Na podlagi devetega odstavka 39. člena in 2. točke 89. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06, 24/14 – odl. US in 51/14) minister, pristojen za kulturo, izdaja
o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom
(1) Ta pravilnik določa podrobnejše pogoje za strokovno usposobljenost in preizkus strokovne usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom ter delavcev ponudnikov storitev, ki opravljajo dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev.
(2) Ta pravilnik prav tako določa sestavo in oblikovanje komisij za preizkus strokovne usposobljenosti ter način opravljanja preizkusov strokovne usposobljenosti.
II. USLUŽBENCI, KI UPRAVLJAJO Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM
(1) Uslužbenci, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom so v skladu s tem pravilnikom osebe, ki v sodelovanju s predstojnikom ali drugim pooblaščenim uslužbencem pri javnopravni osebi skrbijo za sprejem, evidentiranje in odpravo dokumentarnega gradiva v glavni pisarni, usklajevanje in nadziranje ravnanja z dokumentarnim gradivom pred prenosom v stalno zbirko, varovanje dokumentarnega gradiva v stalni zbirki ter odbiranje in izročitev arhivskega gradiva pristojnemu arhivu.
(2) Uslužbenci javnopravnih oseb, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom in delavci ponudnikov storitev, ki opravljajo dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev morajo biti strokovno usposobljeni za delo z dokumentarnim gradivom.
(3) Strokovna usposobljenost za delo z dokumentarnim gradivom se izkazuje s potrdilom o opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti ter potrdili o dopolnjevanju in obnavljanju strokovnega znanja po opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti.
III. STROKOVNO USPOSABLJANJE ZA DELO Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM
(1) Pristojni arhivi, opredeljeni v dvaindvajseti alinei 2. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06, 24/14 – odl. US in 51/14; v nadaljnjem besedilu: zakon) (v nadaljnjem besedilu: pristojni arhivi), organizirajo strokovno usposabljanje za delo z dokumentarnim gradivom v obliki izobraževanja za pripravo za preizkus strokovne usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom ter izobraževanja za dopolnjevanje in obnavljanje strokovnega znanja po opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom.
(2) V postopku strokovnega usposabljanja po programu, ki ga sprejme Svet direktorjev in se objavi na spletnih straneh pristojnih arhivov, pridobijo uslužbenci javnopravnih oseb, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom ter delavci ponudnikov storitev, ki opravljajo dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, znanja iz naslednjih področij:
a) veljavne zakonodaje glede:
– namena varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva,
– dolžnosti javnopravnih oseb glede varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva,
– pravil pisarniškega poslovanja glede dokumentarnega gradiva pred prenosom v stalno zbirko,
– načina urejanja dokumentarnega gradiva v stalni zbirki,
– pogojev za pravno veljavno hrambo gradiva v digitalni obliki,
– zajema, pretvorbe in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki in hrambi dokumentarnega gradiva na mikrofilmu,
– varstva tajnosti, varstva zasebnosti in varstva osebnih podatkov;
b) arhivistike v najširšem smislu glede:
– načina in postopka odbiranja arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva,
– dokumentarnega gradiva, ki ima lastnosti arhivskega gradiva,
– načina in postopka izročanja arhivskega gradiva arhivu;
c) upravljanja z dokumentarnim gradivom v fizični in v digitalni obliki glede:
– rokov hrambe dokumentarnega gradiva,
– postopka za uporabo dokumentarnega gradiva v stalni zbirki,
– načina varovanja dokumentarnega gradiva pred poškodbami, uničenjem in izgubo,
– načina uporabe informacijske tehnologije pri delu z dokumentarnim gradivom,
– nosilcev in oblik zapisa za dolgoročno hrambo dokumentarnega gradiva,
– zajema in pretvorbe gradiva v fizični obliki,
– zajema, pretvorbe in hrambe gradiva v digitalni obliki;
č) informatike glede:
– politike varovanja informacij,
– upravljanja informacijskih sredstev,
– varnosti, fizičnega in tehničnega varovanja opreme in prostorov,
– obvladovanja dostopa,
– upravljanja varnostnih dogodkov,
– zagotavljanja neprekinjenega poslovanja.
(3) V postopku strokovnega usposabljanja pridobijo uslužbenci javnopravnih oseb, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom, v večjem obsegu poglobljena znanja iz točk a), b) in c) prejšnjega odstavka, delavci ponudnikov storitev, ki opravljajo dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, pa iz točk c) in č) prejšnjega odstavka.
