Št. 5107-1/2015/2 Ob-1022/15

Na podlagi 4. točke prvega odstavka v zvezi z drugim odstavkom 215. člena Pravilnika o postopkih za izvrševanja proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 13/06, 50/07 in 3/13) in pooblastila št. 51145-3/2014/1 z dne 30. septembra 2014, Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Prešernova 25, Ljubljana, objavlja

1. Ime in sedež organa, ki dodeljuje sredstva: Ministrstvo za zunanje zadeve, Prešernova cesta 25, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju ministrstvo). 2. Predmet javnega poziva Predmet javnega poziva je sofinanciranje projektov nevladnih organizacij, izbranih v okviru naslednjih instrumentov Evropske komisije za financiranje zunanje pomoči Skupnosti (v nadaljevanju: izbrani instrumenti): – DCI – Non State Actors and Local Authorities – DCI – Food Security – DCI – Investing in People – DCI – Environment and Sustainable Management of Natural Resources – DCI – Asylum and Migration – European Instrument for Democracy and Human Rights (EIDHR) – European Neighbourhood Instrument (ENI) – Instrument for Pre-accession Assistance (IPA II) – Instrument for Humanitarian Aid (HAI) katerih stroški so nastali v letu 2014 in bili plačani do 31. januarja 2015 ter niso bili financirani iz drugih virov, ampak iz lastnih sredstev. Za namene tega javnega poziva lastna sredstva, pomenijo sredstva, ki niso pridobljena iz sredstev izbranih instrumentov ali drugih EU programov, državnega ali lokalnih proračunov, drugih javnih virov ali zasebnih sredstev, namenjenih za določen projekt (namenske donacije), ampak jih mora zagotoviti prijavitelj sam. S tem javnim pozivom so objavljeni pogoji ter način vložitve vloge, okvirna višina sredstev, dokumentacija, ki jo morajo predložiti prijavitelji, rok, do katerega morajo biti predložene vloge, ter rok, v katerem bodo prijavitelji obveščeni o izidu javnega poziva. 3. Višina razpoložljivih sredstev Ministrstvo iz proračuna za leto 2015 namenja sredstva v skupni višini do 100.000,00 EUR za sofinanciranje projektov nevladnih organizacij v okviru izbranih instrumentov, katerih stroški so nastali v letu 2014 in bili plačani do 31. januarja 2015 ter niso bili financirani iz drugih virov, ampak iz lastnih sredstev. Ministrstvo za zunanje zadeve si pridržuje pravico, da ta javni poziv kadarkoli prekliče, ali da skupno višino razpoložljivih sredstev zmanjša. 4. Pogoji za pridobitev sredstev Upravičeni prijavitelji na ta javni poziv so nevladne organizacije, registrirane v Republiki Sloveniji. Za namene tega javnega poziva se kot nevladna organizacija šteje organizacija civilne družbe, s statusom pravne osebe, ki jo skladno z zakonom ustanovijo fizične ali pravne osebe zasebnega prava, je ustanovljena in deluje po načelu svobodne odločitve, deluje po načelu prostovoljnosti, nepridobitnosti in je neodvisna, zlasti od vlade in drugih organov oblasti, političnih strank in gospodarskih družb. Namen delovanja mora presegati interese članstva oziroma mora biti splošno koristen ali dobrodelen. Pogoji, ki jih morajo izpolnjevati upravičeni prijavitelji, so: – prijavitelj je ustanovljen na podlagi Zakona o društvih, Zakona o ustanovah ali Zakona o zavodih (samo zasebni zavodi), ali ima status humanitarne organizacije, ki ima sedež na ozemlju Republike Slovenije in je vpisana v razvid v skladu z Zakonom o humanitarnih organizacijah oziroma je verska skupnost ali njen sestavni del, ki ji/mu je Urad vlade RS za verske skupnosti izdal potrdilo o pravni osebnosti; – prijavitelju so bila v okviru izbranega instrumenta EU do 31. decembra 2014 dodeljena sredstva za sofinanciranje projekta in je z Evropsko komisijo sklenil pogodbo o sofinanciranju