno po telefonu in z uporabo elektronske pošte.
(3) Na dopisni seji se glasuje pisno preko elektronske pošte.
(4) Sklep dopisne seje NO je sprejet, ko zanj glasuje večina vseh članov NO. Pisni glasovi posameznih članov se priložijo k zapisniku seje.
(5) Predsednik NO oziroma predlagatelj sklepa, ki se je obravnaval na dopisni seji je dolžan poročati o razlogih za sklic dopisne seje na prvi naslednji redni seji.
25. člen
NO je sklepčen, če je na seji navzočih večina članov odbora. Sklepčnost se ugotavlja na začetku seje in pred vsakim glasovanjem.
26. člen
NO sprejema sklepe z absolutno večino glasov vseh članov NO.
27. člen
NO odloča z javnim ali tajnim glasovanjem.
28. člen
(1) NO odloča praviloma z javnim glasovanjem.
(2) S tajnim glasovanjem lahko NO odloča, če tako določa zakon, statut in ta poslovnik ali če tako sklene NO pred odločanjem o posamezni zadevi oziroma vprašanju.
(3) Predlog za tajno glasovanje lahko poda vsak član.
(4) O predlogu za tajno glasovanje se glasuje.
(5) Če eden od članov NO ugovarja poteku glasovanja, se glasovanje brez razprave ponovi. Ponovitev se lahko izvede največ dvakrat zapored.
29. člen
(1) O vsaki seji NO se piše zapisnik.
(2) Zapisnik obsega glavne podatke o delu na seji, zlasti pa:
– podatke o navzočnosti članov NO na seji,
– o udeležbi vabljenih zunanjih poročevalcev in izvedencev,
– o sklepih, ki so bili sprejeti.
(3) Predlog zapisnika se v roku 3 dni po izvedeni seji pošlje po elektronski pošti članom NO.
(4) Vsak član ima pravico podati pripombe na zapisnik.
(5) Zapisnik se s sklepom potrdi na prvi naslednji seji.
(6) Zapisnik podpiše predsedujoči seji.
(7) Skrbnik arhiva in tekoče dokumentacije je javni uslužbenec v občinski upravi, zadolžen za administrativno pomoč pri delu NO.
(8) Potrjen zapisnik NO se objavi na spletni strani Občine Žalec.
VII. DELO NADZORNEGA ODBORA NA SEJAH
30. člen
(1) Seje NO vodi predsednik, v njegovi odsotnosti pa podpredsednik.
(2) Predlog dnevnega reda seje pripravi predsednik.
(3) Predloge za uvrstitev zadeve na dnevni red lahko podajo vsi člani NO.
31. člen
Predsedujoči začne sejo, ko je NO sklepčen.
32. člen
(1) NO na začetku seje potrdi dnevni red.
(2) Pri določanju dnevnega reda NO razpravlja in odloča po vrsti najprej o predlogih, da se posamezne zadeve umaknejo z dnevnega reda, nato pa o predlogih, da se dnevni red razširi z dodatnimi točkami.
(3) NO lahko odloča o razširitvi dnevnega reda le, če so razlogi zanjo nastali po sklicu seje in če je zadeva take narave, da je nujna takojšnja obravnava na seji NO ter če je bilo članom izročeno gradivo, ki je podlaga za uvrstitev zadeve na dnevni red.
(4) O predlogih za razširitev dnevnega reda NO razpravlja in glasuje.
(5) Po sprejetih odločitvah da predsedujoči na glasovanje predlog dnevnega reda v celoti.
33. člen
(1) Posamezne točke dnevnega reda se obravnavajo po potrjenem vrstnem redu.
(2) NO kot drugo točko dnevnega reda praviloma obravnava potrditev zapisnika prejšnje seje.
34. člen
Predsednik NO po opravljeni razpravi o posamezni točki dnevnega reda oblikuje sklep in ga da na glasovanje. Predsednik zaključi sejo, ko so bile obravnavane vse točke dnevnega reda. Predsednik sme prekiniti sejo, če o tem soglaša večina prisotnih članov, vendar se mora seja nadaljevati najpozneje v petnajstih dneh.
VII. VZDŽEVANJE REDA NA SEJI
35. člen
(1) Za red na seji skrbi predsednik NO.
(2) Za kršitev reda na seji lahko predsednik NO izreče naslednje ukrepe:
– Predsednik izreče opomin članu v primeru, ko ta drugemu sega v besedo ali razpravlja o temi, ki ni predmet obravnavane točke.
