Na podlagi 54. člena Statuta Občine Tolmin (Uradni list RS, št. 13/09, 17/11 in 106/15) in 32. člena Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10 in 40/12 – ZUJF in 14/15 – ZUUJFO) je Nadzorni odbor Občine Tolmin na 27. seji dne 18. 1. 2018 sprejel
Nadzornega odbora Občine Tolmin
S tem poslovnikom se podrobneje ureja način in postopke dela Nadzornega odbora Občine Tolmin (v nadaljnjem besedilu: nadzorni odbor).
Za vse, kar ne ureja ta poslovnik, se smiselno uporablja določila Statuta Občine Tolmin (v nadaljnjem besedilu: statut).
V besedilu uporabljeni izrazi, zapisani v moški spolni slovnični obliki, se uporabljajo kot nevtralni za moški in ženski spol.
Sedež nadzornega odbora je na sedežu Občine Tolmin.
Nadzorni odbor pri svojem delu uporablja pečat Občine Tolmin. Pečat se uporablja na vabilih za seje, listinah vročenih nadzorovanim osebam in na vseh pisnih odpravkih nadzornega odbora.
Prvo sejo nadzornega odbora v novem mandatu skliče župan v petnajstih dneh po imenovanju nadzornega odbora na občinskem svetu. Nadzorni odbor se konstituira, če je na prvi seji navzoča večina članov.
Člani nadzornega odbora izmed sebe izvolijo namestnika predsednika, ki v času odsotnosti predsednika sklicuje in vodi seje nadzornega odbora ter izvršuje sklepe nadzornega odbora.
Predsednik, njegov namestnik oziroma član nadzornega odbora lahko odstopi, lahko pa je predčasno razrešen. Odstop je dejanje posameznika, za predčasno razrešitev predsednika oziroma člana nadzornega odbora pa se uporabljajo razlogi in postopki, ki jih določa zakonodaja oziroma statut, in veljajo za predčasno prenehanje mandata člana občinskega sveta.
Predsednika in članov nadzornega odbora ni mogoče razrešiti zaradi njihovega mnenja, podanega v času opravljanja funkcije ali izraženega pri delu in odločanju nadzornega odbora.
Zaradi konflikta interesov je predsednik ali član nadzornega odbora izločen iz odločanja v vseh primerih, kot jih navaja statut v 67. členu.
V ostalih primerih, ko se pojavi dvom o pristranskosti in objektivnosti predsednika ali člana nadzornega odbora, odloča nadzorni odbor vsakokrat, ko so podane zahteve ali okoliščine, ki tak dvom izražajo.
Nadzorni odbor samostojno sprejme letni program dela in finančni načrt za posamezno proračunsko leto. Oba dokumenta se sestavljata v rokih, ki jih določajo predpisi za sestavo proračuna občine.
V letnem programu dela morata biti opredeljena število in vrsta načrtovanih nadzorov.
Poleg zadev iz letnega programa dela mora nadzorni odbor obvezno obravnavati zadeve, ki jih s sklepom predlagata občinski svet ali župan. Vsako leto uvrsti v program dela največ dve zadevi, ki jih predlagata občinski svet ali župan, ostale predlagane zadeve pa prenese v program dela za naslednje leto ali za več let.
Nadzorni odbor lahko v svoj program dela za naslednje leto uvrsti tudi druge pobude, če so pisno naslovljene na nadzorni odbor, ustrezno utemeljene, podpisane in jih poda bodisi pravna ali fizična oseba ali katerikoli organ proračunskih uporabnikov Občine Tolmin.
Predsedniku in članom nadzornega odbora pripada nagrada za delo v skladu z veljavnim pravilnikom, ki ga je sprejel Občinski svet Občine Tolmin.
Za sklicevanje in vodenje seje pripada namestniku predsednika nadzornega odbora enaka nagrada, kot velja za predsednika.
II. SEJE NADZORNEGA ODBORA
Nadzorni odbor odloča o zadevah iz svoje pristojnosti na rednih, izrednih in dopisnih sejah.
Na rednih in izrednih sejah člani nadzornega odbora sodelujejo in odločajo neposredno.
Na dopisnih sejah člani nadzornega odbora sodelujejo in odločajo z uporabo informacijsko-telekomunikacijskih sredstev.
Redne seje nadzornega odbora sklicuje in vodi predsednik nadzornega odbora, v njegovi odsotnosti pa namestnik predsednika. Seje nadzornega odbora potekajo v prostorih Občine Tolmin.