(4) Javnopravna oseba in ponudnik storitev, ki opravlja dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalne storitve, morata zagotoviti materialne in druge možnosti za strokovno usposabljanje ter dopolnjevanje in obnavljanje znanja v skladu s tem pravilnikom.
IV. PREIZKUS STROKOVNE USPOSOBLJENOSTI
(organ, pristojen za opravljanje preizkusa strokovne usposobljenosti)
(1) Uslužbenci javnopravnih oseb, ki upravljajo z dokumentarnim gradivom, morajo opraviti preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu.
(2) Delavci ponudnikov storitev, ki opravljajo dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, morajo opraviti preizkus strokovne usposobljenosti pri Arhivu Republike Slovenije.
(3) Preizkus strokovne usposobljenosti v skladu s tem pravilnikom lahko opravljajo tudi fizične osebe ali delavci pravnih oseb, ki delajo z dokumentarnim gradivom v zasebni lasti. Preizkus strokovne usposobljenosti se opravi pri pristojnem arhivu.
(postopek in vsebina prijave za opravljanje preizkusa strokovne usposobljenosti)
(1) Uslužbenca javnopravne osebe, ki upravlja z dokumentarnim gradivom, k opravljanju preizkusa strokovne usposobljenosti prijavi javnopravna oseba.
(2) Delavca ponudnika storitev, ki opravlja dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, k opravljanju preizkusa strokovne usposobljenosti prijavi ponudnik storitev.
(3) Prijava mora vsebovati priimek in ime kandidata, datum in kraj rojstva ter delovno mesto. Prijavi je treba priložiti potrdilo o izobrazbi.
(4) Pristojni arhiv obvesti prijavljenega kandidata o času in kraju preizkusa strokovne usposobljenosti najmanj 15 dni pred predvidenim datumom preizkusa strokovne usposobljenosti.
(komisija za preizkus strokovne usposobljenosti)
(1) Preizkus strokovne usposobljenosti vodi tričlanska komisija za preizkus strokovne usposobljenosti (v nadaljnjem besedilu: komisija), ki je sestavljena iz predsednika oziroma njegovega namestnika in dveh članov.
(2) Predsednika, njegovega namestnika in člane komisije imenuje minister, pristojen za kulturo, na predlog pristojnega arhiva izmed strokovnih delavcev arhiva, ki imajo vsaj pet let delovnih izkušenj v arhivski dejavnosti ter imajo najmanj visokošolsko izobrazbo, pridobljeno po študijskih programih druge stopnje oziroma raven izobrazbe, ki v skladu z zakonom ustreza izobrazbi druge stopnje. Predsednik, njegov namestnik ter člani komisije se imenujejo za pet let in so lahko ponovno imenovani. Komisija dela po poslovniku, ki ga sprejme z večino glasov vseh svojih članov.
(3) Komisija oceni uspeh kandidata z oceno »uspešno« ali »neuspešno«.
(4) Če kandidat preizkusa strokovne usposobljenosti ne opravi, mu komisija določi nov rok za ponovno opravljanje preizkusa strokovne usposobljenosti, pri čemer ta rok ne sme biti krajši od enega meseca od neuspešno opravljenega preizkusa.
(način opravljanja preizkusa strokovne usposobljenosti)
(1) Preizkus strokovne usposobljenosti se opravlja ustno v prostorih pristojnega arhiva.
(2) Ustni preizkus strokovne usposobljenosti lahko traja za posameznega kandidata največ 30 minut.
(3) O poteku preizkusa strokovne usposobljenosti se vodi zapisnik, ki ga podpiše predsednik komisije ali njegov namestnik.
(4) Zapisnikarja določi direktor pristojnega arhiva izmed strokovnih delavcev arhiva, kjer poteka preizkus strokovne usposobljenosti.
(potrdilo o opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti)
(1) Kandidatu, ki je preizkus strokovne usposobljenosti uspešno opravil, se izda potrdilo o opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti. Potrdilo podpiše predsednik komisije ali njegov namestnik.
(2) Potrdilo se vroči kandidatu najpozneje v osmih dneh od dneva preizkusa strokovne usposobljenosti.
(3) Obrazec potrdila o preizkusu strokovne usposobljenosti, ki ga izda pristojni arhiv, je kot priloga sestavni del tega pravilnika (Priloga 1).
(stroški preizkusa strokovne usposobljenosti)
(1) Stroške v zvezi s strokovnim usposabljanjem in opravljanjem preizkusa strokovne usposobljenosti nosi prijavitelj iz 5. člena tega pravilnika.
