Na podlagi 32. člena Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/12, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO), Pravilnika o obveznih sestavinah poročila nadzornega odbora občine (Uradni list RS, št. 23/09) in 46. členom Statuta Občine Kozje (Uradni list RS, št. 24/10) je Nadzorni odbor Občine Kozje na 1. seji dne 18. 5. 2015 sprejel
Nadzornega odbora Občine Kozje
Ta poslovnik ureja organizacijo in način dela Nadzornega odbora Občine Kozje (v nadaljevanju: nadzorni odbor).
Nadzorni odbor kot najvišji organ nadzora javne porabe v občini deluje v okviru svojih pristojnosti, samostojno in neodvisno. Svoje naloge opravlja strokovno, vestno, pošteno in nepristransko v skladu z veljavnim pravnim redom Republike Slovenije, statutom občine in tem poslovnikom ter drugimi občinskimi akti.
Nadzorni odbor je pri svojem delu dolžan varovati osebne podatke ter državne, uradne in poslovne skrivnosti, ki so tako opredeljene z zakonom, drugim predpisom ali z akti občinskega sveta in organizacij uporabnikov proračunskih sredstev in spoštovati dostojanstvo, dobro ime in integriteto posameznikov.
Nadzorni odbor ima naslednje pristojnosti:
1. opravlja nadzor nad razpolaganjem s premoženjem občine,
2. nadzoruje namenskost in smotrnost porabe sredstev občinskega proračuna,
3. nadzoruje finančno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev.
Nadzorni odbor v skladu z letnim programom nadzora pregleda finančno poslovanje občinskih organov, občinske uprave, občinskih skladov, javnih zavodov, javnih podjetij, društev in organizacij, ki so porabniki proračunskih sredstev ter drugih uporabnikov sredstev občinskega proračuna in pooblaščenih oseb z občinskimi javnimi sredstvi in občinskim premoženjem.
Nadzorni odbor v skladu z letnim programom nadzora pregleda finančno poslovanje občinskih organov, občinske uprave, občinskih skladov, javnih zavodov, javnih podjetij, društev in organizacij, ki so porabniki proračunskih sredstev ter drugih uporabnikov sredstev občinskega proračuna in pooblaščenih oseb z občinskimi javnimi sredstvi in občinskim premoženjem.
Delo nadzornega odbora je javno.
Nadzorni odbor lahko z večino glasov vseh članov odloči, da se javnost dela omeji ali izključi, če to zahtevajo razlogi varovanja osebnih podatkov, dokumentov in gradiv, ki vsebujejo podatke, ki so v skladu z zakonom, drugim predpisom ali splošnim aktom občine oziroma druge javne ali zasebno pravne osebe zaupne narave oziroma državna, vojaška ali uradna tajnost.
Vabila z dnevnim redom za seje odbora in sklepi sej odbora so informacije javnega značaja.
Sedež nadzornega odbora je na sedežu Občine Kozje, Kozje 37, 3260 Kozje.
Nadzorni odbor uporablja pri svojem delu žig. Žig je okrogle oblike, v zunanjem krogu na zgornji polovici ima napis: OBČINA KOZJE, v zunanjem krogu na spodnji polovici pa: NADZORNI ODBOR. V sredini žiga je grb občine.
II. ORGANIZACIJA IN DELO NADZORNEGA ODBORA
Delo nadzornega odbora vodi in organizira predsednik nadzornega odbora, v njegovi odsotnosti pa od predsednika pooblaščeni član.
Predsednik nadzornega odbora:
– vodi in organizira seje nadzornega odbora,
– predlaga dnevni red za seje nadzornega odbora,
– pripravlja, sklicuje in vodi seje nadzornega odbora,
– predstavlja nadzorni odbor in zastopa njegove ugotovitve, mnenja, priporočila in predloge pred organi občin in nadzorovanih oseb,
– podpisuje pisne odpravke in zapisnike sej nadzornega odbora,
– spremlja in skrbi za izvajanje sklepov nadzornega odbora,
– pripravi predlog potrebnih sredstev za delo nadzornega odbora,
– sodeluje z občinskim svetom, županom in občinsko upravo.
Predsednik nadzornega odbora ali od njega pooblaščeni član se udeležuje sej občinskega sveta, zastopa stališča nadzornega odbora in po potrebi sodeluje v razpravah iz pristojnosti nadzornega odbora. O tem je dolžan poročati na naslednji seji nadzornega odbora.