Vabilo za redno sejo nadzornega odbora se praviloma pošlje članom nadzornega odbora najkasneje sedem dni pred dnem določenim za sejo. Skupaj z vabilom, ki vsebuje dnevni red seje, se pošlje tudi gradivo k predlaganim točkam dnevnega reda. Dodatno gradivo se lahko pošlje tudi kasneje, če vsebina gradiva dodatno pojasnjuje točko dnevnega reda in je pomembna pri odločanju, vendar najkasneje tri dni pred sejo.
Šteje se, da je vabilo članom poslano, kadar je odposlano preko aplikacije e-Gradiva.
Za obravnavanje in odločanje o nujnih in izjemnih zadevah, kadar je odločanje nadzornega odbora vezano na roke in odločitve drugih organov Občine Tolmin ali kadar ni pogojev za sklic redne seje, se lahko skliče izredna seja.
Izredno sejo lahko skličejo predsednik, namestnik predsednika nadzornega odbora ali član nadzornega odbora s soglasjem večine članov nadzornega odbora.
Za sklicevanje izredne seje se uporablja enak postopek kot za redne seje (aplikacije e-Gradiva). V predlogu sklica seje morajo biti navedeni razlogi za izredni sklic.
Gradivo za izredno sejo se lahko predloži na sami izredni seji nadzornega odbora.
Za sklic, vodenje in odločanje na dopisnih sejah veljajo pravila, ki jih za takšno sejo določa Poslovnik Občinskega sveta Občine Tolmin.
Na dopisni seji nadzornega odbora ni mogoče sprejeti letnega programa dela in z njim povezanega finančnega načrta nadzornega odbora, sklepati o proračunu in zaključnem računu proračuna občine. Na dopisni seji nadzornega odbora se lahko sprejme dokončno poročilo o nadzoru samo v primeru, ko nadzorovana oseba ne predloži v predpisanem roku pripomb, pojasnil ali ugovora na predlog poročila. V navedenem primeru besedilo predloga poročila postane dokončno poročilo o nadzoru.
Člani nadzornega odbora imajo pravico in dolžnost udeleževati se sej, aktivno delovati pri delu nadzornega odbora in odločati. Evidenco udeležbe članov vodi predsednik nadzornega odbora na podlagi vsakokratne evidenčne liste prisotnosti.
Na sejah odločajo člani nadzornega odbora z javnim glasovanjem (z dvigom rok).
Na seji nadzornega odbora so, na povabilo predsedujočega ali z njegovim soglasjem, lahko prisotne tudi druge osebe.
Ko se sprejemajo posamezni dokumenti iz postopka nadzora, na sejah nadzornega odbora ne morejo sodelovati druge osebe. Izjema so seje, kjer se obravnava odzivno poročilo (pojasnila, pripombe, ugovor nadzorovane osebe), kjer lahko sodelujejo odgovorne oziroma pooblaščene osebe pravne osebe, pri katerih se opravlja nadzor.
Vsaka redna in izredna seja se začne z ugotavljanjem prisotnosti. Sledi sprejem dnevnega reda, v katerem se lahko spremeni vrstni red, umaknejo predlogi ali predlaga razširitev dnevnega reda.
Sprejetju dnevnega reda sledi sprejemanje zapisnika prejšnje seje, h kateremu člani lahko podajo pripombe, predlagajo spremembo ali dopolnitev.
Zapisniki (tudi dopisnih in izrednih sej) se praviloma obravnavajo na rednih sejah nadzornega odbora. Člani nadzornega odbora prejmejo predlog zapisnika hkrati z vabilom za naslednjo redno sejo. Preden se zapisnik priloži gradivu za sklic naslednje seje nadzornega odbora, ga mora pregledati predsedujoči, ki je sklical sejo nadzornega odbora.
Zapisnik je sprejet, če nanj ni bilo pripomb ali je bil sprejet z dopolnili. Če je zapisnik sprejet z dopolnili, se v arhiv vloži dopolnjen zapisnik.
Dnevni red se obravnava po vrstnem redu posameznih točk, na začetku vsake predsedujoči oziroma poročevalec lahko poda obrazložitev.
Po končani obrazložitvi predsedujoči povabi k razpravi. Razpravljanje posameznika je lahko časovno omejeno (15 minut) in se mora nanašati na obravnavano točko, sicer ga predsedujoči na to opomni oziroma mu po neuspešnem opominu vzame besedo.
O ugovoru na odvzem besede in o drugih pripombah na vodenje seje odloča nadzorni odbor na naslednji seji.
Predsedujoči zaključi razpravo, ko ugotovi, da ni več razpravljavcev. Točka dnevnega reda se praviloma zaključi s sklepom, ki mora biti jasno oblikovan in vsebuje tudi izid glasovanja članov nadzornega odbora.
Sklep je sprejet, če zanj glasuje večina prisotnih članov nadzornega odbora.
