Na podlagi 32. člena Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, številka 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF in 14/15 – ZUUJFO in 76/16 – odl. US) in 54. člena Statuta Mestne občine Kranj (Uradni list RS, št. 71/16) je Nadzorni odbor Mestne občine Kranj na 33. seji dne 24. 1. 2017 sprejel
Nadzornega odbora Mestne občine Kranj
S tem poslovnikom se ureja organizacija dela, pravice in dolžnosti predsednika in članov nadzornega odbora pri opravljanju nadzora, postopek nadzora, način odločanja, dokumentacija in evidentiranje dela nadzornega odbora kot najvišjega organa nadzora javne porabe v Mestni občini Kranj.
Nadzorni odbor je pri svojem delu neodvisen, vezan na ustavo in veljavno zakonodajo ter predpise, na katerih temelji tudi razmerje do Mestnega sveta Mestne občine Kranj in župana.
Imenovanje, razrešitev in nezdružljivost funkcije člana nadzornega odbora ureja zakon.
Sedež nadzornega odbora je v Kranju, Slovenski trg 1.
Nadzorni odbor vodi, zastopa in predstavlja predsednik nadzornega odbora, v njegovi odsotnosti, v primeru odstopa ga nadomešča namestnik predsednika nadzornega odbora.
Prvo sejo Nadzornega odbora Mestne občine Kranj skliče župan. Nadzorni odbor se konstituira, če je na prvi seji navzoča večina članov.
Člani nadzornega odbora izvolijo izmed sebe predsednika in namestnika predsednika nadzornega odbora.
Nadzorni odbor ima tajnika, ki je zaposlen v upravi Mestne občine Kranj. Tajnika imenuje nadzorni odbor na predlog župana.
Poslovnik sprejme nadzorni odbor z večino opredeljenih glasov navzočih članov.
II. PRISTOJNOSTI NADZORNEGA ODBORA
Nadzorni odbor ima naslednje pristojnosti:
– opravlja nadzor nad razpolaganjem s premoženjem Mestne občine Kranj,
– nadzoruje namenskost in smotrnost porabe sredstev proračuna Mestne občine Kranj,
– nadzoruje finančno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev.
Nadzorni odbor ugotavlja zakonitost in pravilnost poslovanja organov Mestne občine Kranj, uprave Mestne občine Kranj, svetov krajevnih skupnosti, javnih zavodov, javnih podjetij in skladov Mestne občine Kranj ter drugih porabnikov sredstev proračuna Mestne občine Kranj in pooblaščenih oseb z javnimi sredstvi in premoženjem Mestne občine Kranj ter ocenjuje učinkovitost in gospodarnost porabe javnih sredstev Mestne občine Kranj.
Nadzorni odbor najmanj enkrat letno poroča Mestnemu svetu Mestne občine Kranj o svojih ugotovitvah.
Vsak član nadzornega odbora ima pravico zahtevati in dobiti podatke od občine, ki so mu potrebni pri opravljanju njegovih nalog, če teh podatkov na njegov predlog ne zahteva nadzorni odbor.
Nadzorni odbor samostojno določa svoj letni program dela. Med letom lahko nadzorni odbor program nadzora spremeni ali dopolni. S sprejetjem letnega programa dela seznani Mestni svet Mestne občine Kranj in župana.
III. POSTOPEK IN NAČIN DELA
1. Postopek
Nadzorni odbor vodi postopek nadzora v skladu z določbami tega poslovnika, predpisi, ki urejajo finančno poslovanje in poslovanje s premoženjem lokalnih skupnosti in predpisom, ki ureja obvezne sestavine poročila nadzornega odbora občine. Stranka v postopku (nadzorovana stranka) je uporabnik sredstev oziroma premoženja in/ali odredbodajalec oziroma skrbnik za javna sredstva oziroma premoženje.
O izboru nadzorovane stranke se nadzorni odbor odloča samostojno. Predsednik nadzornega odbora izda ustrezen sklep, ki se dostavi nadzorovani stranki. Pri tem mora nadzorni odbor upoštevati določila tega poslovnika.