projekta v okviru izbranega instrumenta. Če prijavitelj ni nosilec projekta, je pogoj, da je prijavitelj sklenil pogodbo z nosilcem projekta v okviru izbranega instrumenta. Pogodba mora biti veljavna v letu, za katerega se uveljavlja stroške; – prijavitelj mora imeti poravnane vse zapadle davke, dajatve in prispevke; – prijavitelj se strinja s pogoji javnega poziva. Upravičeni stroški, ki jih prijavitelj lahko uveljavlja, so: – stroški, ki so bili plačani iz lastnih sredstev, tj. stroški niso bili uveljavljani iz sredstev izbranih instrumentov ali drugih EU programov, državnega ali lokalnih proračunov ali drugih javnih virov ali zasebnih sredstev, namenjenih za določen projekt (namenske donacije); – stroški, ki so nastali v letu 2014 in bili plačani do 31. januarja 2015. 5. Način dodeljevanja sredstev Ministrstvo z vsakim prijaviteljem, ki izpolni pogoje, navedene v javnem pozivu (v nadaljevanju upravičeni prijavitelji), sklene pogodbo v višini, ki ne presega višine sredstev, ki jih mora prijavitelj za izvedbo projekta v okviru izbranega instrumenta zagotoviti iz lastnih sredstev v skladu s pogodbo, sklenjeno z Evropsko komisijo, za prijavitelja, ki ni nosilec projekta, pa v skladu s pogodbo, sklenjeno z nosilcem projekta. Razpoložljiva sredstva se upravičenim prijaviteljem razdelijo v enakem odstotku od višine upravičenih predloženih računov posameznega prijavitelja. Odstotek se določi glede na razmerje med višino razpisanih sredstev in skupno višino upravičenih stroškov. Sredstva se prijavitelju nakažejo po podpisu pogodbe in sicer trideseti dan od dneva prejema pisnega zahtevka za izplačilo. 6. Obvezne sestavine in oblika vloge Prijavitelji izpolnjevanje predpisanih pogojev dokazujejo s predložitvijo ustreznih obrazcev, dokazil in izjav, kot je navedeno v tej točki. Da se vloga šteje za formalno popolno mora vsebovati naslednje obrazce in dokazila: 1. V celoti izpolnjen prijavni obrazec. Obrazec mora biti v celoti izpolnjen v slovenskem jeziku. Izjema od tega so navedbe imen, krajev in druge vrste lastnih imen. Obrazec podpiše (lastnoročno(*1) ali s certificiranim elektronskim podpisom(*2)) zakoniti zastopnik ali druga pooblaščena oseba prijavitelja in ga žigosa z uradnim žigom prijavitelja. (Obrazec št. 1) (*1) Kot lastnoročni podpis ne šteje faksimile podpisa, skeniran podpis, ipd. (*2) Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu – ZEPEP (Uradni list 57/00, 25/04, 98/04, 61/06) v 3. točki 2. člena opredeljuje elektronski podpis kot niz podatkov v elektronski obliki, ki je vsebovan, dodan ali logično povezan z drugimi podatki, in je namenjen preverjanju pristnosti teh podatkov in identifikaciji podpisnika. 4. točka omenjenega člena določa, da je varen elektronski podpis elektronski podpis, ki izpolnjuje naslednje zahteve: da je povezan izključno s podpisnikom, da je iz njega mogoče zanesljivo ugotoviti podpisnika, da je ustvarjen s sredstvi za varno elektronsko podpisovanje, ki so izključno pod podpisnikovim nadzorom ter da je povezan s podatki, na katere se nanaša, tako da je opazna vsaka kasnejša sprememba teh podatkov ali povezave z njimi. 15. člen določa, da je varen elektronski podpis, overjen s kvalificiranim potrdilom, glede podatkov v elektronski obliki enakovreden lastnoročnemu podpisu ter ima zato enako veljavnost in dokazno vrednost. 