Redna letna poročila občinskemu svetu poda predsednik oziroma od predsednika nadzornega odbora pooblaščeni član.
Člani nadzornega odbora ne morejo biti klicani na odgovornost zaradi mnenja, izjave ali glasu, ki so ga dali v zvezi z opravljanjem svoje funkcije.
Za predčasno prenehanje mandata člana nadzornega odbora oziroma razrešitev se smiselno uporabljajo določbe Zakona o lokalni samoupravi. Razrešitev opravi občinski svet na predlog nadzornega odbora.
Član nadzornega odbora je dolžan o vsaki spremembi, ki se nanaša na nezdružljivost funkcije, obvestiti nadzorni odbor ter Komisijo za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja v roku 15 dni po spremembi.
Nadzorni odbor odloča na rednih in izrednih sejah.
Seje nadzornega odbora sklicuje predsednik po programu dela nadzornega odbora oziroma najmanj dvakrat letno.
Izredna seja nadzornega odbora se skliče za obravnavanje in odločanje o nujnih zadevah, kadar ni pogojev za sklic redne seje.
O sklicu izredne seje morajo biti obveščeni člani nadzornega odbora vsaj en dan pred sejo. Vabilo za sklic izredne seje se pošlje vselej tudi županu.
Udeležba na sejah nadzornega odbora je dolžnost članov. V primeru, da so člani zadržani, morajo to sporočiti predsedniku nadzornega odbora ali občinski upravi.
O poteku seje se vodi zapisnik.
Sejo vodi predsednik, v njegovi odsotnosti ali zadržanosti pa ga nadomešča od predsednika pooblaščeni član nadzornega odbora.
Nadzorni odbor veljavno odloča, če je na seji navzoča večina vseh članov. Odločitev je sprejeta, če zanjo glasuje večina navzočih članov.
Glasovanje na sejah je praviloma javno.
Predsednik lahko povabi na sejo nadzornega odbora pripravljavce gradiva oziroma predstavnika institucij, ki so predmet nadzora.
Vabilo na sejo se skupaj z gradivom posreduje članom nadzornega odbora praviloma sedem dni pred dnevom predvidene seje.
Na začetku seje predsednik nadzornega odbora poroča o realizaciji sklepov predhodne seje.
Preden nadzorni odbor preide k določitvi dnevnega reda, odloča o sprejemu zapisnika prejšnje seje.
Člani imajo pravico dati pripombe k zapisniku prejšnje seje in lahko zahtevajo, da se zapisnik ustrezno spremeni in dopolni.
Zapisnik se lahko sprejme z ugotovitvijo, da nanj niso bile podane pripombe, lahko pa se sprejme ustrezno spremenjen in dopolnjen s sprejetimi pripombami.
Pri določanju dnevnega reda nadzorni odbor najprej ugotavlja o morebitnem predlogu za razširitev dnevnega reda in o predlogu za umik točke za katero gradivo ni dovolj temeljito pripravljeno ali pa ni pristojnega poročevalca. Po ugotovitvah za umik oziroma sprejetih odločitvah za razširitev dnevnega reda, da predsednik na glasovanje predlog dnevnega reda v celoti.
Predlagatelj točke dnevnega reda oziroma razpravljavec sme razpravljati le o vprašanju, ki je na dnevnem redu.
Če razpravljavec ne govori o zadevi, ki se obravnava v okviru točke dnevnega reda, ga predsedujoči opomni.
Če razpravljavec tudi po opominu krši določbo prvega odstavka, mu lahko predsedujoči odvzame besedo.
Predsednik nadzornega odbora po opravljeni razpravi oblikuje k posamezni točki dnevnega reda sklep in ga da na glasovanje. Sejo zaključi, ko so bile obravnavane vse točke dnevnega reda.
Predsednik nadzornega odbora lahko prekine sejo, kadar meni, da je to potrebno. Prekinjena seja se nadaljuje na dan, ki ga določi predsednik.
V primeru, ko je potrebno za sprejem odločitve predhodno strokovno mnenje, dodatna razlaga ali mnenje ustreznega izvedenca o obravnavani zadevi oziroma pridobitev dodatnih dokazil ali listin, predsedujoči prekine obravnavano zadevo in jo preloži na eno naslednjih sej.
Predsedujoči skrbi za red med sejo. Člane odbora in druge prisotne na seji sproti opozarja na kršitve reda in od njih po potrebi zahteva odstranitev iz seje.