(2) Komisija in zapisnikar opravljajo delo v komisiji v okviru rednega delovnega časa, zato jim plačilo za delo in povračilo potnih stroškov v zvezi z delom v komisiji ne pripadata.
(3) Višino stroškov iz prvega odstavka tega člena, ki vključujejo materialne stroške (najem prostorov za usposabljanje, stroški gradiva, stroški izdaje potrdil in podobno), določi minister, pristojen za arhive, s posebnim sklepom.
(obvezno dopolnjevanje in obnova pridobljenega strokovnega znanja)
(1) Oseba, ki je uspešno opravila preizkus strokovne usposobljenosti, mora strokovno znanje s področij iz drugega odstavka 3. člena tega pravilnika redno dopolnjevati in obnavljati, kar se preverja na vsaka tri leta po opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti na način, opredeljen v naslednjem odstavku.
(2) Za dopolnjevanje in obnavljanje strokovnega znanja se mora oseba iz prejšnjega odstavka na vsaka tri leta po opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti udeležiti vsaj enega strokovnega izobraževanja, ki ga za področja iz drugega odstavka 3. člena pravilnika organizirajo pristojni arhivi. Izvajalci strokovnega izobraževanja morajo udeležencem izdati ustrezno potrdilo o dopolnjevanju in obnavljanju strokovnega znanja za delo z dokumentarnim gradivom, v obliki, ki je opredeljena v Prilogi 2, ki je sestavni del tega pravilnika.
(3) V primeru, da pristojni arhiv v okviru rednega sodelovanja z uslužbencem javnopravne osebe, ki upravlja z dokumentarnim gradivom, pred potekom treh let po opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti uslužbenca ugotovi, da ta uslužbenec izvršuje dolžnosti glede varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v skladu s prvim do šestim odstavkom 39. člena zakona, mu lahko pristojni arhiv izda potrdilo o izpolnjevanju zahteve iz prejšnjega odstavka v obliki, ki je opredeljena v Prilogi 3, ki je sestavni del tega pravilnika, za triletno obdobje brez udeležbe na strokovnem izobraževanju iz drugega odstavka tega člena.
(4) V primeru, da pristojni arhiv v okviru rednega sodelovanja z delavcem ponudnika storitev, ki opravlja dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, pred potekom treh let po opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti delavca ugotovi, da ta delavec izvršuje dolžnosti glede varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v skladu s prvim do šestim odstavkom 39. člena zakona, mu lahko pristojni arhiv izda potrdilo o izpolnjevanju zahteve iz drugega odstavka tega člena v obliki, ki je opredeljena v Prilogi 4, ki je sestavni del tega pravilnika, za triletno obdobje brez udeležbe na strokovnem izobraževanju iz drugega odstavka tega člena.
(5) Pristojni arhiv vodi pregled nad izpolnjevanjem obveznosti iz prvega odstavka tega člena. Osebe iz prvega odstavka tega člena so mu v ta namen dolžne posredovati ustrezna dokazila.
(6) Če oseba vsaka tri leta ne izkaže izpolnjevanja zahteve iz prvega odstavka tega člena oziroma ne pridobi potrdila iz drugega, tretjega in četrtega odstavka tega člena, mora v roku enega leta od ugotovljenega stanja ponovno opraviti preizkus strokovne usposobljenosti.
V. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
(dokončanje že začetih postopkov)
Postopki, povezani z izobraževanji za pripravo na preizkus in preizkusi strokovne usposobljenosti, začeti pred začetkom veljavnosti tega pravilnika, se dokončajo v skladu z določbami Pravilnika o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 132/06 in 38/08).
(začetek teka triletnega obdobja za dopolnjevanje in obnavljanje strokovnega znanja)
Triletno obdobje za dopolnjevanje in obnavljanje strokovnega znanja iz prvega odstavka 10. člena začne teči z dnem uveljavitve tega pravilnika, razen v primeru postopkov iz prejšnjega člena, ko začne triletno obdobje teči z dnem zaključka teh postopkov.
(veljavnost dosedanjih potrdil o opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti)
(1) Osebe, ki so opravile preizkus strokovne usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom na podlagi Pravilnika o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 132/06 in 38/08), so usposobljene za delo z dokumentarnim gradivom na podlagi tega pravilnika.
(2) Osebe iz prejšnjega odstavka so dolžne dopolnjevati in obnavljati strokovno znanje po pogojih iz 10. člena tega pravilnika.
Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 132/06 in 38/08).
Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 0070-10/2016-39
Ljubljana, dne 17. oktobra 2016
EVA 2016-3340-0023
Anton Peršak l.r.