Nadzor opravijo člani nadzornega odbora, ki so na podlagi sklepa nadzornega odbora določeni za izvedbo nadzora.
Sklep o izvedbi nadzora mora vsebovati opredelitve vsebine nadzora, časa in kraja nadzora in navedbo nadzorovane osebe (organ ali organizacija z odgovornimi osebami).
V postopku nadzora so odgovorne osebe nadzorovane stranke dolžne članu nadzornega odbora, ki opravlja nadzor, predložiti na vpogled vso potrebno dokumentacijo, sodelovati v postopkih nadzora, odgovoriti na ugotovitve in dajati pojasnila. Član nadzornega odbora, ki opravlja nadzor, ima pravico zahtevati vse podatke, ki so mu potrebni za izvedbo naloge, ki mu je zaupana.
Člani nadzornega odbora ne smejo odnašati izvirnikov dokumentov, ki so predmet nadzora, iz upravne zgradbe, lahko pa si v soglasju z nadzorovano stranko pridobijo kopije predmetnih dokumentov.
Nadzor se opravi s pregledovanjem poslovne dokumentacije, poročil, obvestil in sredstev do te mere, da se ugotovijo zadostna dejstva, ki so potrebna za namen konkretnega nadzora.
V dogovoru z odgovorno osebo nadzorovanega subjekta se določi čas in pooblaščeno osebo, ki bo sodelovala pri nadzoru na sedežu nadzorovanega subjekta.
Ugotovitve, ocene in mnenja ter predloge poročil nadzornega odbora pripravi član nadzornega odbora, ki ga je na predlog predsednika nadzornega odbora, za posamezno zadevo v skladu z letnim planom nadzora, s sklepom o izvedbi nadzora zadolžil nadzorni odbor. Praviloma nadzor opravljata dva člana nadzornega odbora.
Predsednik nadzornega odbora ima pravico in dolžnost spremljati izvajanje nadzora.
Po opravljenem nadzoru pripravijo člani nadzornega odbora, ki so zadolženi za nadzor, predlog osnutka poročila. Predlog osnutka poročila obravnava nadzorni odbor na seji.
Člani nadzornega odbora z glasovanjem odločijo o sprejemu osnutka poročila, ki se vroči nadzorovani osebi v roku 15 dni po sprejemu.
Osnutek poročila mora vsebovati vse obvezne sestavine in obliko v skladu s predpisom, ki ureja obvezne sestavine poročila nadzornega odbora občine.
Nadzorovana stranka ima pravico v roku 30 dni od prejema osnutka poročila odgovoriti na posamezne navedbe oziroma pripraviti odzivno poročilo. Odzivno poročilo mora vsebovati mnenja, pripombe in pojasnila nadzorovane stranke za vsako posamezno ugotovitev iz osnutka poročila, pri kateri se ugotovijo kršitve predpisov. Nadzorni odbor mora o odzivnem poročilu odločiti v 30 dneh od prejema le-tega.
Na podlagi osnutka poročila in odzivnega poročila nadzorovane stranke pripravi nadzorni odbor poročilo s priporočili in predlogi. Poročilo s priporočili in predlogi je dokončen akt nadzornega odbora.
Če nadzorovana stranka v roku iz drugega odstavka tega člena ne posreduje odzivnega poročila, postane osnutek poročila poročilo s priporočili in predlogi.
Poročilo s priporočili in predlogi mora vsebovati enake sestavine kot osnutek poročila ter priporočila in predloge. Vsebovati mora vse obvezne sestavine in obliko v skladu z zakoni in predpisi, ki urejajo obvezne sestavine in obliko poročila nadzornega odbora. Pri opisu posamezne ugotovitve o nepravilnostih je treba navesti odgovore nadzorovane stranke iz odzivnega poročila. V poročilu s priporočili in predlogi mora biti razvidno, katera pojasnila iz odzivnega poročila nadzorovane stranke je nadzorni odbor upošteval v posameznem ugotovitvenem delu.