– Predsednik odvzame besedo članu v primeru, ko ta ne upošteva izrečenega opomina.
– Predsednik prekine sejo v primeru, ko član ne upošteva nobenega od prejšnjih opozoril.
VIII. UVEDBA NADZORA
36. člen
(1) NO sprejme letni program nadzora.
(2) Člani NO lahko podajo predsedniku predloge za uvedbo nadzora.
(3) Pri oblikovanju predlogov za uvedbo nadzora je NO dolžan upoštevati obveznosti, ki izhajajo iz Zakona o lokalni samoupravi (ZLS), Zakona o financiranju občin (ZFO), Statuta občine in Poslovnika Nadzornega odbora.
37. člen
(1) NO začne postopek nadzora, ko je ta vključen v programu nadzora za posamezno leto.
(2) Če NO želi poleg rednega nadzora istočasno izvesti nadzor, ki ni vključen v Letni program nadzora (izredni nadzor), mora predhodno dopolniti Letni program nadzora. Dopolnitev oziroma spremembo programa posreduje v seznanitev občinskemu svetu.
38. člen
(1) NO opravi nadzor na podlagi pravnomočnega sklepa o uvedbi nadzora.
(2) S sklepom o uvedbi nadzora je NO dolžan seznaniti župana in odgovorno osebo uporabnika proračuna.
(3) V postopku nadzora je nadziranec dolžan članom NO, ki opravljajo nadzor, predložiti vso potrebno dokumentacijo, sodelovati v postopku nadzora, odgovoriti na ugotovitve in dajati pojasnila.
(4) Član NO, ki opravlja nadzor, ima pravico zahtevati vse podatke, ki so mu potrebni za izvedbo naloge, ki mu je zaupana.
(5) NO izda za potrebe izvajanja nadzora Pravilnik o izvedbi nadzora.
39. člen
(1) Poročilo o nadzoru mora vsebovati obvezne sestavine v skladu z zakonom in Pravilnikom o obveznih sestavinah poročila NO občine.
(2) O izvajanju posameznih nalog nadzora ter o svojih ugotovitvah, ocenah in mnenjih v postopku nadzora pripravi poročevalec Osnutek poročila, tega obravnava in potrdi NO na seji.
(3) Osnutek poročila je vmesni dokument in ni informacija javnega značaja.
40. člen
(1) NO vroči nadzirancu Osnutek poročila o nadzoru, nadziranec mora v roku 15 dni od vročitve predložiti NO Odzivno poročilo.
(2) V primeru, da nadziranec v 15 dneh od vročitve Osnutka poročila, ne predloži Odzivnega poročila se smatra, da se z Osnutkom poročila strinja.
41. člen
(1) Na podlagi Osnutka poročila in Odzivnega poročila nadziranca pripravi NO Dokončno poročilo s priporočili in predlogi. Dokončno poročilo je dokončni akt NO in mora biti v naslovu poročila kot tako navedeno.
(2) Poročilo mora vsebovati enake sestavine kot osnutek poročila ter priporočila in predloge.
(3) Pri opisu posamezne ugotovitve o nepravilnostih je treba navesti odgovore nadziranca iz Odzivnega poročila.
(4) V poročilu mora biti razvidno, katera pojasnila iz odzivnega poročila nadziranca je NO upošteval v posameznem ugotovitvenem delu.
(5) Dokončno poročila so javna in se objavijo na spletni strani Občine Žalec.
42. člen
(1) V ugotovitvah se navede popolno in verodostojno dejansko stanje, ki je bilo ugotovljeno v nadzoru in na katerem temeljijo ocene, mnenje, priporočila oziroma predlogi.
(2) Z ocenami NO presodi kateri predpisi so bili kršeni (pravilnost poslovanja) in ali je bilo poslovanje nadziranca smotrno glede na uporabljena sodila v nadzoru.
(3) V mnenju se izrazi ali je bilo poslovanje nadziranca pravilno in/ali smotrno.
(4) Nepravilno poslovanje je takrat, če je nadziranec posloval v nasprotju s predpisi, proračunom in drugimi akti (pogodbo, kolektivno pogodbo in drugimi splošnimi ter posamičnimi akti), ki bi jih moral upoštevati pri svojem poslovanju.
(5) Nesmotrno poslovanje je negospodarno in/ali neučinkovito in/ali neuspešno.