V primeru, da član odbora tudi po opozorilu nadaljuje z motenjem in krši red tudi na naslednji seji, predsedujoči o tem obvesti občinski svet, ki ga je imenoval ter zahteva njegovo razrešitev.
Zapisnik seje nadzornega odbora vsebuje:
– zaporedno številko seje, datum in kraj seje ter čas začetka in zaključka seje in morebitne prekinitve,
– evidenco prisotnosti oziroma odsotnosti članov nadzornega odbora in vabljenih na sejo,
– ugotovitev sklepčnosti in sprejet dnevni red,
– poročilo o realizaciji sklepov in sklep o potrditvi zapisnika prejšnje seje,
– potek seje z navedbo poročevalcev ter kratkim povzetkom razprave,
– izjave članov nadzornega odbora, za katere so zahtevali, da se vnesejo v zapisnik,
– morebitna ločena mnenja pri glasovanju o predlaganih sklepih,
– sklepe nadzornega odbora.
Dokumentarno gradivo nadzornega odbora mora vsebovati izvirnik zapisnika in vsa gradiva, ki so bila predložena za sejo.
Zapisnik in gradiva nadzornega odbora se po končanem mandatu v skladu z uredbo o upravnem poslovanju, arhivirajo na občini.
Organi občine in vsi porabniki proračunskih sredstev so nadzornemu odboru dolžni na njegovo zahtevo predložiti zahtevane podatke, ki so potrebni za opravljanje nadzora.
Porabniki proračunskih sredstev in strokovni delavci občinske uprave so se na vabilo predsednika nadzornega odbora dolžni udeležiti seje in poročati o delu in nalogah, ki jih opravljajo in ki so predmet nadzora.
Strokovno in administrativno pomoč za delo nadzornega odbora zagotavlja občinska uprava.
Občinska uprava opravlja naslednje naloge:
– skrbi za pripravo gradiva za seje nadzornega odbora,
– pripravlja vabila in opravlja organizacijsko-tehnična opravila za sklic in potek seje,
– sestavlja zapisnik nadzornega odbora in izdeluje akte nadzornega odbora (pisni odpravki sklepov, poročil in drugo),
– vodi evidenco aktivnosti članov,
– skrbi za arhiviranje dokumentacije nadzornega odbora,
– opravlja druge naloge, za katere jo zadolži nadzorni odbor ali predsednik nadzornega odbora.
Za izvedbo določenega opravila iz pristojnosti nadzornega odbora lahko nadzorni odbor pooblasti posameznega člana.
Nadzorni odbor opravlja nadzor nad poslovanjem pravnih in drugih oseb na podlagi letnega programa nadzora.
Letni program nadzora sestavljajo redni in občasni nadzori. V njem se lahko določijo pravne in druge osebe, pri katerih bo izveden nadzor, vsebina, obseg, kraj in čas izvedbe posameznega nadzora.
Nadzorni odbor lahko začne postopek nadzora, le če je takšen nadzor določen v letnem programu nadzora.
Če nadzorni odbor želi izvesti nadzor, ki ni vključen v letni program nadzora, mora najprej dopolniti program in spremembo posreduje županu.
Pri določanju letnega programa nadzora nadzorni odbor odloča tudi o morebitnih zahtevah po uvedbi nadzora, ki jih vloži župan ali občinski svet.
Z letnim programom nadzora nadzorni odbor seznani občinski svet in župana.
Nadzorni odbor lahko za izvajanje posameznih opravil v postopku nadzora angažira zunanjega neodvisnega strokovnjaka, s katerim župan na podlagi sklepa občinskega sveta podpiše pogodbo.
V primeru, ko postopek zahteva temeljitejšo revizijo, v katero je potrebno vključiti z zakonom predvideno institucijo, nadzorni odbor ustrezno zahtevo predloži občinskemu svetu.
Predsednik nadzornega odbora izloči člana nadzornega odbora iz posamezne zadeve v primeru, če so podane okoliščine, ki zbujajo dvom o njegovi nepristranskosti.