Če je nadzorni odbor ugotovil hujšo kršitev predpisov ali nepravilnosti pri poslovanju Mestne občine Kranj, mora o teh kršitvah v 15 dneh od dokončnosti poročila obvestiti pristojno ministrstvo in Računsko sodišče Republike Slovenije.
V primeru, da nadzorni odbor ugotovi, da obstaja utemeljen sum, da je nadzorovana stranka ali odgovorna oseba storila prekršek ali kaznivo dejanje, je dolžan svoje ugotovitve posredovati pristojnemu organu pregona.
Kot hujše kršitve se opredelijo:
1. prevzemanje obveznosti in izplačilo sredstev proračuna za namene, ki niso predvideni v proračunu oziroma presegajo v proračunu zagotovljena sredstva,
2. prodaja občinskega finančnega ali stvarnega premoženja:
– ki ni vključeno v letni program prodaje finančnega in stvarnega premoženja, razen, če predmeta prodaje v skladu s predpisi ni potrebno vključiti v ta program
– s sklenitvijo neposredne pogodbe, razen v primerih, ko zakon ali drug predpis to dopušča
– v nasprotju s sprejeto odločitvijo pristojnega organa,
3. oddaja javnega naročila z neustreznim postopkom javnega naročanja.
Ne glede na pomembnost po vrednosti oziroma naravi kršitve pa nadzorni odbor lahko opredeli kot hujšo kršitev tudi ponavljajoče se kršitve, na katere je nadzorni odbor že opozoril, vendar niso bili sprejeti ukrepi za odpravo nepravilnosti.
Nadzorni odbor je pri svojem delu dolžan varovati osebne podatke ter državne, uradne in poslovne skrivnosti, ki so tako opredeljene z zakonom, drugim predpisom ali z akti sveta in organizacij uporabnikov proračunskih sredstev, in spoštovati dostojanstvo, dobro ime in integriteto posameznikov.
Strokovno in administrativno pomoč za delo nadzornega odbora zagotavljata župan in uprava Mestne občine Kranj.
Posamezne strokovne naloge nadzornega odbora lahko opravi izvedenec, ki ga na predlog nadzornega odbora imenuje svet Mestne občine Kranj. Pogodbo z izvedencem sklene župan.
Z gradivom zaupne narave se ravna po ustreznem aktu sveta Mestne občine Kranj.
Sredstva za delo nadzornega odbora se zagotovijo v proračunu Mestne občine Kranj, na podlagi letnega programa nadzora.
Vsak član nadzornega odbora mora pisno predlagati predsedniku nadzornega svojo izločitev iz posamezne zadeve v primeru, če ugotovi nasprotje interesov ali možnost, da bi do njega lahko prišlo. Ob tem mora takoj prenehati z delom v zadevi, v kateri je prišlo do nasprotja interesov, razen, če bi bilo nevarno odlašati.
Predsednik nadzornega odbora izloči člana nadzornega odbora iz posamezne zadeve v primeru, če so podane okoliščine, ki vzbujajo dvom o njegovi nepristranskosti.
Izločitev člana nadzornega odbora v posamezni zadevi lahko zahteva tudi nadzorovana stranka. Zahtevo za izločitev mora vložiti pri nadzornem odboru. V zahtevi je potrebno navesti okoliščine, na katere opira svojo zahtevo za izločitev. O izločitvi odloči predsednik nadzornega odbora.
O izločitvi predsednika nadzornega odbora odloči nadzorni odbor, če so podane okoliščine, ki vzbujajo dvom o njegovi nepristranskosti.
2. Način dela
Nadzorni odbor odloča na rednih, izrednih in dopisnih sejah, pri čemer sklic dopisne seje ni možen v primeru sprejemanja in obravnave osnutkov poročil in poročil s priporočili in predlogi.
Seje nadzornega odbora sklicuje in vodi predsednik nadzornega odbora:
– na lastno pobudo,
– na zahtevo večine članov nadzornega odbora.
V nujnih primerih lahko predsednik nadzornega odbora skliče izredno sejo nadzornega odbora. V zahtevi za sklic izredne seje morajo biti navedeni razlogi za izredni sklic in praviloma priloženo gradivo, o katerem naj se odloča.