V primerih, ko se med razpravo ugotovi potreba po dodatnih pojasnilih, ki jih ni mogoče pridobiti med sejo, se obravnavana točka preloži na naslednjo sejo nadzornega odbora.
Predsedujoči prekine sejo nadzornega odbora, kadar:
– seja ni več sklepčna,
– ni mogoče zagotoviti reda in pogojev za odločanje nadzornega odbora.
Nesklepčna seja se nadaljuje kadarkoli ob zagotovitvi sklepčnosti ali pa se še neobravnavane točke prenesejo na naslednjo sejo nadzornega odbora.
O prekinitvi zaradi razlogov navedenih pod drugo alinejo odločajo na seji prisotni člani nadzornega odbora.
O poteku seje se vodi zapisnik, ki mora vsebovati:
– datum in čas seje (pričetek in zaključek),
– poimenski seznam prisotnih in odsotnih članov ter drugih sodelujočih,
– dnevni red in morebitne njegove dopolnitve in spremembe,
– kratke vsebinske povzetke razprav članov in drugih prisotnih,
– sprejete sklepe z izidi glasovanja po posameznih točkah,
– ločena mnenja in odločitve članov k posameznim točkam dnevnega reda, kadar to zahtevajo,
– druga mnenja in pripombe članov, ki so pomembne za obrazložitev odločitve nadzornega odbora.
Za zapisnik nadzornega odbora skrbi delavec, ki ga določi predstojnik občinske uprave.
Na seji sprejeti zapisnik podpišeta predsednik oziroma predsedujoči in zapisnikar. Odloži se kot sestavni del gradiva seje, za katero je sestavljen.
Nadzorni odbor vodi postopek nadzora po tem poslovniku in po predpisih, ki urejajo nadzor, finančno poslovanje in upravljanje s premoženjem lokalnih skupnosti.
Nadzorni odbor opravlja redne in občasne nadzore.
Z letnim programom dela si nadzorni odbor določi vrsto in število rednih nadzorov v proračunskem letu. Poleg rednih nadzorov nadzorni odbor lahko opravi tudi občasne nadzore, ki jih določi po lastni presoji na osnovi:
– pobude občinskega sveta,
– pobude župana,
– pobude članov nadzornega odbora,
– javno izraženih stališč v javnih medijih in stališč organov civilne družbe in
– pisnih pobud občanov.
Postopek nadzora se začne z izdajo sklepa o nadzoru.
Sklep o rednem nadzoru, načrtovanem z letnim programom dela, izda predsednik, ko so določeni člani nadzornega odbora ‒ pooblaščenci, ki bodo nadzor opravili.
Sklepe za vse druge nadzore sprejme nadzorni odbor na svoji seji.
Sklep o nadzoru se vroči nadzorovani osebi (proračunskemu uporabniku) in pooblaščencem za nadzor, o nadzoru pa se obvesti tudi župana.
Sklep o izvedbi nadzora mora vsebovati:
– podatke o nadzorovanem proračunskem uporabniku (naziv, sedež …),
– podatke o področju oziroma obsegu nadzora (vsebinska in časovna opredelitev),
– opredelitev vrste nadzora (nezahteven, zahteven, zelo zahteven),
– cilj nadzora,
– datum začetka nadzora,
– poimenski seznam članov nadzornega odbora – pooblaščencev, ki bodo nadzor opravili, in njihovega vodjo ter
– načrtovan datum sprejema/potrditve končnega poročila na seji nadzornega odbora.
Vsak nadzor opravljata najmanj predsednik (vodja nadzora) in en član nadzornega odbora ali pa dva člana nadzornega odbora. Kadar opravljata/jo nadzor člana/i nadzornega odbora, se njihovega vodjo določi s sklepom o nadzoru. Predsednik nadzornega odbora ima pravico in dolžnost spremljati izvajanje vseh nadzorov.
Pred začetkom nadzora predsednik nadzornega odbora pripravi načrt nadzora, v katerem navede:
– vse podatke iz sklepa o nadzoru,
– pristojnosti pooblaščenca za nadzor po področjih nadzora,
– naloge, ki jih mora pooblaščenec opraviti in
– roke, do katerih morajo biti sestavljeni zapisniki o nadzoru.
O ugotovitvah nadzora se piše zapisnik ali zapisniki, če nadzor obsega več področij pregleda.
Zapisnik o nadzoru sestavlja vsak pooblaščenec za področje dela, kot ga določa načrt nadzora oziroma sklep o nadzoru.
Zapisniku se priloži vsa dokumentacija, ki dokazuje ugotovitve.
Zapisniki so osnova za izdelavo predloga poročila.
Nadzor se opravi s pregledovanjem poslovne dokumentacije, poročil, obvestil in sredstev do te mere, da se ugotovijo zadostna dejstva, potrebna za doseganje cilja nadzora.