2. Izjava, da so predloženi računi nastali v okviru projekta izbranih instrumentov in niso bili dvojno uveljavljani. Izjavo podpiše (lastnoročno ali s certificiranim elektronskim podpisom) zakoniti zastopnik ali druga pooblaščena oseba prijavitelja in ga žigosa z uradnim žigom prijavitelja. (Obrazec št. 2) 3. Izjava o udeležbi pravnih in fizičnih oseb pri prijavitelju. Izjavo podpiše (lastnoročno ali s certificiranim elektronskim podpisom) zakoniti zastopnik ali druga pooblaščena oseba prijavitelja in ga žigosa z uradnim žigom prijavitelja. (Obrazec št. 3) 4. Izjava prijavitelja o izpolnjevanju in sprejemanju pogojev javnega poziva in potrditev verodostojnosti navedenih podatkov. Izjavo podpiše (lastnoročno ali s certificiranim elektronskim podpisom) zakoniti zastopnik ali druga pooblaščena oseba prijavitelja in ga žigosa z uradnim žigom prijavitelja. (Obrazec št. 5) 5. Kopija z obeh strani podpisane pogodbe prijavitelja z Evropsko komisijo o sofinanciranju projekta v okviru izbranega instrumenta ali z nosilcem projekta v okviru izbranega instrumenta. Pogodba mora biti veljavna v letu za katerega se uveljavlja stroške. 6. Kopija projektne dokumentacije, na podlagi katere je bila sklenjena pogodba iz 5. točke, in sicer njen vsebinski in finančni del v celoti za celoten projekt. 7. Kopija proračuna prijavitelja znotraj projekta, ki je predmet pogodbe iz 5. točke. 8. Seznam z vsemi predloženimi računi po stroškovnih kategorijah projekta. Priloženi računi morajo biti označeni z zaporednimi številkami, ki ustrezajo zaporednim številkam na tem seznamu. (Obrazec št. 4); 9. Kopije originalnih računov, za katere so stroški nastali v letu 2014 in bili plačani do 31. januarja 2015, za aktivnosti projekta v okviru izbranih instrumentov, ter dokazila o njihovem plačilu. Priloženi računi morajo biti označeni z zaporednimi številkami, ki ustrezajo zaporednim številkam na seznamu iz 9. točke. Originalne račune prijavitelj predloži v žigosanje do 5 delovnih dni pred podpisom pogodbe. Dokumentacija, ki je potrebna za dokazovanje posamezne kategorije stroškov: – Stroški dela (le za zaposlene pri prijavitelju): plačilne liste, časovnice (podpisane), avtorske ali podjemne pogodbe ali študentske napotnice, s katerimi se izkazujejo stroški dela; – Potni stroški (le za zaposlene pri prijavitelju): obračunan potni nalog z vsemi prilogami (vabila, boarding pass, računi za prevoze, nočitve …); – Produkcijski in ostali stroški: računi, izdani za namen izvajanja projekta, avtorske ali podjemne pogodbe z zunanjimi sodelavci, ipd. Vsi priloženi dokumenti morajo biti čitljivi. Kolikor je na predloženi dokumentaciji navedena tuja valuta, je na kopiji računa potrebno navesti banko in menjalni tečaj na dan plačila oziroma predložiti izpis preračuna po srednjem tečaju Banke Slovenija, po katerem je izveden preračun v EUR na dan plačila. 7. Oblika vloge: Vloga se odda v enem originalnem izvodu, ki je podpisana lastnoročno ali s certificiranim elektronskim podpisom s strani zakonitega zastopnika prijavitelja ali od njega pooblaščene osebe ter žigosana z uradnim žigom prijavitelja. Vloga ne sme biti vezana s spiralo ali na drug način. Dodatno k originalni vlogi prijavitelj obvezno priloži skenirano celotno originalno vlogo v pdf-formatu z vsemi prilogami v elektronski obliki na ustreznem elektronskem nosilcu v smiselnih datotekah (ne vsaka stran posebej in ne vse skupaj v eni datoteki). Obrazec št. 4 se v elektronski obliki predloži tudi v.xls formatu (Excel tabela). Kot ustrezen elektronski nosilec se šteje CD, DVD ali USB ključ. Elektronskega nosilca se prijavitelju po končanem postopku javnega poziva ne vrača. V primeru, da vlogo namesto zakonitega zastopnika podpiše druga pooblaščena oseba, mora biti vlogi priloženo pooblastilo. V pooblastilu zakonitega zastopnika prijavitelja za podpisovanje obrazcev, izjav in drugih priloženih dokumentov mora biti navedeno: a) polno ime in naziv zakonitega zastopnika organizacije, ki pooblastilo daje, b) polno ime pooblaščene osebe in naziv/funkcija v organizaciji, c) namen