Če predsednik nadzornega odbora po prejemu zahteve ne skliče v 20 dneh redne in v 5 dneh izredne seje nadzornega odbora, jo lahko skliče član nadzornega odbora s podpisi še treh članov nadzornega odbora.
Predsednik nadzornega odbora s tajnikom pripravi predlog dnevnega reda in ga skupaj z gradivom 7 dni pred sejo pošlje članom nadzornega odbora. Predlagatelj, ki ni predsednik nadzornega odbora, pa mora gradivo poslati predsedniku vsaj 15 dni pred sejo.
Na izredni seji lahko predsednik nadzornega odbora predlaga dnevni red in predloži gradivo članom na sami seji nadzornega odbora.
Sejo nadzornega odbora vodi predsednik nadzornega odbora, v njegovi odsotnosti pa namestnik predsednika. Če sejo skliče član nadzornega odbora (32. člen tega poslovnika), jo tudi vodi.
Dopisno sejo sveta skliče predsednik nadzornega odbora za odločanje o manj zahtevnih vprašanjih, ki zahtevajo takojšnjo odločitev ali v primerih, ko niso izpolnjeni pogoji za sklic izredne seje. Na dopisni seji ni mogoče odločati v primeru obravnave osnutkov poročil in poročil s priporočili in predlogi.
Sklic dopisne seje se posreduje članom nadzornega odbora po elektronski pošti na naslove, ki so jih sporočili tajniku nadzornega odbora, najmanj 24 ur pred pričetkom dopisne seje, hkrati pa se člane nadzornega odbora o poteku dopisne seje obvesti telefonsko. Sklic mora vsebovati rok trajanja dopisne seje, ki ne sme biti krajši od 24 ur, z navedbo datuma in ure, do katere bo trajala seja.
Dopisna seja je sklepčna, če je bilo vabilo poslano vsem članom nadzornega odbora, od katerih je vročitev potrdila potrebna večina članov nadzornega odbora. Šteje se, da so osebno vročitev potrdili člani nadzornega odbora, ki so glasovali. Na dopisni seji se ne razpravlja.
Glasovanje se opravi po elektronski pošti do konca trajanja dopisne seje. Član nadzornega odbora glasuje tako, da se izreče za ali proti predlogu sklepa. Predlog sklepa je sprejet, če so izpolnjeni pogoji iz 43. člena tega poslovnika.
Če dopisna seja ni sklepčna ali predlog sklepa ni sprejet, za odločanje o tem predlogu sklepa ni mogoče ponovno sklicati dopisne seje, lahko pa se ga uvrsti na dnevni red redne ali izredne seje nadzornega odbora.
Izvedba dopisne seje ni vezana na sklic, potek in končanje redne seje.
Člani nadzornega odbora imajo pravico in dolžnost delovati pri delu odbora, udeleževati se sej in odločati o predlaganih sklepih. Evidenco udeležbe članov nadzornega odbora vodi tajnik nadzornega odbora.
Na seji nadzornega odbora so lahko tudi druge osebe. Prisotne so na vabilo predsednika nadzornega odbora ali z njegovim soglasjem.
3. Potek seje
Predsednik nadzornega odbora na začetku seje ugotovi sklepčnost nadzornega odbora: zabeležijo se upravičeno odsotni, neopravičeno odsotni in morebitna prisotnost drugih oseb.
Za tem je na vrsti sprejem dnevnega reda, v katerem se lahko spremeni vrstni red, umaknejo predlogi ali predlaga razširitev dnevnega reda. Dnevni red v celoti da predsednik nadzornega odbora na glasovanje.
Sprejetju dnevnega reda sledi sprejemanje zapisnika prejšnje seje, h kateremu člani nadzornega odbora lahko podajo pripombe za spremembo ali dopolnitev. Zapisnik je sprejet, če nanj ni bilo pripomb ali je bil sprejet po dopolnilih.
Dnevni red se obravnava po vrstnem redu posameznih točk, na začetku vsake seje lahko član nadzornega odbora, ki je določen za nadzor, poda svojo obrazložitev.