Neposreden nadzor se opravi na sedežu nadzornega odbora, kamor je posredovana dokumentacija, in na sedežu nadzorovanega proračunskega uporabnika, kjer se vpogleda originalna dokumentacija in opravi razgovor s pristojnimi osebami nadzorovanega proračunskega uporabnika.
V izvajanje nadzora se lahko vključi izvedenca, ki ga imenuje občinski svet. Izvedenec mora o svojem delu in ugotovitvah sestaviti izvedensko poročilo, ki je podlaga za ugotovitveni del predloga poročila o nadzoru.
Po opravljenem pregledu vsak pooblaščenec za svoje področje nadzora oblikuje besedilo za ugotovitveni del predloga poročila in ga vroči vodji nadzora.
Na podlagi ugotovitev, ki jih predlagajo pooblaščenci za nadzor in izvedenec, vodja nadzora pripravi predlog poročila v skladu z zakoni in pravilnikom, ki ga izda pristojni minister.
Predlog poročila, ki mora vsebovati rok, v katerem nadzorovana oseba odgovori na navedbe v predlogu poročila, se vroči odgovorni osebi nadzorovanega proračunskega uporabnika.
Če v predpisanem roku nadzorovani proračunski uporabnik oziroma pooblaščena oseba tega uporabnika ne vroči odzivnega poročila (pripomb, pojasnil, ugovora), je ugotovitveni del predloga poročila enak dokončnemu poročilu.
V tem primeru so pri oblikovanju dokončnega poročila v ugotovitvenem delu dovoljeni samo redakcijski popravki.
Po prejemu odzivnega poročila vsak pooblaščenec za nadzor pregleda vse ugovore, pojasnila ter pripombe na predlog poročila v delu nadzora, za katerega je zadolžen, in pripravi besedilo dokončnega poročila, tako kot določa Pravilnik o obveznih sestavinah poročila nadzornega odbora občine (Uradni list RS, št. 23/09) oziroma drugi predpisi, ki urejajo delo nadzornega odbora. Besedilo vroči vodji nadzora.
Na podlagi vseh delov poročila, ki ga sestavijo pooblaščenci za nadzor, vodja nadzora pripravi dokončno poročilo, kot ga določajo predpisi o izvajanju notranjega nadzora.
Dokončno poročilo sprejme nadzorni odbor na svoji seji in se vroči odgovorni osebi nadzorovanega proračunskega uporabnika, županu, občinskemu svetu in v primerih, ki jih določa Statut Občine Tolmin, tudi računskemu sodišču.
Hkrati z dokončnim poročilom nadzorni odbor sprejme tudi sklep o nagradah za izveden nadzor. Predlog sklepa pripravi vodja nadzora na podlagi evidence porabljenega časa, ki ga morajo ves čas izvajanja nadzora voditi pooblaščenci za nadzor, in v skladu z internimi akti Občine Tolmin.
Sklep vsebuje tudi podatke o drugih stroških pooblaščencev (potni stroški in druga povračila stroškov), ki pa jih morajo pooblaščenci uveljavljati med izvajanjem nadzora, kot določajo interni akti občine.
Sklep se po sprejetju na seji vroči občinski upravi, ki preveri njegovo ustreznost in opravi izplačilo.
Če občinska uprava izplačilo zavrne, mora nadzorni odbor na naslednji redni seji obravnavati utemeljenost zavrnitve in ponovno sklepati o nagradah in drugih povračilih. Ponovno odločanje o nagradah članom za opravljen nadzor je dokončno, če je zanj glasovala večina na seji prisotnih članov nadzornega odbora.
O vsakem nadzoru se vodi dosje, kot določa statut v 63. členu.
Celotno gradivo se začasno (do zaključka nadzora) vodi v arhivu nadzornega odbora, kasneje pa v arhivih občinskega sveta. To velja tudi za ostalo dokumentacijo nadzornega odbora.
Skrbnik arhiva in tekoče dokumentacije je občinska uprava.
IV. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
Poslovnik sprejme odbor z večino glasov na seji prisotnih članov nadzornega odbora.
Obrazloženo pobudo za spremembo oziroma dopolnitev tega poslovnika lahko poda vsak član nadzornega odbora.
Spremembe in dopolnitve tega poslovnika obravnava in sprejme nadzorni odbor po enakem postopku in na enak način kot velja za sprejem poslovnika.
S sprejetjem tega poslovnika preneha veljati Poslovnik Nadzornega odbora Občine Tolmin sprejet na seji 28. 2. 2005 (Primorske novice Uradne objave, št. 10/05 in 31/05).
Ta poslovnik začne veljati z dnem objave v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 007-0003/2016
Predsednica nadzornega odbora
Milena Velišček l.r.