pooblastitve d) ter, kolikor ima pooblastilo omejeno časovno veljavnost, obdobje za katero se pooblastilo daje. 8. Rok in način oddaje vloge Rok za oddajo vlog je 9. februar 2015. Vloge morajo biti vložene na naslov: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Sektor za izvajanje mednarodnega razvojnega sodelovanja in humanitarno pomoč, Prešernova cesta 25, 1000 Ljubljana. Vloga se lahko vloži osebno ali po pošti. Osebno prinesene vloge morajo prijavitelji oddati v glavni pisarni Ministrstva za zunanje zadeve, objekt Mladika, vhod Šubičeva ulica 11, vsak delovni dan od ponedeljka do petka med 8. in 15. uro. Vloga poslana po pošti, se šteje za pravočasno, če je poslana priporočeno zadnji dan roka (poštni žig 9. februar 2015). Vlogo je potrebno vložiti v zaprti ovojnici, ki mora izkazovati popoln naslov prijavitelja in mora biti označena z napisom »Ne odpiraj – Vloga!« – »Javni poziv za sofinanciranje projektov EU št. 5107-1/2015/2«. 9. Odločanje o sklenitvi pogodb Vloge, ki bodo prispele po poteku roka, ki je določen za oddajo vlog, se bodo štele za prepozne in se bodo neodprte vrnile prijavitelju. Vloga se šteje za popolno, če vsebuje vse sestavine iz 6. točke javnega poziva in je oddana na način, kot je zahtevan v 7. točki tega poziva. Ministrstvo brez poziva na dopolnitev ne sklene pogodbe o sofinanciranju, če: – vloga ni pravilno podpisana (lastnoročno ali elektronsko certificirano), – manjkajo več kot 4 obvezne sestavine vloge. Ministrstvo lahko s pozivom za dopolnitev od prijavitelja zahteva dodatno dokumentacijo oziroma pojasnila glede navedb v vlogi oziroma glede izpolnjevanja pogojev. Vlogo se dopolnjuje le na poziv ministrstva. V primeru, da dopolnitve, pojasnila oziroma obrazložitve niso posredovane v roku in na način, določen v pozivu, ali niso ustrezne, ministrstvo pogodbe s prijaviteljem ne sklene. Dodatni pozivi na dopolnitev so možni po pregledu priloženih računov. Če seznam računov in predloženi računi niso ustrezno označeni, ministrstvo vloge ne obravnava, dokler pomanjkljivost vloge ni odpravljena. Če ministrstvo pri pregledu originalnih računov ugotovi nepravilnosti, lahko zniža znesek, ki ga je prijavitelj upravičil, ali zavrne sklenitev pogodbe. O razdelitvi razpoložljivih sredstev in sklenitvi pogodb bo ministrstvo odločilo v 45 dneh od prispetja popolnih vlog. O odločitvi se prijavitelje pisno obvesti. 10. Sklenitev pogodb Ministrstvo z upravičenimi prijavitelji sklene pogodbe o sofinanciranju projektov nevladnih organizacij, izbranih v okviru instrumentov. Prijavitelj se mora na poziv ministrstva k sklenitvi pogodbe odzvati v roku 8 dni. V nasprotnem primeru se šteje, da je prejemnik odstopil od svoje vloge za dodelitev sredstev, s katero se je prijavil na javni poziv. Prijavitelj predloži originalne račune v žigosanje do 5 delovnih dni pred podpisom pogodbe. Izid javnega poziva je informacija javnega značaja in se objavi na spletni strani ministrstva. 11. Dostopnost dokumentacije Besedilo javnega poziva in ostala dokumentacija je na voljo na spletni strani Ministrstva http://www.mzz.gov.si/ pod razdelkom »Javni razpisi«. Dodatne informacije v zvezi z javnim pozivom so v času objave javnega poziva na voljo po elektronski pošti. Vsa vprašanja oziroma zaprosila za dodatna pojasnila in informacije je potrebno nasloviti pisno na elektronski naslov: razvoj.mzz@gov.si. Zaprosila in vprašanja se na navedeni naslov posredujejo najkasneje do 4. februarja 2015. Po tem datumu ministrstvo ne zagotavlja, da bodo avtorji vprašanj prejeli odgovor do izteka roka za oddajo vlog. Vprašanja bodo skupaj z odgovori objavljena na spletni strani ministrstva. Avtorji vprašanj ne bodo objavljeni.