Po končani obrazložitvi predsednik nadzornega odbora povabi k razpravi, h kateri se člani nadzornega odbora prijavijo z dvigom rok. Razpravljanje posameznika se mora nanašati na obravnavano točko, sicer ga predsednik nadzornega odbora na to opomni oziroma po neuspešnem opominu vzame besedo. O morebitnem ugovoru o odvzemu besede odloča nadzorni odbor.
Predsednik nadzornega odbora zaključi razpravo, ko ugotovi, da ni več razpravljavcev.
V primerih, ko se ugotovi potreba po dodatnih materialih, se seja nadaljuje po pridobitvi le-teh.
Predsednik nadzornega odbora prekine sejo nadzornega odbora in jo po možnosti preloži na določen datum, če:
– seja ni več sklepčna,
– je potrebno dobiti mnenje drugih organov,
– tako sklene nadzorni odbor.
Nedokončana zadeva se preloži na eno prihodnjih sej. Nadzorni odbor zaključi sejo, ko so izčrpane vse točke dnevnega reda.
Predsednik nadzornega odbora skrbi na seji za red in sme kršilca reda opomniti oziroma mu odvzeti besedo ali v skrajnem primeru zahtevati, da zapusti sejo. Vsi ukrepi se zapišejo v zapisnik. O morebitnem ugovoru, vloženem v roku 3 dni, odloča nadzorni odbor na prihodnji seji.
Predsednik nadzornega odbora prekine sejo nadzornega odbora, če reda na njej ni mogoče ohraniti s prej navedenimi ukrepi.
4. Odločanje
Nadzorni odbor veljavno odloča na seji, na kateri je navzoča večina članov nadzornega odbora. Nadzorni odbor odloča z večino opredeljenih glasov navzočih članov.
Po končani razpravi se o predlogu pripravi sklep in opravi glasovanje. Glasovanje je javno ali tajno, če tako odločijo člani nadzornega odbora.
Član nadzornega odbora ima pravico obrazložiti svoj glas, ki se evidentira v zapisniku.
Javno glasovanje se opravi z dvigom rok in to po vprašanju predsednika nadzornega odbora kdo je za predlog in kdo je proti predlogu. Če je o isti zadevi več predlogov, se glasuje po vrstnem redu formulacije predlogov. Ko je nek predlog sprejet, je glasovanje končano.
Za tajno glasovanje se pripravi pet enako velikih glasovnic z žigom nadzornega odbora in vpisanima besedama »za« (na desni strani) in »proti« (na levi strani), obkroži se le ena izmed teh besed. Tajno glasovanje izvedeta predsednik in tajnik nadzornega odbora. Oba podpišeta zapisnik o izvedbi in izidu glasovanja. Rezultat glasovanja objavi predsednik nadzornega odbora.
5. Zapisnik
O sejah nadzornega odbora se piše zapisnik. V njem so glavni podatki o opravljenem delu s poudarkom na:
– udeležencih na seji,
– spremembah in dopolnitvah dnevnega reda,
– obravnavanih predlogih in sprejetih sklepih.
K zapisniku se priložijo gradiva v originalu ali kopiji.
Za zapisnik nadzornega odbora skrbi tajnik. Člani nadzornega odbora prejmejo osnutek zapisnika najkasneje z vabilom za naslednjo sejo. Na seji sprejeti zapisnik podpišeta predsednik in tajnik nadzornega odbora.
IV. SPREMEMBE IN DOPOLNITVE
Spremembe in dopolnitve tega poslovnika obravnava nadzorni odbor in jih sprejme z večino opredeljenih glasov navzočih članov nadzornega odbora.
V. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
Ta poslovnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Z dnem začetka veljavnosti tega poslovnika preneha veljati Poslovnik Nadzornega odbora Mestne občine Kranj št. 0032-0047/2008-59-(45/01) z dne 15. 12. 2009.
Št. 032-16/2015-96-(52/11)
Kranj, dne 25. januarja 2017
Darko Jarc l.r.
Predsednik Nadzornega odbora