Okoliščine iz prejšnjega odstavka tega člena so podane, če:
– je odgovorna oseba zakonit zastopnik ali pooblaščenec nadzorovane osebe s članom nadzornega odbora v sorodstvu ali če je z njo v zakonski ali izvenzakonski skupnosti ali svaštvu do vštetega drugega kolena, četudi je zakonska ali izvenzakonska skupnost prenehala;
– je on ali njegov družinski član ali zakonski oziroma izvenzakonski partner lastnik ali solastnik (direktno ali indirektno) nadzorovane osebe;
– je član nadzornega odbora skrbnik, posvojitelj, posvojenec ali rejnik odgovorne osebe, zakonitega zastopnika, pooblaščenca ali prokurista;
– je zaposlen v javnem zavodu ali javnem podjetju oziroma v nadzorovani pravni osebi, v kateri se opravlja nadzor ali če opravlja kakšno pogodbeno delo za proračunskega uporabnika, pri katerem se opravlja nadzor;
– je on ali njegov družinski član ali zakonski oziroma izvenzakonski partner lastnik ali solastnik (direktno ali indirektno) pravne osebe ali zavoda, ki je registriran za opravljanje enake dejavnosti, kot je nadzorovana oseba.
Na podlagi letnega programa predsednik nadzornega odbora izda sklep o izvedbi nadzora.
V sklepu se opredeli nadzorovana oseba, vsebina, obseg, kraj in čas nadzora ter člane nadzornega odbora, ki bodo nadzor neposredno opravili. Če nadzor izvaja več članov hkrati se določi vodja nadzora. Oseba, na katero se nanaša sklep o izvedbi nadzora, lahko vloži ugovor v osmih dneh po vročitvi sklepa.
S sklepom o uvedbi nadzora je nadzorni odbor dolžan seznaniti župana in odgovorno osebo uporabnika proračuna.
Ugovor ne zadrži izvedbe nadzora.
O ugovoru odloči nadzorni odbor v roku 30 dni po prejemu ugovora.
Pregled knjigovodskih listin in drugih dokumentov, pregled prostorov, objektov in naprav, kakor tudi preverjanja pri stranki v postopku je treba opraviti tako, da se ugotovijo vsa dejstva in zberejo vsi dokazi, ki so pomembni za odločanje v postopku nadzora.
Dejanja je treba opraviti tako, da sta delovni proces in poslovanje osebe čim manj motena. Predstavnik nadzorovane osebe v postopku je lahko ves čas prisoten.
O opravljenem pregledu se vodi zapisnik, ki ga podpišejo vse osebe, navzoče pri pregledu.
O izvajanju nalog nadzora ter ugotovitvah, ocenah in mnenjih v postopku nadzora, nadzorni odbor oziroma pooblaščeni član, pripravi osnutek poročila o opravljenem nadzoru, ki ga sprejme nadzorni odbor.
Poročilo mora vsebovati obvezne sestavine v skladu z zakonom in pravilnikom o obveznih sestavinah poročila nadzornega odbora občine.
Osnutek poročila ni informacija javnega značaja.
Bistveni del poročila so ugotovitve s katerimi se navede popolno, verodostojno dejansko stanje in mnenje na katerih temeljijo ocene, mnenja, priporočila in predlogi.
V ocenah nadzorni odbor presodi kateri predpisi so bili kršeni in ali je bilo poslovanje nadzorovane osebe smotrno glede na uporabljena sodila v nadzoru.
V mnenju se izrazi ali je bilo poslovanje nadzorovane osebe pravilno in/ali smotrno.
Nepravilno poslovanje je takrat, če je nadzorovana oseba poslovala v nasprotju s predpisi, proračunom in drugimi akti (pogodbo, kolektivno pogodbo in drugimi splošnimi ter posamičnimi akti), ki bi jih morala upoštevati pri svojem poslovanju.
Nesmotrno poslovanje je negospodarno in/ali neučinkovito in/ali neuspešno.
Negospodarno poslovanje je tisto poslovanje, ko bi nadzorovana oseba enake učinke dosegla pri manjših stroških.
Neučinkovito poslovanje je tisto, ko bi pri enakih stroških lahko nadzorovana oseba dosegla večje učinke.
Neuspešno poslovanje je tisto, ko se niso uresničili cilji poslovanja nadzorovane osebe.
Priporočila vsebujejo predloge za izboljšanje pravilnosti poslovanja oziroma smotrnosti (za gospodarnejšo, učinkovitejšo in uspešnejšo porabo javnih financ). S priporočili oziroma predlogi nadzorni odbor praviloma svetuje kako nadzorovana oseba izboljša poslovanje tako, da nakaže le poti izboljšanja. Priporočila in predlogi morajo biti jasno izraženi, izvedljivi in preverljivi.
V priporočilih in predlogih mora biti naveden rok, v katerem mora odgovorna oseba nadzorovanega organa poročati nadzornemu odboru o njihovem izvajanju oziroma razlogih, če priporočil in predlogov ne upošteva.