(6) Negospodarno poslovanje je tisto poslovanje, ko bi nadziranec enake učinke lahko dosegel pri manjših stroških.
(7) Neučinkovito poslovanje je tisto, ko bi pri enakih stroških lahko nadziranec dosegel večje učinke.
(8) Neuspešno poslovanje je tisto, ko se niso uresničili cilji poslovanja nadziranca.
43. člen
(1) NO lahko pri svojem delu v zvezi z nadzorom ugotovi hujše kršitve predpisov in o tem v roku 15 dni od dokončnosti poročila obvesti pristojno ministrstvo in Računsko sodišče RS.
(2) Hujše kršitve predstavljajo:
– vse kršitve predpisov pri katerih znesek nepravilnosti presega 2% prihodkov iz bilance prihodkov in odhodkov zaključnega računa proračuna preteklega leta,
– vse kršitve zakonskih določil, ki se v zakonu štejejo za prekrške,
– vsa kazniva dejanja,
– vse nepravilnosti, ki jih člani NO opredelijo kot hujše po kontekstu.
(3) Hujše kršitve predpisov in nepravilnosti pri poslovanju nadziranca so tudi:
1. prevzemanje obveznosti in izplačilo sredstev proračuna za namene, ki niso predvideni v proračunu,
2. prevzemanje obveznosti in izplačilo sredstev proračuna v višini, ki presega v proračunu zagotovljena sredstva,
3. prodaja občinskega finančnega in stvarnega premoženja:
– ki ni vključeno v letni program prodaje finančnega in stvarnega premoženja, razen, če predmeta prodaje v skladu s predpisi ni treba vključiti v ta progam,
– s sklenitvijo neposredne pogodbe, razen v primerih, ko zakon ali drug predpis to dopušča,
– v nasprotju s sprejeto odločitvijo pristojnega organa,
– oddaja javnega naročila z neustreznim postopkom javnega naročanja.
44. člen
(1) Nadziranec je dolžan spoštovati mnenja, priporočila in predloge NO.
(2) Župan in organi porabnikov občinskih proračunskih sredstev so dolžni obravnavati dokončna poročila NO in v skladu s svojimi pristojnostmi upoštevati priporočila in predloge NO.
(3) Župan je dolžan NO tekoče seznanjati s pomembnimi zakoni in drugi predpisi ter akti občine, ki se nanašajo na javne finance in lokalno samoupravo (proračun občine, odlok, statut, akt o sistemizaciji delovnih mest in akt, ki določa plačni sistem, akti o ustanovitvi pravnih oseb javnega prava, katerih ustanoviteljica je občina in drugi) ter za poslovanje občine pomembnimi odločitvami.
(4) Župan je dolžan vabiti predsednika in člane NO na seje občinskega sveta ter NO obveščati o pomembnejših ugotovitvah iz pristojnosti občinskega sveta, ki se nanašajo na pravilnost in smotrnost poslovanja občine ali finančno poslovanje pravnih oseb javnega prava, ki jih je ustanovila občina.
45. člen
NO mora županu in občinskemu svetu:
– predložiti pisno letno poročilo o delu in porabi sredstev in
– najmanj enkrat na leto poročati na seji občinskega sveta o svojem delu.
IX. SREDSTVA ZA DELO NO
46. člen
Sredstva za delo NO se zagotavljajo v občinskem proračunu na posebni proračunski postavki, na podlagi letnega programa dela in finančnega načrta NO.
47. člen
(1) Članom NO pripada nadomestilo za udeležbo na sejah NO in občinskega sveta, kadar se obravnavajo zadeve iz pristojnosti NO.
(2) Nadomestila za opravljeno delo v zvezi s pripravo in izvedbo nadzora ter drugim delom za račun in potrebe NO se izplačajo v skladu s pravilnikom, ki določa nagrade in sejnine članov NO.
(3) Rok za izplačilo nadomestila za opravljeno delo članov NO je najkasneje do 5-ega (petega) dne v mesecu za delo opravljeno v preteklem mesecu.
X. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
48. člen
Poslovnik se sprejme z večino glasov vseh članov NO.
49. člen
Za vprašanja in zadeve delovanja NO, ki niso opredeljena s tem poslovnikom, se uporabljajo določila ZLS, ZJF in statuta občine.
50. člen
Ta poslovnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 032-02-0004/2015
Žalec, dne 23. februarja 2015
Predsednica
Nadzornega odbora Občine Žalec
Karmen Stenčan l.r.