Osnutek poročila obravnava nadzorni odbor na seji. Vsak član nadzornega odbora in predsednik se morajo o osnutku poročila izjasniti. Po podanih izjavah nadzorni odbor sprejme predlog poročila o nadzoru, ki ga podpiše predsednik nadzornega odbora in se ga pošlje nadzorovani osebi najkasneje v roku 8 dni po sprejemu. Nadzorovana oseba ima pravico v roku enega meseca od prejema poročila odgovoriti na posamezne navedbe oziroma pripraviti odzivno poročilo.
Odzivno poročilo vsebuje mnenja, pripombe in pojasnila nadzorovanega organa za vsako posamezno ugotovitev iz osnutka poročila.
Nadzorni odbor mora o odzivnem poročilu odločiti v petnajstih dneh. Na podlagi predloga poročila in odzivnega poročila nadzorovanega organa mora nadzorni odbor pripraviti končno poročilo s priporočili in predlogi.
Končno poročilo pošlje nadzorni odbor nadzorovani osebi, občinskemu svetu in županu, po potrebi pa tudi Računskemu sodišču RS.
Občinski svet je dolžan obravnavati končno poročilo o nadzoru.
Poročilo o nadzoru mora vsebovati vse obvezne sestavine v skladu z zakonom in pravilnikom o obveznih sestavinah poročila nadzornega odbora in mora biti izpolnjeno oziroma v skladu z obrazcem, ki je priloga pravilniku o obveznih sestavinah poročila nadzornega odbora.
Nadzorovane osebe so dolžne spoštovati mnenja, priporočila in predloge nadzornega odbora. Občinski svet, župan in organi porabnikov občinskih proračunskih sredstev so dolžni obravnavati dokončna poročila nadzornega odbora in v skladu s svojimi pristojnostmi upoštevati priporočila in predloge nadzornega odbora.
Posamezne posebne strokovne naloge nadzora lahko opravi izvedenec, ki ga na predlog nadzornega odbora imenuje občinski svet. Pogodbo z izvedencem sklene župan v roku 15 dni od imenovanja.
Če nadzorni odbor v okviru svoje pristojnosti ugotovi hujšo kršitev predpisov ali nepravilnosti pri poslovanju občine, ki so opredeljene v poslovniku, mora o teh kršitvah v roku petnajstih dni obvestiti pristojno ministrstvo in Računsko sodišče RS.
Če nadzorni odbor ugotovi, da obstaja utemeljen sum, da je nadzorovana oseba ali odgovorna oseba storila prekršek ali kaznivo dejanje, je dolžan svoje ugotovitve posredovati pristojnemu organu pregona.
Nadzorni odbor v primerih iz prvega in drugega odstavka tega člena hkrati obvesti tudi župana in občinski svet.
Za hujšo kršitev predpisov ali nepravilnosti pri poslovanju nadzorovane pravne osebe štejejo naslednja dejanja:
– če proračunski uporabnik prevzame obveznost v breme proračuna ali izplača proračunska sredstva za namene, ki niso predvideni v proračunu;
– če proračunski uporabnik prevzame obveznost v breme proračuna ali izplača proračunska sredstva v višini, ki presegajo v proračunu zagotovljena denarna sredstva oziroma višino, ki jo določi občinski svet;
– če proračunski uporabnik pri prodaji ali oddaji finančnega ali stvarnega premoženja ravna v nasprotju z zakonodajo;
– druge kršitve, ki se po zakonu štejejo za prekrške oziroma imajo naravo kaznivih dejanj;
– druge kršitve predpisov, ki se po presoji nadzornega odbora štejejo za hujše;
– proračunski uporabnik ne predloži zahtevane dokumentacije v zahtevanem obsegu in rokih v skladu s tem poslovnikom.
IV. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
Poslovnik nadzornega odbora sprejme nadzorni odbor z večino vseh članov nadzornega odbora.
Spremembe tega poslovnika se sprejmejo po enakem postopku kot poslovnik.
Za vprašanja in zadeve delovanja nadzornega odbora, ki niso določena s tem poslovnikom, se smiselno uporabljajo določila Statuta Občine Kozje, če niso v nasprotju s tem poslovnikom.
Z dnem uveljavitve tega poslovnika preneha veljati Poslovnik Nadzornega odbora Občine Kozje z dne 30. 5. 2006.
Ta poslovnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 011-0006/2014-1/03
Kozje, dne 18. maja 2015
Milena Grobelšek l.r.
